Kretsarnas verksamhetsrapportering

Läs hela sidan, eller klicka på någon av rubrikerna nedan för att komma till det avsnittet du önskar.

Om verksamhetsrapporteringen
Så här fungerar verksamhetsrapporteringen
Varför rapporteringen sker månadsvis
Vad används rapporteringen till? 
Vad rapporteras - Frågorna
    Vad följs upp 2022
    Vad följs upp 2023
    Deltagartillfällen och hur de räknas
Om verktyget för formuläret 

Om den månadsvisa verksamhetsrapporteringen

Kretsarnas löpande rapportering ger en aktuell och nyanserad bild över Röda Korsets verksamheter, som kan användas både internt och externt till givare, myndigheter, organisationer och kommuner. 

En månadsvis enkät till krets för att samla resultat från verksamheterna. Den månadsvisa enkäten har fokus på vilka av kretsens ordinarie verksamheter och styrelse- och föreningsarbete som bedrivits. Nya frågor kan tillkomma beroende på hur omvärlden förändras samt de behov som uppstår.  Från och med november kan kretsen också besvara ett par frågor som ställs på helårsbasis.

Så här fungerar verksamhetsrapporteringen

• Den 1a varje månad skickas ett mail med en länk till ett frågeformulär. Mailet skickas till alla ordföranden, e-postmottagare i kretsen och eventuella kretsanställda i kretsen. Kretsar förväntas rapportera innan 15e samma månad. 
  
  
• Varje månad har en ny länk som är unik för kretsen. Länken kan skickas inom kretsen och besvaras, i sin helhet eller delvis, av olika personer i kretsen. Ingen behörighet eller inloggning krävs.  Om kretsen ska rapportera retroaktivt, görs det via den månad som berörs unika länk. 
   
  Observera att mailet kommer från en no-replyadress vilket gör att den kan hamna i papperskorgen/se ut som spam i din inkorg. 
   
  
• I november kompletteras det månadsvisa formuläret och innehåller frågor som avser att besvara frågor på helårsbasis. Ni hittar alltså helårsfrågorna i oktober, -november –och decemberenkäten. Kretsen förväntas rapportera helårsfrågorna en gång.
  
  
• Sista dag att rapportera verksamhetsrapporteringen 2022 är 31/1-2023. Kretsar kan därmed rapportera retroaktivt alla årets månader till och med 31/1-2023.
  
  
• Rapporteringen en förutsättning, enligt Svenska Röda Korsets ekonomiska regelverk, för att kretsen ska få medlemsavgifterna utbetalda under 2023. Innan denna utbetalning görs kontrolleras därför att kretsen skickat in fullständig rapportering (EKS inklusive årsbokslutsdokumentation och Kretsrapporten) i tid.  Kretsar behöver därmed rapporterat åtminstone en månad till verksamhetsrapporteringen för att ta del av medlemsfördelningen.
  
  
• När kretsen skickat in formuläret kommer ett bekräftelsemail att skickas med en sammanställning av de besvarade frågorna. Spara gärna dessa, så kan de användas som underlag i verksamhetsberättelsen.

Notera att verktyget rapporteringen genomförs i har flera smarta funktioner. Den senaste enkätens svar kommer att vara ifyll i nästkommande månadsenkät, men kan redigeras. Det gäller naturligtvis även helårsfrågorna. Hoppas det ska underlätta för många kretsar!

Varför rapporteringen sker månadvis 

• Det finns ett behov av att löpande samla in och kommunicera om det viktiga arbete som bedrivs - både inom våra ordinarie verksamheter men även i händelser av kris.
  
• Vi har krav från finansiärer på att på ett samlas vis och löpande återge vad Svenska Röda Korset genomför och vilken kapacitet vi har. Tack vare gedigen rapportering kan vi återge detta, vilket ökar vår möjlighet att få medel. 
• Vi följer upp förflyttningar i relation till Strategisk inriktning.
• I verksamhetsutveckling är det avgörande att ha en helhetssyn för verksamheterna. 
• Ambitionen är att den månadsvisa enkäten ska vara mer samordnad gentemot krets och inkludera fler av de enkäter/frågor som tidigare skickas separat till krets.  
• Upplägget för kretsarnas verksamhetsrapportering avser 2021-2023 parallellt som en långsiktig lösning fortsätter att utvecklas och implementeras.  
• Ambitionen är att det ska bli enklare att skriva verksamhetsberättelsen.

Vad rapporteringen används till

Kretsarnas verksamhetsrapportering är avgörande att vi på ett samlat sätt ska kunna återge allt viktiga arbete som genomförs - i vardag och kris. 

Urval av rapporter och sammanställningar som baserat på resultat från verksamhetsrapporteringen 2020-2022.

