Att hitta, rekrytera och anställa nya medarbetare är en rolig och givande uppgift. Det är också något som tar både tid och resurser, det är viktigt att det blir rätt, både för verksamheten och den som rekryteras. En rekrytering bör utgå från verksamhetsplanen, organisationens vision och mål. Varje rekrytering bör anpassas till kommande behov och inte bara dagens konjunktur, arbetsmarknad, konkurrenssituation, trender etc. Ifrågasätt hur detta kan komma att påverka verksamheten och behovet framöver.
Ibland är det svårt att hitta rätt kompetens, det kan vara för få ansökningar eller motsatsen, att vi får så många kvalificerade sökanden att det är svårt att sålla. Våga också utmana dig själv, vilka krav ställs egentligen, hur kan vi tänka annorlunda och mångfald i alla steg?
Nedan finns information om vår rekryteringsprocess och en beskrivning av de olika steg som ingår i den.
Chefers beslutsmandat vid rekrytering.
Steg 2 – Ev GS-beredning (vid utökning) och MBL
Tidplan, kravprofil och annons.
Steg 5 – Ev tester och/eller arbetsprov
Steg 7 – Referenser och ytterligare bakgrundskontroll
Steg 8 – Formulera ett erbjudande
Steg 9 – Överenskommelse och beställa avtal
Mer om vår rekryteringsprocess
Under denna rubrik kan du läsa mer om mångfald, rekryteringsadministration, annonsering och utlysning av lediga tjänster, rekryteringssystemet Workbuster och externa samarbetsparters vid rekrytering.
Steg 1 - Behovsanalys
Hur ser ditt behov ut? Är en rekrytering nödvändig eller finns det alternativa lösningar, som tex:
- omfördelning av arbetsuppgifter
- arbetsrotation
- att vissa arbetsuppgifter rationaliseras bort
- uppgifterna läggs utanför organisationen eller utförs av konsult
Oavsett om rekryteringen avser en ny tjänst eller en ersättningsrekrytering så tänk långsiktigt. Vilka behov kommer Röda Korset ha på kort respektive lång sikt och vilka kompetenser saknar vi för att kunna möta de behoven? Vid ersättningsrekryteringar är det inte givet att vi behöver rekrytera samma kompetens, en rekrytering är en möjlighet att tänka om och inventera vilka behov som finns nu och framåt. Involvera din avdelningschef och ditt HR-stöd i dina tankar. Stöd för ditt arbete finns i dokumentet Kravprofil.
En rekrytering ska alltid godkännas av avdelningschef, oavsett om tjänsten är nyskapad eller om det handlar om en ersättningsrekrytering.
Om du kommer fram till att rekrytering är den rätta vägen, fundera på om kompetensen finns internt. Kan det vara ett sätt att möjliggöra interna karriärvägar för våra medarbetare?
Det kan också finnas medarbetare som är på väg tillbaka från någon form av tjänstledighet eller som avslutat en tidsbegränsad anställning som kan ha företrädesrätt till återanställning. HR har aktuell information.
Chefers beslutsmandat vid rekrytering
Chefen för en organisatorisk enhet har ansvar för beslut i ekonomiska frågor inom ramen för en tilldelad budget. För anställning, avslut av anställning samt lönesättning - krävs avstämning med HR innan beslut fattas. Alla rekryteringar ska godkännas av överordnad chef - även ersättningsrekryteringar. Utökningar av bemanning ska godkännas av GS med beredningsunderlag (läs mer nedan).
Företrädesrätt
Det kan finnas personer med företrädesrätt till återanställning, dvs. har rätt till anspråk på en ledig tjänst, för att de har blivit uppsagda p.g.a. arbetsbrist eller avslutat en tidsbegränsad anställning. Företrädesrätten gäller oavsett anställningsform. Deltidsanställda kan också ha rätt till en tjänst med högre sysselsättningsgrad. Företrädesrätten gäller under uppsägningstiden samt under nio månader från det att anställningen upphörde. En förutsättning är att personen har tillräckliga kvalifikationer för tjänsten.
Information om vilka som har anmält att de vill göra anspråk på sin företrädesrätt finns hos HR. I de fall en person med företrädesrätt har tillräckliga kvalifikationer för tjänsten ska erbjudas tjänsten innan tjänsten annonseras ut.
