Ett insatsområde är en samling av olika insatser och därmed en gruppering av insatser som ämnar att uppnå samma mål. Vid den årliga verksamhetsplaneringen kan det vara aktuellt att addera och redigera insatsområden.
Översikt av insatsområden
Under huvudmenyn finns rubriken "Insatsområden". Där kan du få en översikt av SRKs Insatsområden och det finns även olika alternativ för att filtrera. Om du klickar på ett specifik insatsområde kan du läsa mer information.
Lägga in ett nytt insatsområde i PUFF
För att lägga in ett insatsområde behöver du befinna dig på insatsområdesfliken och därefter klicka på kugghjulet och skapa insatsområde. Då dyker en ruta upp där du ska fylla i information gällande insatsområdet. Metadata behövs för uppföljning och det är därför viktigt att alla fält fylls i för att vi ska kunna sammanställa information i ett senare skede.
Beskrivning av de olika fälten och information som ska adderas:
- Kod Mercur: Insatsområdeskod som har skapats för ditt insatsområde och den får du från din controller.
- Källa till beslut: Ska innehålla ”Verksamhetsplanering” med undantag för insatser som har Riksstämmobeslut som källa, välj Riksstämmobeslut i dessa fall (samt eventuella forum som finns i listan där beslutet om att arbeta med insatsområdet har fattats)
- Status: ska vara ”Planerad”
- Beskrivningen: ska innehålla vad insatsområdet ska innehålla under kommande år gällande metod för genomförande, målgrupp och målgruppens behov.
Klicka ok och insatsområdet skapas. På det nya insatsområdet, klicka på fliken ”Planering ÅÅÅÅ”.
- Klicka på Välj mål och lägg in det primära mål som insatsområdet riktas till samt de eventuella sekundära mål som också insatsområdet riktas mot (max 3).
- Lägg in förväntade resultat genom att klicka på Redigera resultat och indikatorer. Lägg in de förväntade resultat som insatsområdet ska uppnå under kommande år. Lägg in baseline och indikatormål.
Observera att när insatsområdet har godkänns så kommer de förväntade resultaten inte att kunna ändras. Det kommer då endast gå att rapportera de förväntade resultaten.
Redigera ett befintlig insatsområde i PUFF
Om du valt ett insatsområde kan du via kugghjulet till höger gå in och redigera insatsområdet.
Insatsområde - verksamhetsplanering
Insatsområdesstatus:
- Gul - Planerad (ej godkänd planering)
- Grön - Planerad (godkänd planering)
- Röd - Ska avslutas
- Lampa – Ny idé
Godkänna planering för ett insatsområde
Observera att detta görs enbart av avdelningens controller i samråd med avdelningschefen.
För avdelningen/enheten godkänns avdelningens/enhetens insatser/insatsområden på sidan för avdelningen/enheten – flik Planering ÅÅÅÅ.
Klicka på ”Godkänn planering”. Därefter är det möjligt att klicka på knappen ”Skicka godkänd planingeringsstatus”.
Notera att:
- Även efter det att insatsområdet/insatsen är godkänt så kan uppdateringar i beskrivningar, mål, resultat etc. ske.
- Finns det insatsområden utan insatser finns de insatsområdena inte på Enhetsidan utan enbart på avdelningssidan. Insatser är mappade till en enhet och insatsområden är mappade till en avdelning.
Ett insatsområde som inte ska genomföras under nästa år
Insatsområden som inte ska genomföras nästa år kan lämnas som de är då systemet sätter status ”Skall avslutas” på samtliga insatsområden och det är endast då ett insatsområde ska fortsätta genomföras som detta behöver ändras i PUFF. Detta går att kontrollera genom att gå in på insatsområdets flik ”Planering ÅÅÅÅ”
Ett insatsområde som ska fortsätta nästa år
Ett insatsområde som ska fortsätta under nästa år planeras i det redan existerande insatsområdet i PUFF. Gå därför till insatsområdes översiktssida och klicka därefter på fliken ”Planering ÅÅÅÅ”. Observera att behöver en ändring göras i insatsområdets namn görs detta när insatsområdets planering har godkänts.
