Sharepoint - manualer och lathundar – Kunskapsbanken

SharePoint är Svenska Röda Korsets huvudsakliga lagringsyta för filer och dokument. Den utgörs av ett antal så kallade ”sajter” där det sedan lagras filer i mappar. Integrationer mot SharePoint finns i flertalet system såsom OneDrive (synkronisering till dator), Teams, Outlook, PUFF med flera.

Även fast det finns flera sajter i SharePoint så är det primära den samlingen sajter som kallas ”SRK:s filer”. Detta är hubben för fillagringen på SRK där varje avdelning har sin egen SharePoint sajt, och varje enhet sin egen undermapp på dess avdelningssajt.

Det finns även en yta för publik delning/publicering av dokument (SRK Box) där det tillåts mer bred delning av filer/dokument vilket är lämpligt för publicering på social media osv).

Att använda SharePoint

SharePoint använder du antagligen varje dag utan att vara medveten om det. Din SRK-dators skrivbord och ”Dokument”-mapp är nämligen synkroniserade med ditt OneDrive-konto som i sin tur har sin egen personliga SharePoint-sajt. Alla dokument som du skapar och sparar på skrivbordet eller i dokument-mappen hamnar alltså automatiskt i SharePoint utan att du ens vet om det.

För att gå in i SharePoint och börja jobba så går du till ”https://www.Sharepoint.com” i valfri modern webbläsare och loggar in. Det finns även genvägar till Sharepoint i din enhets Teams teamkanal ”Allmänt” samt i ”SRK Favoriter” (standardmapp med favoriter som finns förinstallerade i webbläsaren Chrome/Edge på SRK-datorer).

När du väl kommit in i SharePoint kan du navigera dig runt i filstrukturen tills du hittar det du söker efter.

För att börja skapa ett dokument så kan du trycka på den stora knappen ”Nytt”, och sedan på den typ av dokument du vill skapa, du kommer då direkt in i en webbversion av Word/Powerpoint/Excel där du genast kan börja skriva.

Möjligheten att ladda upp ett dokument finns i knappen precis bredvid. Syns inga av dessa knappar är du inne i en mapp där du inte har rätten att redigera/skapa nya dokument. Kontakta IT eller den som äger mappen för assistans med behörigheter.

Om du hellre arbetar i skrivbordsversionerna av Word/Excel/Powerpoint kan du istället påbörja dokumentet lokalt på datorn som vanligt och sedan ladda upp det till Sharepoint i efterhand, eller trycka på knappen ”Öppna i skrivbordsapp” i redigeringsmenyn i webbversionen av applikationen så öppnas den i vanliga Word/Excel/Powerpoint, och sparas automatiskt till rätt fil.

Det finns även en inställning som gör att alla dokument alltid öppnas i skrivbordsappen från SharePoint, se separat guide för detta.

Behörigheter

På både filer och mappar i sharepoint finns det olika sätt att sätta behörigheten så att endast de som ska komma åt information ska ha tillgång till den.

I grunden så finns det två olika behörighetstyper som kan ges för en mapp eller ett dokument: Läs, och Skriv. Dessa är relativt självförklarande, där ”Läs” ger en rätten att se och öppna en fil, och ”Skriv” även ger rätten att redigera, skapa nya dokument eller ta bort filer.

Standard när man ger en person tillgång till en fil är ”Läs”-rättigheten, denna ändrar man enkelt till ”Skriv”-rättighet vid behov. Olika behörigheter kan ges till en person på olika dokument inom samma mapp beroende på hur behovet ser ut.

Behörighetsstrukturen - standarden på SRK

Som standard på SRK:s huvudsakliga fil-yta ”SRK-filer” så har alla anställda samt konsulter i centralorganisationen full skrivåtkomst till samtliga filer oavsett vilken avdelning eller enhet som äger filerna. Undantaget är varje enhets ”Sekretess-mapp”. I den så kommer endast den aktuella enheten åt filerna. Utöver detta kan man ge individer eller grupper extra tillgång till andra mappar genom att högerklicka eller trycka på punkterna bredvid namnet på ett objekt (fil eller mapp) och välja ”Hantera Åtkomst”.

Här kan man så länge man har skriv-rättigheter på objektet själv lägga till personer som ska få tillgång, eller skapa så kallade delningslänkar för att dela filen externt. (går även att göra via ”Dela”-alternativet i föregående meny.