Steg 2 – Ev GS-beredning (vid utökning) och MBL
Utökningar av bemanning som inte är beslutat i årlig budget och verksamhetsplan liksom större organisationsförändringar ska godkännas av GS med beredningsunderlag.
Detta gäller tillsvidareanställningar och visstidsanställningar (ej vikariat) > 6 månader och eventuella förlängningar av dessa. Tillfälliga utökningar i bemanning där projektfinansiering finns behöver inte godkännas av GS, utan ligger inom avdelningschefens beslutsmandat. Detta gäller förutsatt att den totala visstidsanställningstiden för medarbetaren uppgår till max 36 månader, då anställningen annars övergår till en tillsvidareanställning.
Innan underlaget går till beredning ska HR-partner ha varit involverad och avdelningschef godkänt förslaget. GS beslutar om LG ska diskutera förändringen baserat på graden av påverkan på hela verksamheten. Inför formellt beslut ska MBL-förhandling genomföras.
– läs mer i Riktlinjer för bemanning. Mall för GS-beredning finns här.
Enligt Lagen om medbestämmande i arbetslivet, (MBL), ska arbetsgivaren på eget initiativ förhandla med den eller de arbetstagarorganisationer som en har kollektivavtal med innan beslut om viktigare förändring av verksamheten. Det kallas primär förhandlingsskyldighet.
Det betyder att Svenska Röda Korset är skyldig att primärförhandla i följande fall vid rekrytering:
- Vid tillsättande av ny chef, oavsett om det är en nyinrättad befattning eller en ersättningsrekrytering för en chef som slutar, sägs upp eller går i pension
- När en eller flera tjänster skapas
- Om en följd av en rekrytering blir omfördelning av arbetsuppgifter eller väsentlig förändrade anställningsvillkor för enskild medarbetare
- Om en rekrytering kommer att leda till större förändringar av organisationen eller andra befattningar
- Flytt av tjänst inom organisationen
Även utökningar av bemanningen som är längre än 6 månader och när vi planerar att bemanna en tjänst med en extern konsult är föremål för förhandling.
Förhandlingsskyldigheten innebär inte en begränsning av arbetsgivarens rätt att efter avslutad förhandling fatta det beslut som vi finner lämpligt. Beslutet får dock inte strida mot andra regler eller lagar i t.ex. kollektivavtal, diskrimineringslagstiftningen eller förbigå någon som har företrädesrätt till återanställning.
Förhandlingarna med facken görs alltid tillsammans med och med ledning av HR. Rekryterande chef deltar i den utsträckning som behövs, ofta handlar det om att svara på eventuella frågor.
Steg 3 – Uppstartsmöte med HR
Tidplan
När din rekrytering är godkänd av avdelningschef och eventuellt MBL-förhandlad är det dags att göra en rekryteringsplanering tillsammans med din HR-konsult. En rekryteringsprocess hos oss tar i snitt 45 dagar, vilket är ovanligt kort. En tajt process kortar tiden för oss innan en ny person är på plats och upplevs genomtänkt och proffsig. Dessutom är risken mindre att vi tappar kandidater längs vägen. Nyckeln till framgång är en färdig tidplan som sätts redan innan vi går ut med annons. Se till att det finns tid avsatt för urval, intervjuer, referenstagning och återkoppling. Diskutera med din HR-konsult hur ni ska planera för eventuella test och/eller arbetsprov.
I undantagsfall där det är svårt att hitta rätt kandidater, då kan vi ta hjälp av externa rekryteringsföretag (läs mer om det längre ned på den här sidan). Det går dock alltid genom HR.
Kravprofil
En viktig del av rekryteringsplanen är kravprofilen. Här listar du de krav som den anställde bör uppfylla för att klara tjänsten idag men också framöver. Det kan vara krav på utbildningsnivå, erfarenheter och personliga egenskaper. Kravprofilen blir en ”mall” över kraven i rollen och är det som du kommer att utgå ifrån i din annons, ditt urval, frågeställningar vid intervjun och den sammanlagda utvärderingen.
