Här hittar du användarmanual samt utbildningsfilmer som guidar dig genom de olika stegen och funktionerna i ReachMee. Det finns även fler instruktionsfilmer under respektive avsnitt.
Du hittar manualen i löpande text nedan eller så klickar du på respektive avsnittsrubrik som tar dig till avsnittet du vill läsa mer om.
Vill du istället ladda ner och/eller skriva ut användarmanualen finns den att hitta här:
Manual ReachMee- vårt digitala rekryteringsstöd 202103.pdf
Utbildningsfilm del 1 av ReachMee
Utbildningsfilm del 2 av ReachMee
Skriv in projektnamn och beskrivning
Automatisk rensning och integritetspolicy
Spara, Spara och Fortsätt, Avbryt
Lägga till fler som rekryterar
Redigera annons innan den publiceras
Lägg till kontaktperson i annonsen
Uppdragen publiceras inte direkt
Skriv ut eller exportera kandidatlista
Svara och läs epost i ReachMee
Bjuda in till informationsträff/introduktion (Kalenderfunktionen)
Kalenderfunktionen- Bokningsbekräftelse
Kalenderfunktionen- Bjud in till en tid och ett datum
Ange status för respektive ansökan
Utbildningsfilmer
Utbildningsfilm del 1 av ReachMee
Den här utbildningsfilmen är en översiktsutbildning för dig som vill lära dig grunden i verktyget. Här beskrivs hur du:
- loggar in och ändrar ditt lösenord
- lägger upp ett projekt
- använder de befintliga rekryteringsmallarna
- redigerar och publicerar en annons
- tar emot och hanterar ansökningar
- använder mappar
- markerar att en person blivit aktiv i kretsen
Utbildningsfilm del 2 av ReachMee
I utbildningsfilm del 2 fördjupar vi oss i hanteringen av ansökningarna.
Här beskrivs hur du:
- med hjälp av kalenderfunktionen bjuder in till infoträffar eller intervjuer
- kommunicerar via ReachMees mejlfunktion med de sökande
- lägger till intresserade manuellt i ett projekt
- enkelt får en översikt över de sökande
- använder filtreringsfunktionen
- kategoriserar intresserade i olika mappar
Användarmanual
Logga in och användare
Publiceringssidor
ReachMee – vårt digitala rekryteringsstöd är en rekryteringstjänst som används för att rekrytera frivilliga till Svenska Röda Korsets verksamheter. Samtliga uppdrag som publiceras i ReachMee visas alltid på följande webbsida, det vill säga publiceringssida.
- Svenska Röda Korset https://www.rodakorset.se/engagera-dig/
Om uppdraget avser Röda Korsets Ungdomsförbund (RKUF) eller avser ett företagsvolontäruppdrag visas de på respektive sidor:
- Röda Korsets Ungdomsförbund (RKUF) https://rkuf.se/engagera-dig
- Företagsvolontäruppdrag https://www.rodakorset.se/engagera-dig/for-foretag/volontar-uppdrag/
Publicerade uppdrag visas också automatiskt på kretsarnas lokala webbsidor.
Kom igång
Du måste ha en användare för att kunna använda ReachMee. Du får ett konto genom ett kontakta Infoservice på 0771-19 95 00 eller maila info@redcross.se som hjälper de dig att ta fram en användare.
I mailet ska du ange:
- Namn
- Mailadress som ska användas (måste vara en unik och personlig mailadress).
- Vilken kretstillhörighet/lokalföreningstillhörighet du har
Logga in i ReachMee
För att logga in i ReachMee gå till Rednet och klicka på “Mina verktyg” eller använd länken nedan för att komma direkt till inloggningssidan.
Direktlänk till inloggning ReachMee https://site201.reachmee.com/rodakorset/login.html#?lang=SE
Ange användarnamn och lösenord du tilldelats när du fick din behörighet.
Byt lösenord första gången
Infoservice kommer ge dig ett lösenord. Vi rekommenderar att du ändrar ditt lösenord efter första gången du loggar in. Du byter lösenord genom att trycka på ditt namn i högra hörnet, i menyn välj ”Byt lösenord”.
