Introduktion
En av de stora fördelarna med Office 365 är att det inte spelar någon roll vart i världen du sitter eller på vilken enhet/dator. Du kan alltid komma åt ditt arbete genom en webbläsare eller en app på en mobil enhet.
I en webbläsare
Från vilken dator som helst som har åtkomst till vanliga internet (Vissa länder som begränsar surf kan vara undantagna) kan du enkelt surfa till https://www.office.com, logga in med din @redcross.se-mailadress och samma lösenord som du använder till din dator, och du är igång. Från verktygsfältet till vänster kan du navigera dig vidare till de olika applikationerna (såsom Teams, Outlook eller Sharepoint. Öppnar du någon av apparna för Powerpoint, Word eller Excel kommer det direkt att skapas ett nytt tomt dokument i din personliga OneDrive, så du direkt kan börja arbeta. Detta fungerar i alla moderna webbläsare (Edge, Chrome, Firefox, Safari).
Du kan även härifrån installera Office-apparna om det skulle behövas från knappen uppe till höger så länge du är administratör på den datorn du använder. På din Röda Korset-dator har du dessa applikationer förinstallerade från början, så detta behövs endast om du av någon anledning sitter på en annan dator och behöver applikationerna för ditt arbete.
Arkivering och Backup
Svenska Röda Korset lagrar en stor del av vår data i Microsofts Office 365-miljö. Därmed är det även denna miljö som sätter gränserna var hur länge saker och ting sparas och hur borttagningen fungerar. Då Office 365 är en samling med olika produkter så hanteras olika typer av data också på olika sätt. Maillådor hanteras av ”Exchange”, filer av ”OneDrive” eller ”Sharepoint” och användarkonton av ”Azure Active Directory”. Inom dessa produkter finns det också olika underkategorier som alla hanteras på olika sätt. Om man till exempel tar bort ett användarkonto så ligger själva användarkonton kvar i 30 dagar och kan under denna tid återskapas av IT-enheten, men filer och mappar som låg i den användarens OneDrive sparas i ytterligare hela 93 dagar efter att kontot tagits bort och kan alltså återskapas under denna tid.
Nedan beskriver vi vad som gäller för olika kategorier av data, samt hur du går till väga för att återskapa dom.
Det finns i nuläget ingen funktion för automatisk borttagning av data som inte redan manuellt tagits bort (s.k arkivering eller gallring), men detta kan komma att förändras i framtiden, i så fall kommer denna instruktion att uppdateras med denna information.
Att söka efter filer på SRK
I din webbläsare hittar du en mapp bland favoriter/bokmärken som heter ”SRK Favoriter”, bland dessa webbplatser hittar du ett bokmärke till ”Sök på SRK:s filer”.
När du söker med valfri text kommer resultat visas efter namn på filer och mappar men även om valfri text nämns ett dokument. Notera att du inte får träffresultat på filer och mappar som du inte har behörighet till.
Kom ihåg vikten av att döpa mappar och filer korrekt!
Kategorier av data
Användarkonto
- Tas bort av IT efter beställning av ansvarig person vid tex. avslut av anställning eller uppdrag.
- Själva kontot ligger kvar i ”papperskorgen” i 30 dagar och kan under denna tid återskapas av IT. Ansvarig chef eller uppdragsgivare skickar in ett ärende till Servicedesk med detta önskemål skyndsamt efter att behov uppstått.
- Innehållet i användarens mejllåda ligger även det kvar i 30 dagar och kan återskapas av IT sammankopplat med användarkontot
- Innehållet i användarens OneDrive brukar kopplas till ansvarig chef under 30-dagarsperioden efter borttagningen av kontot. Efter att denna period passerat så tas OneDrive-innehållet bort automatiskt och hamnar i en dold papperskorg i Sharepoint. Där ligger den i ytterligare 93 dagar och kan återskapas av IT på begäran.
Outlook/mail
- För att ta tillbaka mejl som slängts av misstag behöver en bara titta i Outlooks inbyggda papperskorg. I denna ligger mejlen kvar för evigt så länge en inte har tagit bort det ur papperskorgen eller hållit ner shift-tangenten när en tog bort det. Då läggs det i en andra-nivås papperskorg där det ligger i 14 dagar innan det försvinner permanent. Denna nås genom att från papperskorgs-vyn i Outlook trycka på knappen ”Återställ borttagna objekt från servern” i verktygsfältet högst upp.
Sharepoint
- Har kan en själv gå in och ta bort och flytta på filer och mappar. När något tagits bort kommer det läggas i papperskorgen för den sharepoint site där det togs bort ifrån, där kan vem som helst som kommit åt objektet sedan innan gå in och återskapa det i upp till 93 dagar sedan borttagningen gjordes. It kan hjälpa till vid behov, men i de flesta fall är det enklast att göra detta själv.
- I varje dokument så finns det en inbyggd funktion för versionshistorik. Denna sparar cirka 500 händelser i dokumentet så att en enkelt ska kunna gå tillbaka till en tidigare version av dokumentet om något skulle råkat blivit överskrivet av misstag. Det finns ingen gräns för ålder på historiken, endast antal händelser.
