Praktisk information vid tjänstledighet
Allmänt
Det finns ledigheter som är reglerade i lag och kollektivavtal, och sedan finns det andra former av ledighet som arbetsgivaren kan bevilja. All ledighet ska läggas in i Flex HRM, som chef attesterar du dina medarbetares ledighet i systemet.
Om det gäller ledighet som inte är reglerad i lag eller kollektivavtal och som är längre än 3 månader behöver en ledighetsblankett fyllas i innan ledigheten läggs in i Flex HRM. Det beror på att det då även krävs ett godkännande från avdelningschef och HR-chef samt en överenskommelse som HR skickar ut. Detta för att få en överblick gällande tjänstledigheter och en konsekvent tillämpning. Om du är osäker vad som är lagstadgad ledighet och inte kan du läsa mer i SRKs riktlinjer för beviljande av tjänstledighet.
Vid avbrytande av en tjänstledighet måste medarbetaren meddela dig som chef senast två månader innan beräknad återkomst i arbetet. Detta gäller även vid önskemål om förlängning, för att arbetsgivaren ska ha möjlighet att planera verksamheten.
I medarbetarhandboken kan du läsa ännu mer om de olika typerna av ledighet.
Föräldraledighet
Att tänka på när du har föräldralediga medarbetare:
Enligt 16 § Föräldraledighetslagen får en arbetsgivare inte missgynna en arbetssökande eller arbetstagare av skäl som har samband med föräldraledighet.
Inför föräldraledigheten rekommenderar vi att du har ett planeringssamtal med den anställda. Under samtalet bör ni diskutera om och hur medarbetaren vill bli kontaktad under ledigheten, vilken information de vill ha om vad som händer på arbetsplatsen och om de vill delta i några aktiviteter t ex enhetsmöten och avdelningsmöten, planeringsdagar och utbildningstillfällen. Ni bör också bestämma tidpunkter för målsamtal och lönesamtal. I lönerevisionen ska den anställda bedömas utifrån sina insatser före föräldraledigheten. Se till att ha en plan för hur den anställda ska komma tillbaka i arbete efter föräldraledigheten och ha en dialog kring detta med medarbetaren.
Nedan följer en kort checklista med frågor som bör diskuteras före en planerad föräldraledighet:
- Hur ska kontakten ske under föräldraledigheten?
- Vilken information om vad som händer på arbetsplatsen vill du ska förmedlas?
- Vill den anställde få information om lediga tjänster?
- Vilken typ av inbjudningar ska delas, (t ex möten, utbildningar, julfest)?
- Tidpunkter för målsamtal och lönesamtal.
- Planerad längd på ledighet och datum för planeringssamtal inför återgång i arbete.
Förbud att missgynna föräldralediga enligt 16 §Föräldraledighetslagen
Diskriminering av föräldralediga innebär att den som är, ska vara eller har varit föräldraledig har rätt att inte bli "missgynnad" av sin arbetsgivare enligt lag. Missgynnad i det här sammanhanget innebär att man i samband med föräldraledighet blir orättvist behandlad när det gäller frågor om lön, arbetsuppgifter, utbildning eller befordran med mera. Skyddet i lagen gäller både om man är anställd och när man söker jobb. Alla som har rätt till föräldraledighet skyddas av lagen.
Förbuden mot missgynnande gäller:
- När man söker jobb.
- När arbetsgivaren beslutar om befordran.
- När ens chef beslutar om utbildning, yrkespraktik eller yrkesvägledning.
- När ens arbetsgivare beslutar om lön eller andra anställningsvillkor.
- När ens chef leder och fördelar arbetet.
- Om man till exempel får andra arbetsuppgifter, blir omplacerad, sägs upp eller anställningen på andra sätt avbryts som kan härledas till att man har varit föräldraledig.
Exempel på missgynnande:
- Om man får sämre arbetsuppgifter eller omplaceras till ett sämre jobb efter sin föräldraledighet.
- Om man provanställning avbryts på grund av att man vill vara föräldraledig.
- Om man söker ett jobb och arbetsgivaren får veta att man vill vara föräldraledig när man börjar och det resulterar i att man inte får jobbet.
- Om man får sämre löneutveckling under sin föräldraledighet än vad man brukar få eller har rimlig anledning att räkna med.
- Om ens chef ger en sämre villkor för att man har varit ledig för vård av sjukt barn.
- Om ens chef utsätter en för obehag för att man har varit ledig för vård av sjukt barn.
Tjänstledighet
Möjligheten till tjänstledighet regleras i lag och i SRKs interna riktlinjer.
Vi ser som arbetsgivare i grunden positivt på att medarbetare kompetensutvecklar sig genom att arbeta på annan tjänst inom Röda Kors-rörelsen eller liknande uppdrag inom annan organisation med anknytning till verksamhet som vi bedriver.
För att en tjänstledighet, som inte regleras i lag, ska kunna beviljas krävs först och främst att den kan ske utan större olägenhet för verksamheten. Hänsyn tas också till medarbetarens individuella förutsättningar. Följande faktorer bör beaktas innan ett beslut tas om tjänstledighet:
- Hur tjänstledigheten påverkar enhetens förmåga att nå uppsatta mål
- Vilka lösningar som finns för att täcka upp för medarbetaren
- Medarbetarens anställningstid, ju längre anställningstid desto större möjlighet till tjänstledighet bör ges
- Huruvida tjänstledigheten kan leda till något positivt för medarbetaren och verksamheten, t ex ökad kompetens eller möjlighet att undvika en sjukskrivning
Detta innebär att du som chef har möjlighet att säga nej till en ansökan om tjänstledighet, även i de fall där SRKs riktlinjer för tjänstledighet ger möjlighet till ett beviljande. Rådgör alltid med din chef och med din HR-partner innan beslut fattas.
Praktisk information vid tjänstledighet
Ansökan och ev. överenskommelse
All ledighet ska läggas in i Flex HRM, som chef attesterar du dina medarbetares ledighet i systemet. Rutinen skiljer sig dock åt mellan lagstadgad och övrig tjänstledighet, du kan läsa mer om själva ansökan på sidan Ledighet, helgdagar och frånvaro under rubriken "Hur ansöker jag om ledighet?".
Anmälan till IT
På it-kompassen - under Mina ärenden - finns ett enkelt sätt att anmäla att medarbetare är tjänstlediga. Genom att fylla i formuläret uppdateras informationen i våra behörighetsdatabaser och i vår växel. Informationen når också IT, tele desk, reception, kontorsservice och systemansvariga på ett enkelt och effektivt sätt. Vi uppmanar er att använda tjänsten då detta är förutsättningen för aktuell information i våra system. Det utesluter dock inte att medarbetaren måste ansöka om ledighet.
Nedan följer de olika alternativ som finns:
Alternativ 1 – Konton avslutas vid angivet datum. Information skickas till respektive systemägare, till tele.desk (receptionen), kontorsservice och Ekonomi. Utrustning lämnas tillbaka till IT.
Alternativ 2 – Konto för Rednet och Office365 (e-post) består. Övriga konton avslutas vid angivet datum. Information skickas till respektive systemägare, till tele.desk (receptionen), kontorsservice och Ekonomi. Utrustning lämnas tillbaka till IT.
Alternativ 3 – Allt består som tidigare. (Tillämpas endast vid särskild överenskommelse med chef).
Vid föräldraledighet tillämpas alltid alternativ 2. Detta med anledning av att föräldralediga medarbetare ska ha tillgång till Rednet för att t ex kunna få information om och söka utlysta tjänster. Vid annan tjänstledighet gäller alternativ 1-3.