Tillägg av rättigheter kan antingen göras genom att ge så kallad ”Direkt åtkomst” via plustecknet i den nedre sektionen, då får personen tillgång till objektet oavsett vilket sätt denne har använt för att navigera till det; flik i Teams, från office.com-portalen eller annan direktlänk. Väljer man istället att skapa en delningslänk för att ge tillgång kan endast den aktuella länken användas för att komma åt objektet. Detta rekommenderas främst för de som endast ska ha tillfälliga rättigheter till objektet eller gäster (externa personer, kretsar).

Begränsning/borttag av rättigheter som är direkt tilldelade på ett objekt kan endast göras av IT, skapa ett ärende i navet eller skicka ett mail till servicedesk@redcross.se för att begära hjälp med detta.

Arv av rättigheter

När man skapar en ny mapp eller fil så ärver den automatiskt rättighetsinställningarna från mappen ovanför i trädet. På samma sätt om man ändrar rättigheten på en mapp så kommer alla underliggande filer också bli uppdaterade med ändringen du gjort. Flyttar du eller kopierar du ett objekt så kommer objektet ärva rättigheterna från dess nya plats. Se därför alltid till att dina mappar och filer får korrekta rättigheter efter en flytt.

Extern fildelning i SharePoint

En av de stora fördelarna med ha fillagring i Sharepoint Online är att det är mycket enkelt att dela filer till externa kontakter, och även låta externa kontakter redigera och ladda upp egna filer till vår miljö. Det finns däremot begränsningar i detta, och det är inte alltid helt självklart varför, och hur man bäst nyttjar funktionaliteten.

Dela ut en fil/mapp

Att dela ut en fil eller mapp i Sharepoint görs enklast genom att skapa en så kallad ”delningslänk”. Denna kan skapas på ett antal olika sätt: Enklast är att antingen markera objektet och sedan trycka på ”Dela” i verktygsfältet, eller högerklicka på det och välja ”Dela”.

När man gjort detta dyker det upp en ny ruta med alternativ för delningen.

I denna ruta anger du vem du vill dela länken med, samt vilken behörighet du vill dela ut med (penn-ikonen till höger om namnfältet). Ovanför namnfältet finns en inställning för hur länken skall fungera, trycker du på den dyker det upp en ruta med mer avancerade delningsinställningar.

Det viktigaste här är de fyra delningslägena högst upp i rutan. Dessa är:

Alla med länken
Alla som får länken kommer kunna ha tillgång till mappen eller dokumentet via en så kallad ”publik delningslänk” (Endast tillgänglig på vissa sharepoint-ytor, däribland den publika ”SRK Box”, se senare avsnitt om denna).
Personer i SRC som har länken
Alla som har existerande användarkonto med mejladress i Svenska Röda Korsets IT miljö kommer åt länken.
Personer med åtkomst
De som redan har existerande åtkomst till mappen/länken.
Vissa Personer
De personer du bjuder in i namnfältet i föregående ruta får tillgång till dokumentet via denna delningsinbjudan.

Du kan även här ställa in att tillåta redigering (samma som om du hade ändrat inställningen med penn-ikonen bredvid namn-fältet i föregående ruta) samt blockera nedladdning (i så fall går det endast att öppna/redigera dokumentet direkt i Sharepoint, att spara ner dokumentet till skrivbordet kommer inte vara möjligt. (för de med åtkomst via länken).

När du är klar med inställningarna och skickat iväg inbjudan kommer filen eller mappen att vara delad på det sätt du ställt in. Dessa inställningar går att modifiera senare (se senare avsnitt om detta).

Viktigt att nämna är att om en mapp delas så delas även alla dokument och undermappar i denna ut med samma inställning. Delar en ut en hel enhetsmapp till exempel så innefattar delningen samtliga filer och undermappar, så tänk efter innan en delning görs vad som faktiskt ska delas. För detta syfte finns mappen ”_Externt Delade Filer” för att tydliggöra att filer där under faktiskt är delade, så att en kan göra en sekretessbedömning innan en fil flyttas dit. Förslagsvis skapar en undermappar i denna mapp som i sin tur delas ut till de som har behov.

