På den här sidan samlas information om planerad och pågående utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Sidan kan läsas uppifrån och ner eller så kan du klicka på länkarna nedan för att komma direkt till det avsnitt du vill.
Avsnitt på denna sida:
Utveckling av digitala verktyg – en sammanhållen satsning med start 2021
Effektkarta frivillighet och baskoncept framtaget
Kretsar och frivilligas delaktighet i satsningen
Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga - ge ditt medskick!
Vad arbetar projektet med redan nu?
Office 365-erbjudande för kretsar och frivilliga (definition och tydliggörande)
Verktyg för administration av kretsens grunddata och engagerade individer (på sikt ersätta Redy)
Utveckling av digitala verktyg – en sammanhållen satsning med start 2021
Svenska Röda Korset beslutade vid Riksstämman 2019 att genomföra en satsning på digitalisering för att arbeta smartare, bli synligare och för att underlätta verksamhet och engagemang. I linje med detta har det bland annat införts:
- Nytt intranät inklusive kunskapsbank (Rednet 2019)
- Nytt verktyg för digital rekrytering (ReachMee 2019)
- Ny utbildningsportal (2019)
- Möjlighet att hålla videomöten via Microsoft Teams och stöd i att hålla digitala kretsstämmor (2020-2021)
- Nya lokala webbsidor (2020)
- Beslut kring att ersätta verktyget Frivillig (2020) Här kan du läsa mer om ersättandet av verktyget Frivillig samt utvärderingen i sin helhet.
I planen framåt ligger nu att utveckla de digitala verktygen för kretsar och frivilliga ytterligare, speciellt de gemensamma administrativa stödsystemen och verktygen för kommunikation med och mellan frivilliga och medlemmar.
Effektkarta frivillighet och baskoncept framtaget
Svenska Röda Korsets vill erbjuda en sammanhållen helhetslösning av digitala verktyg för att utveckla och underlätta verksamhet och engagemang. Under 2019–20 har det därför tagits fram en översiktlig effektkarta samt ett förslag på baskoncept (kan likställas med förstudie) för digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Baskonceptet beskriver på vilka grunder och principer som det digitala kretsstödet rimligtvis borde lösas, men uttalar sig inte i detalj om vilka system eller i vilken ordning olika funktioner måste prioriteras. Både effektkartan och denna första version av baskonceptet har tagits fram genom att analysera ett stort material bestående av behovsinsamlingar, utredningar och intervjuer, som frivilliga och förtroendevalda bidragit till och deltagit i.
Utifrån detta utkast på baskoncept, samt det faktum att pandemin påskyndat behovet av digitala verktyg ytterligare, initierades i slutet av 2020 en särskild satsning för utveckling och införande av en sammanhållen lösning för digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Satsningen startar 2021 och kommer innefatta delprojekt som styrs utifrån önskade effekter och i enlighet med föreslaget baskoncept.
Du hittar Effektkarta frivillighet under "Bilagor".
Kretsar och frivilligas delaktighet i satsningen
För dig som är intresserad av dessa frågor kommer det finnas många möjlighet att bidra och tycka till. Läs mer nedan om hur du just nu kan delta i arbetet. Har du frågor eller tankar om satsningen redan är du mycket välkommen att kontakta Anna Holm, Verksamhetsutvecklare för kretsens digitala verktyg på anna.holm@redcross.se, eller Åsa Ander, Projektledare, på asa.ander@redcross.se.
Läs mer nedan om vad projektet redan nu börjat titta på och där din delaktighet önskas!
Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga - ge ditt medskick!
Nästa steg i stort är att fastställa en övergripande handlingsplan för att styra utvecklingen framåt. Den kommer bygga på det arbete som gjorts så här långt och lyfta upp både effektmålen och baskonceptet. Att ta fram en handlingsplan är också i linje med beslut på Riksstämman i maj. Vi vill gärna ha ditt medskick i detta arbete!
Ge ditt medskick till handlingsplanen
Handlingsplanen är tänkt att beskriva en målbild för hur det digitala stödet till kretsar och frivilliga bör utvecklas över tid och de aktiviteter som behöver genomföras för att nå dit. Är du intresserad av att påverka innehållet?
För att samla in medskick på ett effektivt sätt har ett formulär satts upp. Formuläret innehåller både inledande texter samt ett antal frågeställningar gällande områdena:
- Effektmålen i effektkartan
- Utgångspunkterna i baskonceptet
- Vägledande principer i baskonceptet
- Behov- och aktivitetslista
- Involvering och kommunikation
Du hittar formuläret här: Formulär Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga - medskick
Tips! Om du vill ha formuläret och dess texter utskrivna bredvid dig när du fyller i formuläret finns det nedsparat som pdf under "Bilagor" på denna sida.
