Manualen finns även tillgänglig som pdf (som kan skrivas ut) längst ner på sidan. Du kan läsa manualen i sin helhet eller gå direkt till ett avsnitt genom att klicka på länkarna nedan.
Sidan uppdateras löpande allt eftersom ny funktionalitet blir tillgänglig och förbättringar sker.
Innehållsförteckning
Kända fel/buggar och kommande funktioner
Kända fel/buggar och kommande funktioner
- Ständig medlem syns för närvarande inte (kommer inom kort)
- Öppettider för second hand synkas just nu inte över till lokala webbsidor. Ändra tillsvidare i gamla Redy eller på lokala webbsidor
Framtida funktioner
Nya medlemskap kan skapas av kretsen själva. När en person vill bli medlem, meddela infoservice eller be dem anmäla sig via webben, så får ni in det nya medlemskapet i Nya Redy. Samma sak gäller för avslut av medlemskap. Andra funktioner som kommer ses över är:
- Digitalt medlemsutskick/ nyhetsbrev
- Koppling Learnster/utbildning
- Schemaläggning
Inloggning
- Klicka på www.rodakorset.lime-crm.com
- Du loggar sedan in med ditt rödakorset-konto användarnamn och lösenord
Har du sedan tidigare inte aktiverat ditt rödakorset konto, läs här hur du går tillväga: Aktivera ditt rödakorskonto - steg för steg
Startsida
Den första sidan du ser när du loggat in är startsidan. Här har du en översikt över din krets (är du aktiv inom flera kretsar eller inom en region ser du en översikt över dessa kretsar).
Du ser en sammanfattning längst upp över antalet medlemmar, frivilliguppdrag, verksamheter, första hjälpen-grupper och föreningsuppdrag.
Du kan även använda dig av knapparna för att direkt komma till din krets eller de kretsar som är aktuella för dig. Du kan även komma till en översikt över verksamheterna.
Startsidan innehåller även överblick av den generella statistiken för samtliga kretsar via följande översikt. Här kan du filtrera på din egen krets i övre höger hörn och göra fönstret större via de 4 pilarna för att se bättre.
Längst ned på startsidan finns en vy för nyhetsmeddelanden kopplade till nya Redy.
Menyfält
Till vänster hittar du menyn. Där finns några olika symboler/knappar som vi kommer gå igenom i följande stycke.
Längst upp i menyn hittar du den gröna loggan. Klickar du på CRM-knappen kommer du alltid tillbaka till startsidan som vi precis gick igenom i föregående avsnitt. Gillar du kortkommandon och sitter via datorn använd dig då av ”Ctrl + D”.
Sökfunktionen - Globalsök
Symbol nummer två är ett förstoringsglas. Detta leder dig till den generella sökfunktionen inne i Redy.
Gillar du kortkommandon och sitter via datorn använd dig då av ”Ctrl + K”
Dina senaste sökningar kommer automatiskt att visas och om du inte hittar det du letar efter skriver du detta i sökfältet. Du kan söka efter vad du vill; dina träffar kommer att visas i listan och högst upp kan du se hur många träffar du får på de olika objekten. Du kan också söka med flera ord, och det behöver inte vara hela ordet, det räcker med delar av det.
Om du klickar på något av raderna öppnas ett objektkort, till exempel ett individkort. Här kan du se all information om det specifika objektet.
”Våfflan” - tabell-vy
Tabellvyn är ett sätt att visa information om medlemmar, verksamheter mm. i ett Excel-liknande format. Genom att klicka på det lilla rutnätet, våfflan, på höger sida kan du välja att öppna en tabell-vy över antingen individer, verksamheter, frivilliga etcetera.
I sökfältet "Börjar med" kan du söka efter vad som helst i listan, till exempel ange ett efternamn, en stad eller en medlemsskapstyp. Det går även att filtrera genom att klicka på de tre små raderna till höger om kolumnrubriken. Då får du möjlighet att välja mellan ett och flera alternativ.
