Här hittar du information och senaste nytt om Projekt Vesta
- Bakgrund och vårt nya Stockholmskontor
- Flyttinstruktioner och flyttinformation
- Vad händer just nu i Projekt Vesta?
- Vart vänder jag mig vid frågor?
Bakgrund och vårt nya Stockholmskontor
Vårt kontrakt på nuvarande lokaler vid Mariatorget löper ut hösten 2023 vilket har gett oss ett naturligt fönster för att utvärdera organisationens behov för kontoret i Stockholm. Det är Röda Korsets ansvar att förvalta givarnas pengar och säkra att medel i så stor utsträckning som möjligt kommer direkta ändamål tillhanda. Att säkra att vi har optimala lokaler, både ur ett verksamhetsperspektiv och kostnadsperspektiv är vår skyldighet, därför har vi sedan i våras arbetat med att definiera våra lokalbehov samt aktivt sett på alternativa lokaler.
Efter en omfattande behovsanalys, urvalsprocess och förhandling så har vi signerat avtal för vår nya lokal på Lindhagensgatan 126 i Stadshagen på Kungsholmen. Flytt planerad december 2023 under vecka 49.
Vårt nya ändamålsenligt kontor
De nya lokalerna på Lindhagensgatan är mer ändamålsenliga för vårt önskade arbetssätt. Målet har varit att vår nya lokal ska vara lättare att överblicka och vara mer levande med färre våningsplan. Lokalen ska vara flexibel och stödja det digitala och hybrida arbetssättet. Vi kommer fortsätta arbeta aktivitetsbaserat ur ett verksamhets-, roll- och relationsbaserat behov.
Flyttinstruktioner och flyttinformation
Inför Stockholmskontorets flytt från Hornsgatan 54 till Lindhagensgatan 126 behöver samtliga anställda på Stockholmskontoret genomföra en rensning och packning av gemensamt och personligt material. Det är varje medarbetares ansvar att noggrant läsa igenom Projekt Vestas Flyttinstruktioner och flyttinformation. Respektive avdelnings- och enhetschef ansvarar för att enhetens packning genomförs och planering för denna.
När behöver jag arbeta hemifrån?
Sista datum för att arbeta från Mariahuset är den 27 oktober med vissa undantag (se under nedan rubrik Tillfälliga arbetsplatser i Mariahuset under flyttperioden). Därefter uppmanas alla som har möjlighet att arbeta hemifrån eller på distans fram till planerad inflyttning vecka 49, dvs början av december. Separat inflyttningsplan kommer under november.
Anledningen till detta är att vi har valt att återbruka vårt befintliga möblemang av både miljö- och kostnadsbesparing. Detta medför dock en förlängd flyttperiod för att nedmontera, flytta och installera möblemang och teknisk utrustning med mera. Vi vill säkerställa allt från brandsäkerhet till att varje mötesrum, kontorsplats och pentry är redo för användning vid inflyttning i december.
Vi kommer inte att kunna bistå med till exempel kontorsstol till hemmet eller annan anpassad utrustning som vi gjorde under pandemin.
Distansarbete utanför Sveriges gränser är inte tillåtet såvida det inte handlar om en beordrad tjänsteresa eller ett delegatuppdrag. Läs gärna riktlinje Hybridarbete och aktivitetsbaserat arbetssätt.
Behov av fysiska arbetsmöten eller sociala aktiviteter
Eventuella behov av att hyra externa konferenslokaler eller mötesrum under denna tid kommer bekostas och planeras av respektive verksamhet/enhet själva.
Tillfälliga arbetsplatser i Mariahuset under flyttperioden
Under flyttperioden kommer det upprättas tillfälliga ergonomiska arbetsplatser på plan 8 i Mariahuset med tillgång till skrivare, vatten, kylskåp och mikro mm. Medarbetare kommer inte ha tillgång till mötesrum, övriga våningsplan och service. Under flyttperioden kommer flyttarbete utföras i hela Mariahuset, inklusive delar av plan 8.
De tillfälliga platserna i Mariahuset är för identifierade verksamheter som inte kan bedrivas utanför kontoret. Medarbetare som av arbetsmiljöskäl inte har möjlighet att utföra sitt arbete på distans säkerställs tillgång en ergonomisk arbetsplats i Mariahuset eller på annan plats. Mer utförlig information kommer till chefsgruppen längre fram kring process för att fastställa behoven. Har du som medarbetare särskilda arbetsmiljöbehov under själva flyttperioden för du dialogen med din närmsta chef.
