Att mötas och samverka är en grundbult i våra uppdrag som Röda Korsare. Vi möts både för att planera och genomföra verksamhet. Beroende på hur mötet organiseras kan det antingen kännas väldigt meningsfullt eller ganska otillfredsställande. Ett möte, oavsett syfte, förvandlas snabbt till en tidstjuv och skapar onödig stress om det inte känns effektivt och styrs upp på rätt sätt. Vi måste ge oss själva rätt förutsättningar för att ha effektiva möten. Har vi för många möten, äts tiden för praktiskt arbete upp och vi hinner inte förbereda oss eller fokusera på det som händer i mötet.
Att mötas på olika sätt
I dagens samhälle kan vi mötas på många olika sätt, på plats eller uppkopplade med ljud och bild, och vi kan samverka i stunden eller utspritt över tid genom olika digitala plattformar. Allt är på riktigt och allt kan vara effektivt.
För möten med deltagare från många orter förespråkar våra reseriktlinjer att vi alltid ska utvärdera om det är möjligt att uppnå en likvärdig effekt utan att resa. Distansmöten är kostnadseffektiva, klimatsmarta och inkluderande då även de som av någon anledning inte kan resa kan delta. Teknikutveckling går snabbt framåt och det går numera att ansluta till digitala möten från de flesta telefoner, vilket underlättar för den som inte har dator eller bredband hemma.
Grundläggande mötesrutiner
Att planera varje enskilt möte utifrån dess förutsättningar är nyckeln till ett lyckat möte. Varför har vi mötet, vem är med på mötet, när har vi mötet, hur och var har vi mötet? Skapa en struktur för era möten. Vilket är mitt ansvar som mötesledare och vad förväntas av en mötesdeltagare? Mötesledaren har ett stort ansvar för planering men alla deltagare är ansvariga för att bidra till att det blir ett bra möte.
Om en, flera eller alla deltagare är uppkopplade blir det extra viktigt att vara tydlig, att ha en bra enkel struktur och att aktivera alla i mötet. Kortare möten som regelbundna avstämningar, informationsdelning eller diskussioner i mindre grupp funkar bra uppkopplat med ungefär samma rutiner som vanligt. Att hålla en interaktiv, samskapande workshop med många deltagare via datorn är också fullt möjligt men kräver en annan planering än om man ses på samma plats, egentligen inte mer planering. Workshops kräver alltid förberedelser på ett annat sätt än vardagsmöten.
Tips för bra möten:
- Före mötet: Tydliggör syftet med mötet och planera utifrån det, om du ska hålla ett uppkopplat möte välj vilken teknik som passar bäst
- Början av mötet: Kom överens om vilka spelregler som gäller för mötet, uppkopplade möten blir bättre om man bestämt när man ska ha kamera och mikrofon på och hur man begär ordet
- Under mötet: Följ agendan och hjälps åt att hålla er till saken, när deltagarna sitter uppkopplade blir det extra viktigt att leda mötet på ett strukturerat sätt och involvera alla systematiskt
- Avslutning av mötet: Summera slutsatser och utvärdera gärna mötet
- Efter mötet: Dela dokumentation från mötet, inklusive åtgärdspunkter
Här finns en utförligare checklista som hjälper dig planera och genomföra dina möten på bästa sätt.
Verktyg för digitala möten
Beroende på vilken typ av möte du ska hålla så finns det många olika tjänster för videosamtal på marknaden. Det finns några olika kategorier av tjänster men inom varje grupp är funktionaliteten likvärdig, använd den som du känner dig mest bekväm med, flertalet kräver att du registrerar dig och eller laddar ner en app på datorn eller telefonen. Olika tjänster har olika begränsningar utifrån t.ex. antal deltagare, möteslängd, hur man bjuder in eller vilka funktioner som är påslagna i gratisversionerna.
Som förtroendevald eller frivilligledare i Svenska Röda Korset har du inom ramen för organisationens befintliga avtal få möjlighet att använda Microsoft Teams för att kunna bjuda in till digitala möten.
Alla tjänstepersoner kan bjuda in till möten via Microsoft Teams. Även Regionråd och vissa andra förtroendevalda har idag tillgång till Teams via Svenska Röda Korset. För särskilda behov finns det även möjlighet att få hjälp att hålla ett möte via Zoom. Mer information finns här.
Uppdaterad .