Vårt primära verktyg för att hålla digitala möten inom Röda Korset är Teams. I ett Teamsmöte kan du ha upp till 1.000 interna och externa deltagare och visa 49 kamerabilder (7 x 7).
Ska du exempelvis hålla ett seminarium där du vill använda en eller flera kameror och presentationer men inte behöver se eller höra deltagarna så använder vi Teams Live Event där man kan ha upp till 20.000 interna och externa deltagare samt en Q&A där deltagarna kan ställa frågor under mötet. Räcker inte 20.000 så kan IT beställa en temporär utökning till 100.000 deltagare.
Du hittar manualen i löpande text nedan eller så klickar du på respektive avsnittsrubrik som tar dig till avsnittet du vill läsa mer om.
Observera att bilderna i denna instruktion kommer från hur det ser ut när man kör Teamsappen på en PC med Windows 10. Kör du Teams på en annan dator, mobil eller platta så kan det se lite annorlunda ut.
Ladda ned Teamsappen
Bjud in till ett Teamsmöte
Anslut till ett Teamsmöte
Kontrollera ljud INNAN ett Teamsmöte
Kontrollera ljud UNDER ett Teamsmöte
Hur vill du se deltagarna?
Begär ordet
Chatta
Dela skärm
Använd grupprum (breakout-rooms)
Skapa grupprum
Byt namn på grupprum
Lägg till fler grupprum
Flytta deltagare till annat grupprum
Öppna grupprum
Skicka meddelande till alla grupprum
Anslut till ett grupprum
Vanliga frågor och svar
Ladda ned Teamsappen
För bästa upplevelse av ett Teamsmöte så rekommenderar vi att du laddar ner Teamsappen till din dator, mobil eller platta. Teamsappen är gratis och du behöver inget konto eller Teamslicens för att delta i ett möte. Det är bara den som bjuder in till möte som behöver en personlig @redcross.se-mejl och tillhörande Teamslicens. Mer info om personlig @redcross.se-mejl finner du här.
Du laddar ner Teamsappen till din enhet via denna sida: https://aka.ms/getteams
Har du inte möjlighet att ladda ner Teamsappen till din dator så kan du använda Microsofts webbläsare Edge eller Googles webbläsare Chrome. Observera att du inte kommer få tillgång till alla funktioner som finns i Teams om du använder en webbläsare. Viktigt också att du har installerat senaste versionen av någon av dessa webbläsare. Du hittar senaste versionerna här:
- Microsoft Edge -- https://www.microsoft.com/edge
- Google Chrome -- https://www.google.com/chrome
Bjud in till ett Teamsmöte
För att kunna bjuda in till Teamsmöten behöver du en Teamslicens. Deltagare behöver dock ingen Teamslicens. En Teamslicens ingår om du har en personlig @redcross.se-mejl. Mer info om personlig @redcross.se-mejl finner du här.
1. Logga in på din redcross-mejl genom att surfa till outlook.office.com och logga in med din personliga mejladress.
2. Klicka på Kalender (1)
3. Klicka på Ny händelse (1)
4. Fyll i information om mötet enligt nedan och klicka sedan på Skicka (9)
(1) Lägg till rubrik – rubrik för mötet, t.ex. Styrelsemöte
(2) Bjud in deltagare – skriv in mejladresser till de som ska vara med på mötet. Man behöver inte ha en Teamslicens för att delta i ett möte. Har du en lista med mejladresser så kan du klistra in flera adresser på en gång genom att separera adresserna med semikolon (t.ex. ben@ben.com; conny@con.se; dan@danny.se)
(3) Tidpunkt – Datum och klockslag för start och slut för mötet
(4) Upprepa – om det är ett återkommande möte välj då intervall här
(5) Sök efter ett rum eller en plats – är mötet fysiskt så skriv in adress till lokalen
(6) Lägg till onlinemöte – Klicka på Team-möte
(7) Lägg till en beskrivning eller bifoga dokument – information om mötet (t.ex. dagordning)
(8) Gem – Bifoga filer till möteskallelsen
(9) Skicka – Kicka på Skicka för att skicka iväg mötesbokningen
5. Mötet syns nu i din kalender (1) och deltagarna till mötet har fått en inbjudan via e-post. Som standard så kan alla komma in i mötet utan att den som har bjudit in till mötet har anslutit. Alla deltagare kan också som standard presentera under mötet. Vill du ändra på detta eller på tiden för mötet så dubbelklicka på mötet för att öppna upp mötesinbjudan.