Glömt lösenord
Du kan själv återställa ditt lösenord. Gå till sidan där du loggar in i ReachMee ( 3.Logga in i ReachMee). Istället för att logga in kan du klicka på ”Problem med att logga in?”. För att återställa ditt lösenord anger du den e-postadress du angett när du skaffade ett konto. Ett mail med instruktioner för återställningen kommer till din mailadress.
Ta bort användare
Maila infoservice på info@redcross.se och meddela att du vill att din användare tas bort.
Lägga in nytt uppdrag
Nytt rekryteringsprojekt
När du loggat in kommer du till sidan “Start”. Du klickar på knappen “Nytt projekt” för att lägga in nytt uppdrag. Du kan också gå till sidan “Projekt” och klicka på knappen “Nytt projekt”.
När du klickat på “Nytt projekt” kommer du att välja rekryteringsmall och fylla i information som definierar rekryteringsprojektet.
Välj rekryteringsmall
Det finns förberedda rekryteringsmallar för de flesta verksamheter. Rekryteringsmallarna inkluderar:
- En annonstext
- En annonsbild
- Ett frågepaket som innehåller urvalsfrågor som de sökande svarar på.
Allt ovan kan redigeras när du är klar med projektdefinitionen.
Du väljer rekryteringsmall genom att trycka på listan under rubriken “Välj rekryteringsmall”. Klicka sedan på “plustecknet” (+) framför verksamhetsområden för att verksamhetstypernas mallar ska komma fram. Exempelvis kan du trycka på “+folkrätt och skydd” så kommer mallarna ex: stöd till häktade, stöd till förvarstagna, etc.
Om du inte hittar någon passande rekryteringsmall välj mallen “Övrigt/Annat”. Du kommer i nästa steg efter projektdefinitionen kunna redigera annonsmallen.
Skriv in projektnamn och beskrivning
I fältet “Projektnamn” skriver du namnet för projektet. Notera att detta namn inte är annonsrubriken utan bara det interna namnet för rekryteringsprojektet. Det bör vara något som gör det lätt att veta vilket projekt det är man arbetar i internt.
I fältet ”Antal” skriver du hur många frivilliga som ni har som mål att rekrytera. Siffran du skriver in påverkar inte antalet som i slutändan söker och/eller blir frivilliga.
Automatiskt rensning/Integritetspolicy
I fältet “Automatisk rensning för projektet” kommer den förvalda integritetspolicyn att vara ifylld. Det innebär att projektet följer de regler och den policy som har satts upp gällande hur data hanteras i systemet.
Under ”Automatisk rensning för projekt” så visas antingen:
-
Svenska Röda Korsets Integritetspolicy- 18 månader eller
-
Svenska Röda Korsets Ungdomsförbund.
Ansökningar raderas 18 månader efter att projektet har stängts. Viktigt därför att avsluta rekryteringsprojekt.
Klassificering
När du använder en rekryteringsmall kommer Befattning, Område och Inriktning vara förinställt. Plats och arbetstid måste du själv fylla i.
Om du inte använder dig av någon rekryteringsmall fyller du i informationen på egen hand.
- Befattning = Volontär eller företagsvolontär. Standard är att du väljer volontär om du inte ska rekrytera företagsvolontärer.
- Område = verksamhetsområde
- Inriktning = typ av verksamhet.
- Arbetstid = hur mycket tid du ungefär förväntar dig att de nya frivilliga ska ge.
Spara, Spara och fortsätt eller Avbryt
När man är klar med projektbeskrivning har man alternativ för att ”Avbryta”, ”Spara” eller ”Spara och fortsätt”.
”Spara” sparar projektet men tar dig tillbaka till projektlistan, ”Spara och fortsätt” så sparas allt du fyllt i så det finns förberett nästa gång du ska lägga upp ett nytt uppdrag, men du kommer precis som ”Spara” in i nästa del av projektet.
Det finns även en möjlighet att kryssa i en funktion för att spara informationen du fyllt i till nästa projekt, så blir det mindre att fylla i nästa gång om du oftast skapar projekt inom samma områden.
Redigera och publicera annons
Du har nu skapat ett rekryteringsprojekt men behöver nu redigera och justera själva annonsen innan du publicerar. Du kommer ha en meny på din vänstra sida som du kan utvidga genom att klicka på pilarna som pekar nedåt. Om menyn skulle försvinna kan du ha råkat komma åt den pilen som pekar åt vänster.
