Upphandlingsunderlag POC av system för kretsens hantering basdata och medlemsinformation
Utifrån en grundtanke att all information om kretsen (inklusive dess verksamheter och individer) ska ligga kvar i befintligt CRM system, så föreligger en utmaning i att på sikt byta ut befintligt Redy mot en modernare tjänst. I teorin finns det en mängd olika varianter av system och tjänster som skulle kunna användas och det är svårt att på förhand att säga vilken väg vi vill gå. Beroende på vilken lösning som väljs så kommer den potentiellt med lösningar som löser ut även andra behov som kan finnas i organisationen. För att utforska vad som kan vara en möjlig väg att gå har vi tagit fram ett ganska öppet underlag som beskriver våra grundläggande behov och bjudit in ett stort antal leverantörer att föreslå hur deras tjänst skulle fundera för Svenska Röda Korset. Underlaget som skickats ut finns här. Tankar och reflektioner kring de behov som listats välkomnas!
-
Fråga på underlaget: Är den föreslagna masterdatakällan CRM tänkt att vara synkad med personuppgifter från Skatteverkets personupplysningsportal? Svar: Ja, all persondata i vårt CRM matchas mot SPAR/skatteverket, och vi vill att det verktyg som ersätter Redy är integrerat med CRM.
-
Fråga på underlaget: GDPR kravet är angivet som ett ”bör krav", borde det inte stå som ett ”skall krav” då denna aspekt är mycket laddad och viktig att uppfylla i diskussionerna ute i kretsen? Svar: Man kan absolut tycka att det ska vara ett skall-krav med inbyggd GDPR-funktionalitet. Vi valde att skriva det som ett börkrav utifrån två aspekter. Dels är vi inte helt säkra på hur omfattande just denna lösning kommer att bli. Kanske är det bara individer som redan finns i Dynamics CRM som ska visas i det ”lokala CRM:et/kretsens individhanterings-verktyg” (eller vad vi vill kalla det). Då finns GDPR-hanteringen redan byggd där och kommer att replikeras ut lokalt. Dels kan det också vara så att våra tolkningar av funktionaliteten som krävs för att uppfylla GDPR är högre än de inbyggda regelverken som finns i systemen och då behöver vi oavsett vilket kunna ha möjlighet att bygga ett anpassat regelverk.
-
Fråga på underlaget: Ingen notis om koppling till Excel för att göra nödvändiga delrapporter. Innebär detta att det nya verktyget skall fungera utan att användaren har tillgång till och utbildning i avancerade delar av Officepaketet? Svar: Vi har skrivit i underlaget att det ska vara möjligt att visa alla kretsens medlemmar i en lista eller annat överskådligt vis, och att man ska kunna filtrera denna på exempelvis betalt eller ej/har e-post eller ej, med mera. Samt att det ska vara möjligt att ta ut rapporter ur systemet. Exakt hur de ska tas ut är upp till leverantören att visa oss, och vi får bedöma om det passar oss eller ej. Men smart det du säger – ska de tas ut i Excel är det ju en förutsättning att individen även har tillgång till Office-paketet… Där får det inte ta stopp, viktigt att vi tänker på detta.
-
Fråga på underlaget: Jag saknar en allmän beskrivning av hur det administrativa ansvaret är upplagt i kretsarna. T.ex. används begreppet ”Medlemsansvarig” av RK centralt. Samtidigt kan inte RK centralt tillhandahålla en explicit ansvarsbeskrivning för detta uppdrag. Om inte denna aspekt knyts samman med PoC’s mer renodlade kravspec finns risken att vi på nytt tar fram en lösning som inte matchar det aktuella behovet och därför ingen vill använda. Svar: Gällande detaljerad beskrivning av kretsens arbetsuppgifter, PoC-underlaget har vi valt att hålla på en mer övergripande (exempelvis ”kunna få en överblick över alla medlemmar”, ”kunna ta ut en lista över alla medlemmar”,” kunna göra utskick till alla medlemmar”) men när vi kommer till själva kravställan behöver vi gå ner på mer specifik nivå, vad exakt som ska gå att göra och hur.
Du måste logga in om du vill lämna en kommentar.
Kommentarer
4 kommentarer