Delningslänkar behövs inte skapas till andra på Svenska Röda Korset från den vanliga sharepoint-ytan ”SRK:s filer” då det som standard redan delas ut full tillgång till samtliga filer/mappar utanför mappen ”_Sekretess”. Således behövs bara en länk till filen skickas (görs enklast från menyalternativet ”kopiera länk”.

SRK-Box

För mer bred delning där en vill att det bara ska finnas en länk som samtliga med länken kommer in i (exempelvis för publicering på sociala medier eller liknande) så finns en dedikerad sharepoint-yta för detta ändamål kallad ”SRK-Box”. Här lägger man förslagsvis kopior på dokument som ska publiceras/delas brett och skapar publika delningslänkar med lämpliga inställningar.

Det rekommenderas inte att det läggs originaldokument här då den primära lagringen fortfarande ska ske på ”SRK:s filer” där avdelningen har sin egen Sharepoint-yta.

Arbetsdokument där man kollaborerar med flera externa parter kan ha sin plats här, men i första hand rekommenderas ”_Externt Delade Filer” i enhetens mapp på ”SRK:s filer” och att man delar ut dokumentet med skriv-rättigheter bara till de som faktiskt ska vara med i arbetet, det finns stor risk för förvanskning eller dataförlust om en publik delningslänk skapas med redigeringsrättigheter.

SRK-box finns tillgänglig som en länk i menyfältet på ”SRK:s filer” i vanliga sharepoint eller via följande länk: https://redcross1se.sharepoint.com/sites/srk-box

Här har varje avdelning sin egen mapp, där enheterna har var sin undermapp. Behörigheterna är inställda så att varje enhet har skrivrättigheter i sin egen undermapp, men inte på andra enheter/avdelningar. Sedan skapar en vid behov upp undermappar i enhetens mapp som i sin tur kan delas ut externt via instruktionen ovan. Alternativet att ge alla med länken tillgång (s.k publik delningslänk) kommer nu vara tillgänglig.

Ändra befintliga delningsrättigheter/ta bort delning

När en delning ej längre behövs, eller förhållanden har förändrats så att det krävs förändring eller borttag av en delningslänk eller enskild användares tillgång till denna så ska man redigera denna. Detta görs genom att högerklicka på objektet i fråga och välja ”Hantera åtkomst”. Här kan du se alla aktiva delningslänkar samt kopiera dom om det är någon som glömt den:

För att redigera en delningslänk trycker du på de tre punkterna bredvid själva länken, då dyker en inställningsruta upp där du kan ändra vilken tillgång länken ger samt möjlighet att lägga till fler personer (om det är en ”Personer med åtkomst”-länk).

Vill du ta bort/inaktivera en delningslänk trycker du på krysset bredvid länken i denna ruta, du får då bekräfta att du verkligen vill göra detta.

Observera att detta är oåterkalleligt, tar du bort en delningslänk som är utdelat till ett antal personer kommer listan på dessa gå förlorad, och länken de fått bli inaktiverad. Det finns inget sätt att ta tillbaka detta, utan du får du skapa en ny delningslänk och bjuda in personerna igen.

Att ta emot en delningslänk som extern användare

För att enklare hjälpa de som får en länk av denna typ så har vi tagit fram denna guide för att bättre illustrera hur det kommer se ut för de som tar emot inbjudningarna som skickades i föregående steg. Direkt efter att inbjudan gått iväg så får mottagaren ett mejl med följande utseende (om det är ett dokument som delats framgår det, i exemplet är en hel mapp delad).

Trycker mottagaren på ”Öppna”-knappen eller mappens namn så öppnas länken i standardwebbläsaren, där det kommer fram ett meddelande om att bekräfta identitet.

Efter att mottagaren tryckt på knappen ”Send Code” så kommer ytterligare ett mejl skickas med en verifieringskod som behövs för att bekräfta identiteten på den som försöker öppna länken.

Efter detta kommer mottagaren av inbjudan att komma in i Sharepoint och kan genast komma åt det som denne har tillgång till, inklusive att ladda upp eller redigera dokument i mappen.

Synkronisering och länkning

Sharepoint, som är Svenska Röda Korsets primära lösning för lagring av filer och dokument, har sin lagring uteslutande på Internet samt navigering via en websida (eller flik i Teams). Detta kan i vissa fall vara en nackdel då det kan ta lång tid att ladda ner större filer (såsom stora Excel-dokument eller video). I vissa fall kan det också föredras att navigera i filstrukturen på det ”klassiska sättet” i Utforskaren i Windows. Lösningen på detta är att skapa en så kallad länkning, eller synkronisering av en eller flera mappar.

