Beroende på vilken typ av möte du ska hålla så finns det många olika tjänster för videosamtal på marknaden. Det finns några olika kategorier av tjänster men inom varje grupp är funktionaliteten likvärdig, använd den som du känner dig mest bekväm med, flertalet kräver att du registrerar dig och eller laddar ner en app på datorn eller telefonen. Olika tjänster har olika begränsningar utifrån t.ex. antal deltagare, möteslängd, hur man bjuder in eller vilka funktioner som är påslagna i gratisversionerna.
Som förtroendevald eller frivilligledare i Svenska Röda Korset har du inom ramen för organisationens befintliga avtal få möjlighet att använda Microsoft Teams för att kunna bjuda in till digitala möten. Det räcker att EN person i ett möte har behörighet till Teams för att kunna bjuda in till ett videomöte, övriga deltagare kopplar bara upp sig via delad inbjudningslänk. I närtid hoppas vi även att det ska bli möjligt att ringa in till ett Teamsmöte via ett vanligt telefonnr.
- För att kunna använda Teams behöver du ansöka om en personlig mail (namn.efternamn@redcross.se) genom att maila IT enligt instruktionen på den här sidan.
- Vi kopplar inte på Teams på opersonliga funktionsadresser.
- För att beställa en personlig mail-adress måste du ange medlemsnummer eller personnummer i ansökan för att den ska kunna kopplas till dig i medlemsregistret (Redy).
- När en individ lämnar sitt rödakorsuppdrag ska kretsen höra av sig till infoservice och avregistrera personens mail. Alla som redan har en personlig redcross-mail kommer också få Teams pålagt över tid, om du har ett direkt behov, maila IT på samma adress som i beställningen ovan.
Behörighet till Teams innebär inte i dagsläget att individer per automatik också får access till hela Office 365 och man kommer inte heller kunna skapa egna Team. Vi behöver fortsatt utreda hur vi ska administrera dokumentdelning och grupphantering i organisationen innan detta är möjligt. Processen är påbörjad och har som målbild att ta fram rutiner och struktur snarast möjligt.
Alla tjänstepersoner kan bjuda in till möten via Microsoft Teams. För särskilda behov vid t.ex. större utbildningar eller workshops finns det även möjlighet att få hjälp att hålla ett möte via Zoom licens och om man vill sända ett seminarium till en större publik kan det också behövas mera stöd.
Här finns guider som stöd för hur du skapar och deltar i Teams-möten.
Här finns tips på hur du håller effektiva möten, både fysiskt och digitalt.
Nedan följer en översikt över andra videotjänster som är kostnadsfria, sorterade utifrån typ av verktyg / möte och vilka begränsningar och möjligheter de erbjuder. Alla har sina för- och nackdelar men kan användas vid behov. Viktigt att veta är att SRK inte kan ta ansvar för personuppgiftshantering eller leverantörers datahantering utan att det är du som individ som registrerar dig och godkänner respektive leverantörs villkor.
Videogruppchatt - enkla möten i mindre grupp
Whatsapp: Kräver att alla mötesdeltagare har laddat ner appen WhatsApp och registrerat ett konto (med sitt mobilnummer). Upp till 4 personer kan delta.
Google Duo: Kräver att alla mötesdeltagare har ett google-konto. Mötet kan hållas i appen eller via webbläsare. Detta är en ren videotjänst, det finns ingen chattfunktion. Upp till 8 personer kan delta.
Facebook Messenger: Alla mötesdeltagare behöver antingen ha ett Facebook-konto eller registrera sig i appen Messenger med mail/telefon. Upp till 50 personer kan delta, men om det är fler än sex personer i mötet syns bara mötesledaren i bild.
Houseparty: Alla mötesdeltagare behöver ladda ner och logga in i appen. Detta verktyg innehåller olika spelfunktioner och är bra för interaktiva möten online. Upp till 8 personer kan delta.
Videokonferens - större möten med behov av t.ex. skärmdelning
Skype: Värden behöver logga in med Microsoft-konto, deltagare kan ansluta som gäster via länk. Det går att ringa in till mötet med telefon och verktyget har svenskt gränssnitt.
Google Hangout: Alla mötesdeltagare behöver ha ett google-konto. Verktyget är integrerat med övriga google-tjänster, som t.ex. Google Drive. Fungerar bäst i app eller via Google chrome browser.
Zoom (gratisversion): Mötesvärden behöver skapa ett konto hos Zoom, deltagare kan logga in via länk. Det går att ringa in via telefon och verktyget tillåter avancerad funktionalitet som t.ex. breakout rooms och enkätfrågor (poll) i mötet. I gratisversionen kan upp till 100 personer delta, men samtalet är begränsat till 40 minuter.
Jitsi Meet: Ingen registrering krävs, mötet skapas direkt på webben. Det går att ringa in via telefon och verktyget tillåter avancerad funktionalitet som t.ex. breakout rooms. Prestandan är dock lite skakig. Upp till 75 personer kan delta.
Telefonmöten
SRK har ingen upphandlad tjänst för rena telefonmöten. Förslagsvis låt någon starta ett möte i någon av ovan nämnda videokonferenstjänster som erbjuder telefonnummer att ringa in till, alternativt för begränsat antal deltagare, koppla flerpartssamtal direkt via inbyggd funktionalitet i din telefon eller pröva någon gratis tjänst för telefonmöten, t.ex. RixMötet eller Freeconferencecall.com
Uppdaterad .