6. Mötesinbjudan öppnas. Klicka på Mötesalternativ (1).
7. Din webbläsare öppnas och nedanstående sida kommer upp. Här kan du ställa in om personer utan @redcross.se-adress ska komma direkt in i mötet eller hamna i lobbyn (1). Du kan också ställa in vem som får presentera i mötet (2). Med ”Personer i min organisation” så menas personer som har en @redcross.se-adress. Spara inställningarna genom att klicka på Spara (3).
Anslut till ett Teamsmöte
För att ansluta till ett Teamsmöte så ska du klicka på Klicka här för att delta i mötet. (1) som du hittar längst ner i det mejl som du fick inbjudan till mötet i.
Får du upp en inloggningsruta likt nedan så ska du klicka på Logga in och anslut (1) om du har en personlig @redcross.se-adress. I rutan som sedan kommer upp ska du skriva in din personliga @redcross.se-adress och ditt lösenord (samma som du använder för att logga in på din redcross-mejl).
Har du ingen personlig @redcross.se-adress så ska du klicka på Anslut till möte (2). Fyll i ditt för och efternamn (3) och klicka sedan på Anslut till möte (4).
När du deltar i ett Teamsmöte kan ditt namn, din e-postadress och/eller ditt telefonnummer vara synligt för andra deltagare i Teamsmötet. Genom att ansluta till mötet så samtycker du till detta.
Här nedan, under bilagor, finns mer detaljerade guider för de olika enheterna som stöds av Teams.
Kontrollera ljud INNAN ett Teamsmöte
Innan du ansluter till mötet så får du några olika val för ljudet i mötet. Kontrollera att de är inställda som du önskar.
- Klicka på Datorljud (1) för att använda enhetens högtalare och mikrofon.
- Klicka på Telefonljud (2) om du vill använda en en vanlig telefon som högtalare och mikrofon.
- Rumsljud (3) används idag inte inom SRK.
- Klicka på Använd inte ljud (4) om du bara vill lyssna och inte prata
- Vill du ansluta till mötet med din mikrofon avstängd så klickar du bredvid mikrofonen (5). Du kan slå på mikrofonen igen när du är inne i mötet.
- Vill du ansluta till mötet med din kamera avstängd så klickar du bredvid kameran (6). Du kan slå på kameran igen när du är inne i mötet.
- Har du fler kameror, högtalare och mikrofoner inkopplade till din enhet så kan du klicka på kugghjulet (7) för att byta till den bild- eller ljudenhet som du vill använda.
- Vill du lägga på en bakgrund eller sudda ut din bakgrund så klicka på Bakgrundsfilter (8) och välj bland färdiga bakgrunder eller ladda upp en egen bakgrund.
- När du är nöjd så klickar du på Anslut nu.
Kontrollera ljud UNDER ett Teamsmöte
Får du problem med högtalare, mikrofon eller kamera under mötet kontrollera då att rätt utrustning är ansluten genom att klicka på de tre prickarna (1) i Teams menyfält och välja Enhetsinställningar (2). Där kan du sedan kontrollera och ändra så att det är rätt högtalare (3), mikrofon (4) och kamera (5).
Hur vill du se deltagarna?
Klicka på de tre prickarna i Teams menyfält och välj sedan:
- Galleri (1) för att se 3 x 3 kamerabilder (detta är standardläget).
- Stort galleri (2) för att se 7 x 7 kamerabilder (detta alternativ är tillgängligt när man är 10 eller fler personer i mötet).
- Läget tillsammans (3) för att placera deltagarna i en virtuell miljö, t.ex. en aula eller ett café. Detta är ett bra sätt att fokusera på personerna man pratar med och få en känsla att man sitter tillsammans och inte i enskilda boxar med olika bakgrunder.
