Kunskapsbanken

Artiklar i detta avsnitt

Kretsarnas verksamhetsrapportering

Visa bilagor

 

Nyhet! Enklare rapportering för kretsarna 

Kretsarna hos Svenska Röda Korset kommer att få en ny rapporteringsmetod som ska börja användas under 2024. Syftet är att göra rapporteringen mer relevant, samordnad och inkludera fler av de frågor som tidigare skickats ut separat. Den nya rapporten kommer också kunna användas som underlag för kretsens verksamhetsberättelse.

Läs hela översynsdokumentet kring kretsrapporteringen här

Läs nyheten som publicerades samtidigt som översynen här och en uppdatering här.

 

Kretsarnas verksamhetsrapportering 2021-2023

Varje månad skickas en enkät till kretsarna för att samla in resultat från deras verksamheter. Enkäten heter "kretsarnas verksamhetsrapportering", innehåller samma frågor varje månad och fokuserar på de ordinarie verksamheterna. 

Rapporterna sammanställs och publiceras varje tertial samt helårsvis, här.

Fler förtydliganden kring kretsrapporten hittar ni på sidan med frågor och svar. 

 

Så används verksamhetsrapporteringen

Kretsarnas verksamhetsrapportering används för att ge en aktuell och detaljerad bild över Röda Korsets aktiviteter både internt och externt. Statistiken från kretsarna används på följande sätt:

  • Den ger oss en samlad bild av vår kapacitet runt om i hela landet så att vi kan agera snabbt i händelse av en kris.
  • Den ger oss information som vi kan använda i kommunikations-, påverkans- och opinionssyften.
  • Den stärker vår återrapportering till externa finansiärer så vi kan utveckla fler samarbeten som kan bidra till att göra skillnad för utsatta människor i Sverige.
  • Kretsrapporten är en del av den inrapporteringen som görs till vår paraplyorganisation Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen (IFRC). De i sin tur sammanställer överblicken över våra insatser globalt, vilket stärker vårt internationella samarbete.
  • Översikten hjälper organisationen att kunna göra rätt prioriteringar kring det stöd som kretsarna behöver i sitt arbete för att följa den strategiska inriktningen.

Kretsarnas verksamhetsrapportering används för att kommunicera med givare, myndigheter, organisationer och kommuner. Vi samarbetar med Regeringskansliet, olika departement, beslutsfattare och myndigheter som Socialstyrelsen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och ICA.

Resultatet används också vid representation och utbyten med andra organisationer utom och inom rödakors- och rödahalvmånerörelsen.

Det är viktigt att kunna rapportera allt viktigt arbete som genomförs, både i vardagen och vid kriser

 

Verksamhetsrapporteringen fungerar på följande sätt

  • Den 1a varje månad skickas ett mail med en länk till ett frågeformulär. Mailet skickas till alla ordföranden, e-postmottagare och eventuella kretsanställda. Kretsar förväntas rapportera innan 15e samma månad. 
  • Varje månad har en ny länk som är unik för kretsen. Länken kan skickas inom kretsen och besvaras, i sin helhet eller delvis, av olika personer. Ingen behörighet eller inloggning krävs. 
     
    Observera att mailet skickas från en no-reply adress vilket gör att den kan hamna i papperskorgen/se ut som spam i din inkorg. 
     
  • I november kompletteras det månadsvisa formuläret med frågor som gäller hela året. Helårsfrågorna finns i enkäten för oktober, november och december och behöver besvaras av kretsen i en av dessa.
  • När kretsen skickat in formuläret skickas ett bekräftelsemail ut med en sammanställning av de besvarade frågorna. Dessa kan med fördel användas som underlag i verksamhetsberättelsen.
  • Sista dag att skicka in verksamhetsrapporteringen för 2023 är 31/1-2024. Kretsen kan alltså rapportera retroaktivt alla årets månader till och med 31/1-2023.
  • Rapporteringen är en förutsättning för att kretsen ska få sina medlemsavgifterna utbetalda under 2023. Enligt Svenska Röda Korsets ekonomiska regelverk behöver kretsen utöver sin EKS ha verksamhetsrapporterat minst en månad under året för att ta del av medlemsfördelningen. 

Notera att verktyget för rapporteringen sparar enkätens svar varje månad för att underlätta för kretsen. Det är alltså bara nödvändigt att fylla i eventuella förändringar från månad till månad.

 

Förklaring om frivilliga och deltagartillfällen

För att göra det enkelt att rapportera antalet frivilliga och deltagartillfällen i vår verksamhet har vi några förklaringar:

 

Frivilliga

Vi vill räkna ut hur många unika frivilliga som har varit aktiva i vår verksamhet under månaden. En person som deltar räknas som en unik frivillig oavsett hur många tillfällen hen har deltagit.

 

Deltagartillfällen

I vår verksamhet är det också viktigt att räkna antalet deltagartillfällen. Ett deltagartillfälle är när vi ger stöd till någon, och det multipliceras med antalet personer som ger stödet. Det visar hur mycket vi kan hjälpa inom vår verksamhet. Det är också viktigt att tänka på att om en frivilligledare har möten med till exempel biblioteket för läxhjälp, så ska det också räknas som ett deltagartillfälle

Här är några exempel som kan förklara detta:

 

Exempel 1: Stöd till äldre och ofrivilligt ensamma

Frivilliga har besökt ett äldreboende vid 2 olika tillfällen, under respektive tillfälle deltog ca 15 personer. Frivilliga har också gjort ringt 4 stödsamtal. Dessutom anordnades 1 gymnastiktillfälle för 7 deltagare. Ange: 41 deltagartillfällen (15+15+4+7=41).

 

Exempel 2: Läxhjälp

En krets har Läxhjälp 6 gånger i månaden. Vid respektive tillfälle deltar ungefär 8 personer. Totalt blir det 48 deltagartillfällen.

 

Exempel 3: Rödakorsvärdar i sjukvården

Rödakorsvärdarna arbetar oftast med många personer varje månad. Frivilliga ger stöd till cirka 15 personer vid varje verksamhetstillfälle. Under en månad har de varit på sjukhuset tio gånger och uppskattas ha gett stöd vid cirka 15 tillfällen. Då blir det 150 deltagartillfällen som en uppskattning för det totala antalet stöd som har getts under månaden

 

För dig som vill läsa mer

Urval av rapporter, sammanställningar från kretsrapporteringen 2020-2022.

 

Urval av nyheter kopplade till användning av datan.

 

Matilda Hägglund

Uppdaterad .

Bilagor

Relaterade artiklar