Kunskapsbanken

Artiklar i detta avsnitt

Tjänsteresa till fält - tjänstepersonsorganisationen

Visa bilagor

Med tjänsteresa till fält avses en resa som görs av tjänsteperson (inte delegat eller fältpersonal) till något av rödakors- eller rödahalvmånerörelsens programländer eller till annat land. Hur processen går till beror helt och hållet på vart en ska resa. Men vissa element är gemensamma för alla resor.

Avsätt tid för att planera resan

Om du ska göra en tjänsteresa till programverksamhet i fält behöver du förbereda dig. Det är viktigt att vara ute i god tid eftersom förberedelsearbetet innehåller många moment. Det gäller särskilt första gången som du reser till fält. Se därför till att avsätta ordentligt med tid i din kalender för reseplanering. Räkna med minst ett par veckors tid för förberedelser!

I dokumentet nedan står de förberedelser som behöver göras och den ordning i vilken de behöver göras. Vänligen notera att denna checklista inte gäller för personer som engageras för fältbesök eller fältarbete. För dem gäller mer omfattande förberedelser som faciliteras av HR INT. Vänligen notera också att varje resa är unik och att avvikelser från checklistan kan förekomma efter beslut av ansvarig regionchef med stöd av säkerhetsrådgivaren. Med detta sagt kan ett förenklat flödesschema för förberedelserna se ut såhär:

Se även checklista här samt som bilaga längst ner.

Innehållsförteckning

  1. Före resan
  2. Under resan
  3. Efter resan
  •  

1. Före resan 

Bedöm om resan verkligen är nödvändig

Orientera dig noggrant i SRKs reseriktlinje  liksom i dokumentet International Travel Procedures and Restrictions. Notera att det är viktigt att du gör en bedömning av om den resa du planerar verkligen behöver genomföras utifrån finansiella aspekter och miljöaspekter, liksom en bedömning om det är nödvändigt att fler reser tillsammans. 

Kontakta regionchefen för en preliminär bedömning om din resa

När du vill resa till fält har du skyldighet att i god tid före resan ta ett första samtal med enhetschefen för den region till vilken du ska resa. Då görs en första preliminär bedömning om resan är genomförbar. Regionchefen har ett ansvar att försäkra sig om att de fyra element som tas in i en bedömning är i balans. Elementen är: 1) Riskerna på plats, 2) Kvaliteten på de riskreduceringsåtgärder som gäller, 3) Syftet med resan, och 4) Din erfarenhet och utbildning i relation till riskerna. Bedömningen kan landa i att resan inte går att genomföra. Det kan också bli så att resan blir av men vid en senare tidpunkt. Om resan ska kunna bedömas vara möjlig genomföra ska regionchefen hinna vidta nödvändiga åtgärder inför resan, såsom att ordna med tillstånd hos mottagande organisationer m m. 

Regionernas chefer kan hittas i Internationella avdelningens organisationsschema. Här kan du också läsa mer om hur du hittar en kollega via Office.  

Bedöm om du har den information du behöver för att göra resan

SRK har ett säkerhetsansvar för dig när du reser i tjänsten, men du som resande har också ett ansvar.  Ditt ansvar är att:

  • Skaffa dig överblick över riskerna i landet till vilket du ska resa, så att du kan vidta åtgärder om det skulle behövas
  • Skaffa dig överblick över regler, rutiner och planer som SRK har på plats för att hantera riskerna när du reser samt vem du kontaktar om du har frågor
  • Gå obligatoriska onlinekurser och hålla dig uppdaterad om situationen på plats
  • Förstå och acceptera den lokala kontexten och de risker som din resa innebär; du behöver kunna fatta ett informerat beslut om din resa
  • Rapportera incidenter
  • Skaffa dig koll på SRKs rutiner för hantering av akuta situationer, vart du ska ringa och vad du ska göra om du hamnar i en allvarlig situation eller blir sjuk
  • Ta hjälp och stöd om du hamnar i en stressande situation eller incident
  • Återkoppla på eventuella brister i riskanalyser och informationsdelning

