Insatser är en del av ett insatsområde som t.ex. riktar sig till en specifik målgrupp, geografiskt område eller arbetsmetod eller som på annat sätt är en avgränsad del av ett större område inom vilket vi arbetar.
Översikt av insatser
Under huvudmenyn finns rubriken "Insatser". Där kan du få en översikt av SRKs Insatser och det finns även olika alternativ för att filtrera. Om du klickar på en specifik insats kan du läsa mer information.
Lägga in en ny insats
För att lägga till en insats behöver du befinna dig på insatssidan. Där klickar du på kugghjulet till höger och väljer "skapa insats".
Då dyker en ruta upp där du ska fylla i information gällande insatsen. För att de ska gå att sammanställa och få en överblick över vad vi gör är det viktigt att alla fält fylls i på ett genomtänkt sätt.
Beskrivning av de olika fälten och information som ska adderas:
- Insatsnamn*: Namnet ska ge en indikation om vad insatsen handlar om.
- Ansvarig: Den som är ansvarig för att planera och följa upp insatsen. Det kan bara vara en ansvarig.
- Insatskod: Den kod som finns i Mercur. Den får du från din controller.
- Huvudtema*: Det finns 3 huvudtemaområden och under dessa ett flertal olika områden. Det går bara att välja ett huvudtema.
- Underteman: Listan på underteman är baserad på de olika kategoriseringar som vi har internt samt federationens kategoriseringar. Det går att välja obegränsat med underteman.
- Multi-/Bi-/SRK: Huruvida finansieringen sker Bilateralt, Multilateralt eller om SRK gör något själva.
- Startdatum*: Verksamhetsårets början om inget annat beslutats
- Slutdatum*: Verksamhetsårets slut om inget annat beslutats
- Partner: Om insatsen genomförs tillsammans med en annan aktör, finansieras eller om det till insatsen finns en leverantör eller samverkanspartner kopplat. Observer att om Partner-rutan klickats fram och inte fylls i så kommer systemet att visa ett felmeddelande. Du behöver då klicka bort rutan genom att klicka på krysset.
- Insatsområde*: Insatsområdet under vilken insatsen ligger.
- Avdelning*: Avdelningen som insatsen tillhör.
- Enhet*: Enheten som insatsen tillhör.
- Status*: Insatsen är aktiv fram till dess den har avslutats då den blir inaktiv.
- Geografiska områden: Inom vilka geografiska områden som insatsen kommer att utföras.
- Finansieringstyp: Hur insatsen finansieras
- Källa till beslut*: Vilket beslut som ligger till grund för att insatsområdet startas
- Beskrivning: Kort beskrivning av vad syftet är med insatsen, vilken målgrupp den riktar sig mot och hur arbetet bedrivs.
*Obligatoriskt att fylla i
Insatser - verksamhetsplanering
En insats som inte ska genomföras under nästa år
En insats som inte ska genomföras under nästa år kommer automatiskt att försvinna när planeringen godkänns eftersom samtliga insatser som förvald status har ”Skall avslutas”. Detta går att kontrollera genom att gå in på insatsområdets flik ”Planering ÅÅÅÅ”
Ny insats för kommande verksamhetsår
En insats som inte finns under innevarande år men som ska genomföras under nästkommande år läggs upp som en ny insats under insats med status "planerad".
En insats som ska fortsätta nästa år
En insats som redan finns och där arbetet ska fortsätta under nästa år behöver uppdateras i PUFF. Gå in på insatsens översiktssida och klicka på fliken ”Planering ÅÅÅÅ”.
Ska insatsen fortsätta ligga under det insatsområde som den tidigare tillhört lämnas detta, annars väljs det insatsområde som insatsen ska tillhöra under ÅÅÅÅ i listan. Ändra status från ”Skall avslutas” till ”Planerad” och uppdatera slutdatumet.
