Läs hela sidan, eller klicka på någon av rubrikerna nedan för att komma till det avsnittet du önskar.

Nyhet! Rekommendationer och plan för kretsarnas verksamhetsrapportering
Om verksamhetsrapporteringen
Så här fungerar verksamhetsrapporteringen
Varför rapporteringen sker månadsvis
Vad används rapporteringen till? 
    Nyheter som är kopplade till hur datan används
Stöd i att rapportera - hur räknar jag ut frivilliga och deltagartillfällen?
    Frivilliga
    Deltagartillfällen
Om verktyget för formuläret 

Nyhet! Nu finns rekommendationer och plan framåt för kretsarnas verksamhetsrapportering 

Under senaste året har det gjorts en översyn som analyserar kretsarnas verksamhetsrapportering och dess förbättringsmöjligheter. Översynen tydliggör syftet med rapportering, varför det är viktigt att vi har en nationell rapportering, dess nytta och hur resultaten kommer till användning i Svenska Röda Korsets verksamheter.  Ambition är att förändringar och förenklingarna kommer att påbörjas redan under 2024

• Översynen finns i sin helhet som bilaga att ladda ner längst ned på denna sida, klicka här för att komma direkt till underlaget.
• Läs gärna nyheten som kom ut i samband med att översynen lanserades.

Om den månadsvisa verksamhetsrapporteringen 2021-2023

Kretsarnas löpande rapportering ger en aktuell och nyanserad bild över Röda Korsets verksamheter, som kan användas både internt och externt till givare, myndigheter, organisationer och kommuner. 

En månadsvis enkät till krets för att samla resultat från verksamheterna. Den månadsvisa rapporteringen innehåller ett frågepaket som ställs på samma sätt varje månad, som fokuserar på de ordinarie verksamheterna. Om något i omvärlden sker kan frågor komma att komplettera upplägget. I bilagor längst ned på sidan finns en kopia på frågorna som ställs under 2023. 

Så här fungerar verksamhetsrapporteringen

• Den 1a varje månad skickas ett mail med en länk till ett frågeformulär. Mailet skickas till alla ordföranden, e-postmottagare i kretsen och eventuella kretsanställda i kretsen. Kretsar förväntas rapportera innan 15e samma månad. 
  
  
• Varje månad har en ny länk som är unik för kretsen. Länken kan skickas inom kretsen och besvaras, i sin helhet eller delvis, av olika personer i kretsen. Ingen behörighet eller inloggning krävs.  Om kretsen ska rapportera retroaktivt, görs det via den månad som berörs unika länk. 
   
  Observera att mailet kommer från en no-replyadress vilket gör att den kan hamna i papperskorgen/se ut som spam i din inkorg. 
   
  
• I november kompletteras det månadsvisa formuläret och innehåller frågor som avser att besvara frågor på helårsbasis. Ni hittar alltså helårsfrågorna i oktober, -november –och decemberenkäten. Kretsen förväntas rapportera helårsfrågorna en gång.
  
  
• Sista dag att rapportera verksamhetsrapporteringen 2022 är 31/1-2023. Kretsar kan därmed rapportera retroaktivt alla årets månader till och med 31/1-2023.
  
  
• Rapporteringen en förutsättning, enligt Svenska Röda Korsets ekonomiska regelverk, för att kretsen ska få medlemsavgifterna utbetalda under 2023. Innan denna utbetalning görs kontrolleras därför att kretsen skickat in fullständig rapportering (EKS inklusive årsbokslutsdokumentation och Kretsrapporten) i tid.  Kretsar behöver därmed rapporterat åtminstone en månad till verksamhetsrapporteringen för att ta del av medlemsfördelningen.
  
  
• När kretsen skickat in formuläret kommer ett bekräftelsemail att skickas med en sammanställning av de besvarade frågorna. Spara gärna dessa, så kan de användas som underlag i verksamhetsberättelsen.

Notera att verktyget rapporteringen genomförs i har flera smarta funktioner. Den senaste enkätens svar kommer att vara ifyll i nästkommande månadsenkät, men kan redigeras. Det gäller naturligtvis även helårsfrågorna. Hoppas det ska underlätta för många kretsar!

 

Varför verksamhetsrapportering?

• Genom verksamhetsrapporteringen kan Svenska Röda Korset få en samlad bild av hur kapaciteten ser ut runt omkring i hela landet, vilket exempelvis utgör en delkomponent i organisationens krisberedskap.
  
• Genom verksamhetsrapporteringen, får fram nationellt heltäckande statistik som kan användas i kommunikations-, påverkans- och opinionsbildningssyften.
• Som organisation måste vi möta de växande kraven på återrapportering till externa finansiärer, och att genom rapporteringen kunna tydligare visa på varför en gåva eller ett företagssamarbete med Svenska Röda Korset är väl investerade pengar som gör verklig skillnad för människor i utsatta situationer. 
• Som nationell förening har vi förbundit oss att rapportera till Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen (IFRC), dit inrapporteringen delvis är baserad på verksamhetsrapporteringen. På så vis bidrar verksamhetsrapporteringen till att Federationen får en samlad bild över Röda Korsets/Röda halvmånens insatser globalt.
• Verksamhetsrapporteringen ligger till grund för prioritering av tematisk och operativ verksamhetsutveckling och direktstöd till krets och utgör ett verktyg för att följa upp Svenska Röda Korsets uppsatta mål utifrån den gällande strategiska inriktningen.
• Ambitionen är att den månadsvisa enkäten ska vara mer samordnad gentemot krets och inkludera fler av de enkäter/frågor som tidigare skickas separat till krets.  
• Ambitionen är att det ska bli enklare att skriva verksamhetsberättelsen.
• Upplägget för kretsarnas verksamhetsrapportering avser 2021-2023 parallellt som en långsiktig lösning fortsätter att utvecklas och implementeras.