Beskrivning: Här kan du redigera projektdefinition, ändra eller lägga till ägare och medrekryterare för projektet. Du kan också redigera processteg, dvs mappar för hur du hanterar intressenter.
Annons: Här redigerar du själva annonsen, lägger till och ändrar kontaktperson, ändrar bild, etc.
Ansökan: Här kan du redigera de urvalsfrågor som ska ställas i uppdragsannonsen.
Publicering: Här publicerar du din annons
Kandidater: Här hanterar du de personer som sökt till uppdrag
Avsluta projekt: Här avslutar du projekt.
Lägga till fler som rekryterar
Ofta är man två eller fler som sköter en rekrytering av frivilliga eller förtroendevalda. När du skapat ett projekt i ReachMee blir du automatiskt ägare för projektet. Du kan sedan välja att ändra ägare och/eller lägga till fler personer som ska vara medrekryterare. Det gör du genom att klicka på ”Beskrivning” och sedan ”Deltagare”. Du kan dock endast lägga till personer som redan skapat ett konto i ReachMee. Du kan även välja att byta ägare för projektet under ”Byt ägare”.
Redigera annonsen innan den publiceras
De flesta väljer en färdig rekryteringsmall, det är därför viktigt att redigera annonsen så att den beskriver hur uppdraget fungerar just hos er. Välj fliken ”Annons” i menyraden till vänster för att börja redigera annonsen, klicka sedan på ”redigera”.
- Redigera texten i annonsen så att den bättre beskriver hur uppdraget fungerar just hos er
- Sätt en rubrik som anger orten samt beskriver vad det är för verksamhet ni söker frivilliga till. Exempelvis “Engagera dig som läxhjälpare i Malmö” eller ”Malmö: Vill du bli frivillig på vår läxhjälp?”
- Du kan välja en annan bild från bildbanken.
- Ange kontaktperson för uppdrag under fliken ”Kontaktperson” till höger om annonstexten. Du kan endast lägga till en person i det fältet men om ni är fler kan du ange den andra personens kontaktuppgifter manuellt längst ner i annonstexten så hamnar de bredvid varandra.
Lägg till kontaktperson i annonsen
För att kunna publicera en annons behöver man ha lagt till kontaktperson i annonsen. Kontaktpersonen behöver inte vara samma person som administrerat själva rekryteringsannonsen utan det är den kontakt man hänvisar till för frågor. Notera att kontaktpersonen inte kommer få notiser om ansökningar om den inte också är ansvarig eller medrekryterare i projektet.
För att lägga till kontaktperson gå till det specifika projektet -> Gå till rubriken Annons-> Klicka på Redigera -> Gå till Kontaktperson (till höger på sidan) -> Klicka på "Lägg till mig som kontakt" eller klicka på kontaktpersonens namn om det redan har lagts till kontakt -> En ny ruta öppnas och där fyller du i uppgifter på den kontaktperson och de kontaktuppgifter som ska stå i annonsen.
Tips: Vill ni inte ange en specifik person i annonsen och dennes kontaktuppgifter kan ni skriva kretsen uppgifter enligt exempel nedan.
Du kan endast lägga till en person i det fältet men om ni är fler kan du ange den andra personens kontaktuppgifter manuellt längst ner i annonstexten så hamnar de bredvid varandra.
Urvalsfrågor
När en person vill söka ett uppdrag behöver den svara på förinställda frågor. Följande frågor är automatiserade och kan inte redigeras:
E-postadress*
Bekräfta e-postadress*
Förnamn och Efternamn*
Födelseår*
Mobil*
Utöver de förinställda frågor som inte kan redigeras kan fler urvalsfrågor läggas till. Här kan du som rekryterare få den informationen som behövs för att enklare kunna matcha personer med uppdrag. Du kan redigera, lägga till eller ta bort en urvalsfråga.
I de förberedda rekryteringsmallarna finns redan några urvalsfrågor formulerade. Dessa kan redigeras och/eller tas bort.
