Introduktion
Microsoft Teams är Svenska Röda Korsets primära verktyg för kommunikation, online-möten och samarbete. Det är ett av de viktigaste verktygen vi har för att kunna utföra vårt arbete, och är sammanlänkat med bland annat Outlook (E-post, kalender) samt SharePoint (Dokumenthantering, lagring) för att möjliggöra effektiv kommunikation och samarbete.
Huvudfönstret
När du loggat in i Teams kommer du direkt in i programmet, och har menyn på vänster sida med de olika områdena som Teams hanterar. Högst upp bland dessa finns ”Aktiviteter” som är en vy som sammanfattar det senaste som hänt i din Teams för att du snabbt ska kunna bli uppdaterat av vart det hänt saker; missade samtal, inkommande chattar, omnämnande i teamkanaler bland annat.
Högst upp på rutan finns sökrutan, här kan du söka både efter innehåll i Teams (dokument, chatthistorik) samt personer, både interna på SRK och externa på både Skype och Teams i andra organisationer. Sök på hela mailadressen när du söker externt för att förbättra sökresultatet!
Chat och direktsamtal
En av de viktigaste sektionerna i Teams är dina chattar, här har du en smidig lista sorterad i datumordning på all din chatt och samtalshistorik. För att starta en ny chatt behöver du bara söka reda på personen i sökrutan högst upp och dubbelklicka på den, då öppnas genast ett nytt chattfönster (eller ett gammalt du hade med personen sedan innan).
För att skapa en gruppchatt kan du trycka på ”Lägg till personer”-knappen uppe till höger:
Här kan du också välja att ringa till den aktuella chatten. Är det en gruppchatt kommer du starta en impromptu-möte där alla som är med i chatten blir uppringda och ansluter till samma möte, inget behov att boka – men också ingen garanti för att alla är tillgängliga.
Trycker du på telefon-ikonen kommer du ringa ett röstsamtal, trycker du på videokameran så kommer din webkamera slås på automatiskt, och den du ringer kommer få frågan att svara med bild, eller bara med ljud.
Chatten är väldigt bra för att ställa snabba frågor direkt till en person, men gruppchatten är ganska så grundläggande, och vi rekommenderar att en grupp använder sig av en teamskanal för kommunikation istället för en gruppchatt få funktionaliteten är betydligt bättre där, se nästa avsnitt i denna guide.
Om du har många chattar och vill att ett par av dessa så stanna högst upp på sidan kan du ”Fästa” dessa genom att högerklicka på chatten och sedan välja alternativet ”Fäst”, då spelar det ingen roll hur många andra chattar du har och hur aktiva de är, de fästa chattarna hamnar alltid överst så att du lätt ser dom. Alla chattar som inte är fästa sorteras i datumordning utefter när de senast användes av någon deltagare. En chatt som inte används så ofta hamnar alltså snabbt långt ner i listan.
Även möteschattar hamnar i listan om det skulle förekomma textkommunikation i ett pågående eller avslutat möte, dessa stannar kvar så länge de används eller mötet är återkommande, men är ingen ersättare till kommunikation i en teamskanal eller gruppchatt, och finns primärt där för att ge möjligheten att komma åt historiken till avslutade möten.
Team och kanaler
Introduktion till team
Paradgrenen/funktionen i Teams är även den som hela programmet är uppkallad efter, just ”Teams”. Ett team definieras som en grupp av personer som behöver samarbeta eller kommunicera löpande, kan vara allt från ett projekt till en enhets interna kommunikation. Nya team skapas av IT på begäran, men varje enhet på SRK har sitt eget team skapat i förväg.
I teamet finns det kanaler, som ägarna av teamet själv kan skapa och hantera. Man kan exempelvis på en enhet ha en kanal per arbetsgrupp eller arbetsmoment, eller i ett projekt ha olika kanaler för olika delmoment i projektet.
Hantera team
Tillgång till teamet sköts löpande av teamets ägare. Ett förskapat enhets-team har automatiskt enhetschefen som team-ägare, i andra team är det oftast den som beställt det eller de som beställaren anger i beställningen som blir ägare, men ägaren kan när som helst på eget bevåg ge eller ta bort ägar-rättigheter till vilken annan medlem i teamet den vill.
Detta görs enklast genom att högerklicka på teamet och välja ”Hantera Team”.
I denna lista finns samtliga personer som har tillgång till teamet, och sorteras antingen som ägare, medlem eller gäst. (Gäst är den som är inbjuden till teamet men som inte har eget konto i SRK:s IT-miljö, vi återkommer till det senare i detta avsnitt).
Det är också från ovan visad meny du kan lägga till nya medlemmar eller skapa nya kanaler.
Typer av team
Det finns två typer av team ”Publikt” och ”Privat”. När ett team skapas kommer den som beställt det att behöva ange för IT (som skapar teamet) vilken typ det ska vara. Detta går även att ändra i efterhand (via beställning till IT).
Ett Publikt eller ”allmänt” team är ett team som vem som helst kan gå med i, och söka efter i sökrutan i Teams. Det finns väldigt begränsade möjligheter att begränsa teamet, och används främst för publika intressegrupper och liknande.