Du kan sortera listan precis hur du vill ha den genom att klicka på den lilla pilen till höger om kolumnrubriken. Pilen blir grön när du väljer att sortera efter en kolumn och du ser vilken kolumn du sorterade listan efter genom att titta på vilken pil som är grön (titta på kolumnen för kretsen i exemplet ovan).
Du kan när som helst klicka på en rad för att öppna en verksamhet i exemplet ovan och se mer information.
Urval och filter
Det gå att skapa, uppdatera och ändra vilket filter som är aktivt. Du ser vilket filter som är aktivt genom att kika på rutan i det övre vänstra hörnet, på bilden nedan är filtret ”Alla verksamheter” aktivt. Genom att klicka på det kan du se alla filter och växla mellan dem.
Om du vill skapa ett eget filter börjar du helt enkelt med att bygga filtret genom att lägga till villkor på olika kolumner som beskrivits tidigare. När du är nöjd klickar du på filter-rutan och sedan på ”Spara urval som…” och ser till att filtret har de förutsättningar du vill ha.
Så för att skapa nya filter, filtrera bara din lista och välj sedan ”Spara filter som...” för att spara filtret för senare.
Hantering av kolumner
Utöver att du kan filtrera på vilka rader du vill se, du kan också skapa dina egna vyer och välja vilka kolumner du vill se när du öppnar en specifik tabell-vy. Det görs genom att trycka på de tre prickarna i det övre högra hörnet och sedan välja ”Välj kolumner”. Efter det markerar du ”Välj egna kolumner” och sedan markerar/avmarkerar du de kolumner du vill se i din vy.
Byta ordning på kolumnerna
Du kan också enkelt ändra ordningen på dina kolumner genom att dra och släppa kolumnrubrikerna dit du vill ha dem.
Scrolla längst ned på sidan för att se alla kolumner
Beroende på hur många kolumner som är valda så kan du behöva scrolla på sidan för att se kolumnerna. Du hittar den längst ned på sidan
Översiktssidor
På översiktsidorna hittar du de flesta funktionerna du behöver. Även om det finns många olika typer av översiktsidor är layouterna densamma:
I de övre flikarna hittar du all relaterad information om frivilliga, verksamheter etc.samt översiktssidansom är sammanfattning med alla detaljer.
Översikten – detaljerna
Så låt oss säga att du valde en verksamhet i söklistan. På verksamhetens översiktsida kan du se all information om verksamheten. Där kan du också ange/uppdatera information och bara trycka på Spara-knappen i det övre högra hörnet av avsnittet.
Informationsfälten du ser är olika beroende på vilken typ av objekt du för närvarande tittar på. Fälten är byggda för att passa hur vi arbetar och anpassade utefter vårterminologi.
Övre flikar – relaterade objekt
Överst på kortet hittar du olika flikar för all information relaterad till ditt valda objekt. På en verksamhet hittar du bland annat information om frivilliguppdrag, dokument och att-göra som samtliga är kopplade till kretsen. Om du klickar på fliken frivilliguppdrag får du en tabell-vy över alla individer som är kopplade till verksamheten som frivilliga. Om du inte hittar den du letar efter kan du alltid lägga till en ny frivillig genom att klicka på plustecknet i det övre högra hörnet.
Om du vill titta närmare på exempelvis en frivillig klickar du på namnet och en ny sida kommer att dyka upp.
Viktiga arbetsflöden
Att hitta till din krets.
Klicka på "Min krets" under under våfflan i den vertikala menyn allra längst till vänster. Alternativt använd knappen ”Ta mig till min krets” som finns på högt upp på startsidan.
Klicka på din krets och expandera kortet i högra hörnet.
Redigera kretsinformation
Kretsen har 9 flikar: Översikt; Rödakorsgrupper; Föreningsuppdrag; Verksamheter; Frivilliguppdrag; Individer; Butiker; Dokument; och Att göra.
