På den här sidan samlas information om planerad och pågående utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Sidan kan läsas uppifrån och ner eller så kan du klicka på länkarna nedan för att komma direkt till det avsnitt du vill.
Avsnitt på denna sida:
Utveckling av digitala verktyg – en sammanhållen satsning med start 2021
Effektkarta frivillighet och baskoncept framtaget
Kretsar och frivilligas delaktighet i satsningen
Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga - ge ditt medskick!
Vad arbetar projektet med redan nu?
Nytt verktyg för administration av kretsens grunddata och engagerade individer (ersätter Redy)
Office 365-erbjudande för kretsar och frivilliga
Utredning kretsarnas verksamhetsrapportering
Utveckling av digitala verktyg – en sammanhållen satsning med start 2021
Svenska Röda Korset beslutade vid Riksstämman 2019 att genomföra en satsning på digitalisering för att arbeta smartare, bli synligare och för att underlätta verksamhet och engagemang. I linje med detta har det bland annat införts:
- Nytt intranät inklusive kunskapsbank (Rednet 2019)
- Nytt verktyg för digital rekrytering (ReachMee 2019)
- Ny utbildningsportal (2019)
- Möjlighet att hålla videomöten via Microsoft Teams och stöd i att hålla digitala kretsstämmor (2020-2021)
- Nya lokala webbsidor (2020)
- Beslut kring att ersätta verktyget Frivillig (2020) Här kan du läsa mer om ersättandet av verktyget Frivillig samt utvärderingen i sin helhet.
En översikt för alla digitala verktyg som erbjuds kretsar hittar du i Kunskapsbanken - Digitala verktyg för kretsar och frivilliga - översikt.
I planen framåt ligger nu att utveckla de digitala verktygen för kretsar och frivilliga ytterligare, speciellt de gemensamma administrativa stödsystemen och verktygen för kommunikation med och mellan frivilliga och medlemmar.
Effektkarta frivillighet och baskoncept framtaget
Svenska Röda Korsets vill erbjuda en sammanhållen helhetslösning av digitala verktyg för att utveckla och underlätta verksamhet och engagemang. Under 2019–20 har det därför tagits fram en översiktlig effektkarta samt ett förslag på baskoncept (kan likställas med förstudie) för digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Baskonceptet beskriver på vilka grunder och principer som det digitala kretsstödet rimligtvis borde lösas, men uttalar sig inte i detalj om vilka system eller i vilken ordning olika funktioner måste prioriteras. Både effektkartan och denna första version av baskonceptet har tagits fram genom att analysera ett stort material bestående av behovsinsamlingar, utredningar och intervjuer, som frivilliga och förtroendevalda bidragit till och deltagit i.
Utifrån detta utkast på baskoncept, samt det faktum att pandemin påskyndat behovet av digitala verktyg ytterligare, initierades i slutet av 2020 en särskild satsning för utveckling och införande av en sammanhållen lösning för digitala verktyg för kretsar och frivilliga. Satsningen startar 2021 och kommer innefatta delprojekt som styrs utifrån önskade effekter och i enlighet med föreslaget baskoncept.
Du hittar en första version av baskonceptet samt Effektkarta frivillighet under "Bilagor".
Kretsar och frivilligas delaktighet i satsningen
För dig som är intresserad av dessa frågor kommer det finnas många möjlighet att bidra och tycka till. Läs mer nedan om hur du just nu kan delta i arbetet. Har du frågor eller tankar om satsningen redan är du mycket välkommen att kontakta Åsa Ander, Projektledare, på asa.ander@redcross.se.
Läs mer nedan om vad projektet redan nu börjat titta på och där din delaktighet önskas!
Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga - ge ditt medskick!
Nästa steg i stort är att fastställa en övergripande handlingsplan för att styra utvecklingen framåt. Den kommer bygga på det arbete som gjorts så här långt och lyfta upp både effektmålen och baskonceptet. Att ta fram en handlingsplan är också i linje med beslut på Riksstämman i maj. Vi vill gärna ha ditt medskick i detta arbete!