Öppet samtal i höst kring digitalisering generellt och handlingsplanen specifikt
När vi sammanställt input och kommit ett steg längre kommer vi dela ett utkast på handlingsplanen och bjuda in till ett samtal där alla intresserade kan ställa frågor och diskutera.
Vad arbetar projektet med redan nu?
Exakt vilka saker som ska prioriteras och i vilken ordning är inte beslutat (se mer info om detta under Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga) . Men redan nu i uppstartsskedet har en del delprojekt påbörjats för att lägga grunden framåt. Det är dels att definiera och tydliggöra Office 365-erbjudandet för kretsar och frivilliga, samt förberedelser för att genomföra en konceptstudie för att på sikt ersätta Redy. Läs mer om detta nedan!
Office 365-erbjudande för kretsar och frivilliga (definition och tydliggörande)
När coronapandemin slog till stod det klart att många kretsar behövde ställa om och utföra sina uppdrag och verksamheter på distans, genom digitala verktyg. Behovet av att till exempel kunna få tillgång till ett verktyg för videomöte blev uppenbart och ett paket för att genomföra kretsstämmorna digitalt togs också fram. I och med att det sedan tidigare varit möjligt för kretsar och förtroendevalda att få en redcross-mejl så var det naturligt att lägga på funktionalitet på dessa konton för att kunna hålla digitala möten, i praktiken genom att aktivera olika verktyg (exempelvis tillgång till Teams) ur Microsofts Office 365-paket.
I dagsläget skiljer det sig åt vad ett konto/en användare får för behörighet i Office 365, det vill säga vilka funktioner en får tillgång till, beroende på om en har en personlig redcross-mejladress eller en så kallad funktionsadress/opersonlig mejladress.
I takt med att pandemin fortsätter och allt fler verksamheter bedrivs digitalt behöver Svenska Röda Korset följa med i den utvecklingen. Med en ökad digitalisering skapas allt fler användare i Office 365 och efterfrågan på ytterligare funktionalitet i verktyget ökar. Men det blir också viktigt att standardisera administrationen för att säkerställa informations- och IT-säkerheten i organisationen. Därför genomförs nu en utredning för att förstå behoven och utreda vem som behöver vilken behörighet. Ambitionen framåt skulle vara ett mer standardiserat Microsoft Office365-paket till alla användare, men fortfarande enbart webbversionen, samt att effektivisera rutinerna för hur man får tillgång.
Vill du vara med i arbetet kring att tydliggöra Office 365-erbjudandet för kretsar och frivilliga?
Vi vill gärna intervjua och bjuda in till uppföljande, gemensamma, samtal för att stämma av hur vi, med utgångspunkt i Microsoft standardlösning, ska ställa in systemet så att det ska fungera bäst för att stötta just dig. Vad inom Office365-paketet ska SRK erbjuda kretsar och frivilliga, och vilken typ av funktionalitet ska vara kopplad till vilken typ av redcross- mejladress? Hur använder du din redcross-mejladress och övriga funktioner (exempelvis Teams) idag, och hur skulle du vilja jobba framåt?
Alla är välkomna men vi söker särskild input från dig som är:
- Frivilligledare som bedrivit någon av verksamheterna anhörigstöd, läxhjälp, träna svenska eller anhörigstöd online eller på distans. Du har en redcross- mejladress som också har behörighet till Officepaketet (exempelvis Teams).
- En förtroendevald som har en funktionsmejl (en ordförandemejl till exempel), men inte behörighet till Officepaketets verktyg (exempelvis Teams) och därför behövt skaffa en till redcross-mejl för att få tillgång till Officepaketet.
- En frivillig i en verksamhet, som också har ett uppdrag som förtroendevald.
- En kretsanställd, som har behov av Officepaketet eller som kanske redan har det.
- Verksamhetsansvarig inom Second hand-verksamheten
- En krets som inte har kommit igång med digital verksamhet, men som har behov att komma igång.
Du som anmäler dig kommer bli kontaktad för en intervju på ungefär 30 minuter mellan vecka 16-18 (19 april – 7 maj). Det kan även bli aktuellt med gemensamma uppföljande samtal på ungefär 1-2 timmar under vecka 17 eller 18 (26 april – 7 maj). Räkna med att hela insatsen kommer ta max 3 timmar.
Har du frågor kontakta Anna Vigdis Gustavsson, Verksamhetsutvecklare kretsens digitala verktyg, på anna.vigdis.gustavsson@redcross.se
Verktyg för administration av kretsens grunddata och engagerade individer (på sikt ersätta Redy)
Projektet har redan nu – utifrån arbetet med effektkarta och baskoncept för digitala verktyg för kretsar och frivilliga - identifierat att en robust datagrund är utgångspunkten för att arbeta smartare, bli synligare och för att underlätta verksamhet och engagemang. Utan tillförlitlig, uppdaterad och korrekt data om kretsen, vilka individer som är engagerade i kretsen (förtroendevalda, frivilliga, medlemmar, anställda), samt kretsen eller rödakorsgruppens verksamheter, är det svårt att bedriva effektiv och ändamålsenlig verksamhet. Likaså är det en grundförutsättning för införandet och användning av andra smarta verktyg.
