Introduktion - chefshandboken

En god introduktion är en del av en lyckad rekrytering och bör ses som ett naturligt steg i rekryteringsprocessen. För att den nya medarbetaren snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna och arbetsgruppen, och komma organisationen till godo, är det viktigt att personen får en bra start genom en strukturerad och genomtänkt introduktion på arbetsplatsen.

Målsättningen med introduktionen av nya medarbetare är att:

• denne på ett snabbt och effektivt sätt skall komma in i sina arbetsuppgifter och känna sig delaktig i verksamheten
• ge en övergripande information om organisationen, vår vision och våra mål
• låta denne få ta del av den information som bedöms som väsentlig för alla att känna till, till exempel organisationsstruktur, beslutsvägar samt praktiska frågor, såsom löneutbetalning, semester, förmåner med mera. 

Introduktionsplan

Lägg upp en introduktionsplan för att informera om organisationen, hur det är att jobba hos oss, vilka arbetsuppgifter medarbetaren kommer att ha, rutiner, vilka kollegorna är etcetera. Detta görs lämpligen genom att du som chef bokar upp medarbetaren för ett, eller ett par, interna möten och har gjort en skriftlig plan med de punkter som du ser är viktigast att börja med. 

Ta gärna hjälp av checklistan för introduktion och mall för introduktionsprogram (se bilagor längst ner på sidan) för att komma ihåg de olika delar som ska gås igenom före, under och efter introduktionen.

Genvägen - vår digitala onboarding

Ett stöd under introduktionen är vår digitala onboarding Genvägen till Svenska Röda Korset som genomförs i utbildningsplattformen Learnster. Där får medarbetaren bland annat en övergripande bild av SRK som organisation och arbetsplats samt checklistor med praktisk information. Syftet är att det ska vara enkelt och lättillgängligt för alla medarbetare att snabbt komma in i organisationen samt att alla ska få samma grund att stå på. Det ersätter givetvis inte chefens och arbetsgruppens ansvar att introducera medarbetaren till just sitt arbetsområde eller arbetsplats, utan är tänkt som ett hjälpsamt komplement. 

Alla nya medarbetare registreras på Genvägen av HR inför sin första dag. Om du som chef vill kunna se hur Genvägen ser ut får du gärna kontakta HR-service@redcross.se för att bli tillagd.

Inför första dagen

Skicka gärna ett välkomstmejl innan första dagen med information om vem som eventuellt är utsedd till fadder, hur introduktionsprogrammet första dagen/veckan/månaden kommer att se ut samt på vilken tid och plats personen ska infinna sig sin första arbetsdag och vem som möter upp denne.

HR skickar också ett välkomstmejl med häftet "Bra att veta om din nya arbetsplats" samt information om Genvägen och vår lönepartner Aspia.

Första dagen

Tänk på att små saker bidrar till helhetsintrycket. Flera små saker kan ge starkare signaler än en stor sak. Se till att hen känner sig hemma och att allt är på plats. Det är svårt nog ändå att komma till en ny arbetsplats utan att behöva bry sig om praktiska detaljer.

Genomför även en rundvandring och visa var saker och ting finns och hur administrationen fungerar. Presentera medarbetaren för övriga kollegor. Berätta vad de gör och vad de kan hjälpa till med. Gå igenom hur du hade tänkt att den närmaste tiden ska se ut:

• Samtala kring era ömsesidiga krav och förväntningar
• Informera om larm, brandsäkerhet och andra säkerhetsfrågor
• Gör gemensamt upp en tidsplan för introduktionen
• Planera utbildningsinsatser. behövs t ex internutbildning?
• Berätta om eventuella uppdrag som hen ska arbeta med

Gör täta avstämningar i början och ta på ett tidigt stadium upp om det är något som inte fungerar som det ska, så att hen får möjlighet att förändra sitt arbetssätt eller beteende. Bygg upp och vårda goda relationer och ömsesidigt förtroende redan vid rekryteringen och introduktionen. Det är viktigt för att detta synsätt ska prägla även det fortsatta förhållandet mellan organisationen och medarbetaren.

Fadder

För att introducera en ny medarbetare i den sociala miljön på arbetsplatsen rekommenderar vi att du utser en fadder. Det kan kännas tryggt för medarbetaren att ha en kontaktperson att fråga om allt möjligt, som inte är chefen. Det är viktigt att faddern har varit med i verksamheten ett tag och är motiverad för uppgiften. Fadderskapet bör vara tydligt uttalat internt. Syftet med fadderskapet är bland annat:

• Att få medarbetaren att känna sig välkommen och bli en i gänget
• Att medarbetaren har arbetsuppgifter att utföra
• Att få medarbetaren att känna att det hen gör är till nytta både för hen själv och för andra
• Öppna upp för utvecklingsmöjligheter
• I övrigt ansvara internt för den nya medarbetaren

Faddern är, tillsammans med chef och övriga medarbetare i arbetsgruppen, ansvarig för att medarbetaren får information om den egna gruppens ansvarsområde, arbetsuppgifter samt interna rutiner. Faddern bör också hjälpa till att knyta de kontakter utanför den egna arbetsgruppen som är nödvändiga för arbetet. Fadderskapet kan sträcka sig över ca 3-4 månader, dock inte lika intensivt och tidskrävande i slutet av perioden som i början av anställningen.

Uppföljning

När introduktionen och upplärningsperioden går mot sitt slut är det viktigt att vara tydlig med detta och att medarbetaren nu förväntas arbeta mer självständigt. Stäm av att hen känner sig redo, annars ska inte introduktionen och upplärningsperioden avslutas.

Förbered ett uppföljningssamtal genom att stämma av med eventuell fadder och/eller övriga i arbetsgruppen.

Ha uppföljningssamtalet med medarbetare och ge hen feedback på hur du tycker att den första perioden på arbetsplatsen har fungerat. Se till att även hen får chansen att utvärdera introduktionen och ge återkoppling på den första tiden på arbetsplatsen. Om denne har haft en fadder kan även fadder ge återkoppling på introduktionstiden och eventuellt delta i uppföljningssamtalet.

Utvärdera medarbetaren och fundera igenom:

• Uppfyller hen förväntningarna?
• Ska eventuell provanställning övergå i en tillsvidareanställning?
• Behöver medarbetaren någon mer utbildning/upplärning/träning/stöd för att uppnå full kapacitet i sin nya tjänst?
• Behöver introduktionsprogrammet förändras eller utvecklas och förbättras för att bättre stödja chef och nya medarbetare vid framtida rekryteringar?