Ge ditt medskick till handlingsplanen
Handlingsplanen är tänkt att beskriva en målbild för hur det digitala stödet till kretsar och frivilliga bör utvecklas över tid och de aktiviteter som behöver genomföras för att nå dit. Är du intresserad av att påverka innehållet?
För att samla in medskick på ett effektivt sätt har ett formulär satts upp. Formuläret innehåller både inledande texter samt ett antal frågeställningar gällande områdena:
- Effektmålen i effektkartan
- Utgångspunkterna i baskonceptet
- Vägledande principer i baskonceptet
- Behov- och aktivitetslista
- Involvering och kommunikation
Du hittar formuläret här: Formulär Handlingsplan för utveckling av digitala verktyg för kretsar och frivilliga - medskick
Tips! Om du vill ha formuläret och dess texter utskrivna bredvid dig när du fyller i formuläret finns det nedsparat som pdf under "Bilagor" på denna sida.
Öppet samtal kring digitalisering generellt och handlingsplanen specifikt
När vi sammanställt input och kommit ett steg längre kommer vi dela ett utkast på handlingsplanen och bjuda in till ett samtal där alla intresserade kan ställa frågor och diskutera.
Vad arbetar projektet med redan nu?
Nytt verktyg för administration av kretsens grunddata och engagerade individer (ersätter Redy)
Bakgrund
Projektet har – utifrån arbetet med effektkarta och baskoncept för digitala verktyg för kretsar och frivilliga - identifierat att en robust datagrund är utgångspunkten för att arbeta smartare, bli synligare och för att underlätta verksamhet och engagemang. Utan tillförlitlig, uppdaterad och korrekt data om kretsen, vilka individer som är engagerade i kretsen (förtroendevalda, frivilliga, medlemmar, anställda), samt kretsen eller rödakorsgruppens verksamheter, är det svårt att bedriva effektiv och ändamålsenlig verksamhet. Likaså är det en grundförutsättning för införandet och användning av andra smarta verktyg.
Idag har Svenska Röda Korset ingen sammanhållen lösning för kretsens administration av grunddata, verksamheter och engagerade individer. I verktyget Redy kan idag viss data om kretsen och Mötesplatser/Second-handbutiker administreras, samt medlemskap och uppdrag av typen förtroendevald, förtroendeuppdrag och kretsanställd. I verktyget Frivillig som avvecklades 2021 kunde verksamhet administreras och uppdrag av typen frivilligledare och frivillig adminsitreras. Utöver detta gör kretsen rapportering av ekonomi och verksamhet i andra verktyg.
Nya Redy och arbetsgången
Under våren 2022 har vi testat en prototyp av ett verktyg i en så kallad konceptvalidering. Detta för att lära oss mer om vad det är vi verkligen behöver och vad det är vi ska kunna göra i verktyget. En ovärderlig referensgrupp bestående av representanter från kretsar i Växjö, Eskilstuna, Tomelilla, Linköping, Bjurholm – Nordmaling, Malmö, Ystad, Helsingborg, Järfälla, Svenljunga, Eskilstuna, och Solna har deltagit både i test och utvärdering av prototypen samt i upphandling av leverantör. Likaså har RKUF deltagit i arbetet. Efter en gedigen upphandlingsprocess valdes lundaföretaget Lime CRM Technologies som leverantör av ett nytt Redy.
Under sommaren har två kretsar - Malmö och Bjurholm/Nordmaling - använt den färdiga versionen av verktyget “på riktigt”, i sin dagliga verksamhet.
Under hösten har projektgruppen ihärdigt arbetat med att dels förbättra lösningen utifrån kretsarnas feedback, men också att alla integrationer som byggts till andra IT-system ska fungera felfritt. Att integrationerna fungerar felfritt är en förutsättning för att skapa en sammanhållen lösning för kretsen - där medlemmar, frivilliga och verksamheter kan hanteras i en och samma lösning, så långt det bara går.