På fliken Översikt finns grundläggande information om kretsen. Fält markerade med grått nedan går ej att ändra. Informationen i dessa fält hämtas direkt från det centrala CRM-systemet. I resterande fält kan du uppdatera information om kretsen. Klicka på Spara i högra hörnet när du är klar.
Avsluta krets
Det går ej att avsluta en krets eller rödakorsgrupp i Nya Redy. Kontakta Infoservice för rutin.
Lägg till ny krets
Det går ej att lägga till ny krets eller rödakorsgrupp i Nya Redy. Kontakta Infoservice för rutin.
Rödakorsgrupper
Kretsens andra flik är Rödakorsgrupper. När du klickar på fliken ser du rödakorsgrupper som är kopplade till kretsen. Märk att du kan sortera och filtrera respektive kolumn genom att klicka på de tre strecken eller pilen till höger om kolumn-namnet (se exempel gul ring i bild nedan). Du kan också växla mellan olika vyer (se grön ring).
Redigera rödakorsgrupp
Klicka på en rödakorsgrupp för att öppna upp rödakorsgruppens översikts-kort. På fliken Översikt finns grundläggande information om rödakorsgruppen. Fält markerade med grått nedan går ej att ändra. Informationen i dessa fält hämtas direkt från det centrala CRM-systemet. I resterande fält kan du uppdatera information om rödakorsgruppen. Klicka på Spara i högra hörnet när du är klar.
Koppla föreningsuppdrag till rödakorsgruppen
Läs mer under avsnittet ”Föreningsuppdrag” nedan. Obs! Mycket få uppdrag kan/bör kopplas till rödakorsgruppen. Förtroendevalda ska kopplas till överordnad krets och frivilliga till rödakorsgruppens verksamheter. Förtroendeuppdraget ”Kontaktperson rödakorsgrupp” ska dock kopplas direkt till rödakorsgruppen.
Koppla verksamheter till en rödakorsgrupp
Läs mer under avsnittet Verksamheter nedan.
Koppla frivilliga till en rödakorsgrupp
Frivilliguppdrag kopplas ej direkt till rödakorsgruppen, utan till en verksamhet som i sin tur är kopplad till rödakorsgruppen. Läs mer under avsnittet Frivilliguppdrag nedan.
Föreningsuppdrag
Kretsens tredje flik är Föreningsuppdrag. Denna flik är en sammanslagning av uppdragen av typen Förtroendevald, Förtroendeuppdrag och Kretsanställd.
När du klickar på fliken ser du föreningsuppdrag som är kopplade till kretsen. Märk att du kan sortera och filtrera respektive kolumn genom att klicka på de tre strecken eller pilen till höger om kolumn-namnet (se exempel gul ring i bild nedan). Du kan också växla mellan olika vyer (se grön ring).
Klicka på ett uppdrag för att öppna upp uppdragets översikts-kort. På fliken Översikt finns information om uppdraget.
Avsluta föreningsuppdrag
Avsluta uppdraget genom att skriva in ett slutdatum och dra knappen åt höger. Klicka på Spara.
Lägg till nytt föreningsuppdrag på en befintlig individ
Gå till Min krets och fliken Föreningsuppdrag. Klicka på plustecknet längst till höger för att lägga upp ett nytt Föreningsuppdrag.
Fyll i Individ, Uppdragskategori och Uppdragstyp. fälten och klicka på Skapa. Observera att det inte går att skapa ett nytt Föreningsuppdrag av typen Förtroendevald om individen inte är medlem.
Om individen helt saknas – börja med att lägga till individen under plustecknet i vänstermenyn (under våfflan) (se Lägg till en helt ny individ).
Verksamheter
Kretsens fjärde flik är Verksamheter. När du klickar på fliken ser du verksamheter som är kopplade till kretsen, samt verksamheter som är kopplade till eventuella rödakorsgrupper i kretsen. Märk att du kan sortera och filtrera respektive kolumn genom att klicka på de tre strecken eller pilen till höger om kolumn-namnet (se exempel gul ring i bild nedan). Du kan också växla mellan olika vyer (se grön ring). Scrolla åt höger längst ner på sidan för att se alla kolumner.