Urvalsfrågorna kommer synas i annonsen, du kan även välja om de ska vara obligatoriska eller ej. Så var noggrann med hur du formulerar dig. Du kan också ändra frågorna efter att du publicerat en annons.
Tänk på att du i urvalsfrågor kan välja mellan Alternativfråga, Fritextfråga eller graderande påståenden. Välj lämplig variant för vilken typ av fråga du ställer. Om du har alternativfråga kom ihåg att lägga till flera listvärden så den som ansöker kan välja mellan flera olika svar.
För att frågan ska visas publikt behöver du klicka i ”Rikta frågan till”. Där väljer du att klicka i både ”interna kandidater” och ”externa kandidater”.
Bekräftelsebrev
Alla som söker ett uppdrag kommer automatiskt få ett bekräftelsebrev som bekräftar att personens intresseansökan har skickats. Bekräftelsebrevet skickas automatiskt av ReachMee och du som användare behöver inte göra något.
Bekräftelsebrevet kan däremot redigeras och anpassas för just ditt rekryteringsprojekt. För att redigera bekräftelsebrevet går du till fliken ”Ansökan” i vänstra menyn och klicka sedan på underfliken ”Bekräftelsebrev”. Klicka sedan på ”Anpassa innehållet för aktuella rekryteringsprojektet”. Glöm inte att ”Spara”.
Du kan nu redigera bekräftelsebrevet. Notera att ändringarna endast avser det specifika rekryteringsprojektet, ändringen avser alltså inte kretsens eller användarens samtliga rekryteringsprojekt.
Publicera annons
När du har skapat ett projekt, redigerat annonsen, angett kontaktperson och eventuellt justerat urvalsfrågor och/eller bekräftelsebrevet är det nu dags att publicera uppdraget. Det gör du genom att välj ”publicera” på annonssidan, samma sida som du tryckte på för att kunna redigera annonsen. Alternativt klickar du på ”Publicering” i den vänstra menyn.
Välj rätt publiceringssida
OBS! Du väljer endast EN sida när du publicerar. Väljer du flera sidor kommer ditt uppdrag inte att publiceras.
- Publicera ordinarie volontäruppdrag här! Välj denna om du är en krets som ska publicera ett uppdrag. Annonsen kommer att publiceras på Svenska Röda Korsets hemsida samt på er lokala webbsida.
- Publicera företagsvolontäruppdrag här! Välj denna om ni har ett specifikt uppdrag framtaget för företagsvolontärer. Uppdraget visas då på https://www.rodakorset.se/engagera-dig/for-foretag/.
- Publicera Ungdomsförbundets volontäruppdrag här! Välj denna om du är en lokalförening inom Ungdomsförbundet. Uppdraget hamnar både på Ungdomsförbundets hemsida och Svenska Röda Korsets hemsida.
- Publicera ej här (Krissida). Välj inte denna sida om inte det framgår något annat i informationen/rubriken. Denna sida aktiveras endast nationellt vid kris.
Välj hur lång tid du vill att uppdraget ska vara publicerat. Vi rekommenderar att inte välja längre än tre månader, det är viktigt att annonsen känns aktuell dessutom kan kretsens behov förändras på kort tid och annonsen riskerar då bli inaktuell.
OBS! Du kan endast publicera på en sida.
Uppdragen publiceras inte direkt
Det är en liten fördröjning på ca 15 minuter innan uppdraget du precis publicerat syns på hemsidorna. Anledningen till det är att vår hemsida måste hämta informationen för varje uppdrag innan det läggs upp och den läsningen sker bara med visst tidsintervall. Ditt uppdrag hamnar inte heller längst upp i uppdragslistan.
Annonsvarianter
Det finns en funktion som heter annonsvarianter. Den kan användas om man exempelvis önskar skriva sin annons på olika språk, t.ex. en på svenska och en på engelska. Då publiceras båda dessa annonsvarianter som två olika annonser men samtliga ansökningar hamnar ändå i samma projekt i samma kandidatlista. Det är väldigt sällan som funktionen annonsvarianter behöver användas.
Administrera de som sökt
När en person söker ett uppdrag kommer en avisering att skickas till den e-post som angivits för din användare i ReachMee. Aviseringen innehåller dock inte uppgifter om personen som sökt uppdraget, du behöver således logga in på ReachMee för att kunna hantera intresseansökningarna.
