Nya tillfälliga riktlinjer kring rekrytering och tillsättningar
Fr om nu och t om oktober krävs särskilda skäl för att tillsätta en tjänst och alla tillsättningar ska godkännas på GS beredning. Detta gäller alla tjänster inkl. ersättningsrekryteringar, vikariat, förlängningar, visstidsanställningar, konsulter samt utökning av tjänstgöringsgrad. Det övergripande syftet med beredningen är att säkra att alternativen till en rekrytering är utredda innan vi går ut externt.
Sekonderade delegater till ICRC och IFRC samt ersättningsrekryteringar av värvare på orter som fortfarande har street/door-verksamhet är undantagna rutinen.
Förbered ett beredningsunderlag i samråd med din HR-konsult. Beredningsunderlaget ska vara HR tillhanda senast måndag kl. 16 för att tas med vid GS-beredningen måndagen efter. På tisdagar stämmer HR av de underlag som kommit in för att få en samlad bild av behoven och för att undersöka tänkbara alternativ. HR ansvarar för att underlaget går vidare till GS-beredning.
En särskild beredningsmall används för detta.
Att hitta och rekrytera de bästa medarbetarna för uppdraget och organisationen kan vara riktigt roligt, men samtidigt svårt och utmanande. Ibland är det svårt att hitta rätt kompetens, det kanske är för få sökande till en roll. Eller motsatsen, att vi får så många kvalificerade sökanden att det är svårt att sålla. Sedan ska vi göra rätt urval, anställa på rätt sätt och till rätt villkor och planera den nya medarbetarens första tid.
Det som beskrivs nedan är tänkt att vara ett stöd för dig som chef i att analysera vilket kompetensbehov du har, hur vi hittar rätt medarbetare och hur rekryteringsprocessen ser ut inom Svenska Röda Korset.
- Rekryteringsprocessen
- Anställningsformer, villkor och avtal
- Beställ anställningsavtal
- Chefers beslutsmandat vid rekrytering
Rekryteringsprocessen
Här finns information och dokument som rör rekryteringsprocessen på Röda Korset samlade. Nedan beskrivs rekryteringsidén-, processen och information om rekryteringssystemet Workbuster. Om du ska rekrytera för första gången, rekommenderar vi att du läser igenom dokumentet Beskrivning av rekryteringsprocessen, där alla stegen beskrivs.
Rekryteringsidé
Vår rekryteringsidé består av 3 delar som ska genomsyra hela processen - kompetens, mångfald och potential.
Det är ett tänk och förhållningssätt som vi tror bidrar till att utveckla vår organisation. Vi strävar efter mångfald och att anställa medarbetare med potential att växa och utvecklas tillsammans med oss.
Rekryteringsprocessen - övergripande bild
Bilden illustrerar hur rekryteringsprocessen ser ut på Röda Korset, vilka delar den innehåller och vem som ansvarar för respektive del.
Övergripande bild (doc)
Annonsering och utlysning av lediga tjänster
Vi har som princip att utannonsera alla tjänster internt minst 1 vecka. Syftet är att vi ska vara transparenta med de vakanser som uppstår inom organisationen och ge alla medarbetare möjlighet att visa intresse och söka sig vidare internt. Det finns tillfällen då vi gör undantag från denna princip, t ex om det finns medarbetare med företrädesrätt, om vi nyligen haft motsvarande tjänst ute och redan har lämplig kandidat i urvalet, eller om det finns behov av att omfördela roller internt inom en enhet. Om vi avser att göra avsteg från denna interna överenskommelse ska facken informeras om detta. Det hanteras av HR.
Rekryteringssystemet Workbuster
Rekryteringssystemet vi använder heter Workbuster - det är webbaserat och adressen ska finnas i ditt bokmärkesfält i webbläsaren (om inte kan du klicka på loggan nedan). Vår bolagskod är: rodakorset
Du får inlogg till Workbuster via hr-service, om du behöver hjälp med eller har glömt dina inloggningsuppgifter. Du har endast tillgång till dina egna rekryteringsuppdrag i systemet.
Vid frågor om Workbuster, kontakta i första hand din HR-konsult eller HR-service.