Länkning

En länkning innebär att en mapp i sharepoint tillgängliggörs för navigering i Utforskaren i Windows. Detta innefattar endast en förenkling av navigeringen, alla filer finns fortfarande endast i sharepoint, de laddas inte ner till din dator förrän du öppnar dom manuellt.

För att skapa en länkning är allt som krävs att du navigerar till den aktuella mappen i Sharepoint och sedan trycker på knappen ”Lägg till genväg i OneDrive” i verktygsfältet:

(Observera att om knappen ej syns kan du behöva trycka på ”Visa Alla”-länken till höger ovanför verktygsfältet).

När länkningen är igång så kommer den att dyka uppe i utforskaren i vänsterspalten under sektionen för OneDrive:

Nu kan du navigera i sharepoint som om det vore en vanlig mapp på en nätverksdisk i Windows (som gamla ”G:\”):

En begränsning med detta är att du inte kan länka två olika undermappar från samma huvudmapp/enhetsmapp. I så fall rekommenderar vi att du länkar hela enhetens mapp och sedan själv navigerar dig till undermapparna vid behov eller lägger till dom i ”Snabbstart-fältet” istället:

Synkronisering

En synkronisering är som ett tillägg till länkningen där det förutom att det blir enkelt att navigera även synkroniseras samtligt innehåll till din dator med 10 minuters intervaller. Detta gör att du aldrig behöver vänta på att öppna stora filer, samt har tillgång till mappen när du är ”offline” och har dålig tillgång till stabilt internet.

Problemet blir att om det är väldigt mycket material att synkronisera eller om filerna är stora så kommer datorn inte hänga med, och kommer konstant stå och försöka ladda ner allting, vilket lätt överbelastar både datorns hårdvara samt din internetuppkoppling. Försök därför synkronisera så lite som möjligt.

Det finns två sätt att sätta upp en synkronisering. Antingen kan man göra detta i en redan existerande länkning (se föregående avsnitt) genom att högerklicka på en mapp eller ett dokument och välja ”Behåll alltid på den här enheten”.

Du kommer då se att ikonen vid sidan om mappen ändrar sig från ett moln till en cirkulär pil, och sedan till en grön bock. På så vis vet du om filen/mappen befinner sig i molnet, håller på att synkroniseras eller finns lokalt på datorn:

Det andra sättet att synkronisera är att göra detta direkt från Sharepoint med knappen ”Synkronisera” i verktygsfältet från den mappen du vill börja synkronisera:

När du gjort detta kommer hela denna mapp att dyka upp i en annan sektion i utforskaren samt synas i en separat sektion i OneDrive-inställningarna, men i övrigt fungera på samma sätt som ovan. Vi rekommenderar det förstnämnda sättet, med en kombination av länkning+synk av ett urval av mappar/filer av stabilitets och prestanda-skäl.

Stoppa synkronisering/Ta bort länkning

Ett fel som är mycket lätt att göra när en vill sluta synkronisera en mapp eller ta bort en länkning är att en trycker på mappen/dokumentet i fråga och sedan på ”ta bort”.

Problemet med detta är att du tar inte bara bort länkningen, utan hela även mappen från Sharepoint, för alla användare. Det korrekta sättet är att istället välja menyalternativet ”Ta bort genväg”:

Har du synkroniserat mappar eller filer kommer du manuellt behöva bocka ur de på samma sätt som du skapade dom.

Har du använt ”Synkronisera”-knappen i Sharepoint så måste du gå in i OneDrive-inställningarna genom att högerklicka på det blåa molnet vid klockan och sedan klicka på menyalternativet ”Inställningar”:

Sedan trycker du på länken ”Stoppa synkronisering” bredvid det objekt du vill sluta synkronisera:

Observera att det översta valet i denna dialog ”Onedrive – Swedish Red Cross” är dina standardmappar: Skrivbordet, Dokument, Bilder. Vi rekommenderar alltså att du aldrig stoppar synkroniseringen på dessa då detta definitivt skulle orsaka problem. Finns det bara ett alternativ i listan så är synkroniseringen gjord på ett annat sätt och det enklaste sättet är då att gå igenom mapp för mapp och leta efter bocken ”Behåll alltid på denna enhet” eller att helt enkelt ta bort länkningen till huvudmappen och börja om.