Kandidatförteckning
- Klicka på fliken ”Kandidater”
- Välj därefter ”Kandidatförteckning”. Där hittar du alla som sökt uppdraget.
Du ser då en lista på alla de som sökt uppdraget. Du kan själv välja hur översikten ska se ut genom funktionen ”Visa och dölj kolumner”. Du kan också sortera kandidaterna genom sökfiltret. Där kan du bland annat sortera utifrån de urvalsfrågor som ställts. Funktionen passar särskilt bra vid stort
Processmappar
Efter att du tagit kontakt, fått veta mer om personen som sökt uppdraget kan du sedan placera personen i de olika processmapparna. Dessa mappar hjälper dig att få en översikt över hanteringen av intressenterna. Du flyttar personer till respektive mapp genom att hålla din muspekare över profilbilden och drar sedan till rätt mapp. Du kan också klicka i rutan (id) vid respektive intressent och klicka på knappen ”Åtgärder” och därefter ”Flytta till annan mapp”.
Följande processmappar finns:
- Visa alla kandidater (ej redigerbar)
- Intressenter (ej redigerbar)
- Ange namn för mappen (redigerbar)
- Ange namn för mappen (redigerbar)
- Nej (ej redigerbar)
- Ja (ej redigerbar)
Det är ni som rekryterar som bestämmer internt hur dessa mappar ska användas. De redigerbara mapparna kan ni ändra namn på så att det passar er interna hantering.
Om du flyttar en person till mappen för ”Nej” kommer en ruta upp som frågar om du vill skicka ett automatiskt mail till kandidaten för att berätta var den befinner sig i rekryteringsprocessen. Vi har förberett ett antal bra svar som vi kan använda när vi behöver neka ett uppdrag.
Kontaktkort och profil
Du kan även öppna en persons kontaktkort för att se information om den intresserade. Där kan du bland annat läsa:
- Ansökan och svar på urvalsfrågorna
- Få kontaktuppgifter
- Maila/bjuda ni till möte/informationsträff/introduktion.
- Skriva anteckningar
- Ange status i rekryteringsprocessen
Du kan också redigera i ansökan om personen exempelvis skulle behöva ändra något i sin ansökan.
Lägga in intressenter manuellt
I varje rekryteringsprojekt som du skapat kan du lägga till intresseansökningar manuellt. Den här funktionaliteten underlättar exempelvis när det finns personer som inte kan söka ett uppdrag digitalt eller när det kommer in ansökningar via telefon, mötesplatser, etc. Genom att lägga in intresseansökningar manuellt tillsammans med de ansökningar som kommit in via ReachMee kan ni hantera samtliga ansökningar på ett ställe. Ett rekryteringsprojekt behöver inte ha en publicerad annons vilket innebär att ansökningar kan läggas in manuellt ändå. Exempelvis vid stort söktryck kan ni pausa en publicerad annons men fortfarande hantera ansökningar manuellt som kommer in via andra kanaler.
För att lägga in intresseansökningar manuellt Logga in på ReachMee ->Gå till "Projekt" -> Välj aktuellt projekt -> Gå till fliken ”Kandidater” i vänstra menyn och klicka på ”Lägg till kandidater +” på sidans vänstra hörn. Där fyller ni i uppgifter om intressenten.
Skriva ut eller exportera kandidatlista
Vi ska undvika att skriva ut, exportera och/eller dela kandidatlistor med anledning av GDPR. Om det krävs för rekryteringsprocessen säkerställ att det finns bra rutiner för hur listan hanteras. För att skriva ut kandidatlistan behöver du exportera informationen antingen till en PDF eller en Excel. Det gör du genom att
- Gå till ”Kandidater” och därefter ”Kandidatförteckning”.
- Markera samtliga eller utvalda i kandidatlistan
- Klicka på ”Åtgärder” och välj ”Exportera kandidatinformationen”
- Välj ”Exportera kandidatinformation till Excel” och välj vilka kolumner du vill ska ingå i excelen.
- Klicka sedan på ”Generera Excel”.
- Nu har du fått ett dokument som du kan välja att skriva ut.