Ett Privat team är det som är vanligast, här blir bjuder ägare in nya användare till teamet när behov uppstår, det går inte att söka efter teamet via sökfunktionen i Teams om en inte redan är medlem. Ett undantag är att en kan ansöka om att få bli medlem om en får en inbjudan från en medlem, då får ägaren av teamet ett meddelande om denna ansökan och kan bevilja eller avslå begäran. (Görs från ”Hantera team”-menyn).
Bjuda in gäster
En av de stora fördelarna med team är att det är väldigt lätt att bjuda in gäster som kan ta del av funktionerna i teams såsom samarbete vid dokumentskrivning och kommunikationen i chatt-trådarna i kanalerna. Allt som behövs är att team-ägaren bjuder in gästen med dess e-postadress som ny medlem i teamet. När den externa kontakten får inbjudan så ombeds denne skapa ett personligt Microsoft konto (om sådant inte redan är kopplat till mailadressen). Deltagandet i detta (samt andra team) är sedan fritt, det tillkommer inga licenskostnader för vare sig SRK eller den externa deltagaren. Ett gästkonto skapat på detta vis kan även vara fördelaktigt i andra fall såsom deltagande vid online-möten eller utdelning av dokument i Sharepoint.
Hantera kanaler
Ett team är ingenting utan kanaler, det är här allt händer, alla chattar, filer och annan materia samlas. Alla team har från början en kanal som heter ”Allmänt” (”General” på engelska) som inte går att ta bort, och som är tillgänglig för samtliga medlemmar i teamet. Utöver detta kan ägarna av teamet själva skapa nya kanaler och ange vem av de redan existerande team-medlemmarna som ska få tillgång till kanalen. Medlemskapet i kanalen hanteras på liknande sätt som teamen, genom att högerklicka på kanalen och välja ”Hantera kanal”.
Det finns även i högerklicksmenyn flera relevanta inställningar såsom hur du vill hantera notifikationer för kanalen (om den ska plinga vid nya meddelanden eller ej) samt fästa kanalen (om ett team har många kanaler kommer vissa döljas för att spara på skärmutrymme).
Chatt-trådar
I varje kanal finns det ett tillhörande chattrum där kanalens medlemmar kan föra diskussioner. Varje diskussion startas som sin egen chatt-tråd, så att en kan svara direkt till den som ställde en fråga, istället för att alla inlägg bara hamnar längst ner i som i en traditionell chatt. På detta vis möjliggörs flera simultana diskussioner i en och samma kanal där alla kan vara med och diskutera om olika ämnen samtidigt utan att samtalen blandas ihop:
Varje samtalstråd särskiljs genom bilden till vänster på den som startade tråden i fråga. Att skapa en ny tråd är enkelt, tryck bara på den stora blå knappen längst ner:
Flikar
En viktig komponent i teams-kanalerna är flik-fältet högst upp. Här kan ägaren till kanalen enkelt lägga till en eller ett flertal flikar som ger snabb tillgång till flera olika funktioner, såsom specifika sharepoint-foldrar eller andra funktioner i Teams såsom ”wiki” eller omröstningar.
Som standard finns bara två flikar: ”Inlägg” (chatten) och ”Filer” (Kanalens inbyggda sharepoint-lagring). Dessa går inte att ta bort eller sortera om, och vi rekommenderar inte användning av Filer-fliken då den primära dokumentlagringen på SRK är i enhetens egen sharepoint mapp på avdelningens site. Även projektdokumentation ska lagras i projektmappen hos den enhet som äger och driver projektet, även om mycket av kommunikationen i projektet görs i Teams-kanaler.
I de förskapade teamen tillhörande enheterna finns det från början flikar som leder direkt till avdelningarnas Sharepoint-siter på ”SRK filer”
Dessa kan ses som en genväg till Sharepoint, och gör det enklare att komma åt enheternas filer, men full funktionalitet fås fortfarande endast genom att gå direkt till Sharepoint-siterna. Görs enklast härifrån genom att trycka på knappen ”Öppna i sharepoint”:
Efter att en flik är vald, då öppnas en webbsida i din standardwebbläsare där du kan bläddra direkt i Sharepoint.
Andra typer av flikar kan skapas av ägaren av kanalen, exempelvis finns flikar för wiki, andra sharepoint-ytor, planner, forms samt möjligheten att ha hela webbsidor i en flik. Hur man väljer att sätta upp flikarna är upp till varje kanal-ägare, fantasin sätter gränserna!
Onlinemöten
Boka möte
En annan grundpelare i Teams är så klart mötesfunktionaliteten. Det finns en uppsjö olika sätt att boka eller genomföra ett möte, men grunden är att antingen boka ett möte via Outlook som vanligt, och välja ”Teams-möte” i verktygsfältet:
Eller konvertera ett existerande möte till Teams-möte med denna knapp:
Från Teams kan du även skapa ett möte direkt från Kalender-fliken i sidomenyn eller genom att trycka på knappen högst upp till höger i en Teamskanal för att boka ett möte med hela kanalen:
Observera att när du bokar möte härifrån är alla medlemmar i den aktuella kanalen inbjudna som standard, du kan lägga till fler förutom dessa, men inte utesluta någon som är medlem av kanalen. Mötets chatt kommer också läggas in i kanalen som en egen chatt-tråd istället för att huseras i en vanlig chatt.
