Kunskapsbanken

Artiklar i detta avsnitt

Digitala verktyg för kretsar och frivilliga - utveckling

Visa bilagor

På den här sidan samlas information om det digitala kretsstödet. Förutom bakgrund och syfte återges här den digitala utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga – vad som är genomfört, det som pågår och som är planerat.  

Sidan kan läsas uppifrån och ner eller så kan du klicka på länkarna nedan för att komma direkt till det avsnitt du vill.

Avsnitt på denna sida: 

Utveckling av det digitala kretsstödet
Vad är gjort som en del av den digitala kretsstödssatningen?
   Verktyg Första hjälpen Grupper – releasefas
   Vidareutveckling av nya Redy med ny funktionalitet
   Översyn kretsarnas verksamhetsrapportering
   Digital kretsinsamling
   Digital arbetsplats
Framtida system som behöver utredas
Grunden och förutsättningar för digital utveckling
   Digital kompetenshöjning
Frågor och delaktighet

Utveckling av det digitala kretsstödet och kretsarnas involvering

Svenska Röda Korset satsar på det digitala kretsstödet för att utveckla och underlätta verksamhet och engagemang. Satsningen har som ambition att se över, förbättra och utveckla kretsars digitala verktyg samtidigt som vi tar höjd för det Röda Kors vi vill vara i framtiden - där digitaliseringen är en del av hela frivilligheten. Vi vill erbjuda en sammanhållen helhetslösning av digitala verktyg till stöd för att utveckla och underlätta verksamhet och engagemang.
Som en satsning som primärt riktar sig till kretsar och lokalföreningar (RKUF) krävs bred förankring bland frivilliga och förtroendevalda. Därför har det fattats ett beslut om att det alltid ska finns kretsrepresenation vid utveckling av nytt digitalt kretsstöd. Det är också viktigt att hela tiden ha tillgänglig och uppdaterad information om vad som görs, vad som är gjort och vad som är på gång. På denna sidan uppdateras all den utveckling som sker inom det digitala kretsstödet.
Om du vill fördjupa dig inom satsningen och bakgrunden till arbetet, läs bilaga Digitala verktyg krets och frivilliga, pdf finns längst ned på sidan. 

Vad är gjort som en del av den digitala kretsstödssatningen? 

Satsningen som Svenska Röda Korset gör påbörjades redan 2019, med fokus på externwebb, nytt digitalt rekryteringsringsverktyg och nytt intranät. Från 2021 gick satsningen in i en mer intensiv fas med ett större omtag av digitala kretsstödet. 

Hur dessa verktyg hänger ihop med ditt rödakorsuppdrag samt hela översikten av de digitala verktyg som Svenska Röda Korset tillhandahåller eller rekommenderar finns samlat på sidan Översikt digitala verktyg för krets och frivilliga. 

Vad arbetar projektet med nu? 

Nedan presenteras pågående delprojekt. 

Verktyg Första hjälpen Grupper – releasefas  

Arbetet påbörjades under 2022 och innebär att vi ersätter Första hjälpen Grupper Verktyget (fhg.redcross.se) med en nytt verktyg/app som innehåller schemaläggning och mobilanpassad skadderapportering. Appen är en tilläggsmodul till Nya Redy och är anpassad efter verksamhetens behov. Satsningen genomförs för att framtidssäkra systemet och integrera det med den övriga frivilligheten, samt att få synergier i frivilligadministrationen.

Utveckling av skaderapportering och schemaläggningen är gjord och testas under början av 2023 av kretsar som har verksamheten. Appen är i releasefas och kommer lanseras under våren 2023. 

Vidareutveckling av nya Redy med ny funktionalitet  

I planen framåt ligger nu att utveckla de digitala verktygen för kretsar och frivilliga ytterligare med nya Redy som bas.

