Svenska Röda Korset tillhandahåller Office 365-paketet till alla rödakorsare. Office 365-paketet innehåller de basfunktioner som behövs för att utföra ditt rödakorsuppdrag; redcross-mejladress att kommunicera med (Outlook), Teams för att hålla videomöte, Forms för att skapa formulär, dokumenthanterare för att samla verksamheten/kretsens dokument (OneDrive) samt onlineversion av Word, Excel och PowerPoint. Dessa funktioner kan även med fördel användas när verksamhet ska bedrivas digitalt.
En guide har tagits fram för att ge stöd till kretsar hur det kan gå till. Guiden kan länkas till eller användas som en bas och modifieras för respektive verksamhet. Den beskriver rent tekniskt hur man går till väga för att organisera verksamhet på distans via Office 365-paketet.
Varje verksamhet måste göra en egen bedömning om det är lämpligt att verksamheten bedrivs på distans och därefter anpassa sina metoder till det digitala formatet. Det är inte nödvändigt att använda allt som presenteras i guiden, utan använd de delar som är tillämpliga för dig och din verksamhet. I de fall verksamheten har deltagare som inte kan ansluta digitalt till ett videomöte så kan videomötesfunktionaliteten i Officepaketet ersättas med en telefonkonferens.
Guide - för genomförande av verksamhet på distans genom Office 365-paketet eller via telefon
Läs antingen hela guiden eller delar av den. Tryck på en av rubrikerna så kommer du direkt till avsnittet.
0.1 Introduktion till guiden
0.2 Informationssäkerhet och GDPR
0.3 Funktioner i Office 365-paketet som guiden fokuserar på
0.4 Support
0.5 Vem kan få ta del av Office 365-paketet?
0.6 Hur beställer man Office 365-paketet?
0.7 Avgör vilken typ av mejladress med behörighet som passar bäst
1. Planera och förbereda inför träffen
1.1 Teknik och verktyg
1.2 Bjuda in till verksamhetsträffar
1.3 Skicka information om tillfället och om anmälningar
1.4 Sprida info om träffarna
1.5 Hantera anmälningar, matcha frivilliga/deltagare och följa upp
2. Under tillfällen - funktioner i Teams/Whiteboard
3.Telefon – bedriva verksamhet via telefonmöte
3.1. Planera och förbereda inför träffen
2. Under tillfällen - funktioner i freeconferencecall
0.1 Introduktion till guiden
Detta är en guide för hur verksamhetstillfällen kan genomföras på distans; antingen genom att frivilligledaren använder sig av funktioner i Microsoft Office 365-paket som kan tillhandahållas av Svenska Röda Korset eller vid behov via telefon.
På längre sikt kommer Svenska Röda Korset addera fler nya verktyg; schemaläggning, frivilliglistor, rapportering, evenemang med mera (läs mer om detta i projekt digitalt kretsstöd), men just nu är det Office 365-paketet som vi kan rekommendera för att hålla verksamhetstillfällen på distans.
0.2 Informationssäkerhet och GDPR
Svenska Röda Korset rekommenderar krets och verksamhet att använda rödakorsets Microsoft Office 365-paket framför andra molnbaserade lösningar eftersom då lagras all information (mejl, dokument, etc.) i ett moln som Svenska Röda Korset kontrollerar och ansvarar för. Dokumenten ligger i den så kallad Onedrive, som är dokumentlagringen som är kopplad till varje individuell användare. Detta innebär att organisationens IT-ansvariga centralt kan nå även kretsars information om något skulle hända. Om kretsen trots allt väljer att använda andra verktyg är det kretsens ansvar att säkerställa informationssäkerheten.
Office 365-paketet tillhandahålls tillsammans med en redcross-mejladress. Både individer och verksamheter kan få redcross-mejladess. För att Svenska Röda Korset ska kunna upprätthålla säkerheten kopplat till de molnbaserade Microsoft lösningarna är det nödvändigt att det alltid finns en namngiven ansvarig person för varje redcross-mejl. Detta gäller både personliga redcross-mejladresser och verksamhetsmejladress (opersonlig funktions-redcrossmejladress). Varje mejl utgör i praktiken en unik användare med specifika behörigheter i systemet. Även när en grupp av individer delar på lösenordet till en verksamhets-mejladress måste det alltid finnas en namngiven person som står som ansvarig, det är då av säkerhetsskäl till exempel enbart den personen som kan byta lösenord om det skulle behövas.
