Om du som arbetsgivare ser att en medarbetare inte sköter sina arbetsuppgifter enligt överenskommelse är det ditt ansvar att så tidigt som möjligt ta upp en dialog med medarbetaren och skapa förutsättningar för medarbetaren att fungera väl och kunna prestera i arbetet. Det kan vara svårt att ge en universallösning när både händelser och orsaker kan vara så olika.
Om det gäller mindre allvarliga former av misskötsel på arbetsplatsen, som att en medarbetare kommer för sent, är otrevlig eller inte presterar. Vad kan du som chef göra då?
- Uppmärksamma. Om du inte uppmärksammar misskötsel kan det leda till att andra tar efter. Det är svårare att ändra ett beteende hos många, än hos en. Har fler tagit efter är det dessutom redan ett beteende som är accepterat och då blir det svårare att ändra i efterhand.
- Samtala. Konkretisera beteende och handling samt varför det skadar arbetsplatsen. Det är viktigt att inte klandra personen i sig. Syftet är att beteendet ska bli bättre.
- Dokumentera. Det är jätteviktigt att dokumentera de här stegen. Det vill säga att ni har haft samtal och vilka åtgärder eller handlingsplan ni kommit överens om. Skulle det leda till en uppsägning ligger det på arbetsgivarens bord att bevisa att det finns skäl till den.
Handlingsplan
För att hjälpa medarbetare som under en längre tid visat ett otillfredsställande resultat, eller i attityder och beteenden uppträtt på ett icke önskvärt sätt ska chef och medarbetare gemensamt upprätta en handlingsplan. Om en medarbetare av någon orsak inte utför sitt jobb enligt överenskommelse eller förväntningar från dig som chef behöver du ge konstruktiv feedback. HÄR återfinner du en mall gällande handlingsplan för att komma tillrätta med situationen.
Syftet med handlingsplanen är att medarbetaren så snart som möjligt ska fungera väl i verksamheten. Det är varje chefs ansvar att så tidigt som möjligt ta upp en dialog med medarbetaren och skapa förutsättningar för medarbetaren att fungera väl och prestera, att analysera orsaker, sätta in relevanta åtgärder och följa upp resultatet. Medarbetaren har ett ansvar för att samverka när planen tas fram och att genomföra det ni kommit överens om i handlingsplanen.
Otillåten frånvaro
En annan situation som kan uppstå är när en medarbetare inte är på arbetsplatsen enligt överenskommelse. För att medarbetaren ska ha rätt att vara ledig från arbetet krävs en giltig anledning. Om en medarbetare är frånvarande utan giltigt skäl eller godkännande är frånvaron olovlig. En sådan frånvaro är ett avtalsbrott och anses allvarligt. Sådan frånvaro kan vid upprepning ibland utgöra grund för uppsägning.
Några exempel på otillåten frånvaro:
• Komma för sent till jobbet (vid reglerad/schemalagd arbetstid).
• Gå hem från arbetsplatsen olovligt innan arbetsdagens slut (samma som ovan).
• Vara olovligen frånvarande från arbetsstället under längre perioder under sin arbetstid, exempelvis om den anställde tar långa raster utanför arbetsstället och inte är tillgänglig för sina arbetsuppgifter.
• Inte komma till arbetsplatsen överhuvudtaget. Exempel på detta kan vara anställda som ej beviljats ledighet/semester under en viss period men ändå inte infinner sig på arbetsplatsen under denna period. Anställda har naturligtvis rätt till semester enligt semesterlagen, men kan inte den anställde och arbetsgivaren komma överens om vilka veckor semestern ska förläggas, så förlägger arbetsgivaren semestern.
• Den anställde är frånvarande på grund av sjukdom, men sjukanmäler sig inte. Den anställde har rätt att vara frånvarande från arbetet vid sjukdom, men den anställde har i samband med detta en skyldighet att sjukanmäla.
• Den anställde är sjuk och frånvarande från jobbet under en längre period men inte inkommer läkarintyg. Om den anställde inte kan visa läkarintyg, som styrker att medarbetaren är oförmögen att arbeta, är frånvaron att betrakta som otillåten.