Den text som finns i beskrivningsrutan är den som lagts in på insatsen för innevarande år, och bör uppdateras utifrån vad som kommer att göras inom insatsen under nästkommande. En kommentar till planeringen för innevarande år bör läggas in om några större förändringar görs som behöver lyftas.
Klicka ”Uppdatera planering” för att spara.
Lägga in förväntade resultat
Lägg in de förväntade resultat som insatsen förväntas uppnå under kommande år. Är det samma förväntade resultat som föregående år kan de kopieras genom att klicka på knappen ”Kopiera resultat och indikatorer från föregående år”.
En ruta med en bekräftelse kommer upp för att säkerställa att du vill skriva över de eventuella förväntade resultat som du redan lagt in. Klicka ”Ok”
Klicka därefter på "Redigera resultat och indikatorer” för att uppdatera de förväntade resultaten. Uppdatera baseline och indikatormål utifrån vad som förväntas åstadkommas under året. Det är också möjligt att redigera texten som beskriver det förväntade resultat, att lägga till fler förväntade resultat, ta bort förväntade resultat samt att lägga till eller ta bort indikatorer.
Observera att när insatsen har godkänns så kommer de förväntade resultaten inte att kunna ändras. Det kommer då endast gå att rapportera de förväntade resultaten.
Följa upp resultat i PUFF
Ansvariga följer upp resultat och rapporterar status på en insats i samband med tertialuppföljning.
Steg 1
Börja med att klicka på ”Rapportera resultat” under fliken Mål/Resultat/Indikatorer och fyll i resultatet för tertialet för varje indikatormål där uppföljnings ska göras tertialsvis. Lägg in en kommentar kring indikatorns utfall.
Därefter väljer du färg för statusen på det förväntade resultatet. Klicka på den färg som väljs.
Steg 2
När statusbedömningen för varje förväntat resultat är klart, rapporteras den övergripandestatusen på hela insatsen. Detta sker också under fliken Mål/Resultat/Indikatorer genom att klicka på ”Rapportera för T…”.
Här gör du en samlad bedömning av status för hela insatsområdet både utifrån förväntade resultat och indikatorer, samt utifrån eventuella andra faktorer som påverkar bedömningen.
När du är klar, klicka på OK.
Övriga funktioner kopplade till insatser
Dokument
Det finns skillnader i hur dokumenthantering används mellan avdelningarna på SRK. Generellt för Dokument är att det möjliggör för användare att skapa mappar med dokument för lagring kopplat till en insats. Det går att arbeta i dokument samtidigt. Det går inte att dela dokument med externa parter via PUFF. Läs mer kring riktlinjer för Dokumenthantering och informationsdelning på RedNet.
Medlemmar
Här finns information kring vilka som har tillgång att tex rapportera i insatsen och får uppdateringar om den. Det går att följa en insats utan att vara medlem i den.
Risklogg
Ej aktuell
Uppföljningslogg
Ej aktuell
Att göra/Milstolpar
Ej aktuell
Processcykel
Ej aktuell
In English
Operations are parts of an operational area as it is directed towards e.g. a specific target group, geographical area or method or in some other way is defined by a larger areas within which we work.
Adding an operation to PUFF
To add an operation you need to be on the start page of operations. There, you click on the cog wheel (tools) and then on “Create operation”. When you have done this, a box with so called ”metadata” appears.
The following fields should be filled in, however; 1, 2, 4, 7, 8, 10, 11, 12, 13 and 15 are compulsory.
- Name of operation – the name should indicate what the operation is about2.
- Responsible – the person responsible for reporting and follow-up of the operation. There may only be one responsible person.
- Operation code – the code in Mercur.You get the code from your controller.
- Main theme – there are three main thematic areas and under these, there are a number of sub-themes.You may only select one main theme.
- Sub-themes – the list of sub-themes is based on the different categorizationswhich we handle internally and on the categorizations of the International Federation.You may select an unlimited number of sub-themes.