Aktuella tjänstebeskrivningar för Svenska Röda Korset hittas här.
Vi har frångått det personliga brevet i våra rekryteringsprocesser och en ansökan till våra tjänster består av CV och ett antal urvalsfrågor, som du definierar med utgångspunkt från kravprofilen och med stöd av din HR-partner.
Annons
Rekryterande chef gör ett utkast till annons. Som stöd finns en generell annonsmall och ofta tidigare annonsmaterial. HR-partner agerar bollplank och säkrar att annonsen följer den ram vi har satt upp. Det är också HR som lägger ut annonsen och ger dig behörighet till ansökningarna i vårt rekryteringssystem Workbuster.
När vi annonserar externt väljer vi som regel vår hemsida och Platsbanken. Idag ser annonsmarknaden helt annorlunda ut än för bara 5 år sedan och stora sajter som tex Indeed och Jobfinder plockar automatiskt upp alla annonser på marknaden och delar dem vidare. Vi har ett prisvärt avtal med Blocket men vi ser i statistiken att Värvartjänsterna går bättre än andra.
Vid behov kan riktad annonsering köpas för sociala medier. Kostnad för detta är mellan 3 000 och 6 000 kronor och kan vara värt det om vi tror att antalet sökanden annars blir för få. Viktigt i riktad annonsering är att ange så mycket information som möjligt för att målgruppsanpassningen ska bli så träffsäker som möjligt.
Två sajter som riktar sig mot vår bransch är Givasverige.se och Globalportalen. De är båda kostnadsfria för oss som medlemmar. Vi kan också puffa för en tjänst på vår egen sida på LinkedIn men detta sker enbart vid enstaka tillfällen för att inte överanvända den specifika kanalen.
Steg 4 – Urval och ranking
Läs ansökningar efter hand. Då har du redan från början en bra uppfattning om hur relevanta ansökningar annonsen attraherar och har också tid att gå in och ändra eller förtydliga något om det behövs. Det är också en förutsättning för att agera snabbt efter sista ansökningsdag. I en rekrytering så bedöms oftast kandidaterna i relation till andra – ju flera relevanta sökande desto hårdare kan du hålla på dina krav, och vice versa. När man börjar läsa ansökningarna har man inte hela bilden och det kan vara svårt att göra en bedömning.
Ett tips då är att ranka kandidaterna utifrån tre steg (på skalan 1-5):
- 1 – inte relevant
- 3 – en ansökan att återkomma till
- 5 – en mycket relevant sökande
Genom det här kan du snabbt sortera ut de som inte är aktuella alls och få en överblick över dina självklara kandidater. Om det, efter avslutad annonsperiod, finns anledning att ta med fler kandidater till nästa steg så kan du gå tillbaka till dina 3:or och göra en ny bedömning men då med en finare skala (2-4).
I ett första urval är det lämpligt att ta fram 6-10 intressanta kandidater. Hur många som är relevanta att gå vidare med beror på hur många sökande tjänsten har men om du använder test som urvalsmetod så bör du inte ta vidare fler än 10 kandidater. Efter ev tester går du tillsammans med HR-konsult igenom resultatet och gör en sammanvägd bedömning av resultat och ansökan för att i nästa steg välja ut 3-4 kandidater att träffa på en första intervju.
Vi prioriterar mångfald för att det berikar oss som organisation och hjälper oss att vara relevanta. Vi prioriterar potential framför erfarenhet för att vi inom många områden redan har en kunnig och erfaren medarbetargrupp och att för att få en bra bredd i medarbetargruppen. Det kan också vara lättare att hitta rätt i lönenivåer. Så tänk på att också lägga in några wild cards i första urvalet.
Steg 5 – Ev tester och/eller arbetsprov
Tester
Vi använder sedan ett antal år tillbaka testverktyget Cut-e som en del i vårt urval att för att forskningen pekar på att personlighet och problemlösningsförmåga bättre förutsäger arbetsprestation än vad exempelvis CV gör. Det finns självskattningsformulär såväl som begåvnings- och färdighetstester som anpassas utifrån tjänsten. Kandidaterna får själva tillgång till sitt eget resultat i samband med att de genomför testen. De som kallas på intervju får en muntlig återkoppling på sin självskattning från HR.