Det är alltid kretsens skyldighet att behandla personuppgifter i enlighet med GDPR, vilket i praktiken innebär att enbart lagra personuppgifter till såväl rödakorsare som deltagare i verksamheten på ett systematiskt sätt som gör att personuppgifter inte publiceras offentligt och möjliggör att man om en individ begär det alltid kan informera vilken information som finns sparad kopplat till individen och dessutom ta bort den om individen så begär. För lagring av information om medlemmar, förtroendevalda och frivilliga, exempelvis kontaktuppgifter, tillhandahåller Svenska Röda Korset verktygen Redy och Frivillig som båda är GDPR-säkrade system. Om kretsen tillfälligt behöver spara listor med personuppgifter i Excel/Word ska kretsens alltid vara noga att radera dessa listor så fort de inte behövs. Läs mer om GDPR för krets på Rednet.
I den här guiden beskrivs även hur man kan bedriva verksamhet på distans med en specifik gratis telefontjänst. Observera att Svenska Röda Korset inte tillhandahåller denna tjänst eller andra liknande tjänster och inte heller har undersökt hur tjänsteleverantören säkerställer informationssäkerhet och hantering av personuppgifter. Använd därför förslagsvis en verksamhetsmejladress (opersonlig funktions-redcrossmejladress) för att registrera ett användarkonto för att skydda dina egna personuppgifter.
Om kretsen lånar ut plattor till deltagare i verksamheterna behöver kretsen säkerställa att rutin finns för hur användare kan logga ut sig från eventuella konton som används och hur plattor ska återlämnas efter användning. Kretsen själv ansvarar för support av användningen av plattorna.
0.3 Funktioner i Office 365-paketet som guiden fokuserar på
Office 365-paketet innehåller en rad funktioner. Guiden fokuserar på några centrala funktioner som möjliggör att bedriva verksamhet på distans:
- Videomötesverktyget Microsoft Teams.
- Formulärsverktyget Microsoft Forms som kan användas för att hantera anmälningar, genomföra digital röstning, eller utvärderingsenkät.
- Sway är ett verktyg för att ta fram snygga nyhetsbrev som sedan skickas ut via Outlook postlåda.
- OneDrive är en personlig lagringsplats som samlar dokument och filer online i ett säkert moln. Via OneDrive kan du även dela dokument med andra, så ni kan arbeta i dokument samtidigt.
- Outlook e-postlåda (för att kommunicera via mejl, skapa och skicka mötesinbjudningar)
- Word (för att skriva texter)
- Excel (för att göra tabeller, diagram och beräkningar)
- PowerPoint (för att göra presentationer)
Observera att det som Svenska Röda Korset idag kan erbjuda gratis till krets är enbart online-versionerna av ovanstående program.
0.4 Support
Svenska Röda Korset centralt lägger upp nya redcross-mejladresser med tillhörande Office 365 behörigheter. Kretsen kan från Infoservice få hjälp med att lägga beställning på en ny adress och med att lägga in individer, uppdrag och verksamheter i Svenska Röda Korsets administrationsverktyg Redy. Därtill även hjälpa med att byta ansvarig för en verksamhetsmejladress (opersonlig funktions-redcrossmejladress) om det skulle behövas. Svenska Röda Korset erbjuder inte generell support på användningen av Microsoft Office 365 paketet utan här hänvisas alla till Microsofts egna support och manualer. I de fall Svenska Röda Korset rekommenderar användning av specifika funktioner för en viss verksamhet eller process så läggs guider för detta upp i kunskapsbanken på Rednet.Få tillgång till Office 365-paketet.