Redigera verksamhet
Klicka på en verksamhet för att öppna upp verksamhetens översikts-kort. På fliken Översikt finns information om verksamheten. Du kan redigera alla fält på verksamhetskortet utom ID-nummer. Märk att vissa fält visas ut direkt på den lokala webbsidan. Du kan också via knappen ”Visa på lokal webbsida” växla mellan verksamheten i sin helhet ska visas på den lokala webbsidan eller ej.
Avsluta verksamhet
Börja med att avsluta eventuella frivilliguppdrag kopplade till verksamheten. Använd sedan den blå knappen högt upp på verksamhetskortet med namn ”Avsluta verksamhet”. Bekräfta att du vill avsluta verksamheten och klicka på ”Avsluta verksamhet”.
Lägg till ny verksamhet
Gå till Min Krets och fliken Verksamheter. Klicka på plustecknet längst till höger för att lägga upp en ny verksamhet. Fyll i relevanta fält och klicka på Skapa.
Märk att vissa fält visas ut direkt på den lokala webbsidan. Du kan också via knappen ”Visa på lokal webbsida” växla mellan verksamheten i sin helhet ska visas på den lokala webbsidan eller ej.
Lista över olika verksamhetstyper hittar du här: Verksamhetstyper.
Koppla en verksamhet till en butik
Det finns möjlighet att koppla verksamheter till kretsens Second-hand butik. Detta gör du genom att välja er Second hand-butik i fältet ”Bedrivs på butik” på verksamhetskortet.
Du kan du exempelvis lägga upp flera verksamheter under verksamhetstypen ”Second hand – butik och café” och koppla dessa till butiken. Kanske du vill ha separata verksamheter för Kassa, Café, Klädsortering, Logistik och så vidare. Du ser alla verksamheter du kopplat till butiken om du går till er butik och fliken Verksamheter.
Observera att verksamheter med verksamhetstyp ”Second hand – Butik och Café” INTE visas ut på de lokala webbsidorna. Det är endast butiken, den fysiska platsen, som visas ut på de lokala webbsidorna.
Koppla frivilliguppdrag till verksamhet
Gå till Min krets och fliken Verksamheter. Öppna relevant verksamhet genom att klicka på raden.
När du öppnat verksamheten – klicka på fliken ”Frivilliguppdrag” och sedan plustecknet längst till höger.
Fyll i Individ, Uppdragstyp, och Startdatum. Dubbelkolla också ALLTID när du lägger upp ett nytt Frivilliguppdrag att fältet Verksamhet är ifyllt (se röd ring nedan).
Fälten Verksamhetsgrupp/Insats/Pass samt Individ information kan du bortse ifrån (gäller schemaläggnings-funktionalitet)
Du kan självklart även lägga till ett frivilliguppdrag direkt på en individ (fliken Frivilliguppdrag), utan att först gå till rätt verksamhet. Du kan också lägga till ett frivilliguppdrag via Min krets och fliken Frivilliguppdrag (klicka på plustecknet längst till höger). Obs! Dubbelkolla alltid att Verksamhet är ifyllt på uppdragskortet.
Om individen helt saknas – börja med att lägga till individen under plustecknet i vänstermenyn (under våfflan) (se Lägg till en helt ny individ).
Frivilliguppdrag.
Kretsens femte flik är Frivilliguppdrag. När du klickar på fliken ser du frivilliguppdrag som är kopplade till kretsens samt eventuella rödakorsgruppers verksamheter. Märk att du kan sortera och filtrera respektive kolumn genom att klicka på de tre strecken eller pilen till höger om kolumn-namnet (se exempel gul ring i bild nedan). Du kan också växla mellan olika vyer (se grön ring).
Avsluta frivilliguppdrag
Avsluta uppdraget genom att skriva in ett slutdatum och Växla över knappen till höger. Klicka på Spara.