Idag har Svenska Röda Korset ingen sammanhållen lösning för kretsens administration av grunddata, verksamheter och engagerade individer. I verktyget Redy kan idag viss data om kretsen och Mötesplatser/Second-handbutiker administreras, samt medlemskap och uppdrag av typen förtroendevald, förtroendeuppdrag och kretsanställd. I verktyget Frivillig däremot administreras övriga verksamheter och uppdrag av typen frivilligledare och frivillig. Utöver detta gör kretsen rapportering av ekonomi och verksamhet i andra verktyg.
För att förenkla kretsens administration av grunddata kopplade till kretsen, dess verksamheter och individer och förbättra kvaliteten på den data som registreras har projektet nu initierat en process för att titta på system som på sikt skulle kunna förenkla administrationen och ersätta verktyget Redy (och eventuellt delar av Frivillig). Inga beslut har fattats, utan detta ska ses som en lärandeprocess där vi tittar på vilka verktyg som finns på marknaden för ändamålet och som skulle kunna passa oss. Vilket Redy skulle passa vår tids Röda Korset?
Vill du vara med i uppstartsarbetet kring nytt verktyg för administration av kretsens grunddata och engagerade individer (på sikt ersätta Redy)?
Vi söker dig som skulle vilja titta på system som på sikt skulle kunna ersätta verktyget Redy (och eventuellt delar av Frivillig). Inga beslut har fattats, utan detta ska se som en lärandeprocess där vi tittar på vilka verktyg som finns på marknaden för ändamålet och som skulle kunna passa oss. Vilket Redy skulle passa vår tids Röda Korset?
Upplägget vi söker kretsar och frivilliga deltagare till ser ut som följer:
- Visning (demo) den 16 april alternativt titta på inspelad version i efterhand. Ett antal leverantörer kommer presentera för oss vad de har att erbjuda. De olika visningarna den 16 april täcker en hel dag. Det går också precis lika bra att titta på en inspelad version i efterhand.
- Workshop 22 april 18.00 - 20.00. Här utvärderar vi gemensamt de visningar vi har sett. Innan workshoppen behöver du ha sett inspelningen från visningarna den 16 april, alternativt deltagit vid själva visningen.
- Test av det system som väljs för konceptvalidering. Det är under konceptvalideringen som vi kan logga in själva och testa lösningen. Konceptvalideringen kommer att genomföras någon gång mellan maj och augusti och pågå under cirka 3 veckor, mer exakta datum kommer.
Observera att den lösning vi väljer att testa i en konceptvalidering inte behöver vara den vi väljer att använda långsiktigt.
Projektledningen kommer utifrån intresseanmälningarna att göra ett urval som representerar kretsars mångfald på bästa sätt. Du får sedan mer information om upplägget och vad vi förväntas göra.
Alla är välkomna att anmäla sitt intresse och vi söker särskilt dig som:
- Är aktiv i en kretsstyrelse (kanske har du ändrings- eller läsbehörighet i Redy idag?)
- Är medlemsansvarig i kretsen
- Är den som brukar göra mycket registerarbete i kretsen
- Är frivilligledare och exempelvis ser ett behov av register över vilka frivilliga som är aktiva i din verksamhet
- Är den som brukar lägga in frivilliga och frivilligledare i verktyget Frivillig
- Är webbredaktör och ansvarig för att uppdatera kretsens verksamheter
- Är den som brukar gör utskick med mera till kretsens medlemmar
- Är ansvarig för kretsens second hand-butik
- Är den som brukar rapportera in data gällande kretsens verksamheter till SRK, samarbetspartners med mera
- Är bra på att se lösningar som skulle kunna underlätta verksamhet och engagemang
- Är regionråd och vill kunna ta del av information om flera kretsar och rödakorsgrupper
Har du frågor kontakta Anna Holm, Verksamhetsutvecklare kretsens digitala verktyg på anna.holm@redcross.se.
Frågor och tankar om satsningen på digitala verktyg för kretsar och frivilliga
Har du frågor eller tankar om satsningen på digitala verktyg för kretsar och frivilliga redan är du mycket välkommen att kontakta Anna Holm, Verksamhetsutvecklare för kretsens digitala verktyg, på anna.holm@redcross se, eller Åsa Ander, Projektledare, på asa.ander@redcross.se.
Uppdaterad .