- Multi-/Bi-/SRC – indicates whether the funding is bilateral, multilateral or if it is SRC’s does something by itself funds.
- Start date – the beginning of the business year.
- End date – the end of the business year.
- Partner – if the operation is implemented together with another actor, is funded or if there is a supplier to the operation or a linked cooperation partner. NB that if the Partner-boxhas appeared, but not been filled in,the system will show an error message. In such a case, you need to remove the box by clicking on the x (see illustration below.
- Operational area – this should be the operational area to which the operation is linked.
- Department – the department to which the operation belongs.
- Unit – the unit to which the operation belongs.
- Status – the operation is active until it has been completed, which is when it will be in-active.
- Geographical area – within which geographical area will the operation be implemented.
- Source of decision – the source which the decision to create the operational area is based on.
- Description – brief description of the purpose of the operation, which target group it is directed against and how the work is implemented.
Click OK!
Operations - Planning
An Operation continuing into the following year
An operation which is to be continued the following year needs to be updated. In the sub-menu of the operation, click on ”PLANNING YYYY”..
If the operation remains linked to the same operational area as the previous year, leave the field “Operational area” untouched. If not, select the new operational area from the drop-down menu under “Operational area”.Change the status from ”To be closed” to ”Planned” and change the end date to 2020-12-31.
The text in “Description 2020”should be updated to reflect the plan for 2020.
Click ”Update planning”to save.
Expected results
Insert the results that the operation is expected to achieve in YYYY. If these are the same expected results as the previous year, click the button ”Copy results and indicators from previous year”.
A confirmation box pops up to ensure that you reallymean to replace possibleexpected results which you have already inserted.
Click ”OK”.
If you need to update/edit the expected results/indicators you copied, click on “Edit results and indicators”. Update/edit baseline and targets for YYYY, based on what is expected to be achieved throughout the year. It is also possible to edit, add and remove expected results and indicators.
Note that after the operation plan has been approved, it will no longer be possible to change the expected results. It will only be possible to report on them.
An Operation to be linked to a different Operational Area the following year
Moving an operation from one Operational Area to another is done under the tab ”PLANNING YYYY” on the operation in question. Click on the field “Operational area” and select the operational area (from the drop-down menu) to which the operation should be moved.
An Operation not continuing into the following year
Operations that should not continue the following year require no action as the system’s default status for planning operations is ”To be closed”.
Follow-up of the status of Operations in PUFF
The follow up is based on the indicators that have been set for the expected results. I the goal for an indicator is not reached you should describe what changes will be done to ensure that the goal is reached for the indicator next period in the comment.
Since the indicators do not always gives the entire picture of weather the expected results are achieved an assessment is made on the status of the expected results in the form of a color (green, yellow, red).
|
Color/ status |
Meaning |
|
Green |
Goals/results are expected to be delivered according to plan |
|
Yellow |
There are challenges, but if these are addressed, results are still expected to be delivered according to plan |
|
Red |
Due to challenges, results are not expected to be delivered according to plan |
The operation’s owner follows up the result and reports status of an operation or operational area in connection with the tertiary follow-up.
Step 1: Start by clicking on ”Report actuals” underthe Goals/Results/Indicators sub-menu.Insert the results for the quarter foreach target where quarterly follow-up is possible.Add a comment to the outcome ofthe indicators. Select the color for the status on the expected result. Read more about assessing status in the first part of this instruction. Go through all expected results and their indicators and fill in the outcome. If the indicator is not reported on a quarterly bases write in the comment when the indicator will be followed up on.
Step 2: When status has been assessed for each expected result, the overall status of the operation should be reported. This is done by clicking the button “Report on T…” in the sub-menu Goals/Results/Indicators.
“Report on TX YYYY” is where you assess the overall status of the whole operation, based on the status of the operation’sexpected results and indicators and other factors which might
When you are ready, simply click OK.
Uppdaterad .