Du kan även avsluta flera frivilliguppdrag på en och samma gång (Massuppdatera), till exempel om en verksamhet är avslutad. Då går då till den aktuella verksamheten och fliken Frivilliguppdrag på verksamheten.
- Markera alla frivilliguppdrag kopplade till verksamheten
- Klicka på de tre knapparna längst till höger och sedan på Massuppdatera.
- Under fält att uppdatera – välj ”Uppdrag avslutat”
- Klicka på ”Uppdatera”
- Dra knappen till höger = Uppdrag avslutat
- Klicka på ”Uppdatera”
Lägg till nytt frivilliguppdrag
Gå till Min krets och fliken Verksamheter. Öppna relevant verksamhet genom att klicka på raden.
När du öppnat verksamheten – klicka på fliken ”Frivilliguppdrag” och sedan plustecknet längst till höger.
Fyll i Individ, Uppdragstyp, och Startdatum. Dubbelkolla också ALLTID när du lägger upp ett nytt Frivilliguppdrag att fältet Verksamhet är ifyllt (se röd ring nedan).
Fälten Verksamhetsgrupp/Insats/Pass samt Individ information kan du bortse ifrån (gäller schemaläggnings-funktionalitet)
Du kan självklart även lägga till ett frivilliguppdrag direkt på en individ (fliken Frivilliguppdrag), utan att först gå till rätt verksamhet. Du kan också lägga till ett frivilliguppdrag via Min krets och fliken Frivilliguppdrag (klicka på plustecknet längst till höger). Obs! Dubbelkolla alltid att Verksamhet är ifyllt på uppdragskortet.
Om individen helt saknas – börja med att lägga till individen under plustecknet i vänstermenyn (under våfflan) (se Lägg till en helt ny individ).
Individer och medlemmar
Kretsens sjätte flik är Individer. När du klickar på fliken ser du alla individer som är kopplade till kretsen, det vill säga oavsett om du är medlem, förtroendevald, frivillig och så vidare.
Medlemslista och andra listor under fliken Individer
Märk att du kan sortera och filtrera respektive kolumn genom att klicka på de tre strecken eller pilen till höger om kolumn-namnet (se exempel gul ring i bild nedan). Du kan också växla mellan olika vyer (se grön ring). Scrolla åt höger längst ner på sidan för att se alla kolumner.
Vyer som finns just nu är följande sju, plus vyn ”Alla individer”.
Individkortet
Klicka på en individ för att öppna upp individens översikts-kort. Här hittar du person- och kontaktuppgifter, men också information om individens medlemskap (hämtas från det centrala CRM-systemet).
Redigera en individs personinformation
På Individ är det endast e-postadress, mobilnummer och tilltalsnamn som kan redigeras. Övriga fält innehåller uppgifter från folkbokföringen. Detta gäller exempelvis förnamn och adress.
Avsluta en individ eller medlemskap
Det går inte att avsluta en individ i Redy. Däremot går en persons uppdrag som exempelvis förtroendevald eller frivillig att avsluta (se mer info under avsnitt Föreningsuppdrag eller Frivilliguppdrag.
Vill en person avsluta sitt medlemskap? För närvarande: kontakta Infoservice.
Lägg till en helt ny individ
För att skapa en helt ny individ – klicka på plustecknet i vänstermenyn (under våfflan) och sedan Individ. Fyll i obligatoriska uppgifter (märkta med en stjärna). Glöm ej krets! Klicka sedan på Skapa Individ.
När du har klickat på Skapa individ öppnas individens översiktskort. Du kan nu från individkortet lägga till uppdrag med mera.
OBS!!! Om du skapat en helt ny individ – invänta Individ-ID från det centrala CRM:et innan du lägger till uppdrag med mera. Tar ett par minuter.
Lägg till ett nytt medlemskap
Vill en person bli medlems? För närvarande: kontakta Infoservice.