0.5 Vem kan få ta del av Office 365-paketet?
Office 365-paketet tillhandahålls tillsammans med en redcross-mejl. För närvarande kan enbart den molnbaserade versionen av Microsoft Office 365 paketet erbjudas. Varje mejl representerar i praktiken en unik användare med en användarlicens.
Både individer och verksamheter kan få redcross-mejl. Förtroendevalda, frivilligledare och kretsanställda som har ett behov av det erbjuds en redcross-mejladress och tillgång till Office 365-paketet. Det är även vid behov möjligt för frivilliga att få ta del av Office 365-paketet, men i de flesta verksamheter ser vi inget behov av detta utan rekommenderar att en gemensam verksamhetsadress används istället. Enda förutsättningen för att få en redcross-mejl och tillgång till Office 365-paketet och den funktionalitet som redogörs för i guiden är att personen (med aktuellt uppdrag) eller verksamheten är registrerad i Redy.
0.6 Hur beställer man Office 365-paketet?
En redcross-mejladress beställs av den personen som behöver funktionaliteten eller verksamhetsansvarige som behöver den till verksamheten.
- För att kunna beställa en personlig redcross mejladress ska individen (förtroendevald, kretsanställd, frivilligledare, frivillig) vara registrerad i Svenska Röda Korsets administrationssystem Redy, både med kontaktuppgifter och med ett aktuellt rödakorsuppdrag.
- Kretsar kan själva registrera förtroendevalda samt kretsanställda i administrationssystemet Redy. Infoservice kan bistå med att registrera frivilligledare och frivilliga åt kretsen.
- Om verksamheten ska ha en verksamhets-mejladress (opersonlig funktions-redcrossmejladress) kan ansvarig frivilligledare, kretsanställd eller förtroendevald i kretsen beställa redcross-mejladressen. Det går enbart att beställa verksamhetsmejladresser till verksamheter som finns upplagda i Redy.
- Om verksamheten saknas i Redy kan kretsen kontakta infoservice så lägger de upp verksamheten.
- Vid beställning av en funktionsadress behöver alltid en person anges (kan vara beställaren) som ansvarig för den gemensamma verksamhets-mejladressen. Denna person måste också finnas registrerad i Redy. Det är viktigt att det är det är den ansvariga personen som loggar in på kontot första gången eftersom den ska ange telefonnummer eller mailadress som kan användas för att återställa lösenord.
Här finns information om hur en redcross-mejladress beställs. När individen eller verksamheten har fått tillgång till sin nya redcross-mejladress har den även fått behörighet till Office 365-paketet. För att nu nå alla funktioner i Officepaketet logga in på www.office.com.
0.7 Avgör vilken typ av mejladress med behörighet som passar bäst
Svenska Röda Korset rekommenderar att verksamheten skaffar en gemensam verksamhets-mejladress (opersonlig funktions-redcrossmejladress). Denna verksamhets-mejladress kan då användas som kontaktuppgift på webben. Den gör även att en grupp av frivilliga tillsammans kan administrera och leda sin verksamhet. Det finns dock situationer där det passar bättre att jobba med en personlig redcross-mejl. Det är exakt samma funktioner som är kopplade till de två olika typerna av mejladress/behörighet, det vill säga du kan med både en verksamhets-mejladress och en personlig mejladress bjuda in till teams-möte, spara dokument i OneDrive, skapa upp formulär i Forms med mera.
Fördel med funktionsadress (opersonlig) som har Office 365-paketet:
- passar verksamheter som är stora och håller tillfällen digitalt.
- funktionsadressen med behörigheten är inte personbunden; olika frivilligledare kan leda samma träffar vecka till vecka eftersom verksamheten/kretsen delar på inloggningsuppgifterna.
- genom funktionsadressen går det att använda teams funktionalitet; skapa upp mötesinbjudningar, startar upp möten, dela upp i grupprum.
- funktionsadressen har tillgång till en gemensam OneDrive och övriga funktioner i Office 365.
- upp till 5 personer kan vara inloggade på ett konto samtidigt, notera dock att rekommendationen är att endast en frivilligledare är inloggad med funktionsadressen under ett och samma möte/verksamhetstillfälle och de övriga frivilligledarna deltar antigen som gäst med sina privata mejladresser eller med eventuella personliga redcross-mejladresser.