Externa samarbetsparters vid rekrytering
Majoriteten av våra rekryteringar sköter vi själva internt, vilket både är kostnadseffektivt och ger oss utrymme att stärka vårt varumärke. Vi lägger stor vikt vid att informera om processen och uppmuntra till engagemang i vår kontakt med kandidaterna för att öka deras upplevelse av Röda Korset. Varje rekrytering har potential att ge oss i genomsnitt 60 ambassadörer, en av dem blir anställd.
Vi har en genomtänkt rekryteringsprocess med mallar som hjälpmedel för dig som rekryterande chef. Det finns även möjlighet att använda tester och att få stöd av en HR-konsult genom processen.
Men ibland räcker inte tiden till eller så har vi inte de interna resurserna/kunskapen att rekrytera en viss profil själva. Det kan exempelvis handla om en specifik kompetens som vi vet är svår att rekrytera till där vi tidigare inte lyckats. En förfrågan om att använda en extern samarbetspartner ska gå via din HR-konsult. Detta för att vi behöver samordna och hålla koll på vilka samarbetspartners vi har och eventuella avtal som redan finns. Du kontaktar alltså inte en extern partner direkt utan diskuterar först med din HR-konsult.
Idag har vi samarbetsavtal med Wise Group, Jurek och KFX.
Bakgrundskontroll
I Riktlinjen för bakgrundskontroll tydliggörs vilka typer av bakgrundskontroller som görs inom Svenska Röda Korset.
Anställningsformer och villkor
Anställningsformer
Lagen om anställningsskydd (LAS) är den lag som reglerar vilka anställningsformer som är tillåtna i Sverige. Det finns två typer av anställningsformer:
- tillsvidareanställning och
- tidsbegränsad anställning.
Tillsvidareanställning
Det är tillsvidareanställning som i dagligt tal ofta benämns som fast anställning. Om inget avtal om tidsbegränsad anställning träffas så är det per automatik tillsvidareanställning som gäller.
Inom Röda Korset tillämpas provanställning om 6 månader där syftet är att provanställningen ska gå över till en tillsvidareanställning.
Tidsbegränsade anställningar
En tidsbegränsad anställning gäller under särskilda förutsättningar och upphör, om inget annat har avtalats utan uppsägning när tidsperioden löper ut. Följande tidsbegränsade anställningsformer är tillåtna enligt vårt kollektivavtal:
- Fri visstidsanställning
- Vid vikariat för att ersätta en tjänsteperson vid dennes ledighet eller frånvaro, eller för att upprätthålla en ledigförklarad befattning
- för viss säsong om arbetsuppgifternas särskilda beskaffenhet föranleder sådan anställning
- För internationellt biståndsarbete
- För skolungdom och studerande samt vi praktikarbete
Timanställning är inte en anställningsform. Att ha timanställda betyder att arbetsgivaren betalar medarbetaren per timme. Anställningen i sig måste vara en tidsbegränsad- eller tillsvidareanställning.
Mer information om de olika anställningsformerna finns i kollektivavtalen.
Anställningsvillkor och lönesättning
Lön sätts i dialog mellan rekryterande chef och HR. Lönenivån ska beakta den interna lönestrukturen, arbetsvärdering och marknadslöneläge. Kriterier att väga in vid lönesättning:
- Tjänstens innehåll, ansvar och arbetsuppgifter
- Reglerad eller målstyrd arbetstid
- Den anställdes kvalifikationer och erfarenheter
- Lönestrukturen för befintliga medarbetare
- Det aktuella marknadslöneläget
Bortsett från lönen kan medarbetaren ha rätt till olika tillägg, t ex ersättning för övertid, jourtid och mertid. Tilläggen regleras i kollektivavtalet och varierar beroende på vilken arbetstidsmodell som är aktuell (reglerad eller målstyrd arbetstid). Läs mer om det under avsnittet arbetstid (länk).
Röda Korset erbjuder även förmåner såsom friskvårdsbidrag och lunchförmån. Läs gärna mer om våra förmåner.
Minimilöner
I kollektivavtalet regleras minimilöner, i övrigt är det individuell lönesättning som gäller.
