Kunskapsbanken

Artiklar i detta avsnitt

Se fler

Avsluta anställning - chefshandboken

Visa bilagor

Som chef ansvarar du för att meddela HR-service innan en medarbetares anställning avslutas, det gäller oavsett orsak. Det ska göras genom HR:s formulär där "avslut av anställning" fylls i och eventuell uppsägning bifogas. Det är viktigt att sista anställningsdag framgår. HR lägger in avgångsdatum och avgångsorsak i Flex HRM. 

Nedan hittar du information kring och rutiner för olika typer av avslut, mallar för avslutssamtal, intyg, betyg och checklista för avslut. 

Avsluta anställning - rutinerna i korthet

En anställning avslutas vanligtvis av att medarbetaren själv väljer att säga upp sig eller att en tidsbegränsad anställning löper ut. En tillsvidareanställning avslutas oftast av att medarbetaren säger upp sig på egen begäran.

Arbetsgivaren kan avsluta en anställning om det finns saklig grund för det eller om det är fråga om en provanställning. Gemensamt för alla avslut är att det är en stor händelse, framför allt för medarbetaren, varför hela processen bör hanteras med ödmjukhet och respekt.

Uppsägningstid

Medarbetare har enligt kollektivavtalet en uppsägningstid på:

  • Anställningstid mindre än 2 år = 1 månad
  • Anställningstid 2 år eller mer = 2 månader

Andra uppsägningstider kan förekomma för vissa tjänster där det är motiverat, till exempel har chefer 3 månaders uppsägningstid. Om annan uppsägningstid är överenskommen är det reglerat i det enskilda anställningsavtalet. Kontakta HR om du är osäker på vad som gäller.

Rutin vid uppsägning på egen begäran

  • Se till att få en skriftlig uppsägning där sista anställningsdag är angiven. En mall för den skriftliga uppsägningen finns som bilaga i medarbetarhandboken på sidan Avsluta anställning - tjänstepersonsorganisationen.
  • Fyll i HR:s formulär "Avslut av anställning" och bifoga den skriftliga uppsägningen där. 
  • Boka in ett avslutssamtal med medarbetaren. HR kommer som komplement till detta även att skicka ett avslutsformulär till medarbetare (med tillsvidareanställning) som slutar. 

 Rutin vid avslut av tidsbegränsad anställning

  • Om medarbetaren har varit anställd i mer än 360 dagar under de senaste 3 åren lämnas besked till medarbetaren om att den tidsbegränsade anställningen upphör senast 1 månad innan sista anställningsdag via denna blankett.
  • Skanna in blanketten med påskrifter och skicka till HR-service.
  • Kontakta HR för att varsla facket om att tidsbegränsad anställning upphör.
  • Boka in ett avslutssamtal med medarbetaren och fråga om medarbetaren även vill ha ett avslutssamtal med HR.

Uppsägning från arbetsgivarens sida

En uppsägning från arbetsgivarens sida skall alltid föranledas av konsultation från HR. I de allra flesta fall är denna typ av uppsägningar en längre process, som kräver saklig grund och behöver hanteras mycket varsamt och med kunskap om de arbetsrättsliga delarna.

Läs mer om uppsägning pga:

 Arbetsbrist

Då arbetsgivaren själv bestämmer storleken på organisationen och omfattningen av verksamheten är det arbetsgivaren som fattar det slutgiltiga beslutet om arbetsbrist föreligger. Förhandling med facket ska alltid göras innan beslut tas.

Därmed utgör arbetsbrist i princip alltid saklig grund för uppsägning. Arbetsgivaren kan dock inte ensidigt besluta vilka personer som ska sägas upp om det är flera som berörs. Den/de anställda har även rätt till viss uppsägningstid och uppsägningslön.

Pension

Medarbetare har rätt att kvarstå i anställning tills hen fyller 68 år. Arbetsgivaren ska ge ett skriftligt besked om att anställningen kommer att avslutas därefter, vilket ska lämnas minst en månad i förväg. 