- Välj mål: Klicka på ”Välj mål” och lägg in det primära mål som insatsområdet riktas till samt de eventuella sekundära mål som också insatsområdet riktas mot (max 3).
- Förväntade resultat: Lägg in de förväntade resultat som insatsområdet förväntas uppnå under 2018. Är det samma förväntade resultat som föregående år kan dessa kopieras genom att klicka på knappen ”Kopiera resultat och indikatorer från föregående år”. En ruta med en bekräftelse kommer upp för att säkerställa att du vill skriva över de eventuella förväntade resultat som du redan lagt in. Klicka ”Ok”. Klicka därefter på "Redigera resultat och indikatorer” för att uppdatera de förväntade resultaten. Uppdatera baseline och indikatormål för året utifrån vad som förväntas åstadkommas. Det är också möjligt att redigera texten som beskriver det förväntade resultat, att lägga till fler förväntade resultat, ta bort förväntade resultat samt att lägga till eller ta bort indikatorer.
Observera att när insatsområdets planering har godkänns så kommer de förväntade resultaten inte att kunna ändras. Det kommer då endast gå att rapportera de förväntade resultaten.
Gå även in och redigera övrig information om insatsområdet. Uppdatera beskrivningen så att den är aktuell. Beskrivningen hämtas ifrån den beskrivning som lagts in när insatsområdet skapades och kan därför behöva justeras beroende på planen för vad insatsområdet ska innehålla under kommande år gällande metod för genomförande, målgrupp och målgruppens behov.
Uppdatera slutdatum till när insatsområdet ska avslutas.
Kommentera planeringen med en kort beskrivning av varför insatsområdet har utökats, andra förändringar som bör lyftas vid diskussion kring prioriteringar.
Klicka på ”Uppdatera planering”.
Nytt insatsområde för nästa år
Ett insatsområde som inte finns under innevarande men som ska genomföras under nästkommande läggs upp som ett nytt insatsområde med status "planerad". Se beskrivning i stycket "Lägga in ett nytt insatsområde i PUFF".
Följa upp resultat i PUFF
Ansvariga följer upp resultat och rapporterar status ett insatsområde i samband med tertialuppföljning. Gäller uppföljningen ett insatsområde ska den som är ansvarig först gå igenom statusen som rapporterats på de underliggande insatserna och väga in denna status i bedömningen av statusen på insatsområdet. Därefter görs uppföljningen i två steg.
Steg 1
Börja med att klicka på ”Rapportera resultat” under fliken Mål/Resultat/Indikatorer och fyll i resultatet för tertialet för varje indikatormål. Lägg in en kommentar kring indikatorns utfall.
Därefter väljer du färg för statusen på det förväntade resultatet. Klicka på den färg som väljs.
Gå igenom alla förväntade resultat och deras indikatorer som ligger på insatsområdet och fyll i resultatet för den definierade indikatorn för tertialet. Om indikatorfärgen är gul eller röd så skriv i en analys på avvikelsen även i kommentarrutan.
Steg 2
När statusbedömningen för varje förväntat resultat är klart, rapporteras den övergripandestatusen på hela insatsområdet. Det sker också under fliken Mål/Resultat/Indikatorer genom att klicka på ”Rapportera för T…”.
Här gör du en samlad bedömning av status för hela insatsområdet både utifrån förväntade resultat och indikatorer, samt utifrån eventuella andra faktorer som påverkar bedömningen.
När du är klar, klicka på OK.
Övriga funktioner kopplade till insatsområden
Dokument
Det finns skillnader i hur dokumenthantering används mellan avdelningarna på SRK. Generellt för Dokument är att det möjliggör för användare att skapa mappar med dokument för lagring kopplat till en insats. Det går att arbeta i dokument samtidigt. Det går inte att dela dokument med externa parter via PUFF. Läs mer kring riktlinjer för Dokumenthantering och informationsdelning på RedNet.