Beställ visum

Då det kan vara svårt att få visum till vissa av de kontexter där rödakors- och rödahalvmånerörelsen bedriver verksamhet är det viktigt att vara ute i riktigt god tid med att beställa visum. Bästa sättet är att söka information på ambassadernas hemsida och genom Sweden Abroads reseinformation. Finner du inte den information du söker kan du vända dig till enhetschefen för den region dit du ska resa för att få reda på hur du enklast går till väga för att få visum. SRK har även avtal med Visumservice, som används om vi inte kan ordna visum direkt via ambassad eller egna kontakter.

Förbered ett arbetsintyg 

Vissa kontexter kräver ett intyg från SRK som arbetsgivare på att du arbetar för SRK och vad du ska göra i det land dit du ska resa. Du behöver ha med dig intyget på din resa för det fall att du får en fråga om det. Du kan själv skriva ut ett sådant intyg. Mallen finner du här och tänk på att ladda ner en egen version av mallen så att originalet lämnas tomt på information för nästa kollega. Det är din chef som signerar intyget.

Förbered ditt Raptim-intyg

Tranås Resebyrå kan erbjuda flygbiljetter till fördelaktiga priser till resenärer som reser i ett icke-kommersiellt syfte och som arbetar med bistånd och utveckling, s k Raptim-biljetter. För att kunna få en Raptim-biljett behöver du skriva ut ett Raptim-intyg. Du finner mallen för att skapa ditt intyg här. Det är din chef som signerar intyget.

Skapa en profil i REST, skapa din Proof of Life och ladda upp ett familjeträd

Om du inte redan har ett konto i fältdatabasen REST är det viktigt att du registrerar ett sådant inför din resa. Det gör du genom att gå in REST och klicka på ”Register your application”. Fyll i alla uppgifter under Basic Information för att fullfölja din ansökan. HR INT tar sedan emot din ansökan och godkänner kontot. Vänligen notera att det kan ta ett par dagar att få sin registrering/ansökan godkänd. Det är därför viktigt att du gör det i god tid inför resan.

I ditt konto behöver du fylla i allt under rubrikerna:

  • Basic information, inklusive ladda upp ett foto på dig själv
  • Contact information, olika mobilnummer, adress m m
  • Emergency contacts, två personer ska registreras
  • Passport and banking, dina passuppgifter ska registreras och du ska ladda upp en kopia av ditt pass (i dokumenttyp PDF, DOCX, DOC, PDF, ODT, XLS eller XLSX)

Utöver detta behöver du registrera dina Proof of Life-frågor enligt instruktion under rubriken ”Proof of Life” samt ladda upp ett familjeträd.

Vi behöver att du ger oss information om vem som finns i din (närmaste) familj om något skulle hända dig när du är ute i fält. Vi kallar detta familjeträd (Family Tree instruktioner), och det vi vill ha är en bild eller en karta över hur din familj ser ut, med kontaktuppgifter. 

Om du har lämnat in en Proof of Life i pappersformat tidigare behöver du se till att uppdatera din Proof of Life genom att registrera den i REST.

Genomför obligatoriska online-kurser och registrera dina certifikat i REST

Inför din tjänsteresa är det viktigt att du har gått alla de onlinekurser som är obligatoriska för alla rödakorsare. På REDNET hittar du information om vilka utbildningarna är och hur du går dem. 

Det är viktigt att du laddar upp certifikaten för genomförda kurser i din profil i databasen REST. För att åka på internationell tjänsteresa för SRK ska du även fullfölja:

Boka din resa via Tranås

När du informerat enhetschefen för den region du ska resa till preliminärbokar du resan via Tranås Resebyrå. Det är viktigt att Tranås används. Om det är tänkt att resan bokas på annat sätt behöver du diskutera detta med regionschef.

Inför bokningen är det viktigt att du tar reda på organisationskod (som du ska ange vid bokningen) och projektkod (som du ska använda när du konterar resan i Exflow) från din enhets controller. Information om hur du använder Exflow finns här. 