Nu i november kunde vi äntligen meddela att vi är igång på riktigt och har 17 kretsar som är inne och testkör det färdiga verktyget. Nu ser vi framemot den stora lanseringen när vi öppnar verktyget för alla kretsar, som kommer ske under januari. Så gör er redo att börja använda Redy!
Vad kommer jag kunna göra i nya Redy?
Nya Redy är ett nytt administrationsverktyg för kretsar och förtroendevalda där information om medlemmar, verksamhet och frivilliga hittas på ett och samma ställe.
- Spara grundläggande information om kretsen och eventuella rödakorsgrupper, såsom adress, telefonnummer och kontaktperson.
- Registrera, uppdatera och ha en överblick över vilka som sitter i styrelsen, har ett särskilt förtroendeuppdrag, eller är anställda inom kretsen/lokalföreningen.
- Administrera kretsen/lokalföreningens och eventuella rödakorsgruppers verksamheter, och vilka frivilliga som är engagerade i dessa.
- Medlemshantering
- Få tillgång till listor och statistik, exempelvis kring kretsen medlemmar och frivilliga. Som kommer göra det enklare för kretsen att exempelvis verksamhetsrapporter.
- Ladda upp dokument såsom styrelseprotokoll.
Under 2023 kommer det vara möjligt att göra e-postutskick via verktyget till kretsens frivilliga och medlemmar. Läsa gärna mer om Redy-arbetet här.
Läs mer om arbetet med att ersätta Redy här: Get ready - för nytt Redy 2021/2022
Behöver kretsen stöd att administrera verksamheten under tiden? Läs mer i guiden för att få stöd att bedriva verksamhet på distans.
Office 365-erbjudande för kretsar/frivilliga samt för dig som är kretsanställd
Allt fler verksamheter eller delar av föreningsarbetet bedrivs digitalt och Svenska Röda Korset behöver följa med i den utvecklingen. Därför har en utredning genomförts tillsammans med kretsrepresentanter för att förstå behoven och utreda vem som behöver vilken behörighet.
Från och med 2022 erbjuds nu webbversionen av Office 365-paketet till dig som är förtroendevald, kretsanställd eller frivilligledare. Det är även vid behov möjligt för frivilliga att få ta del av Office 365-paketet, men i de flesta verksamheter ser vi inget behov av detta utan rekommenderar att en gemensam verksamhetsmejl-adress används istället. Läs mer om Office 365-paketet
För att få tillgång till paketet behöver du först beställa en redcross-mejladress (personlig eller funktionsadress) och därefter får du tillgång till standardpaketet. Läs hur du får beställer en redcross-mejladress.
Vad som nu utreds är ett standardiserat koncept för den digitala arbetsplatsen för dig som är kretsanställd.
Utredning kretsarnas verksamhetsrapportering
Under 2022-2023 ska det långsiktiga upplägget för verksamhetsrapporteringen utredas. Utredningen kommer bestå av två delar 1) upplägg och 2) verktyget/teknikerna. Inom båda delarna av utredningen kommer givetvis kretsar inkluderas.
Under hösten 2022 har utredningen av kretsarnas verksamhetsrapportering gått in i en mer intensiv fas. Fokus för utredningen är att undersöka vad som fungerar bra och vad som kan bli bättre i upplägget för kretsarnas verksamhetsrapportering baserat på hur det sett ut 2021 – 2022. Förhoppningen är att förtydliga och förbättra Svenska Röda Korsets arbetssätt kring verksamhetsrapporteringen baserat på utredningens slutsatser. Vi tackar de 25 kretsar som redan lämnat sin input och de kretsar som nu tar sig tid att delta på djupintervjuer som vi hoppas ska komplettera underlaget.
Läs mer om hur upplägget för verksamhetsrapporteringen ser ut 2021-2022.
Frågor och tankar om satsningen på digitala verktyg för kretsar och frivilliga
Har du frågor eller tankar om satsningen på digitala verktyg för kretsar och frivilliga redan är du mycket välkommen att kontakta Åsa Ander, Projektledare, på asa.ander@redcross.se.
Uppdaterad .