Kompetenser/utbildningar
På en individ kan du lägga på kompetenser, information om utbildningar och språk. I dagsläget behöver detta göras manuellt, men förhoppningen är att vi på sikt automatiskt ska kunna hämta vilka utbildningar en individ har gått från utbildningsplattformen/Learnster/Edu Admin.
För att lägga till en kompetens eller utbildning gå till den aktuella individen och sedan fliken Kompetenser. Klicka sedan på plustecknet längst till höger.
Fyll i fälten och klicka på Skapa.
Dokument på Individ
Se Dokument
Att göra på individ
Se Att göra
Second hand-butiker
Kretsens sjunde flik är Butiker. När du klickar på fliken ser du butiker som är kopplade till kretsen.
Observera att butiker skiljer sig från verksamhet i Redy. Butik är den fysiska platsen. Du kan sedan koppla verksamheter till butiken, till exempel Second hand, Café, klädsortering eller andra verksamheter som bedrivs i butiken.
Redigera butik
Klicka på en butik för att öppna upp butikens översikts-kort. På fliken Översikt finns information om butiken. Du kan redigera alla fält på butiken utom butikens namn, verksamhetstyp och ID-nummer. Observera att vissa fält visas ut på de lokala webbsidorna.
Avsluta butik
Det går ej att avsluta en butik i Redy. Kontakta Infoservice för hjälp.
Lägg till ny butik
Det går ej att lägga till en butik i Redy. Kontakta Infoservice för hjälp.
Koppla en verksamhet till en butik
Det finns möjlighet att koppla verksamheter till kretsens Second hand-butik. Detta gör du genom att välja er Second hand-butik i fältet ”Bedrivs på butik” på verksamhetskortet.
Du kan exempelvis lägga upp flera verksamheter under verksamhetstypen ”Second hand – butik och café” och koppla dessa till butiken. Kanske du vill ha separata verksamheter för Kassa, Café, Klädsortering, Logistik och så vidare. Du ser alla verksamheter du kopplat till butiken om du går till er butik och fliken Verksamheter.
Koppla frivilliga till en butik
Frivilliguppdrag kopplas ej direkt till butiken, utan till en verksamhet som i sin tur är kopplad till butiken. Läs mer under avsnitten Verksamheter” eller Frivilliguppdrag.
Dokument
Kretsens åttonde flik är Dokument. Denna flik finns även på Verksamhet och Individ. Du kan med andra ord ladda upp ett dokument på en specifik verksamhet eller en specifik individ.
Ladda upp ett dokument genom att klicka på plustecknet längst till höger. Individ behöver endast fyllas i om du laddar upp ett dokument för en specifik individ, till exempel ett kursintyg.
OBS! Tänk på att inte ladda upp känslig information och/eller information som bryter mot GDPR. Det kan vara information i ett styrelseprotokoll som ej är lämpligt att sprida eller känsliga uppgifter om en individ. Vi är många som har tillgång till systemet och information sprids mycket lätt.
Enligt Integrationsskyddsmyndighetens hemsida menas med känsliga personuppgifter ”uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, eller medlemskap i fackförening och uppgifter om hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter och biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en person. Uppgifter om hälsa kan vara till exempel sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök”.
Att göra
Kretsens nionde flik är Att göra. Denna flik finns även på Verksamhet och Individ. Du kan med andra ord skriva en Att göra på en specifik verksamhet eller en specifik individ.
Skapa en ny Att göra genom at klicka på plustecknet längst till höger. Verksamhet behöver endast fyllas i om du skapar en Att göra för en specifik verksamhet.
OBS! Tänk på att inte skriva känslig information och/eller information som bryter mot GDPR. Det kan vara information som ej är lämpligt att sprida eller känsliga uppgifter om en individ. Vi är många som har tillgång till systemet och information sprids mycket lätt.
Enligt Integrationsskyddsmyndighetens hemsida menas med känsliga personuppgifter ”uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, eller medlemskap i fackförening och uppgifter om hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter och biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en person. Uppgifter om hälsa kan vara till exempel sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök”.