Vad rapporteringen används till

Kretsarnas verksamhetsrapportering är avgörande att vi på ett samlat sätt ska kunna återge allt viktiga arbete som genomförs - i vardag och kris. 

Urval av rapporter och sammanställningar som baserat på resultat från verksamhetsrapporteringen 2020-2022.

• Rapport: Från Ukraina till Sverige – vi finns på plats
• Rapport: Lokal kraft i krisen
• Rapport: Tillsammans i krisen
• Årsberättelsen
• Sammanställning av kretsarnas verksamhetsrapportering
• IFRCs översikt: Ukraine and impacted countries crisis

Resultaten används därutöver även frekvent till ansökningar om externa medel, i dialog med Regeringskansliet, myndigheter såsom Socialstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, samt med andra externa aktörer exempelvis företagspartners såsom ICA. Vidare används resultatsammanställningarna löpnade till att illustrera Svenska Röda Korsets verksamhet i dialogen med Regeringskansliet, berörda departement, myndigheter och beslutsfattare samt vid representation och utbyten med andra organisationer, högnivåmöten och inom rödakors- och rödahalvmånerörelsen.

Nyheter som är kopplade till hur datan används

Ett urval av nyheter:

• Verksamhetsrapporteringen belyser ett händelserikt år 2022 - (2023) Nyheten återger kretsarnas verksamhet 2022, men också vikten av att datan samlas in och vi möter två tjänstepersoner som beskriver hur de använder resultaten från kretsarnas verksamhetsrapportering i sitt arbete.
• Tack att ni rapporterar - tillsammans når vi ut med stöd i flyktingmottagandet (2022) - nyheten återger kretsars insatser i samband med flyktingmottagandet från Ukraina under mars 2022, nyheten innehåller även några exempel från insatserna. 
• Månadsvisa sammanställningarna ger en bra temperaturmätning - men inte hela bilden (2021) nyheten återger funktioner i rapporteringen och vikten av att rapportera.

Stöd i att rapportera - hur räknar jag ut frivilliga och deltagartillfällen? 

Frivilliga

Frivilliga efterfrågas inom alla verksamheter och här efterfrågas hur många unika frivilliga som varit aktiva i en verksamhet under den aktuella månaden. En frivillig kan således varit på varje tillfälle verksamheten erbjuds men räknas då som en unik frivillig. 

Deltagartillfällen

Inom de flesta verksamheter efterfrågas deltagartillfällen. Ett deltagartillfälle är när ett stöd ges. Det kan se olika ut inom verksamheterna vad det innebär, men enkelt sagt ska varje stöd som ges räknas. Det visar kapaciteten inom våra verksamheter, tar höjd för att stödet kan se olika ut gång till gång inom samma verksamhet och vi behöver inte registrera unika deltagare. Tänk även på att om en frivilligledare har möten med ex biblioteket som läxhjälpen genomförs ska även detta rapporteras som ett deltagartillfälle. 

Räkneexempel från Stöd till äldre och ofrivilligt ensamma: Frivilliga har besökt ett äldreboende vid 2 olika tillfällen, under respektive tillfälle deltog ca 15 personer. Frivilliga har också gjort ringt 4 stödsamtal. Dessutom anordnades 1 gymnastiktillfälle för 7 deltagare. Ange: 41 deltagartillfällen (15+15+4+7=41).

Räkneexempel från Läxhjälp: En krets har Läxhjälp 6 gånger i månaden. Vid respektive tillfälle deltar ungefär 8 personer. Ange: 48 deltagartillfällen.

Räkneexempel Rödakorsvärdar i sjukvården kan med fördel arbeta med uppskattningar eftersom verksamheten i regel möter många personer varje månad. Frivilliga ger vanligtvis stöd till ca 15 personer under ett verksamhetstillfälle. På en månad har ni varit på sjukhuset vid 10 (verksamhets)tillfällen och då uppskattningsvis gett stöd vid ca 15 tillfällen (ibland något fler, ibland något färre). Ta då 15 personer som fått stödx10 verksamhetstillfällen= 150 deltagartillfällen dvs en kvalificerad uppskattning för totalt antal stöd som getts under månaden) dvs deltagartillfällen.

Om verktyget för formuläret 

Det månadsvisa formuläret hanteras i en enkättjänst som heter Sweet. Det är samma tjänst som använts för Kretsens ekonomiska sammanställning för 2020-2022 (EKS). Det kommer vara samma enkättjänst som används för 2023 för både EKS och verksamhetsrapporteringen.

Kolla gärna även på sidan Frågor och svar Kretsarnas verksamhetsrapportering  för fler förtydliganden.

Varje tertial samt helårsvis publiceras en sammanställning av verksamhetsrapporteringen. 

Anna Vigdis Gustavsson

Uppdaterad 29 Maj 2023 13:36.