Begär ordet
Klicka på handen (1) för att begära ordet. Den som räcker upp handen får en gul ram runt sin video en kort stund och siffran bredvid deltagarikonen (2) visar hur många som har räckt upp handen.
Klicka på deltagarikonen (2) för att få fram deltagarlistan på alla som är med i mötet (3). Listan sorteras i den ordning som deltagarna räcker upp handen så man hela tiden får en korrekt talarlista.
Klicka på handen (1) en gång till för att ta ned handen.
Chatta
Vill du skriva ett meddelande till de övriga deltagarna i mötet så använder du chatten. Du når chatten genom att klicka på pratbubblan (1).
I textrutan (2) skriver du ditt meddelande.
Under den rutan finns ett antal symboler (3). Med dessa kan du ändra formatering på din text, prioritera hur viktigt ditt meddelande är, bifoga en fil, en emoji eller en gif.
När du har gjort klart ditt meddelande klickar du på pilen (4) för att skicka iväg meddelandet.
Det går inte att skicka meddelande till enskilda deltagare, allt som skrivs kan läsas av alla.
Dela skärm
Klicka på de delaikonen (1) i Teams menyfält och välj sedan:
Skrivbord (2) – denna använder du om du vill dela ut hela din skärm. Har du två skärmar inkopplade till din dator så kommer du se Screen #1 och Screen #2. Klicka då på den skärm du vill dela ut.
Fönster (3) – Här ser du alla fönster/program som du har öppna på din dator. Vill du inte dela ut hela skrivbordet så klickar du på det fönster/program som du vill dela ut.
PowerPoint (4) – Här ser du de senaste PowerPointfilerna som du har haft öppna (från OneDrive eller SharePoint). Du kan också klicka på Bläddra för att öppna andra PowerPointfiler.
Whiteboard (5) – Klicka på Microsoft Whiteboard i fall du vill skapa en digital whiteboard där alla i mötet kan samarbeta med Post-it lappar, rita m.m. som på en vanlig fysisk whiteboard.
Inkludera systemljud (6) – Om du vill dela ut en film med ljud (t.ex. om du vill visa en film på Youtube) så glöm inte att bocka i denna ruta annars kommer de övriga deltagarna inte att kunna höra ljudet i filmen.
(7) – en röd ram visas runt det som du delar
Ge kontroll (8) – vill du att någon annan deltagare ska ta över det du presenterar och kunna styra musen och tangentbordet så välj deltagarens namn i listan.
(9) – här kan du slå på/av ljudet för det du delar
Sluta presentera (10) – klicka här när du vill sluta dela
Använd grupprum (Breakout rooms)
Är man många deltagare i ett Teamsmöte så kan det ibland vara bra att dela in deltagarna i mindre grupper för enskilda diskussioner. I Teams finns funktionen grupprum som gör just detta.
Observera att det för närvarande finns några begränsningar i nuvarande version av Teams gällande grupprum (det kommer ändras i kommande versioner):
- Det är endast den som har bjudit in till mötet som kan skapa, öppna/stänga samt hoppa mellan grupprum.
- Det är endast möjligt att skapa grupprum från Teamsappen som körs på en PC eller en Mac. Deltagarna kan dock delta från valfri supporterad enhet och grupprummet fungerar på precis samma sätt som ett vanligt möte med alla dess funktioner.
Skapa grupprum
- För att komma åt grupprumsfunktionerna så ska du klicka på grupprumsikonen (1).
- Välj hur många grupprum du vill skapa (1). Välj om indelningen ska bli Automatiskt (2), alltså en slumpmässig indelning av deltagarna, eller Manuellt (3) där man själv väljer vilka specifika personer som ska delas in i specifika rum. Klicka sedan på Skapa rummet (4)
- Om du valde Automatiskt så tilldelas deltagarna ett slumpmässigt grupprum när grupprummen öppnas. Om du valde Manuellt så följer du stegen nedan.
- Klicka på Tilldela deltagare (1). Välj de personer som ska delas in i ett specifikt grupprum genom att markera rutorna bredvid deras namn (2).