  • Utskickverktyg (2023)
    • En ny funktion planeras att läggas till i det nya Redy under 2023, som gör det möjligt för kretsar att göra e-postutskick direkt via verktyget till kretsens frivilliga och medlemmar.
  • Schemaläggningsverktyg (2023)
    • Den utveckling av schemaläggningsverktyget som tagits fram till Första Hjälpen grupperna ska under våren 2023 anpassas för att  också kan fungera för andra verksamheters schemaläggning. Först ut att testa kommer vara en krets som har verksamhet Läxhjälp och eller Secondhand.
  • Komplettera basfunktionaliteten genom att lägga in ytterligare data (2023)
    • Möjligt för kretsen att hantera medlemskap, se data över skänkta medel, medlemshantering och förtjänsttecken. Alternativ för att bygga integrationer som hämtar information från t.ex. ReachMee och utbildningsplattform.

Översyn kretsarnas verksamhetsrapportering 

Under 2021–2023 har det gjorts en översyn som analyserar kretsarnas verksamhetsrapportering och dess förbättringsmöjligheter. Översynen tydliggör syftet med rapportering, varför det är viktigt att vi har en nationell rapportering, dess nytta och hur resultaten kommer till användning i Svenska Röda Korsets verksamheter. 

Översynen landade i en rad rekommendationer för hur Svenska Röda Korset kan förändra och förenkla det nuvarande arbetssättet för att åstadkomma en långsiktig och hållbar rapportering. Bland annat rekommenderar översynen att Svenska Röda Korset övergår till mer sällan rapportering, att återkopplingen till krets kring hur resultaten används av tjänsteorganisationen behöver förbättras och identifierar behov av en förenklad användning av resultaten för krets. Därutöver ger utvärderingen även flera medskick för vidare utveckling. Ambition är att förändringar och förenklingarna kommer att påbörjas redan under 2024. 

Ta del av översynen i sin helhet på rednetsidan Om kretsarnas verksamhetsrapportering. På sidan finns även mer information om upplägget för kretsarnas verksamhetsrapportering som det sett ut 2021–2023.  

Teknisk utredning - enkätverktyg

Under hösten 2023 kommer verktyget som kretsarnas verksamhetsrapportering och den ekonomiska kretssammanställningen (EKS) att utredas. Kretsar kommer bjudas in för att delta i utvecklingsarbete. Mer information kommer inom kort.

Digital kretsinsamling 

Under senhösten 2022 fram till februari 2023 har en pilot genomförts med kretsar som driver Röda kors-hus för att testa en ny digital insamlingslösning.  Satsningen har som ambition att hitta och testa nya sätt för kretsar att öka sin insamling och få långsiktig finansiering genom digitala lösningar. Lösningen som har testats är en insamlingssida online. Se exempel här: https://lokalinsamling.rodakorset.se/participant/roda-korsets-hus-i-malmo

Nu utvärderas piloten och utifrån pilotens rekommendationer ska vi under våren titta på denna men även andra lösningar för ändamålet. Det finns ännu inget satt datum eller tidsram för när detta kan komma att rullas ut brett till fler kretsar. Men information kommer löpande läggas ut här. 

Digital arbetsplats

Under 2022–2023 utreds om Svenska Röda Korset kan tillhandahålla en standardiserad Digital arbetsplats till kretsanställda. Det som utreds är huruvida kretsar kan få tillgång till datorer med Office365, en dokumentlagringsyta i Sharepointsite samt ny infrastruktur (nätverk och skrivare, etc.) till sina lokaler. Under våren 2023 testas en lösning på Gotland. Under sommaren 2023 kommer konceptet utvärderas för att paketerastill ett erbjudande som skulle kunna fungera för alla kretsar som har kretsanställda.  

Framtida system som behöver utredas

Nu utvärderas piloten och utifrån pilotens rekommendationer ska vi under våren titta på denna men även andra lösningar för ändamålet. Det finns ännu inget satt datum eller tidsram för när detta kan komma att rullas ut brett till fler kretsar. Men information kommer löpande läggas ut här. Nedan projekt har ej beslutad projektstart.