Gå med i mötet
När du ska gå med i ett möte så kan du antingen gå in via länken i den inbjudan som skickades, som ligger både i Teams-kalendern och Outlook-kalendern eller trycka på knappen att gå med när någon startar mötet:
Det är även möjligt för de som deltar att skicka en signal till dig om du saknas, den dyker då upp som en notis i Windows, som om du fått ett telefonsamtal:
Det är även möjligt att ansluta via telefon genom att ringa växelnumret och ange mötets konferens-id vid prompten. Det är dock inte möjligt att se eller dela någon video eller annat innehåll från telefonen, endast ljudöverföring finns tillgänglig. En mer modern lösning är att använda sig av Teams-appen i mobilen istället, då fås nästintill full funktionalitet.
Under mötets gång
När mötet är igång syns alla deltagares video eller profilbilder som ett rutnät (upp till nio personer där de mest aktiva i mötet växlas in automatiskt om det är fler än tio deltagare med i mötet).
I verktygsfältet uppe till höger finns ett gäng verktyg såsom knappar för att stänga av och sätta på video, mikrofon, skärmdelning och en knapp för att lämna mötet:
Knappen längst till vänster tar fram deltagarvyn där en kan se vilka som är med i mötet i just denna stund, pratbubblan tar fram möteschatten och gubben med handen tar fram funktionalitet för att ”sträcka upp handen” så att du kan begära ordet eller tilkalla uppmärksamhet, eller ge reaktioner på det som sägs via ”emojis” (kan stängas av i mötesinställningarna vid bokning).
Mötesorganisatören har även en knapp för att skapa grupprum (även kallat ”breakout-rooms” och liknar den funktion som finns i konkurrenten Zoom). Här kan du kan läsa mer om hur du skapar grupprum i Teams.
Mer information och tips om hur du använder Microsoft Teams, hittar du här.
Bra att veta/övrigt
Notifikationer
En sak som ofta är lite svår att förstå sig på är hur Teams hanterar notifikationer. Detta blir lätt krångligt på grund av att det finns så många olika delar inom Teams som kan behöva tillkalla sig uppmärksamhet (möten, inkommande samtal/chattar, pågående konversationer i kanaler osv).
Som standard så kommer alla inkommande klassiska chatt-meddelanden, möten som påbörjas samt inkommande samtal eller inbjudningar till möten skapa en notifikation som lägger sig över allt i Windows nere vid klockan. Även när någon skriver ditt namn i en kanal.
Vanliga konversationer i kanaler kommer endast visas i ”Aktivitet”-vyn samt som en liten notis på ”Team” ikonen i sidomenyn. Den aktuella kanalen/teamet kommer även att fetstilsmarkeras. Detta beteende går att modifiera genom att gå in på den aktuella kanalen och välja ”Kanalmeddelanden” och sedan modifiera inställningarna där enligt personliga önskemål.
Det finns även inställningar centralt i Teams för hantering av notifikationer i den stora inställningsmenyn som du kommer åt genom att trycka på de tre prickarna bredvid din profilbild uppe till höger:
Omnämnanden - @namn
I Teams finns en särskild funktion för att påkalla uppmärksamheten från särskilda personer, som känns igen från social media, nämligen att skriva någons namn med @-framför. Då kommer namnet lysa upp i chattfönstret för personen i fråga, samt att extra notifiering görs.
Enhetsinställningar
I den allmänna inställningsmenyn finns det en sektion för att hantera dina enheter (högtalare/headset, mikrofon, webkamera). Det är alltid bra varje gång du bytt headset eller dockat i/ur datorn att dubbelkolla att enhetsinställningarna är korrekta, så att du inte blir tagen på sängen när ett möte börjar och ingenting fungerar:
I den övre rullgardinsmenyn väljer du vilken ljudenhet som ska användas av Teams, i de två nedre (Högtalare/Mikrofon) kan du mer specifikt välja högtalare och mikrofon oberoende av varandra. Tips: Kolla på ditt headset vad det är för märke och försök matcha! Du kan även i sektionen ”Sekundär ringsignal” ställa in så att när det ringer på Teams så ringer det inte bara i ditt headset, utan på datorns högtalare också så att det hörs bättre. Välj i så fall ”Speaker” som val (kan skilja sig beroende på datormodell och inkopplad hårdvara):
Längst ner finns kamerainställningen. Här kan man välja vilken kamera som ska vara aktiv (om man har fler än den som är inbyggd i datorskärmen). Visas ingen kamera alls här är din dator antagligen trasig eller saknar inbyggd kamera, kontakta IT-enheten för support i så fall.
På Microsofts hemsida finns fler tips och instruktioner för hur du kan använda teams.
Uppdaterad .