Har medarbetaren fyllt 68 år gäller en månads uppsägningstid för både arbetsgivare och medarbetare. Önskar arbetsgivaren att medarbetaren ska kvarstå i arbete även efter fyllda 68 år kan tidigare villkor, gällande t ex anställningens omfattning, arbetsuppgifter och arbetstider omregleras.

Personliga skäl

För att kunna säga upp en anställd p g a personliga skäl krävs att arbetsgivaren ska kunna bevisa att saklig grund verkligen föreligger. Medarbetaren måste ha brutit mot någon av de skyldigheter som anställningen medför. Anställningsskyldigheterna kan förenklat sammanfattas i följande punkter:

  • Att utföra det arbete som arbetstagaren anställts för
  • Att följa ordningsföreskrifter
  • Att samarbeta och vara lojal med arbetsgivaren
  • Att följa säkerhetsföreskrifter
  • Att använda skyddsutrustning
  • Att inte bryta mot förtroende

Utöver ovanstående kan det finnas ytterligare skyldigheter som framgår av praxis eller policys inom Röda Korset eller av medarbetarens anställningsavtal som denne är skyldig att följa. Skyldigheterna gäller för såväl tillsvidare- som tidsbegränsade anställningar.

Med begreppet saklig grund menas att det måste vara fråga om någon form av medveten misskötsel och att detta inneburit skada för arbetsgivaren. Några exempel på situationer som kan utgöra saklig grund för uppsägning:

  • Arbetsvägran
  • Misshandel på arbetsplatsen
  • Stöld och förskingring riktad mot arbetsgivaren
  • Upprepade avvikelser från arbetsplatsen, inklusive vanemässig sen ankomst
  • Brott mot verksamhetens ordnings- och säkerhetsföreskrifter
  • Allvarliga samarbetssvårigheter
  • Avslöjande av verksamhetshemligheter eller annat som är avsett att skada arbetsgivaren
  • Bristande duglighet i vissa fall

En anställning kan också upphöra p g a att arbetstagaren utan godtagbara skäl uteblir från arbetsplatsen.

Reglerna om saklig grund för uppsägning är inte dispositiva, det går alltså inte att avtala bort anställningsskyddet i förväg. Arbetsgivare och arbetstagare kan däremot, i samband med en uppsägning, avtala om att anställningen exempelvis ska upphöra mot ett avgångsvederlag.

Vid frågor av denna karaktär ska alltid HR kontaktas innan några som helst åtgärder vidtas för att säkerställa att inga felaktigheter begås och att korrekta avtal upprättas. Vid eventuell misskötsel och/eller agerande som bryter mot anställningsavtalet bör i första hand beteendet påtalas muntligen för att vid upprepning meddelas i en formell varning/erinran.

Vid en eventuell uppsägning av personliga skäl ligger bevisbördan helt på arbetsgivarens bord. Utifrån detta är det viktigt att du som chef har dokumenterat samtal, beteenden etc.

I de flesta fall är det inte den enskilda företeelsen som avgör den sakliga grunden utan en helhetsbedömning av arbetstagarens lämplighet.

Provanställning

En provanställning kan avbrytas av både arbetstagare och arbetsgivare även före prövotidens utgång genom skriftligt besked senast 1 månad före prövotidens utgång.

En provanställning är en ömsesidig testperiod där avsikten är att anställningen skall gå över till en tillsvidareanställning. Finns det anledning till att du inte anser att anställningen ska fortsätta efter det att prövotiden har löpt ut, ska besked om detta lämnas till motparten senast 2 veckor före prövotidens utgång (se mall nedan bland listade bilagor). Kontakta HR om detta kan bli aktuellt.

Som arbetsgivare har du ingen laglig skyldighet att motivera varför en provanställning upphör men enligt vårt kollektivavtal ska du motivera ditt ställningstagande om medarbetaren begär det.

Vill du som arbetsgivare avbryta en provanställning och medarbetaren är ansluten till ett fackförbund, ska du samtidigt med besked enligt ovan varsla berört fack. Tjänstepersonen och lokal facklig organisation har rätt till överläggning med arbetsgivaren om beskedet. Kontakta din HR-konsult om det blir aktuellt.