All hantering kring testerna görs av certifierad HR-partner.
Arbetsprov
Vi uppmuntrar ett arbetsprov i rekryteringen, då ett arbetsprov ger oss bra jämförande underlag i valet mellan flera kandidater och det ger också kandidaten en insikt i de problem de kan ställas för i rollen. Arbetsprov fungerar som ett underlag för vidare frågor, reflektion och diskussion kring önskvärda styrkor och svagheter hos en kandidat. De kan användas i början processen för att på ett tidigt stadium kunna skilja ut de mest intressanta kandidaterna, så väl som på en eller flera slutkandidater i slutet av en rekrytering.
Det finns ingen färdig mall för arbetsprov men här är några förslag:
- En rådgivare kan få föra ett resonemang (muntligt eller skriftligt) om ett par dilemman som man kan ställas inför
- En controller kan få ta del av en rapport och resonera om det hen kan läsa ut och få ställa följdfrågor.
- En verksamhetsutvecklare kan få ett case och följdfrågor på hur hen skulle ta det vidare.
- En kommunikatör kan få ta del av och ha synpunkter på en kommunikationsplan
Tänk på!
- Uppgiften ska vara tydligt avgränsad och tydligt relaterad till aktuell tjänst, typiska situationer
- Var tydlig med uppskattad tidsåtgång för både kandidat och dig som ska bedöma proven
- Att beskriva hur redovisningen av uppgiften ska gå till
Steg 6 - Intervju
När de 3-4 kandidater som ska gå vidare är utvalda är det dags att kalla till intervju. Om du har ett större urval kandidater än 3-4 är ett alternativ att du följer upp dessa med ett antal frågor i en kortare telefonintervju/avstämning för att kunna minska antalet kandidater.
Intervjuerna innehåller ett antal byggstenar; information om organisationen och tjänsten, CV-genomgång av faktiska erfarenheter, kandidatens frågor, kompetensbaserade frågor och uppföljning på eventuellt arbetsprov och återkoppling på eventuella test. Planera upplägg och medverkande för första och andra intervjun med din HR-partner. Överväg också om andra personer kan tillföra värde till rekryteringen, t.ex. din närmsta chef eller annan person med specialistkunskap som kan vara lämplig att ta med i någon del av processen. Var noga att stämma av med kandidaten innan du delar ett CV vidare eller bjuder in andra till intervju, utifrån GDPR. Diskutera alternativ med din HR-partner.
Första intervju
Rekryterande chef ansvarar för att kalla till intervju. Informera kandidaten om syftet med intervjun, vem/vilka som kommer att medverka, hur lång tid intervjun beräknas att ta och förutsättningar för mötet. Under pandemin har många rekryteringsprocesser genomförts på distans, och ännu har vi inte utvärderat utfallet av det men troligt är att vi i större utsträckning än tidigare kommer att ha åtminstone den första intervjun på distans.
Eventuella betyg och referenser kan vänta till nästa steg.
Uppmuntra kandidaterna att läsa på om verksamheten på vår hemsida innan intervjun. Räkna med att en första intervju tar ca 1 timme men avsätt också egen tid för avstämning/reflektion i direkt anslutning efter intervjun. En intervju drar lätt ut på tiden så bestäm i förväg hur lång tid varje del får ta och håll dig till det. Skriv upp de frågorna som inte hinns med för att följa upp dem vid nästa tillfälle eller på mejl.
Det förväntas av dig som rekryterande chef att du på ett kort och intressant sätt kan presentera såväl Röda Korset i stort som den aktuella tjänsten. Ta gärna hjälp av den färdiga presentationen som finns framtagen, gör om den till din egen i förväg och var beredd på att presentera din enhet/avdelning.
Var påläst på kandidatens CV och personliga brev och fundera på vilka ytterligare frågor du vill ställa till kandidaterna som komplement till intervjuguiden.
Andra intervju
Vi strävar efter att träffa de mest intressanta kandidaterna på 2 intervjuer. Det är både av praktiska skäl – det är svårt att få in allt vid ett tillfälle, det är också av hänsyn till kandidaten som måste få tid att samla sina intryck och få möjlighet att få svar på eventuella frågor.