Anställningsavtal
Ett anställningsavtal kan vara både skriftligt, muntligt samt ha ingåtts genom konkludent handlande (att man agerar som om avtal är slutet).
Ofta ingås ett muntligt avtal per telefon i och med att den arbetssökande accepterar erbjudandet av anställning. Vi rekommenderar även att rekryterande chef bekräftar uppgifterna till personen per mejl.
En skriftlig bekräftelse av anställningsvillkoren, ett anställningsavtal, ska upprättas. Vi strävar efter att alla ska ha skrivit under ett anställningsavtal innan de börjar jobba hos oss. I och med anställningsavtalet åtar sig arbetstagaren att utföra arbete åt arbetsgivaren under de villkor som reglerats i avtalet. Arbetsgivaren betalar för detta lön och vissa andra förmåner. För att inte hamna i en tvist kring vad som är överenskommet i samband med anställningen bör anställningsavtalet vara skriftligt och undertecknat av både arbetstagaren och arbetsgivaren.
Du beställer anställningsavtal av HR, se nedan rubrik, "Beställ anställningsavtal".
Om ändringar i anställningsavtalet behöver ske vid ett senare tillfälle, kontakta alltid din HR-konsult.
Beställ anställningsavtal
Samtliga anställningsavtal tas fram av HR. När en rekrytering är avslutad eller beslut om ändring av anställning, som medför nya anställningsvillkor, är avklarat, ska ansvarig chef och medarbetare signera ett anställningsavtal.
HR har tagit fram ett formulär, som rekryterande chef fyller i. Under "Typ av fråga" väljer du om det är en nyanställning, förlängning eller ändring.
Så här går en avtalsbeställning till:
- Formuläret fylls i av dig som chef – fyll i formuläret noga för att undvika fördröjningar.
- HR skapar ett anställningsavtal och skickar det via Verified för granskning och signering, först till dig som chef och sedan till medarbetaren.
- När underskrivet avtal är HR tillhanda, lägger HR upp medarbetaren i Flex HRM.
- Medarbetaren får inloggningsuppgifter till Flex HRM skickade till sig per e-post från vår lönepartner Aspia.
Det underskrivna anställningsavtalet måste vara HR tillhanda för att vi ska kunna betala ut lön till medarbetaren. Om det finns enstaka fall där särskilda omständigheter råder som gör det omöjligt att påskrivet avtal kommer in i tid - före lönekörning, då krävs ett skriftligt OK (mejl) till HR-service, från ansvarig chef och från HR-konsult, för att lön ska utbetalas.
I vissa fall sker ändringar av en anställning som inte medför att ett nytt avtal ska tas fram. Då skrivs överenskommelser eller bekräftelser, beroende på ändringens karaktär. Även dessa tas fram av HR.
Överenskommelse
Gäller t ex om en medarbetare går in på en ny tjänst eller i ett tidsbegränsat projekt. En överenskommelse skrivs under av chef och medarbetare.
Om en medarbetare byter tjänst och blir chef räcker det dock inte med en överenskommelse, utan då måste ett nytt anställningsavtal skrivas.
Bekräftelse
Gäller när en medarbetare byter enhet, avdelning eller tjänst. En bekräftelse skrivs bara under av dig som chef.
Tänk på att...
Efter att du har skickat in en beställning på ett anställningsavtal kan det dröja upp till 5 arbetsdagar till dess att avtalet är framtaget - så undvik kort varsel.
Chefers beslutsmandat vid rekrytering
Chefen för en organisatorisk enhet har ansvar för beslut i ekonomiska frågor inom ramen för en tilldelad budget. För anställning, avslut av anställning samt lönesättning - krävs avstämning med HR innan beslut fattas.
Alla rekryteringar ska godkännas av överordnad chef - detta inkluderar ersättningsrekryteringar. Utökningar av bemanningen som är längre än 3 månader ska förhandlas med våra lokala fackklubbar. Ta kontakt med din HR-konsult som sköter förhandlingen. Detta gäller även när vi planerar att bemanna en tjänst med en bemanningskonsult.