- kan vara mer lämplig att visa ut externt, till exempel på de lokala webbsidorna, än en personlig redcross-mejladress.
Fördel personlig redcross-mejladress som har Office 365-paketet:
- passar verksamheter som inte håller tillfällen digitalt men har kontakter med och möten med externa parter, exempelvis kommunen
- passar också verksamheter som möts 1:1 (en eller två frivilliga träffar en deltagare eller en familj exempelvis)
- där det är en specifik frivillig som håller i mötet och inte vem som helst i en frivilliggrupp.
- bör även användas i kommunikation och digitala möten med andra rödakorsare då man bör synas som en individ snarare än vara anonym
- denna kan kombineras med en funktionsadress, det vill säga att en har tillgång till två adresser om en har flera roller.
- Ibland kan frivilliga i verksamheterna/kretsar ha köpt Office 365 till sin privata mejl, ha till gång till paketet via uppdrag i annan organisation/företag eller ha två funktionsadresser som har licens till Office 365. Vissa upplever det omständligt att logga ut. Använd gärna instruktionen för hur logga ut.
1. Planera och förbereda inför träffen
Inför verksamhetstillfällen är det viktigt att säkerställa att verksamheten, frivilligledare och frivilliga har tillgång till rätt funktioner.
1.1 Teknik och verktyg
För att, som organisatör av digital verksamhet, ska nå alla funktioner i Office 365-paketet logga in på www.office.com
- Ladda ner skrivbordsappen i Teams, för att ha en bättre användarupplevelse men också för att säkert nå all funktionalitet.
- Inför träffen behöver verksamheten säkerställa att frivilliga och frivilligledare har tillgång till dator eller surfplatta. Många funktioner nås även genom smartphones, men vissa funktioner kan upplevas vara begränsade, så rekommendationen är att använda platta eller dator. Svenska Röda Korset centralt, tillhandahåller inte dator, skrivare, abonnemang eller telefon men kretsen kan förstås välja att göra det.
- De som deltar i verksamheten förväntas oftast delta från privata dator eller smartphone. I de fall kretsen lånar ut plattor till sina deltagare behöver rutiner för detta finnas.
- I det fall verksamheten har deltagare som inte kan ansluta digitalt till ett videomöte så kan man välja att genomföra ett telefonmöte istället, se avsnitt 3 Telefon – bedriva verksamhet via telefonmöte. Det finns inga telefonnummer att ringa för att ansluta till ett standard teamsmöte.
- Om verksamheten ska samla in underlag från verksamheten eller planera tillfällen tillsammans bör OneDrive användas för att samla alla dokument. Där kan verksamheten samla och skapa upp Word-dokument eller skapa presentationer i PowerPoint. Funktionerna nås endast genom webbläsaren.
1.2 Bjuda in till verksamhetsträffar
Bestäm ramarna för verksamheten; när ska tillfällena hållas. Detta förenklar inför att börja bjuda in frivilliga/deltagare och samla in anmälningar.
- Logga in på Office 365 med den redcross-mejldress som verksamheten använder sig av.
- Om verksamheten planerar att återkommande bedriva verksamhet samma dag varje vecka/varannan vecka rekommenderas att skapa upp en mötesserie för teamsmöte i Outlookpostlådan. Detta för att verksamheten ska kunna återanvända samma länk till mötet för hela terminen. Det förenklar för frivilliga och deltagarna att bara behöva ha koll på samma länk. Se instruktion under för hur du skapar upp en Teamslänk i Outlook-postlådan.
- Om verksamheten planerar att ha varierande schema eller inte planeras att genomföras i grupp är rekommendationen att boka upp enskilda möten. Följ instruktionen för hur du skapar upp enskilda mötesinbjudningar via Teams. Se instruktion under för hur du skapar upp en Teamslänk i Outlook-postlådan.
- Kommunicera med frivilliga och deltagare genom Outlook-postlådan.