Vid en andra intervju kan det vara lämpligt att ställa mer djuplodande kompetensbaserade frågor (se material längst ned på sidan), gå igenom eventuella tester och arbetsprov.
Steg 7 – Referenser och ytterligare bakgrundskontroll
Vi tar alltid minst två referenser innan beslut om erbjudande om anställning tas, minst en tidigare chef och så färska som möjligt. Om den bedömning referenterna gör inte stämmer med din uppfattning eller med varandras - ta fler referenser och diskutera vid behov med din HR-konsult.
Rekryterande chef ansvarar för att ta referenser, detta bör inte delegeras till någon som inte har träffat kandidaten personligen. Du är insatt i uppgifterna, enheten och de utmaningar som finns och kan därmed göra en adekvat bedömning av den information som ges.
Om möjligt bör en kontakta referenspersoner från flera olika arbetsplatser och anställningar. Vi kontaktar endast referenter som kandidaten har gett sitt medgivande till att vi kontaktar.
Avsätt ca 30 minuter, inkl. förberedelser och efterarbete. Ha gärna kravprofilen, CV och betyg i beredskap som underlag. Till din hjälp finns en referenstagningsmall.
Tänk igenom dina frågor i förväg. De ska vara baserade på den roll som ska tillsättas, din intervju med kandidaten samt dennes kompetens och bakgrund. Syftet är att bekräfta eller revidera de intryck du själv har fått av kandidaten, kontrollera de uppgifter som kandidaten lämnat samt få ett omdöme kring kandidatens personliga egenskaper från en person som känt kandidaten under en längre period. Finns det några frågetecken du vill ha svar på?
Som alternativ till mer traditionell referenstagning via telefon har vi i även verktyget Refensa. Detta är ett digitalt referenstagningsverktyg som är integrerat i Workbuster. Verktyget gör referenstagningen helt automatiserad och sker helt digitalt med en kvalitetssäkrad mall utan egen muntlig kontakt med referenten. referenten vilket är effektivt. Referenstagning via Refensa beställs i "statusmenyn" i Workbuster.
Fundera på vilken typ av referenstagning som är rimlig och diskutera gärna med din HR-partner.
Bakgrundskontroll
I enlighet med vår Riktlinje för bakgrundskontroll så tar vi in betyg från högsta genomgångna utbildning, verifierar nuvarande arbetsplats, tar två referenser och ställer kontrollfrågor kring sexuella trakasserier, kränkningar och droganvändning. Detta görs för alla tjänstemän. För rekrytering av delegater, vårdpersonal, styrelsemedlemmar, revisorer, styrelseordförande och GS finns ytterligare krav utöver det.
I Riktlinjen för bakgrundskontroll tydliggörs vilka typer av bakgrundskontroller som görs inom Svenska Röda Korset.
Steg 8 – Formulera ett erbjudande
Samlad bedömning
Gör en sista samlad bedömning utifrån kravprofilen för tjänsten, kandidatens kompetens, erfarenheter och övrigt material (CV, intervju-, referensunderlag). Trivsel, motivation och samarbetsförmåga är också viktiga faktorer som kan vara svåra att läsa sig till men som du bör ha fått en uppfattning om under intervjuprocessen.
Erbjudande
Ett erbjudande ska innehålla uppgift om: befattning, månadslön, anställningsform (inklusive eventuell provanställning), målstyrd/reglerad arbetstid och semesterrätt. Gå igenom ditt förslag på erbjudande med din HR-konsult
Steg 9 – Överenskommelse och beställa avtal
När ni är överens om anställningsvillkor och startdatum så beställer du ett anställningskontrakt genom att fylla i ett formulär till HR. Kontraktet signeras digitalt. Det skickas först till rekryterande chef för påsyn och sedan vidare till kandidaten.
Steg 10 – Onboarding
Läs mer om hur du introducerar din nya medarbetare https://kunskapsbanken.rodakorset.se/hc/sv/articles/360004464518
Mer om vår rekryteringsprocess
Mångfald
Mångfald ska vara ett självklart och naturligt inslag i vår verksamhet och innebära att alla har samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter inom alla områden oavsett kön, ålder, etnisk eller kulturell bakgrund, funktionshinder eller sexuell läggning. Som en följd av detta ska alla behandlas lika både vid intern- och externrekryteringar. All bedömning i sammanhanget ska enbart ske utifrån sakliga skäl som har med kompetens och lämplighet att göra. Mer om diskriminering finns att läsa här.