Klicka på Tilldela (3) och välj sedan från listan vilket grupprum som deltagarna ska delta i.
Upprepa stegen ovan tills alla deltagare har tilldelats ett rum.
Byt namn på grupprum
- För att byta namn på ett grupprum så ska du klicka på de tre punkterna efter grupprummet (1) och sedan klicka på Byt namn på rum
- Skriv in det nya namnet på rummet (1) och klicka på Byt namn på rum (2).
Lägg till fler grupprum
För att lägga till ytterligare rum klicka på Lägg till rum (1). Ett nytt rum skapas automatiskt (2). För att byta namn på grupprummet, se instruktionen Byt namn på grupprum här ovanför.
Flytta deltagare till annat grupprum
Klicka på grupprummet (1) där deltagaren som du vill flytta befinner sig. I listan (2) över deltagarna i grupprummet så markerar du den eller de personer som ska flytta. Klicka sedan på Tilldela (3) och välj i listan det grupprum som de ska flytta till.
Observera att det för närvarande endast är möjligt att flytta deltagare mellan grupprum så länge grupprummen är stängda.
Öppna grupprum
Deltagarna flyttas som standard till sina tilldelade grupprum när du öppnar grupprummet. Om du vill öppna alla grupprum samtidigt klickar du på Starta rummet (1). Om du vill öppna ett specifikt rum håller du musen över STÄNGD (2) bredvid det grupprum som du vill öppna och klickar på de tre prickarna som kommer fram. I menyn väljer du sedan Öppna rum. Du kan öppna och stänga grupprummen flera gånger under ett möte.
Skicka meddelande till alla grupprum
För att skicka ett meddelande till alla grupprum, t.ex. att tiden snart är slut, nya diskussionsfrågor eller liknande så ska du klicka på de tre prickarna (1) och därefter på Gör ett tillkännagivande (2) i menyn.
Skriv in ditt meddelande (3) och klicka på Skicka (4). Deltagarna får nu ditt meddelande i grupprummets chatt.
Anslut till ett grupprum
Om du själv vill delta i något av grupprummen så ska du hålla musen över ÖPPNA (1) bredvid det grupprum som du vill delta i och klickar på de tre prickarna som kommer fram. I menyn väljer du sedan Anslut till rum.
När du är inne i grupprummet och vill gå tillbaka till huvudmötet så klickar du på Retur (2).
Stänga grupprum
När du stänger grupprummen så kommer deltagarna tillbaka till huvudmötet. Om du vill stänga alla grupprum klickar du på Stäng rummet (1). Om du vill stänga ett specifikt rum håller du musen över ÖPPNA (2) bredvid det grupprum som du vill stänga och klickar på de tre prickarna som kommer fram. I menyn väljer du sedan Stäng rum. Du kan öppna och stänga grupprummen flera gånger under ett möte.
Återskapa grupprum från grunden
Vill du ta bort alla befintliga grupprum och börja om från början med nya grupprum och automatisk eller manuell indelning så kan du återskapa grupprum från grunden. Alla befintliga grupprum måste vara stängda. Är de inte stängda, se instruktionen Stänga grupprum här ovanför.
Klicka på de tre prickarna (1) och därefter på Återskapa rum (2). 
En varningsruta kommer upp där det står att alla befintliga rum tas bort. Klicka på Återskapa (1) om du är säker på att du vill ta bort alla grupprum och börja om från början.
Vanliga frågor och svar
- Kan jag delta i ett Teamsmöte via en vanlig telefon, dvs bara ringa in och lyssna och prata?
Tyvärr är det idag inte möjligt att ringa in till ett Teamsmöte när inbjudan kommer från förtroendevalda i krets och region. Det fungerar för närvarande endast om inbjudan kommer från en person inom tjästemannaorganisationen. - Kan jag ändra mitt visningsnamn?
Nej, du kan inte ändra ditt visningsnamn i efterhand. Har du anslutit till Teamsmötet som gäst så visas det namn som du själv valde. Har du anslutit med ett Microsoftkonto eller företagskonto så visas det namn som är kopplat till det konto som du har loggat in med.