- Om verksamheter behöver få in anmälningar från deltagare eller frivilliga, se lösning i avsnittet 1.5.
1.3 Skicka inbjudan om tillfället
- Skicka mötesinbjudan från den redcross-mejldress som verksamheten använder sig av via Outlook-postlådan. Inbjudan skickas till alla frivilliga/deltagare med information om:
- Information om verksamhet, när verksamheten bedrivs med mera.
- Teamsmötes-länken till de digitala verksamhetstillfällena i mejlet och det är samma länk som gäller för hela terminen. Om kretsen endast skapat upp ett enskilt möte gäller teamslänken för det specifika mötestillfälle.
- Om kretsen ska samla in anmälningar, läs mer om hur det kan genomföras under avsnitt 1.5 Hantera anmälningar, matcha frivilliga/deltagare och följa upp. Om anmälningar ska samlas in bör länken till anmälningsformuläret också bifogas här.
- Tips är alltid att bifoga instruktionen hur en ansluter till ett Teamsmöte.
- Det är även möjligt att göra tidsinställda utskick i Outlook. Detta för att kunna förbereda eventuella påminnelsemejl eller information som ska skickas vid ett annat tillfälle än de förbereds. Se instruktion hur tidsinställda utskick genomförs.
1.4 Sprida info om träffarna
För att få större spridning och göra att fler nås av verksamheten kan det vara en god idé att sprida information om verksamheten.
Rekommendation för att sprida information om verksamhetstillfällen är att göra det på kretsens lokala webbsida. För att lägga upp information på kretsens lokala webbsida kontaktas kretsens webbredaktör alternativt infoservice så hjälper de till att lägga upp information om din digitala verksamhet. Om kretsen erbjuder tillfällen som är helt öppna, utan anmälan, kan möteslänk läggas ut direkt, annars läggs länk till anmälan upp.
- I Office 365-paketet finns även en funktion som heter Sway för att skapa snygga utskick. Detta kan förslagsvis användas för att sprida information om verksamhetstillfället och hur en exempelvis anmäler sig. Funktionen nås via sway.office.com. Men det förutsätter att du har mejladress till de personer som du vill nå ut till.
- Marknadsför i de kanaler verksamheten vanligtvis använder, men länka alltid till lokala webbsidan, så alla potentiella deltagare kan läsa mer om verksamheten och enkelt kan hitta anmälningsformuläret.
- En verksamhet kan även marknadsföra tillfällena via Facebook och sociala medier.
1.5 Hantera anmälningar, matcha frivilliga/deltagare och följa upp
I verksamheter kan du behöva samla in anmälningar om vilka frivilliga eller deltagare som kan närvara. I Office 365-paketet ingår Microsoft Forms som kan användas för att samla in anmälningar. Men funktionen kan även med fördel användas för att följa upp verksamhet eller göra enkäter men också för att genomföra omröstningar.
Logga in i Forms, Forms.microsoft.com, med den redcross-mejladress du beställt och har Office 365-paketet kopplad till.
- Skapa upp anmälningsformulär i Microsoft Forms enligt instruktion som finns på Rednet.
- Tips kan vara att skapa upp två formulär:
1) Ett avser att ta in anmälningar från frivilliga att de kan delta på verksamhetstillfället.
2) Ett avser att ta in anmälningar att delta i verksamhetstillfället.
- Anmälningsformuläret kan innehålla namn, kontaktuppgifter, alternativ på datum som verksamheten planerar att ha tillfällen så frivilliga/deltagare kan pricka in ett datum eller tid.
- Om en gemensam verksamhets-mejladress används kan alla nå formuläret genom samma inlogg. Men det är även möjligt att dela med sig av formuläret så andra kan redigera i det och se anmälningar.
- Publicera deltagaranmälningslänken på kretsens lokala webbsida, så alla deltagare som planerar att delta anmäler sig via hemsidan. Detta underlättar så verksamheten endast behöver kommunicera ut flera olika länkar med anmälningsformulär, utan kan alltid hänvisa till lokala webbsidan.
- Om frivilliga ska anmäla sig skicka då anmälningslänken via mejl till alla frivilliga.
