Läs antingen hela artikel från start eller klicka på en rubrik för att komma till den del som du särskilt söker svar på.
Office 365-paketet och Teams
Videogruppchatt - enkla möten i mindre grupp
Videokonferens - större möten med behov av t.ex. skärmdelning
Telefonmöten
Lathund för freeconferencecall.com
Office 365-paketet och Teams
Som rödakorsare har du inom ramen för organisationens befintliga avtal möjlighet att använda Office 365-paketet. Där ingår Microsoft Teams för att kunna bjuda in till digitala möten.
- För att kunna använda Teams behöver du ansöka om en redcross-mejladress enligt instruktionen på den här sidan.
Alla tjänstepersoner kan bjuda in till möten via Microsoft Teams. För särskilda behov vid t.ex. större utbildningar eller workshops finns det även möjlighet att få hjälp att hålla ett möte via Zoom licens och om man vill sända ett seminarium till en större publik kan det också behövas mera stöd.
Här finns guider som stöd för hur du skapar och deltar i Teams-möten.
Här finns tips på hur du håller effektiva möten, både fysiskt och digitalt.
Videogruppchatt - enkla möten i mindre grupp
Nedan följer en översikt över andra videotjänster som är kostnadsfria, sorterade utifrån typ av verktyg / möte och vilka begränsningar och möjligheter de erbjuder. Alla har sina för- och nackdelar men kan användas vid behov. Viktigt att veta är att SRK inte kan ta ansvar för personuppgiftshantering eller leverantörers datahantering utan att det är du som individ som registrerar dig och godkänner respektive leverantörs villkor.
Whatsapp: Kräver att alla mötesdeltagare har laddat ner appen WhatsApp och registrerat ett konto (med sitt mobilnummer). Upp till 4 personer kan delta.
Google Duo: Kräver att alla mötesdeltagare har ett google-konto. Mötet kan hållas i appen eller via webbläsare. Detta är en ren videotjänst, det finns ingen chattfunktion. Upp till 8 personer kan delta.
Facebook Messenger: Alla mötesdeltagare behöver antingen ha ett Facebook-konto eller registrera sig i appen Messenger med mail/telefon. Upp till 50 personer kan delta, men om det är fler än sex personer i mötet syns bara mötesledaren i bild.
Houseparty: Alla mötesdeltagare behöver ladda ner och logga in i appen. Detta verktyg innehåller olika spelfunktioner och är bra för interaktiva möten online. Upp till 8 personer kan delta.
Videokonferens - större möten med behov av t.ex. skärmdelning
Skype: Värden behöver logga in med Microsoft-konto, deltagare kan ansluta som gäster via länk. Det går att ringa in till mötet med telefon och verktyget har svenskt gränssnitt.
Google Hangout: Alla mötesdeltagare behöver ha ett google-konto. Verktyget är integrerat med övriga google-tjänster, som t.ex. Google Drive. Fungerar bäst i app eller via Google chrome browser.
Zoom (gratisversion): Mötesvärden behöver skapa ett konto hos Zoom, deltagare kan logga in via länk. Det går att ringa in via telefon och verktyget tillåter avancerad funktionalitet som t.ex. breakout rooms och enkätfrågor (poll) i mötet. I gratisversionen kan upp till 100 personer delta, men samtalet är begränsat till 40 minuter.
Jitsi Meet: Ingen registrering krävs, mötet skapas direkt på webben. Det går att ringa in via telefon och verktyget tillåter avancerad funktionalitet som t.ex. breakout rooms. Prestandan är dock lite skakig. Upp till 75 personer kan delta.
Telefonmöten
Svenska Röda Korset tillhandhåller idag inget verktyg för telefonmöte men upplever att gratistjänsten freeconferencecall.com fungerar väl. Gratisversionen ger: obegränsat antal telefonmöten, upp till 1 000 deltagare, obegränsad tidslängd (lokaltaxa för telefonsamtal kan tillkomma). När du skaffat en användare kan du även få support direkt av www.freeconferencecall.com. För support på freeconferencecall.com hänvisar vi till freeconferencecall.com:s support.
Notera att en verksamhet som planerar att bedriva själva tillfällen genom telefon, troligtvis ändå behöver redcross-mejl och Office365-paketet för att kunna administrera verksamheten.
Lathund för freeconferencecall.com
Det finns två sätt att genomföra telefonmöte via www.freeconferencecall.com
- Alternativ 1: Alla i mötet använder endast telefon.
- Alternativ 2: En person startar mötet via dator, övriga använder telefon.
Alternativ 1: Endast telefon används
- För att starta telefonmötet ringer man det telefonnummer som står i bekräftelsemailet samt uppger åtkomstkod och mötesledar-PIN. Notera att mötesledaren för telefonmötet inte behöver vara personen som ansvarar för tillfället.
- Starta mötet i god tid före den utsatta mötestiden. Fördel om deltagarna ansluter i god tid. Tips: Sätt på högtalarfunktionen på din telefon så att du kan anteckna samtidigt som du deltar i mötet.
- Allt eftersom deltagare ansluter till mötet aviseras den som startade telefonmötet.
- Deltagare som ansluter uppmanas av telefonröst att presentera sig. På så sätt kan deltagare bockas av mot anmälningslistan.
- Den som startat mötet kan knappa in * 2 (stjärna 2) i telefonen för att få information om hur många som totalt deltar i telefonmötet.
- När telefonmöte hålls är det viktigt att ansvarig för mötet guidar deltagarna genom agendan för mötet.
Alternativ 2: En person startar mötet via dator, övriga använder telefon
Det går också att en person startar ett telefonmöte via sin dator vilket möjliggör att man kan se hur många som deltar och deras telefonnummer.
- Logga in på freeconferencecall.com
- Välj att ”Anordna” ett möte
- Du kommer få frågan om du vill öppna appen, svara ja genom att klicka på ”Öppna FreeConferenceCall”
- Du kan nu välja om du själv vill delta genom att ringa in till mötet (Dial into the meeting) eller ansluta via datorns ljud (Join with computer audio). Och har du redan ringt in till mötet via telefon kan du välja att synka din telefon till datorn genom att följa instruktionen under ”Already Dialed in” . Testa gärna innan vad som fungerar bäst för just dig.
- När du har anslutit kan du som startat mötet via datorn få en överblick över antalet deltagare som anslutit sig samt deras reaktioner (handuppräckning, tummen upp, tummen ner).
- Deltagare som ansluter uppmanas av telefonröst att presentera sig. På så sätt kan deltagare bockas av mot anmälningslistan.
- När telefonmöte hålls är det viktigt att ansvarig för mötet guidar deltagarna genom agendan för mötet.
- Den som skapat upp telefonmötet kan även bestämma om och hur reaktionerna ska användas innan telefonmötet och ge instruktion under mötet. Deltagarna i telefonmötet kan använda knappsats för följande reaktioner:
- Tryck 94 på din telefon för att höra listan över tillgängliga reaktioner i mötet
- Tryck 941 för att räcka upp din hand
- Tryck 942 för att visa tummen upp
- Tryck 943 för att visa tummen ner
- Tryck * (stjärna) för att ta bort din reaktion.
Uppdaterad .