- Har en hel site tagits bort från Sharepoint går denna att återskapa i upp till 93 dagar från borttagandet. Detta görs av IT.
OneDrive
- För den personliga lagringen på OneDrive (din dators Skrivbord- och Dokumentmappar) gäller samma regler som för sharepoint. Dvs 93 dagar för borttagna mappar och dokument samt versionshistorik på cirka 500 händelser. Dessa kan återskapas enklast från OneDrives webbinterface (nås från office.com eller onedrive.com i din webbläsare)
Teams
- Ett borttaget team eller office365-grupp kan återskapas i upp till 30 dagar efter borttagning. Detta görs av IT på begären.
- En borttagen Teams-kanal (del av existerande team) kan återskapas i 21 dagar efter borttagning. Även detta görs av IT-enheten.
- Ett dokument eller fil från en team-kanals ”Filer”-flik existerar egentligen på Sharepoint, så de regler som gäller för sharepoint gäller även här.
- Övrig data i Teams (chatt-historik, samtalshistorik, kontaktlista) går antingen inte att ta bort alls, är kopplat till användarkontot eller går ej att återskapa vid borttagning.
- Teams har inget eget system för användarkonton, utan detta hanteras av Azure AD, se avsnitt ”Användarkonton” ovan för mer information.
Kryptering av dokument
Det finns flera sätt att kryptera ett dokument eller en fil, beroende vad det är som ska krypteras och varför:
Ett av de enklaste sätten är att använda sig av en krypterad ZIP -fil. Denna är väldigt mångsidig och används som en sorts mapp, där allt innehåll blir krypterat och skyddat av ett lösenord.
En annan metod är att använda sig av den inbyggda krypteringsfunktionen i Word/Excel/Powerpoint, då blir dokumentet i fråga krypterat, men detta är lite mindre smidigt om det är flera filer som ska krypteras, och fungerar så klart inte på andra filtyper såsom PDF eller bilder.
Den tredje metoden är att ladda upp den till en säker yta, t.ex. sharepoint och skicka en delningslänk om syftet med krypteringen är säker överföring av känslig information. Svenska Röda Korset har även en lösning för mailkryptering, denna är dock licensbaserad och finns just nu bara tillgänglig för avdelning Hälsa och Vård. Kontakta IT-enheten för mer information.
OBS: Tänk på att när ett dokument har krypterats så går det inte att få tillbaka informationen i det om lösenordet tappas bort. Se därför till att alltid ha en kopia av dokumentet utan kryptering lagrad, eller undvik att tappa bort lösenordet.
Kryptera ZIP-fil
Att skapa en krypterad ZIP-fil är enkelt så länge rätt mjukvara är installerad på datorn (7-Zip finns tillgängligt för installation genom Software Center på alla SRK-datorer). Markera de dokument du vill kryptera, högerklicka och välj alternativet ”7-Zip”>”Add to archive…”
I rutan som dyker upp får du nu välja namn på ZIP-filen som skapas, samt lösenord och lite andra inställningar. Du måste göra ett par ändringar här varje gång du ska skapa en fil:
- Ändra ”Archive Format” till ”.zip”
- Ändra ”Encryption Method” till ”AES-256”
- Ange lösenord
- Välj filnamn (standard är samma som namnet på mappen där filerna ligger sedan innan)
Exempel:
När du trycker ”OK” så skapas zip-filen, och du kan fritt ladda upp den eller skicka via e-post till mottagare. Lösenordet skickar du separat, helst via annan metod än sättet du skickade filen på (t.ex om du skickar filen över e-post, skicka då lösenordet via teams eller sms, eller tvärtom).
Tänk på att mottagaren behöver en applikation för att öppna filen. Den inbyggda filhanteraren i Windows är inte så bra på att öppna krypterade filer. Vi rekommenderar 7-zip då det är gratis och enkelt att använda, men även andra tredjepartsprogram klarar att öppna filen så länge den är korrekt skapad (se ovan för inställningarna du behöver ändra).
Kryptera i Office-program
I skrivbordsversionerna av Office programmen Word, Powerpoint och Excel kan du välja att kryptera dokumentet du arbetar i. Detta gör du genom att först spara filen normalt, sedan går du in under Arkiv>Info>Skydda dokument, och väljer ”Kryptera med lösenord”
I nästa ruta anger du det lösenord du vill sätta på dokumentet:
När du trycker OK behöver du spara dokumentet en gång till för att själva krypteringen ska gå igång.
Det finns även en inställning för att låsa dokumentet för redigering vilket möjliggör att dokumentet kan behållas öppet, men själva redigeringen är lösenordsskyddat. Detta alternativ finns precis under ”Kryptera med lösenord” och fungerar på liknande sätt.
När ett krypterat dokument öppnas kommer Word/Excel/Powerpoint att fråga efter lösenordet varje gång det öppnas.
Uppdaterad .