Arkivhandbok för Svenska Röda Korset
Varför arkiverar vi?
Svenska Röda Korset tillhör svensk och internationell nutid, framtid och historia. Målsättningen bör vara att för framtiden bevara ett representativt material som speglar vår verksamhet och organisation. Det är därför av stor vikt att vi sparar, det vill säga arkiverar, våra handlingar.
Svenska Röda Korset lyder inte under offentlighetsprincipen och till skillnad från den offentliga sektorn saknas styrning av arkivering. Föreningar och organisationer är hänvisade till egna initiativ.
I arkivhandboken för Svenska Röda Korset kan du som krets och som tjänsteperson läsa och ta del av hur vi inom Svenska Röda Korset ska gå till väga när det gäller arkivering. I arkivhandboken får du veta mer om vikten av att ha en dokumenthanteringsplan som vägledning för arkiveringen och hur du praktiskt går till väga. Som bilagor till handboken ligger bland annat mall för dokumenthanteringsplan respektive volymförteckning.
Den juridiska personen Svenska Röda Korsets Centralstyrelse har valt att ha Riksarkivet som slutarkiv, ett arkiv som är öppet för forskning. För kretsarna och regionråden gäller att handlingar ska arkiveras i folkrörelsearkiven som finns i de flesta län.
Vem arkiverar?
Arkivhandboken är formulerad utifrån tjänstepersonsorganisationen men ska användas även av kretsar och regionråd. Utse en arkiveringsansvarig i din krets/på din avdelning!
Arkivboxar köps från Office Depot här finns en Arkivförteckningsmall.
Digitalt material
Än har Svenska Röda Korset inga rutiner för digital arkivering.
GDPR och personuppgifter
Det finns ett undantag i GDPR rörande arkiverat material så det går bra att hantera och arkivera personuppgifter.
Externa förfrågningar om att ta del av vårt arkiv
Om Svenska Röda Korset får en förfrågan om att ta del av arkivmaterial för till exempel forskning så finns ett avtal med Riksarkivet om tillstånd. Förfrågan skickas till kontorsservice som i sin tur kontaktar den som ska ge tillstånd. Det beror på vilket delarkiv som efterfrågas vem som ger tillstånd.
Då en krets upphör och går samman med annan krets
När en krets upphör arkiverar kretsstyrelsen eller likvidatorerna de handlingar som ska bevaras och skickar dem till folkrörelsearkivet. Kostnaden för arkivering i folkrörelsearkiven betalas av Svenska Röda Korset nationellt. Det är viktigt att kretsen gör en gallring av handlingarna, eftersom Svenska Röda Korset betalar per hyllmeter. Fakturan ska skickas direkt till Svenska Röda Korsets ekonomienhet i PDF-fil via e-post:
faktura@redcross.se
eller via post:
Svenska Röda Korset
Leverantörsreskontran
Box 17563
118 91 Stockholm
Vid frågor kontaktas Kontorsservice här.
Röda Korsets lager för historiska föremål
Kretsar och andra kan lämna in gamla rödakorsföremål till efter kontakt med Infoservice. Alla föremål fotas och diarieförs. Allt kan inte tas emot utan ett urval görs.
Vill du låna historiskt material till ett jubileum eller en utställning, hör av dig till Infoservice.
Uppdaterad .