På denna sida kan du läsa om rutinen för reseräkningar och utlägg och vad du ska tänka på för att få ersättning. För att läsa mer om gällande regler och begrepp hänvisar vi till sidan för Resor och traktamente.
För instruktioner om hur du registrerar en reseräkning i Flex HRM, se manualen i artikeln Om Flex HRM - tidrapportering, utlägg och lönefrågor.
Rutinen
Reseräkningar och ersättning för utlägg ska läggas in i Flex HRM. Det är bra om du gör din reseräkning så snart som möjligt efter att du har gjort ett utlägg. Du behöver alltså inte vänta till deadline för kommande tidrapportering (den 1:a varje månad), för att lägga in och klarmarkera din reseräkning. Utbetalning sker först efter att reseräkningen är klarmarkerad av dig som medarbetare och attesterad av chef.
Notera att rutinen skiljer sig åt mellan digitala och fysiska kvitton. Om du har digitala kvitton ska du endast bifoga de i Flex HRM. Om du har ett eller flera fysiska kvitton behöver du även skicka in det/dem, då fysiska originalkvitton ska prickas av innan utbetalning sker.
Digitala kvitton
Gör din reseräkning i Flex HRM (app eller webb), under jordgloben. Alla kvitton ska bifogas den digitala reseräkningen. Klarmarkera reseräkningen.
Färdig.
Fysiska kvitton
Om du har fysiska kvitton så behöver vi som arbetsgivare också spara det fysiska originalkvittot, enligt bokföringslagen. Då behöver du göra samtliga steg nedan, det vill säga steg 1-3. Ditt utlägg betalas ut efter att det klarmarkerats av dig, attesterats av din chef och originalkvittot har inkommit fysiskt samt prickats av. För att utbetalning ska göras den 25:e måste det fysiska underlaget vara nedanstående adress tillhanda senast den 3:e samma månad. När den 3:e infaller på en arbetsfri dag, är deadline närmsta arbetsdag innan.
1) Gör din reseräkning i Flex HRM (app eller webb), under jordgloben. Alla kvitton ska bifogas. Klarmarkera reseräkningen.
2) Skriv ut din reseräkningsspecifikation, det gör du i webbversionen av Flex HRM.
(Den fysiska reseräkningsspecifikationen behöver inte signeras. Din reseräkning behöver inte heller vara attesterad i Flex HRM vid tillfället då du skriver ut den.)
3) Häfta fast dina fysiska kvitton på ett papper bakom reseräkningsspecifikationen (specifikationen ska vara försättsblad och inte täckas av kvitton) och skicka till:
Svenska Röda Korset
Reseräkningar
Box 17563
118 91 Stockholm
Alternativt lägg underlaget direkt i postfacket ”Reseräkningar” i Mariahuset.
Bra att tänka på
Digitala kvitton
Bifogas alltid i dess orginalformat (ta t.ex. inte foto på din skärm) och sparas endast digitalt. Digitala kvitton ska inte skrivas ut och skickas till Mariahuset.
Fakturor
- Fakturor från Eurocard godkänns när fakturan är utställd på personen som gör utlägget.
- I övrigt måste en faktura där det inte framgår att betalning skett alltid kompletteras med en annan bilaga som styrker betalning, till exempel en kontotransaktion.
Friskvårdsutlägg
- Tänk på att det endast gäller för innevarande år.
- Stäm av hos Skatteverket att aktiviteten är godkänd som skattefri ersättning (de flesta typer av presentkort är t.ex. inte godkända).
Orderbekräftelse
Om du bifogar en orderbekräftelse istället för ett kvitto till ett utlägg, måste du styrka att betalning genomförts. Komplettera utlägget med ett kontoutdrag eller liknande.
Utlägg med både digitala och fysiska kvitton
Det går bra att lägga till både digitala och fysiska kvitton i en och samma reseräkning. Det kan däremot vara en idé att göra två separata reseräkningar om du är osäker på om de fysiska kvittona hinner inkomma med posten i tid till nästkommande deadline. Detta eftersom det tyvärr inte går att godkänna delar av en reseräkning i systemet och fysiska kvitton ska prickas av innan utbetalning sker.