Tidsbegränsad anställning

Vid en tidsbegränsad anställning behöver normalt inte någon uppsägning från vare sig arbetsgivare eller arbetstagare ske. Anställningen upphör då den överenskomna anställningsperioden är avslutad.

Besked om att anställningen ska upphöra

Den som har haft en tidsbegränsad anställning i mer än 360 dagar under de senaste 3 åren har rätt att få besked om att anställningen ska upphöra minst 1 månad innan anställningen upphör. Information ges då även om reglerna om förtur till ny återanställning. Du som närmaste chef får ett automatiskt mejl från Flex HRM en månad innan en visstidsanställning upphör. Hör av dig till HR om du behöver stöd!

Varsel till facket

Samtidigt som beskedet lämnas till arbetstagaren ska dennes eventuella fackliga organisation varslas. Arbetstagare och eventuell facklig organisation har rätt till överläggning med arbetsgivaren gällande anställningens upphörande.

Företrädesrätt till återanställning

Den som har varit anställd på en tidsbegränsad anställning i mer än 360 dagar under de senaste 3 åren har möjlighet att göra anspråk på företrädesrätt, d v s rätt till förtur vid anställning. Företrädesrätten omfattar varje form av ny anställning hos arbetsgivaren och då även tillsvidareanställning. En förutsättning är dock att personen har tillräckliga kvalifikationer för det nya arbetet. Med tillräckliga kvalifikationer avses de allmänna kvalifikationer som normalt krävs av den som söker anställningen ifråga, eventuellt efter en kortare upplärningstid.

Företrädesrätten gäller 9 månader från datumet då den tidsbegränsade anställningen upphörde och från 1 månad innan, då medarbetaren fått besked om att den tidsbegränsade anställningen ska upphöra. I praktiken betyder det att företrädesrätten gäller sammanlagt 10 månader från det att skriftligt besked lämnats.

HR-avdelningen har förturslistor och håller koll på vakanser, när en medarbetare anmäler sitt intresse för företrädesrätt. 

Överenskommelse om att anställningen upphör

En anställning kan avslutas genom en överenskommelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. Detta innebär att någon uppsägning inte sker från någondera sida utan anställningen upphör genom överenskommelsen.

Denna typ av överenskommelse förekommer ytterst sällan och HR samt närmsta chef ska alltid, utan undantag, kopplas in om det kan bli aktuellt.

Dödsfall

En anställning upphör om en medarbetare avlider. Omkommer en medarbetare på arbetsplatsen och det är du som arbetsgivare som ska informera anhöriga så är det viktigt att detta sker i samråd med läkare, eventuell polis och/eller företagshälsovård. När en medarbetare avlider upphör anställningen utan att du som arbetsgivare behöver vidta några särskilda åtgärder. Det du måste göra är att anmäla dödsfallet till företagets pensions- och livförsäkringsbolag.

Läs mer om Krisplan vid dödsfall. 

Formella åtaganden vid dödsfall
Formulera ett personligt brev till de anhöriga och informera om vilken administration som kommer att göras. Ge gärna ett namn på en kontaktperson inom organisationen som de anhöriga kan vända sig till vid frågor. Dessutom ska slutlön inklusive innestående semesterersättning och andra förmåner utbetalas till dödsboet. Finns det kvar personliga ägodelar som tillhör den avlidne, ska dessa överlämnas till de anhöriga. I samband med detta kan du även be att få tillbaka de ägodelar som tillhör organisationen, exempelvis dator, telefon eller andra arbetsredskap.

Utöver det formella
Informera de närmaste kollegorna om dödsfallet och därefter övriga medarbetare på arbetsplatsen. Berätta att du återkommer med det praktiska vid ett senare tillfälle. Kontakta gärna de anhöriga så snart som möjligt och skicka eventuellt blommor. Bekräfta också att arbetsplatsen och kollegorna känner till dödsfallet.