Vid bokning ska du också ange referensperson, vilket är du själv. Det är viktigt att resan hamnar på rätt kostnadsställe, vilket är där budget för resan finns.

Boka tid för vaccination

När du fixat med visum och bokat din resa behöver du ta reda på vilka vaccinationer som behövs på destinationen. På samma sätt som det är bra att prata om visum med enhetschefen för den region dit du ska resa, kan det vara en god idé att också fråga om vaccinationer. Om du arbetar i Stockholm är det till Aleris Cityakuten du vänder dig för specifik information liksom för vaccination. Om du inte arbetar i Stockholm, kan du konsultera Aleris Cityakuten men därefter vända dig till en lokal expert på resemedicin och vaccinationer. Inför bokningen är det viktigt att du tar reda på organisationskod (som du ska ange vid bokningen) och projektkod (som du ska använda när du konterar resan i Exflow) från din enhets controller. Information om hur du använder Exflow finns här. 

Ordna med utrustning

Telefon

Notera att du inte får ersätta ditt svenska SIM-kort med ett lokalt SIM-kort. Du behöver nämligen alltid kunna ringa ut från och vara nåbar på ditt svenska telefonnummer när du reser. Om du planerar att använda lokalt SIM-kort för lokala samtal är det därför viktigt att du tar med dig en extra mobiltelefon eller att du i samråd med regionchefen för den region du ska resa till ser till att få låna en dual-SIM-telefon.

Det är mycket ovanligt att behöva ta med sig en satellittelefon på en tjänsteresa. I vissa kontexter är det bra att ha med sig en satellittelefon, men i andra kontexter kan det istället vara mycket farligt att ha med sig satellittelefon då sådana kan vara förbjudna. Därför är det extremt viktigt att stämma av med Regionschef innan beslut fattas om att ta med satellittelefon på sin resa.

Resemedicin och annat

Notera att du på tjänsteresa bara får med dig en låneväst med SRK-logga från SRK. Det betyder att du själv får ordna med enklare resemedicin (konsultera Aleris Cityakuten eller annan expert på resemedicin), första hjälpen-kit och lämpliga kläder o s v. SRK ersätter inte utlägg för specialkläder (t ex regnkläder, myggnät, gummistövlar och annat) eller för t ex första hjälpen-kit.

Ta med ditt SRK passerkort, du behöver inget särskilt SRK ID-kort

Alla som reser för SRKs räkning ska kunna identifiera sig som SRK-anställd. Det räcker med det passerkort du har som anställd på SRK. Om du tillhör ett kontor som inte har passerkort kan du kontakta regionhandläggaren för den region till vilken du ska resa för att göra bedömningen om ett ID-kort behöver beställas. Om beslut fattas att ID-kort trots allt behövs ska det beställas från företaget Seriline, som SRK har avtal med. Inför beställningen är det viktigt att du tar reda på organisationskod (som du ska ange vid bokningen) och projektkod (som du ska använda när du konterar resan i Exflow) från din enhets controller. Information om hur du använder Exflow finns här.

Beställ verksamhetsförskott (cash advance) om du behöver det

Verksamhetsförskott

Om du inte har Eurocard utställt av SRK att användas i tjänsten kan det finnas tillfällen då du behöver ett förskott i samband med tjänsteresa. Hur mycket pengar en kan behöva eller har hur mycket en har tillstånd att ta in i landet varierar och du ska vända dig till regionschef i första hand om detta. Förskottet ska godkännas av din chef och verifieras av din enhets controller. Inför beställning av verksamhetsförskott kan det vara bra att kolla på rutinen för verksamhetsförskott. Du beställer själv förskott genom att fylla i blanketten för verksamhetsförskott. Verksamhetsförskott ska redovisas på månadsbasis eller vid resans slut om den är kortare än två (2) månader. Använd följande mall när du ska redovisa ditt verksamhetsförskott. 