- För att lägga upp anmälningsformuläret på kretsens lokala kommunsida kontaktas kretsens webbredaktör alternativt infoservice så hjälper de till att lägga upp information om din digitala verksamhet samt länk till deltagar-anmälningsformuläret.
- När anmälningar inkommer kan verksamheten löpande ta ut en excellista med alla anmälningar. Rekommendationen är löpande lägga över personerna i en ny excellista så det går enklare att hantera vem som anmält sig till vilken träff och matcha med frivillig/deltagare. Viktigt att inte spara personuppgifter i onödan, lagra inte dubbletter, mejla inte listor med personuppgifter och radera listor och formulär när de inte behövs längre. Läs mer under avsnittet 1.2 Informationssäkerhet och GDPR.
- Microsoft Forms kan även användas för att samla in utvärderingar från verksamhetstillfällen eller användas för att genomföra omröstningar digitalt.
- Samma mejl-adress kan ha flera formulär igång samtidigt. Du hittar alla formulär i OneDrive.
2. Under verksamhetstillfällen - funktioner i Teams/Whiteboard
Alla i mötet bör alltid använda Teamsappen på antingen datorn eller mobilen, det gäller både den användare som kallat till och leder mötet och övriga deltagare. Appen kan laddas ned utan att skapa en användare även av den som bara ska delta som gäst i mötet, appen finns till Windows, Mac, Android och iOS. Appen laddas ner gratis från https://aka.ms/getTeams.
Som mötesorganisatör kom ihåg att vara inloggad med din redcross-mejladress i Teams-appen och Office 365.
Att tänka på: Funktionerna som nämns nedan kan nås av samtliga som deltar i mötet, både de med behörighet till Office 365-paketet eller en gäst som deltar i mötet. Det enda som inte går att göra som deltagare är att skapa grupprum, det är endast organisatören av mötet som kan administrera denna funktion. De flesta funktioner i videomötet fungerar både i mobilen liksom på surfplatta och dator.
- Chatta, räck upp handen eller ”uppmärksamma” är bra funktioner för öppna tillfällen, där alla tillsammans ska prata/ställa frågor.
- Whiteboard – i Teams finns även en funktion för att starta en digital whiteboard. Alla i mötet kan starta och använda whiteboard, även gäster. Alla deltagarna kan skriva direkt i whiteboarden. Whiteboarden sparas på den OneDrive organisatören är inloggad på och kan sedan delas vidare. Whiteboarden kan även nås utanför teamsmöte via whiteboard.office.com.
- Grupprum/breakoutrooms - användaren som bjudit in till Teamsmötet, så kallad organisatören, kan dela upp mötesdeltagarna i digitala grupprum. Se instruktion för hur breakoutroom används.
- Lobby: lobbyfunktionen kan förslagsvis användas om mötestillfället är helt öppet, då kan frivilligledaren som skapade upp mötet kontrollera vilka som ansluter och välja när personer som kommit in sent kan ansluta, utan att störa trots att tillfället påbörjats. Se instruktion för lobbyn här.
- Dela skärm: Alla deltagare i mötet (gäster eller personer med Office 365-behörighet) kan dela sin skärm. Det är möjligt att stänga av denna funktion om verksamheten inte vill att deltagarna ska dela skärm. Se instruktion hur dela skärm fungerar.
- Deltagarlista: i översikten deltagarlista finns alla som är inloggade i mötet, vilket kan vara bra att följa om frivilliga/deltagare ska prickas av mot en anmälningslista.
- Ta kontroll över deltagares skärm: Det är även möjligt för organisatören att ta över kontroller av en deltagares dator. Personen vars skärm ska tas över måste först dela skärm. En fördel om personen delar hela sitt skrivbord så du kan klicka omkring i flera olika funktioner/sidor. När personen delat sin skräm trycker du på ”Begär kontrollen”. När begäran skickats måste personen som du ska hjälpa och begärt kontroll för trycka ”tillåt”. När du begär kontroll över en persons skärm är det viktigt att personen som delar har uppe fönstret som du är inne och klickar på, annars ser personen inte exakt vad du gör. Så säg ”nu öppnar jag din webbläsare”. Men oavsett om personen ser eller hänger med kan du ändå klicka runt. Mest för att vara inkluderande kan detta vara viktigt att komma ihåg.