Har dödsfallet skett under uppskakande omständigheter eller väldigt snabbt kan det upplevas som otäckt och mycket sorgligt. Se till att kollegorna får utrymme att prata om sin bortgångne kollega och även delta i de aktiviteter ni beslutar er för att genomföra, exempelvis att närvara vid begravningen. Eventuellt kan det vara nödvändigt att kontakta extern hjälp för exempelvis krishantering.

Uppsägning från medarbetarens sida

Egen uppsägning

En medarbetare som på egen begäran säger upp sin anställning behöver inte ange något skäl till uppsägningen. Uppsägningen bör vara skriftlig. Se även till att du som chef bekräftar uppsägningen skriftligen. Uppge vilken uppsägningstid den anställde har, vilken dag som blir den sista arbetsdagen, samt vilken dag som är den sista anställningsdagen. Planera tillsammans med medarbetaren hur överlämning av arbetsuppgifter ska ske, samt när och hur eventuell dator, mobiltelefon, etc. ska lämnas tillbaka. 

En uppsägning från den anställdes sida är bindande. Det är upp till arbetsgivaren om denne vill låta en medarbetare som ångrar sin uppsägning återta denna, om det är uppenbart att uppsägningen inte var allvarligt menad. Uppsägningstiden som gäller finns i gällande kollektivavtal, om ni inte kommit överens om annan uppsägningstid i dennes enskilda avtal.

Avbruten provanställning

Medarbetaren har rätt att säga upp sin anställning när som helst under perioden, med 1 månads uppsägningstid. Anledning behöver inte uppges.

Avslut av tidsbegränsad anställning

Vid en tidsbegränsad anställning behöver normalt inte någon uppsägning från vare sig arbetsgivare eller medarbetare ske. Anställningen upphör då den överenskomna anställningsperioden löper ut. En medarbetare kan alltid säga upp en tidsbegränsad anställning - uppsägningstiden blir enligt gällande kollektivavtal. 

Läs om företrädesrätt till återanställning här. 

Pension

Medarbetare har enligt lag rätt att kvarstå i sin anställning till utgången av den månad hen fyller 68 år. Hen har förstås också rätt att gå i pension vid 65 års ålder om så önskas.

En medarbetare som har fyllt 68 år har inte rätt till längre uppsägningstid än 1 månad (oavsett anställningstid) och har inte heller företrädesrätt till återanställning.

Intyg och betyg

Tjänstgöringsintyg

Ett tjänstgöringsintyg innehåller uppgifter om medarbetarens anställningstid, tjänst, anställningsform, omfattning mm. En medarbetare som slutar sin anställning har rätt att få ett tjänstgöringsintyg. Om medarbetaren önskar få ett intyg kontaktar ni HR-service i samband med sista anställningsdagen.

Tjänstgöringsbetyg

Om medarbetaren har varit anställd i mer än 6 månader har hen även rätt till ett tjänstgöringsbetyg. Betyget skrivs av närmsta chef, betyget innehåller beskrivning av medarbetarens arbetsuppgifter och hur arbetsgivaren värderar medarbetarens arbete. Behöver du hjälp med formuleringar och/eller om du inte känner till eventuella tidigare tjänster medarbetaren haft, kontakta din HR-partner. En mall för att skriva tjänstgöringsbetyg hittar du längst ner på sidan bland bilagorna.

Arbetsgivarintyg

Alla som har varit anställda har rätt att få ett arbetsgivarintyg för att kunna söka a-kassa. Arbetsgivarintyget fylls i av vår lönepartner Aspia och medarbetaren kontaktar själv Aspias support för att få ett arbetsgivarintyg.

Utköp av utrustning 

Medarbetare kan inte överta eller köpa ut den dator eller mobiltelefon som använts i tjänsten, eller utrustning som lånats från något av våra kontor. Däremot erbjuder vi utköp av utrustning som medarbetaren själv köpt till hemarbetsplatsen men som arbetsgivaren bekostat. Mer information och rutinen finns på motsvarande sida i medarbetarhandboken Avsluta anställning - tjänstepersonsorganisationen.

 

Bilagor och länkar till detta avsnitt:

Caroline Fransson

Uppdaterad .

Bilagor

Relaterade artiklar