  • Utveckla en Min sida som samlar information som finns i olika system om en individ och ger individen möjlighet att uppdatera sin egen information. 
    - En första grundversion för att aktivera Rödakorsetkonto finns redan som en del av Rednet. 
  • Kommunikations- och samverkansplattform: Community.
    - Dialogtrådar på Rednet i liten skala är färdigt. Men behöver utredas exakta behov och verktyg. 
  • Utreda verksamhetsplanering (digital krisberedskapsplan, planeringsverktyg m.m.).
    - Inte ett omedelbart behov. 
  • Utreda ekonomi- och lönesystem för krets.
    - I samband med att verktyget för EKS-rapportering utvärderas hösten 2023 och eventuell förbättring av dess rapportering kommer detta vara en aspekt som diskuteras.

Grunden och förutsättningar för digital utveckling

Redan under 2019–2020 togs en översiktlig effektkarta samt fram samt ett förslag på baskoncept för digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Baskonceptet beskriver på vilka grunder och principer som det digitala kretsstödet borde lösas, men uttalar sig inte i detalj om vilka system eller i vilken ordning olika funktioner måste prioriteras. Både effektkartan och denna första version av baskonceptet har tagits fram genom att analysera ett stort material bestående av behovsinsamlingar, utredningar och intervjuer, som frivilliga och förtroendevalda bidragit till och deltagit i. 

Slutsatserna vägleder arbetet framåt för att säkerställa att vi hela tiden jobbar mot den gemensamma målbilden. Planeringen av vad som görs uppdateras löpande som en del av verksamhetsplaneringen utifrån i stunden givna förutsättningar. Information om den aktuella planeringen kommer alltid finnas på denna sida. Läs mer om baskonceptet och principer för den digitala utvecklingen i bilagan Digitala verktyg för krets och frivilliga. Effektkartan kan du läsa mer om i bilagan Effektkarta Röda Korset Frivillighet. 

Digital kompetenshöjning

Digitaliseringen inom Svenska Röda Korset är större än att säkerställa att det blir bra, användarvänliga verktyg som är tydligt förankrade hos krets. En förutsättning för välfungerade system som underlättar kretsars arbete är att det är en god implementering och att långsiktigt stärka den digitala mognaden inom organisationen.

Sedan pandemin 2020 har vi sett en ökad digital mognad, både i samhället och hos oss som organisation. I relation till detta är det viktigt att SRK erbjuder stärkt kompetenshöjning inom de digitala verktygen som tas fram, erbjuder extra stöd vid implementering av verktyg och tydliga instruktioner och manualer. Men det handlar också om att i den övergripande verksamhetsutvecklingen också ta digitaliseringens aspekter, där de stärker varandra. Där paketeringen av de verktyg som organisationen tillhandahåller hjälper frivilliga och förtroendevalda att förstå syftet med verktyget, till vem det riktar sig, vilken kompetens som krävs och hur verktygen hänger ihop med varandra.

Frågor och delaktighet

För dig som är intresserad av dessa frågor finns det alltid möjlighet att bidra och tycka till. Speciellt vid införandet av och utvecklingen av nya verktyg så vill vi alltid ha med slutanvändarna i hela processen, i allt från demos, upphandlingar och olika typer av tester.

Arbetsgruppen som arbetar med denna utvecklingssatsning är chef för digital utveckling, organisationsutvecklare på nationella staben samt projektledare för delprojekten.

Har du frågor eller tankar om satsningen redan är du mycket välkommen att kontakta Åsa Ander, chef för digital utveckling, på asa.ander@redcross.se.

Du är även välkommen att dela med dig av dina tankar i vårt diskussionsforum för utveckling av digitala verktyg.

 

Maria Paulsson

Uppdaterad .

Bilagor

Relaterade artiklar