Rekryteringsadministration
Vi är i förtroendebranschen och sätter en ära i att hantera våra rekryteringsprocesser på ett sätt så att det stärker vårt varumärke. Vi har en ambition om att rekrytera nya Röda Kors-ambassadörer i varje process genom att vara transparenta och ha personligt tilltal som sticker ut i mängden. Varje rekrytering har potential att ge oss i genomsnitt 60 ambassadörer.
Vi vill att du ska kommunicera med dina kandidater vid följande tillfällen
- Direkt efter sista ansökningsdag – information till alla som har sökt om hur vår process ser ut och tidplanen för det. Använd mallen ”Information om rekryteringsprocessen” och gör den till din.
- Inbjudan till test till de som har valt ut
- Nej tack till övriga sökanden
- Nej tack till de som inte går vidare efter tester
- Nej tack till de inte går vidare efter intervju – personlig återkoppling på telefon
Sortera in kandidaterna i tre grupper; de som inte alls är aktuella, de som du vill hålla lite på och de som ska gå vidare i processen. Kommunicera med varje grupp för sig. Tacka nej till den första gruppen redan när du bjuder in på intervju. Mejla de du vill avvakta med och skriv just det. Det är bättre att tacka nej tidigt och ändra sig än att skriva att tjänsten är tillsatt efter 2 månaders radioskugga. I workbuster finns mallar du kan utgå ifrån och HR kan hjälpa dig med utskick.
Annonsering och utlysning av lediga tjänster
Vi har som princip att utannonsera alla tjänster internt minst 1 vecka. Syftet är att vi ska vara transparenta med de vakanser som uppstår inom organisationen och ge alla medarbetare möjlighet att visa intresse och söka sig vidare internt. Det finns tillfällen då vi gör undantag från denna princip, t ex om det finns medarbetare med företrädesrätt, om vi nyligen haft motsvarande tjänst ute och redan har lämplig kandidat i urvalet, eller om det finns behov av att omfördela roller internt inom en enhet. Om vi avser att göra avsteg från denna interna överenskommelse ska facken informeras om detta. Det hanteras av HR.
Rekryteringssystemet Workbuster
Rekryteringssystemet vi använder heter Workbuster - det är webbaserat och adressen ska finnas i ditt bokmärkesfält i webbläsaren (om inte kan du klicka på loggan nedan). Vår bolagskod är: rodakorset
(länk)Du får inlogg till Workbuster via hr-service, om du behöver hjälp med eller har glömt dina inloggningsuppgifter. Du har endast tillgång till dina egna rekryteringsuppdrag i systemet.
Vid frågor om Workbuster, kontakta i första hand din HR-partner eller HR-service.
Externa samarbetsparters vid rekrytering
Majoriteten av våra rekryteringar sköter vi själva internt, vilket både är kostnadseffektivt och ger oss utrymme att stärka vårt varumärke. Vi lägger stor vikt vid att informera om processen och uppmuntra till engagemang i vår kontakt med kandidaterna för att öka deras upplevelse av Röda Korset.
Vi har en genomtänkt rekryteringsprocess med mallar som hjälpmedel för dig som rekryterande chef. Det finns även möjlighet att använda tester och att få stöd av en HR-konsult genom processen.
Men ibland räcker inte tiden till eller så har vi inte de interna resurserna/kunskapen att rekrytera en viss profil själva. Det kan exempelvis handla om en specifik kompetens som vi vet är svår att rekrytera till där vi tidigare inte lyckats. En förfrågan om att använda en extern samarbetspartner ska gå via din HR-partner. Detta för att vi behöver samordna och hålla koll på vilka samarbetspartners vi har och eventuella avtal som redan finns. Du kontaktar alltså inte en extern partner direkt utan diskuterar först med din HR-partner.
Idag har vi samarbetsavtal med Wise Group, Jurek och KFX.
Uppdaterad .