Om du behöver hjälp med frågor om verksamhetsförskott pratar du i första hand med INTs Field Support Officer, annars med ekonomienheten eller HR INT.

Vänligen notera att om verksamhetsförskottet skickas till ditt privata, svenska konto så får du alltid verksamhetsförskott i SEK. Vill du istället få kontanter i andra valutor så kan du via blanketten beställa verksamhetsförskott till Forex på den flygplats i Sverige som du reser från. 

Kom ihåg att spara alla kvitton och när du ska redovisa så kan det vara bra att verifiera vilken växelkurs som använts. Ge underlag för växelkursen som applicerats på ditt köp eller använd dig av Oanda som valutaväxlare. Här finns mer information om växling och valuta. 

Det kan vara bra att växla pengar inför resan eller på destinationen. Googla dig fram, prata med enhetschefen eller regionhandläggaren på den region dit du ska resa för att få klart för dig var du bäst växlar liksom vad som är tillåtet och inte när det gäller växling; i vissa länder har du nämligen inte rätten att växla pengar var och hur som helst. 

Eurocard

Den som regelmässigt har utlägg i tjänsten kan i samråd med sin närmaste chef ansöka om ett Eurocard. Kortet är personligt kreditkort men kopplat till SRK. 

Detta gäller för traktamente

När du åker på tjänsteresa för SRK eller åker på uppdrag inom ramen för ditt tjänstepersonskontrakt (uppdrag på upp till tre månader) erhåller du svenskt skattefritt traktamente för resan. Traktamentet beräknas automatiskt när du registrerar din resa i Flex HRM. Traktamentsnivåerna bestäms av Skatteverket. 

Som tjänsteperson får du alltså inte s k Daily Subsistence Allowance (DSA) d v s det “traktamente” som delegater och fältpersonal får. DSA är till skillnad från traktamente skattepliktigt. Det innebär att svenskt skattefritt traktamente är mer fördelaktigt för tjänstepersoner.

Skriv ut och ta med reseförsäkringskort

Den försäkring som gäller för din resa är SRKs tjänstereseförsäkring hos Gouda Reseförsäkring. Försäkringen administreras av försäkringsmäklaren Söderberg & Partners. Här hittar du försäkringsdokument och underlag för att skriva ut försäkringskortet samt information om vad försäkringen omfattar. 

Mer information om Gouda Reseförsäkring hittar du här.

Boka en säkerhetsbriefing

Det är viktigt att du får en säkerhetsbriefing av enhetschefen för den region till vilken du ska resa (regionchef). Briefingen tar upp risker och krav i kontexten du ska resa till. Du själv och regionchefen är båda ett ansvariga för att säkerhetsbriefing kommer till stånd. Information om hur SRK arbetar med säkerhet finns på sidan för International Security Framework. 

Fyll i en Travel Risk Assessment (TRA) för att få slutligt godkännande av resan

För att enhetschefen för regionen ska kunna godkänna din resa slutgiltigt krävs att du fyller i och lämnar in en TRA precis inför din resa. 

I de flesta länder där SRK har en etablerade närvaro, eller om du ska besöka ICRC eller IFRC, bedöms din resa av regionchefen. I övriga fall, och när riskerna är större, kan TRAn behöva bedömas av säkerhetsrådgivaren som lämnar sin rekommendation till chefen för internationella avdelningen.  Du fyller i din TRA med stöd av regionhandläggaren i den region dit du ska resa. 

TRA måste godkännas skriftligen per mejl av relevant chef (regionchef för den region dit du ska resa eller chef för internationella avdelningen). Det kan komma att bli så att resan inte godkänns på grund av ändringar i sammanhanget och därmed riskerna, t ex SRKs eller partners kapacitet att ta emot besöket eller brist på information.

