Utskick till krets
I så stor utsträckning som möjligt ska information som ska ut till kretsar inkluderas i Kretsnytt. Utgivningsplanen för Kretsnytt hittar du här. Hör med din Rednetredaktör när deadline för att få med något i nästa nummer av Kretsnytt är!
Utskick som av någon anledning inte kan gå via Kretsnytt ska gå från info@redcross.se. Infoservice gör utskick på onsdagar.
Rutin för utskick via Infoservice
Infoservice behöver få information om utskicken senast veckan innan utskicket ska göras för att kunna hålla bra kvalité och planera, därför har en Checklista tagits fram som ska underlätta (se bifogad fil). Alla enheter behöver säkerställa att stegen är genomförda innan utskick kan sändas ut. Beställningar av utskick görs till info@redcross.se.
Infoservice hanterar förfrågan och har som mål att återkoppla inom två arbetsdagar och bekräfta att utskicken kommer göras.
Vilka utskick gäller det?
- Engångs- eller återkommande utskick till alla personer med ett visst uppdrag, tex alla ordförande, alla kassörer, alla kretsanställda osv.
- Engångs- eller återkommande utskick till alla personer med ett visst uppdrag i en viss region eller kommun, tex alla insamlingsledare i region Norra Norrland.
Till exempel:
- Information om/inbjudan till utbildningar/kompetensträffar. Tänk även på att be din Rednetredaktör lägga upp dessa i Kalendariet på Rednet
- Information om nytt material, koncept, verksamhetsutveckling, ställningstagande med mera.
- Information inför större möten (kretsstämmor, dialogmöten till exempel)
- Information om kampanjer/Nyhetsbrev
- Information om större projekt, till exempel Strategi 2023
- Enkäter
- Tack/återkoppling
- Deadlines Information från styrelse/ordförande
Tänk på att tillsammans med din Rednetredaktör se till att relevanta sidor i Kunskapsbanken är uppdaterade och länka till sidan i Kunskapsbanken i utskicket. Använd samma ord i utskicket som du använder i Kunskapsbanken, för att underlätta för användaren att söka fram informationen vid senare behov.
Loggning av kretskontakt
All kretskontakt ska loggas i vårt CRM (Customer Relationship Management) - system. I CRM kan vi hitta information om kretsen och vilka som är engagerade i denna. Vi kan även få en överblick över all loggad kretskontakt.
I CRM finns korta hjälpfilmer som visar hur du kommer igång med loggningen. Du hittar dem här eller via frågetecknet i högerhörnet på CRM:s förstasida.
Till din hjälp har du även följande dokument:
- Rutin loggning av kretsbesök/kretskontakt i CRM Här går vi steg för steg igenom hur du loggar ett kretsbesök eller kretskontakt i CRM.
- Checklista kretsbesök - före, under, efter Här får du bland annat tips på var du hittar information om kretsens verksamheter och dess engagerade samt vad som är bra att tänka på före, under och efter ett kretsbesök.
Dessa rutiner gäller alla tjänstepersoner som arbetar mot kretsar.
Parallellt pågår ett längre arbete gällande vad vi behöver för systemstöd för att kunna ge ett mer behovsanpassat, ändamålsenligt och samordnat kretsstöd.
Utbildning i CRM
Du som ännu inte har tillgång till CRM, be din chef lägga ett ärende i IT-kompassen där hen begär behörighet för dig. Be gärna din chef skriva vem du ska ha samma behörighet som, till exempel någon på din enhet.
Behöver du ytterligare stöd eller en utbildning i CRM kan du kontakta Minna Mwakisopile eller Jeanette Bernström på Infoservice. IT håller också löpande utbildningar för CRM-användare. Utbildningen tar ca en timme och kan också göras via Teams.
Varför är det viktigt att logga kretsbesök och kretskontakter?
Genom att vi loggar kretsbesök/kretskontakt i CRM får vi reda på vad andra enheter har på gång mot eller har genomfört mot en specifik krets. Vi får genom loggningen av kretsbesök/kretskontakter bland annat information om:
- Syfte med besök/kontakt
- Deltagare från krets och tjänsteorganisation
- Status kretsstyrelsen
- På gång och eventuella utmaningar i kretsen
- Samverkan andra aktörer
- Åtgärder/behov av stöd från min enhet
- Åtgärder/behov av stöd från andra enheter
- Övrigt (t.ex. pågående dilemma/ärende av känslig karaktär)
Effektmålen/förväntade resultatet av detta är:
- Ett ändamålsenligt och tydligt kretsstöd för att verksamhetsinriktningen förverkligas: Vi når fler med relevant verksamhet
- Kretsstödet är samordnat, dvs. ett helhetstänk och -förhållningssätt präglar tjänsteorganisationen
- Det finns ömsesidig tillit mellan kretsar och tjänsteorganisationen, och det är tydligt vad man kan förvänta sig av varandra
- Kretsstödet är resurseffektivt
- Kretsar är nöjda med stödet