Om du önskar att skriva ut en enskild intresseansökan gå till personens profilkort och klicka på ”Skriv ut.”
Kommunicera genom ReachMee
Kommunicera med de som sökt uppdraget och med medrekryteraren
Från ReachMee skickas vissa automatiserade mail. Exempelvis vid ansökan skickas ett automatiskt bekräftelsemail. Utöver dessa automatiska mail kan ni även skicka egna mail till personerna som finns i systemet. Mailet kan skickas både från vyn kandidatförteckning och från kandidatprofilen.
För att skicka en epost, följ stegen:
- Markera personen/personerna som ska få ett mail.
- Tryck på åtgärder
- Välj Skicka brev
- Du kommer till epostfunktionen.
- I rutan där det står ”Till” ser du personerna du markerat. Om du råkat markera en person som inte ska ha epost kan du ta bort den personen här. Observera att du bara kan maila personer som finns i projektet och inte vem som helst via ReachMee.
- Fyll i ämnesrad/rubrik för mailet
- Fyll i den text du vill skicka personerna.
- Tryck på ”Skicka brev”
Alternativt att du går in på personens profil och väljer att skicka mail från den vyn.
Alla mail kommer från en ReachMee-adress och inte din privata. Du kan skicka mail till flera personer samtidigt. Deras e-postadresser visas inte för varandra.
Anteckningar
Du kan också skriva anteckningar på respektive kandidatprofil. Dessa anteckningar kan underlätta när ni är flera som hjälps åt att hantera ett rekryteringsprojekt.
Svara och läs epost i ReachMee
Om personen svarar på ditt mail kommer svaret både in i projektet i ReachMee och till din mail.
- Gå in på epost
- Klicka på ämnesraden för mailet
- Läs svaret
- Välj att svara om du vill genom att trycka på den gröna pilen till höger.
(Infoga bild)
Du kan även i kandidatkortet i loggen se om ni är två som rekryterar vem som mailat personen senast.
Du kan se loggar/historik
I varje kandidatprofil längst ner på sidan loggas allt som görs för respektive kandidat. Du kan se vilka mail som skickats, om anteckningar har skrivits, om processmappar har tillämpats eller om status har ändrats.
Bjuda in till informationsträff/introduktion (Kalenderfunktion)
I ReachMee finns en kalenderfunktion som du kan använda för att boka in intressenter till möten/intervjuer/infoträffar etc. Det går att använda kalenderfunktionen på två olika sätt:
- Bokningsbekräftelse: Du har kommit överens med personen om en tid och vill nu boka in detta i din ReachMee kalender och skicka en bokningsbekräftelse via mail till personen. Personen svarar inte på den inbjudan.
- Bjud in till en tid och ett datum: Du bjuder in till en eller flera tillfällen som personen i sin tur svarar på ifall de kan och vill delta.
Kalenderfunktionen- Bokningsbekräftelse
Den här varianten används när en tid redan har bestämts med en person och nu vill du boka in det i er ReachMee-kalender och skicka en bokningsbekräftelse till personen.
- Gå till Kandidater och kandidatförteckning
- Markera den/de personer som ska få en bokningsbekräftelse
- Klicka på ”Åtgärder” och välj ” Skapa och sänd inbjudan”
- Välj ”Placera inbjudna i bokningstillfällen”
- Välj tillfällen – här har du antingen skapat bokningstillfällen sen tidigare som du väljer eller så skapar du bokningstillfällen i detta steg. Klicka på ”Lägg till tillfälle”.
- Fyll i uppgifter för det tillfälle som du skapar. Förutom att du anger starttid och sluttid så anger du också hur många personer som kan bokas in i det specifika tillfället. Du behöver också ange plats för bokningen. Klicka på ”Lägg till ny plats”. Här anger du antingen en adress för mötet eller så kan du ange att mötet är digitalt/via telefon.
- När du har lagt till ett tillfälle behöver du dra personen från rutan ”Välj kandidater” till rutan för det specifika tillfället.
- Innan du skickar inbjudan är det viktigt att du redigerar mailet som personen ska få så att mailet innehåller anpassad information för just det här mötet. Klicka på ”+ Visa e-postmeddelandet”.
- Du kan redigera e-postmeddelandet men observera att du inte ska ta bort koder som ser ut så här [%RECIPIENT_FULL_NAME%].