Spara till SharePoint från skrivbordsapplikationer

Då Svenska Röda Korset använder Sharepoint som primär fillagringsyta kan det vara bra att veta att det finns flera sätt som inte är helt självklara att spara sina nya dokument på, så att de hamnar på rätt ställe.

Om du bara skulle öppna upp Word på din dator, skriva ett dokument och sedan spara, så hamnar detta i ”Dokument”-mappen på din dator, denna synkroniseras automatiskt till din OneDrive så att du kommer åt den från andra datorer samt får backuper och filhistorik på den, men där är det bara du som kommer åt den, och även fast det är tekniskt möjligt att dela ut den så rekommenderar SRK inte att du gör detta, utan istället ska dokumentet om det behövs delas med andra laddas upp till Sharepoint. I denna guide listar vi tre olika sätt att göra detta på.

1. Ladda upp existerande fil till Sharepoint manuellt

Om du i Sharepoint navigerar till önskad mapp så finns det en knapp för att ”Ladda upp” en fil. Här kan du enkelt ladda upp en fil eller en hel mapp från din dator genom att söka reda på den, de läggs då i den mappen du ”står i” när du trycker på Ladda upp.

2. Spara direkt till SharePoint

När du sparar ett dokument från exempelvis Word så finns det faktiskt alternativet att spara det direkt till Sharepoint istället för att först spara det i ”Dokument”-mappen. Så här gör du:

I ”Spara som”-dialogen så finns det ett val för ”Webbplatser – Swedish Red Cross” med Sharepoint-ikon:

Här listas de sharepoint-webbplatser som du oftast använder, listan förändras alltså beroende på din användning:

Du kan även om du skapat en länkning till en sharepoint-mapp (Se separat guide om detta) gå in i den genom att välja ”Bläddra”-alternativet och sedan navigera i vänsterspalten till mappen som då ligger under Onedrive-sektionen:

3. Skapa dokument från SharePoint

I Sharepoint så är det enkelt att skapa dokumentet från första början där det ska ligga, så du slipper bry dig om vart det ska sparas när du väl börjat skriva:

När du trycker på att skapa ett nytt dokument så kommer det skapas ett tomt dokument i den mappen där du står för närvarande, och beroende på din personliga inställning i Sharepoint kommer detta dokument direkt öppnas upp antingen i webbläsarversionen av Word eller i skrivbords-appen (se separat guide för denna inställning).

Allt du behöver göra är att namnge/döpa om dokumentet när du är klar.

Öppna dokument i Sharepoint med skrivbordsapplikationer som standard

Det finns faktiskt ett sätt att aktivera en funktion som gör att alla dokument du öppnar från Onedrive, office.com samt Sharepoint alltid öppnas i skrivbordsapplikationerna istället för i webbläsaren. Så här gör du:

1. I en modern webbläsare (Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari): Gå till office.com och logga in med din @redcross.se-mailadress om du inte redan är inloggad sedan tidigare.

2. Tryck på ikonen för OneDrive i menyn till vänster:

3. Tryck på kugghjulet högst upp till höger i OneDrive och sedan på ”OneDrive Settings”:

4. Tryck på ”More Settings” i menyn till vänster:

5. Välj ”Site Collection Features” en bit ner på sidan:

6. I denna långa lista på inställningar finns det alternativet vi är ute efter: ”Open Documents in Client Applications by Default” – Tryck på knappen ”Activate” till höger om texten:

7. När knappen har förändrats och en mörkgrå knapp ”Active” dykt upp är du klar, och kan stänga de flikar/fönster som öppnats. När du nu trycker på en länk i Sharepoint eller OneDrive kommer det automatiskt att öppnas upp i rätt applikation.

Återställ till standardinställning

För att återställa till standardinställningen så behöver du gå till samma ställe som där du aktiverade inställningen och trycka på ”Deactivate”:

Efter att du tryckt på denna blir du ombedd att bekräfta att du vill göra detta genom att trycka på ”Deactivate this feature”

Kristina Borg

Uppdaterad 07 December 2021 15:46.

Artiklar i detta avsnitt

Sharepoint - manualer och lathundar

Introduktion

Att använda SharePoint

Behörigheter