- För att bidra till så god ljudkvalité som möjlighet är att använda hörlurar och alltid stänga av mikrofonen när en inte pratat.
3.Telefon – bedriva verksamhet via telefonmöte/Hålla kretsstämma via telefonmöte
Det kan även finnas verksamheter som inte kan genomföras digitalt via videomöte. Då är ett bra förslag att hålla verksamhetstillfällena via telefon. Det kan röra sig om både gruppsamtal och enskilda samtal.
Svenska Röda Korset tillhandhåller idag inget verktyg för telefonmöte men upplever att gratistjänsten freeconferencecall.com fungerar väl. Gratisversionen ger: obegränsat antal telefonmöten, upp till 1 000 deltagare, obegränsad tidslängd (lokaltaxa för telefonsamtal kan tillkomma). När du skaffat en användare kan du även få support direkt av www.freeconferencecall.com. För support på freeconferencecall.com hänvisar vi till freeconferencecall.com:s support.
Notera att en verksamhet som planerar att bedriva själva tillfällen genom telefon, troligtvis ändå behöver redcross-mejl och Office365-paketet för att kunna administrera verksamheten. I stort behöver telefonverksamhet planeras och organiseras på motsvarande sätt som digital verksamhet via videomöten i Teams (enligt ovan) men man använder en annan teknik för själva mötet. Nedan redogörs specifika delar som kan vara bra att tänka på när verksamhet bedrivs via telefon.
3.1. Planera och förbereda inför träffen
- Skapa en användare på www.freeconferencecall.com Använd med fördel den opersonliga verksamhetsmejlen för att registrera användaren.
- Följ checklista hålla möten via telefon för hur du skapar upp ett mötestillfälle i freeconfrencecall.
- När användare skapats genereras ett nummer kopplat till din användare. Det är det numret som sedan ska används för att deltagare och frivilliga ska kunna ringa in till för att nå verksamhetstillfället. Notera att numret som används till verksamheten alltid är samma nummer; var därför noga att hålla koll på vilket nummer som ska användas inom vilket grupp.
- Det finns två alternativ för att bjuda in frivilliga och deltagarna till telefonmötet:
- Skicka mail till alla berörda med information om mötestider och hur en ringer in till mötet. Ange telefonnummer och åtkomstkod.
- Skapa upp en mötesserie i Outlookpostlådan, så du kan återanvända samma information och telefonnummer till mötet för hela terminen. Då hittar frivilliga och frivilligledaren lätt mötestiden i Outlook-kalendern.
- Rekommendation för att sprida information om verksamhetstillfällen är att göra det på kretsens lokala webbsida. Om kretsen erbjuder tillfällen som är helt öppna, utan anmälan, kan även telefonnumret till tillfället delas där. Om verksamheten kräver att deltagare anmäler sig se förslag under avsnitt 1.4 Hantera anmälningar, matcha frivilliga/deltagare och följa upp.
2. Under tillfällen - funktioner i freeconferencecall
- Det finns två sätt att genomföra telefonmöte via www.freeconferencecall.com
- Alternativ 1: Alla i mötet använder endast telefon.
- Alternativ 2: En person startar mötet via dator, övriga använder telefon.
- När telefonmöte hålls är det viktigt att ansvarig för mötet guidar deltagarna genom agendan för mötet eftersom man inte kan dela bilder.
- Deltagarna i telefonmötet kan använda knappsatsen för att skicka reaktioner (räcka upp handen, tumme upp eller tumme ner) i mötet. Den som skapat upp telefonmötet behöver bestämma om och hur reaktionerna ska användas innan telefonmötet och ge instruktion under mötet om detta.
- För att bidra till så god ljudkvalité som möjlighet är att använda hörlurar och alltid stänga av mikrofonen när en inte pratat.
Uppdaterad .