Medlemmar
Här finns information kring vilka som har tillgång att tex rapportera i insatsen och får uppdateringar om den. Det går att följa en insats utan att vara medlem i den.
Risklogg
Ej aktuell
Uppföljningslogg
Ej aktuell
Att göra/Milstolpar
Ej aktuell
In English
What is an operational area?
Operational area consists of multiple operations and they aim to reach the same goal. Operations are parts of an operational area as it is directed towards e.g. a specific target group, geographical areaor method orin some other way is definedby a larger areas within which we work.
It is not always obvious what is an operation and what is an operational area. This is something which is decided in the annual planning process. If you wonder about operational areas and operations you may contact your line manager.
Adding an operational area to PUFF
To add an operational area, you need to be on the start page for operational areas and then click on the cog wheel and click on ”Create operational area” in the drop-down menu.
The description should be a brief paragraph, describingthe purpose of the operational areas and which target group the operational area is aiming at.
Description of the different fields that needs to be filled:
- Code Mercur: The operational area code that has been creates in Mercur. Ask the controller for correct code.
- Source of decision: Choose correct source of decision, most common one is "SRC Operational plan"
- Status: Should be "planned"
- Description: Should include what the operation will include regarding method for implemenation, target group and target group needs.
Click "OK" and then go to "Planning YYYY"
- Click "Select goals" and add the primary goal connected to the operational area.
- Add the expected results by clicking "edit results and indicators"
Operational Planning in PUFF
An operational area which should continue the following year
An operational area which should continue the following year is planned from the existing operational area. Choose Operational Area and click on the tab ”PLANNING YYYY”.
Note that if the name of the Operational Area needs to be changed,this should be done after the plan for operational area has been approved.
Select Goals
Click ”Select goals” and select the primary goal which the operational area is feeding into. Then select possible secondary goals that the operational area is also feeding into.
Expected Results
Insert the results which the operational area is expected to achieve in YYYY. If these are the same expected results as in the previous year, they may be copied by clicking the button”Copy results and indicators from previous year”. If you need to edit the copied indicators, click on "Edit resultsandindicators” to make the changes. Update baseline and targets for YYYY, based on the new expected results/indicators. It is also possible to add/remove expected resultsand add/remove indicators.
Note that when the plan for an operational area has been approved, you can no longer change the expected results. All you can do is to report on them.
Creating a New Operational Area for the Following Year
Creating a An operational area which did not exist in current year but is to be implemented in next year should be created as a new operational area with the status ”Planned”.
An Operational Area Not Continuing into the Following Year
Operational areas that shouldnot continue the following year require no action as the system’s default status for planning operational areas is ”To be closed”.
Assessing the status
Follow-up of SRC goals, operational areas and operations takes place tertiary, starting with the operations, continuing with the operational areas, and ending with the SRC-goals, i.e.the deadline for operations is first, operational areas second and the SRC-goals last.
The operation’s/operational area’s owner follows up the result and reports status of an operation or operational area in connection with the quarterly follow-up. If the follow up concerns an operational area the responsible should go through the underlying operations’ reported status and weigh in this in the assessment of the status of the operational area.
Start by clicking on ”Report actuals” under the Goals/Results/Indicators sub-menu. Insert the results for each target where quarterly follow-up is possible. Add a comment to the outcome of the indicators.
|
Color/ status |
Meaning |
|
Green |
Goals/results are expected to be delivered according to plan |
|
Yellow |
There are challenges, but if these are addressed, results are still expected to be delivered according to plan |
|
Red |
Due to challenges, results are not expected to be delivered according to plan |
Go through all expected results and their indicators and fill in the outcome. If the indicator is not reported on a tertiary bases write in the comment when the indicator will be followed up on.
When status has been assessed for each expected result, the overallstatus of the operation/operational area should be reported. This is done by clicking the button “Report on Q…” in the sub-menu Goals/Results/Indicators. “Report on TX YYYY” is where you assess the overall status of the whole operation, based on the status of the operation’s expected results and indicators and other factors which might influence the assessment. When you are ready, simply click OK. You will be notified when it is time to close the reporting period.
Uppdaterad .