• Rapport: Från Ukraina till Sverige – vi finns på plats
• Rapport: Lokal kraft i krisen
• Rapport: Tillsammans i krisen
• Årsberättelsen
• Sammanställning av kretsarnas verksamhetsrapportering
• IFRCs översikt: Ukraine and impacted countries crisis

Därutöver har vi löpande under året använd resultat från verksamhetsrapporteringen i många olika uppföljningar och ansökningar och i dialog med samarbetspartners, för att nämna några: ICA-stiftelsen, Internationella Röda Kors och Röda Halvmånefederationen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. 

Vad rapporteras - Frågorna 

Vad följs upp 2022

Den månadsvisa rapporteringen innehåller ett frågepaket som ställs på samma sätt varje månad, som fokuserar på de ordinarie verksamheterna. Året har även präglats av kriser, med stora restriktioner och allvarligt läge med pandemin till insatser i samband med kriget i Ukraina, vilket även synts i verksamhetsrapporteringen. Två omfattande avsnitt har löpande följt upp arbete kopplat till båda responserna. 

Nedan finns en kopia på frågorna som ställs under 2022. Uppdaterad i oktober, innehåller helårsfrågor. 

Vad följs upp 2023

Den månadsvisa rapporteringen innehåller ett frågepaket som ställs på samma sätt varje månad, som fokuserar på de ordinarie verksamheterna. Under 2023 kommer vi inte längre följa upp insatser inom Covid-19 och vi har kraftigt skalat ner frågor som rör arbetet för att möta skyddsbehövande från Ukraina. Behoven fortsätter givetvis ute i landet, men vi är i ett läge där detta arbete ryms inom våra linjeverksamheter. Om något i omvärlden sker kan frågor börja ställas igen eller upplägget kompletteras. Under januari kommer en kopia med frågorna laddas upp på denna sida.

Nytt för 2023 är att vi förändrar uppföljning av Första hjälpen - kunskapsspridning. Tidigare hette verksamheten Första hjälpen för Alla, men eftersom det endast är ett koncept bland flera för att sprida kunskap om första hjälpen så behövde namnet och definitionen utvecklas. Kretsar rapporterar nu endast på aktivitetsnivå, vilken form av kunskapsspridning som genomförs, och inte antalet frivilliga eller deltagartillfällen. Den informationen kommer kompletteras från våra övriga digitala verktyg. Läs mer om Första hjälpen - kunskapsspridning här.  

Efterforskning och familjeförening kommer inte från och med 2023 följas upp som en verksamhetstyp. Med förändrade behov av efterforskning, med alltmer komplicerade ärenden och med hjälp av ny teknik för insamling av uppgifter ser frivilligas roll annorlunda ut och har gått från att vara ett uppdrag med krav på utbildning, fortbildning och löpande handledning till att bli ett generellt uppdrag för alla frivilliga som möter migranter i verksamheten som de är engagerade i. Det innebär att kretsar därmed inte rapporterar det som en verksamheten i verksamhetsrapporteringen, dock kommer en fråga om kretsens arbete med säkra hänvisningar till migrationsrådgivningen ställas som helårsfråga 2023. Läs mer om Efterforskning och familjeåterförening här.

Nedan finns en kopia på frågorna som ställs under 2023. Uppdaterad i januari 2023.

Deltagartillfällen och hur de räknas

Inom de flesta verksamheter efterfrågas deltagartillfällen. Ett deltagartillfälle är när ett stöd ges. Det kan se olika ut inom verksamheterna vad det innebär, men enkelt sagt ska varje stöd som ges räknas. Det visar kapaciteten inom våra verksamheter, tar höjd för att stödet kan se olika ut gång till gång inom samma verksamhet och vi behöver inte registrera unika deltagare. 

Räkneexempel från Stöd till äldre och ofrivilligt ensamma: Frivilliga har besökt ett äldreboende vid 2 olika tillfällen, under respektive tillfälle deltog ca 15 personer. Frivilliga har också gjort ringt 4 stödsamtal. Dessutom anordnades 1 gymnastiktillfälle för 7 deltagare. Ange: 41 deltagartillfällen (15+15+4+7=41).

Räkneexempel från Läxhjälp: En krets har Läxhjälp 6 gånger i månaden. Vid respektive tillfälle deltar ungefär 8 personer. Ange: 48 deltagartillfällen.

Om verktyget för formuläret 

Det månadsvisa formuläret hanteras i en enkättjänst som heter Sweet. Det är samma tjänst som använts för Kretsens ekonomiska sammanställning för 2020-2022 (EKS). Det kommer vara samma enkättjänst som används för 2023 för både EKS och verksamhetsrapporteringen. 

Kolla gärna även på sidan Frågor och svar Kretsarnas verksamhetsrapportering  för fler förtydliganden.

Varje tertial publiceras en sammanställning av verksamhetsrapporteringen. 

Anna Vigdis Gustavsson

Uppdaterad 17 Januari 2023 12:55.