2. Under resan

Rapportera förflyttningar

Under resan behöver du ha en kontaktperson på SRK som följer din resa och vet var du befinner dig i olika skeden av resan. Kontaktpersonen är oftast enhetschefen för den region i vilken du reser, annars landrepresentanten för det land du reser till, om du reser till ett land där SRK har kontor. Med en kontaktperson får SRK löpande kunskap om var du befinner dig under din resa och kan därmed agera om olyckan skulle vara framme.

Om olyckan är framme

Under din säkerhetsbriefing bör du fråga vem du ska ta kontakt med om olyckan är framme. Olika länder har olika säkerhetskontexter och det är viktigt att följa de föreskrifter som finns lokalt. SRK har personal i Sverige tillgängliga dygnet runt som ett komplement till de lokala säkerhetsreglerna. Spara numret till Tjänsteman i Beredskap (TiB) i din telefon innan du lämnar Sveriges gränser.

  • +46 (0)8 452 46 50

Sen är det bra om du har ditt försäkringskort lättillgängligt. 

Tänk på att säkerhetsincidenter som sker under din tjänsteresa till fält ska rapporteras.

Arbetstider

Medarbetare som har målstyrd arbetstid har själv ansvar för att prioritera sin tid och för att inte arbeta för mycket. 

SRK kompenserar inte övertid eller mertid även om det kan komma att bli en hel del sådan i de internationella programmen. När medarbetaren kommer hem från sin tjänsteresa behöver hen dock ta ansvar för att i dialog med sin chef göra en bedömning av eventuella behov av återhämtning, se nedan under Efter resan/Återhämtning efter tjänsteresa.

Läs mer om resor och traktamente här.

Här kan du läsa mer om reglerad arbetstid.

Här kan du läsa mer om målstyrd arbetstid.

Resedagbok

Under resan kan det vara bra att föra en resedagbok med anteckningar om vad en är med om och vad en drar för slutsatser och gör för lärdomar. Genom att löpande föra resedagbok görs debriefingen efter uppdraget enklare och mer strukturerad.

3. Efter resan

Dela med dig av dina erfarenheter från din tjänsteresa

När du har varit på tjänsteresa görs ingen sådan s k debriefing som görs med personer som har varit utsänd på delegat- eller fältuppdrag för SRK. Det ändå bra om du delar kunskap och erfarenheter från din tjänsteresa med relevanta personer på SRK, inte minst med chefen för den region i vilken du har rest. Om relevant även med KOMIN och med säkerhetsrådgivaren.

Ibland kan INT eller HR INT vilja att du håller en presentation om resan för INT eller för SRK som helhet, t ex i form av en Brown Bag Lunch (BBL) eller liknande. BBL betyder att presentationen hålls över lunchen och att de medarbetare som vill lyssna gör det under det att de äter sin medhavda lunch. Det är du själv som förbereder och bjuder in till presentation i dialog med INT eller HR INT.

Registrera din resa i Flex HRM

För att få traktamente behöver du registrera din resa i Flex HRM. Här kan du läsa mer om hur du registrerar resa i Flex HRM.

För att få ersättning för utlägg ska även dessa registreras i Flex HRM och originalkvitto ska lämnas in. Vänligen notera – igen – att SRK inte ersätter sådant som resemedicin (t ex huvudvärkstabletter, plåster, myggspray m m), utlägg för kläder, skor eller stövlar eller taxiresor inom Sverige, se reseriktlinjen. Här hittar du rutinen för registrering av utlägg. 

Återhämtning efter tjänsteresa

En tjänsteresa till fält kan vara utmanande och utmattande; resorna och arbetsdagarna är ofta långa och du kan vara jetlaggad när du kommer hem. Efter hemkomst bör du därför ha en dialog med din chef om vilken form av återhämtning du behöver.

Då behovet av återhämtning är individuellt finns det ingen regel som säger att exakt hur länge en medarbetare får återhämta sig efter tjänsteresa till fält. Dessutom är det ofta mindre jobbigt att resa inom samma tidszon (eller nästan samma tidszon) än att resa till en helt annan tidszon.

Caroline Ericson

Uppdaterad .

Bilagor

Relaterade artiklar