Vad händer just nu i Projekt Vesta?
Projektgruppen är i en intensiv fas med arbete inför flytten. Just nu ser vi över allt från sista inredningsdetaljer, uppmärkning av möblemang som ska flyttas, upphandling av diverse serviceavtal och förberedelse av Mariahusets avveckling – för att nämna några exempel.
Projekt- och referensgrupp har påbörjat arbetet med att utveckla vårt gemensamma förhållningssätt (trivselregler) för att stödja vårt aktivitetsbaserade arbetssätt och verka för en god arbetsmiljö på vårt nya Stockholmskontor. Vi kommer under hösten att även fortsätta arbetet med namngivning av kontor och mötesrum tillsammans med.
Vår nya lokal är just nu under ombyggnation. Vi kommer erbjuda en chans till att besöka lokalen efter ombyggnation senare i år innan inflyttning, mer information kommer längre fram. Senare i december kommer det anordnas en inflyttnings-/julfest i vår nya lokal. Det kommer att anordnas en enklare AW eller avskedssammankomst i Mariahuset i slutet av oktober. Håll utkik efter mötesinbjudan!
Studiebesök
Är du nyfiken på hur våra nya lokaler i Stadshagen ser ut? Vill du komma och få en känsla för vart vi ska flytta innan inflyttning i december? Nu under hösten finns det ett till tillfälle för dig att komma på besök till vår nya lokal.
Lokalen kommer under hösten ha genomgått en ombyggnation sedan studiebesöket i våras. Däremot kommer lokalen vid tidpunkt av studiebesöket inte vara helt klar och inte heller inredd. Men du kommer få en känsla för området och hur vår nya lokal är utformad.
Anmäl dig till ett av tillfällena som erbjuds den 20 oktober. Av säkerhetsskäl då lokalen är under ombyggnation är det grupper om max 15 personer och vi kommer ha visningar cirka var 30:e minut. Anmälan gör via denna länk senast den 17 oktober. Med reservation för oförutsett byggarbete som kan resultera i inställt studiebesök.
14.00 – 14.25 Grupp A https://app.eduadmin.se/form/rodakorset/2018539
14.30 - 14.55 Grupp B https://app.eduadmin.se/form/rodakorset/2018540
15.00 – 15.25 Grupp C https://app.eduadmin.se/form/rodakorset/2018541
15.30 – 15.55 Grupp D https://app.eduadmin.se/form/rodakorset/2018542
16.00 – 16.25 Grupp E https://app.eduadmin.se/form/rodakorset/2018543
Har du frågor gällande studiebesöket? Kontakta Vesal Edström.
Varmt välkomna!
Är du nyfiken på hur vårt nya Stockholmskontor ska inredas?
Arbetet med inredning och möblering har pågått under våren. Arbetet har skett utifrån den omfattande och inlyssnade behovsanalysen som genomförts, den givna planlösningen och möblemang som kommer återbrukas. Till vår hjälp har vi våra inredningsarkitekter och Tenant & Partner. Referensgruppen som representerar respektive avdelning har varit involverade i delar av inredningsarbetet.
Nu finns Projekt Vestas helhetskoncept med inredningsdetaljer tillgängligt att ta del av på Kunskapsbanken. Helhetskonceptet innehåller bland annat;
- Zonindelningen för vårt nya kontor
- Inredning av vår reception
- Inredning av vårt största mötesrum för 40p
- Inredning av vår lounge/matsalsyta
- Mötesrumsinredning och kontorslandskap
- Och ett första utkast på kontorsbranding, där mer tillkommer efter inflytt
Vart vänder jag mig vid frågor?
För praktiska frågor kring flyttinstruktioner, kontakta i första hand din enhetschef och/eller Kontorsservice. Vid övergripande frågor kring Projekt Vesta eller vårt nya kontor, kontakta projektledare Vesal Edström.
Läs också mer i bilaga Frågor och svar.
Bilagor
Flyttinstruktioner och flyttinformation
Information om ny lokal och lokalsökningsprocess
Övergripande tidplan för projektet
Uppdaterad .