- När du känner dig nöjd med e-postmeddelandet klickar du på ”Skicka inbjudan/påminnelse”
Kalenderfunktionen- Bjud in till en tid och ett datum
Den här varianten används när du vill bjuda in personen/personer till en eller flera tider som personerna i sin tur tackar ja eller nej till.
- Gå till Kandidater och kandidatförteckning
- Markera den/de personer som ska få en bokningsbekräftelse
- Klicka på ”Åtgärder” och välj ” Skapa och sänd inbjudan”
- Välj ”Låt de inbjudna själva välja ett tillfälle”
- Välj tillfällen – här har du antingen skapat bokningstillfällen sen tidigare som du väljer eller så skapar du bokningstillfällen i detta steg. Klicka på ”Lägg till tillfälle”.
- Fyll i uppgifter för det tillfälle som du skapar. Förutom att du anger starttid och sluttid så anger du också hur många personer som kan tacka ja till det specifika tillfället. Du behöver också ange plats för bokningen. Klicka på ”Lägg till ny plats”. Här anger du antingen en adress för mötet eller så kan du ange att mötet är digitalt/via telefon.
- Personerna kommer kunna välja på samtliga tider som ni har lagt in.
- Innan du skickar inbjudan är det viktigt att du redigerar mailet som personen ska få så att mailet innehåller anpassad information för just det här mötet. Klicka på ”+ Visa e-postmeddelandet”.
- Du kan redigera e-postmeddelandet men observera att du inte ska ta bort koder som ser ut så här [%RECIPIENT_FULL_NAME%].
- När du känner dig nöjd med e-postmeddelandet klickar du på ”Skicka inbjudan/påminnelse”
- När du klickat på skicka inbjudan kommer personerna få ett mail med informationen som du angett i stegen ovan samt en länk som leder till ruta där de ska boka i om de kan angivna tiden och dagen. De kan också välja att svara genom att föreslå annan tid eller svara att de inte längre är intresserade av uppdraget.
- När personen svarat får du en notis skickad till din mail samt att det även syns i ReachMee när personen har bekräftar i översikten för kandidatförteckningen.
Färdig med rekryteringen
Ange status för respektive ansökan
Det är viktigt att markera status för respektive ansökan, både i syfte att underlätta hanteringen av intressenter men också i syfte att kunna mäta och följa upp hur det har gått med rekryteringen. Det är att föredra att markera status löpande som rekryteringen pågår och hanteras.
Så här markerar du status:
- Gå till kandidater och ”Kandidatförteckning”
- Klicka på den profil som du önskar markera
- På kandidatprofilen hittar du rubriken ”Status i projektet” till vänster.
- Där kan du välja någon av följande statusar:
Aktiv – Status per automatik vid ansökan
Refuserad men intressant i andra projekt – När personen inte varit aktuell för just detta uppdrag men kunnat erbjudas andra uppdrag
Avslag- När personen nekats uppdraget
Anställd – När personen blivit frivillig
Återtagen ansökan – När personen inte svarat eller tackat nej till uppdrag
Avsluta rekryteringsprojekt
Så här gör du för att avsluta rekryteringsprojekt:
- Gå till ”Projekt”
- Trycka på de tre punkterna till vänster om projektnamnet.
- Välj ”Avsluta projekt”.
- Om du inte markerat status för intressenterna kommer du bli ombedd att göra det.
- Därefter kan du klicka på ”Avsluta projekt”.
- Ditt avslutade projekt kommer nu finnas under fliken ”Avslutade”. Persondata rensas först efter 18 månader efter avslutat projekt.
Mer support
- Här på Rednet hittar du både användarmanual och utbildningsfilmer
- När du är inloggad i ReachMee finns manual och hjälptexter tillagda.
- ReachMee har även en egen ReachMee Academy där du kan få svar på frågor.
- Vi erbjuder också introduktionsgenomgångar i ReachMee- håll utkik i kalendariet på Rednet.
- Du är alltid välkommen att kontakta Infoservice på info@redcross.se och 0771- 19 95 00 för mer stöd.
Lycka till med din digitala rekrytering av frivilliga!
Uppdaterad .