Att hitta och rekrytera de bästa medarbetarna för kretsen och dess verksamhet kan vara riktigt roligt, men samtidigt utmanande.
Det som behöver vara tydligt i rekryteringsprocessen, både när det gäller att rekrytera frivillig eller för anställning är att fokus ligger på kretsens behov. När behovet är utrett börjar sökandet efter att hitta rätt kandidat där urval av de sökande sker bl.a. genom intervju för att slutligen nå fram till målet att ta beslut om vem som är den bäst lämpade kandidaten som också erbjuds uppdraget.
Viktigt att tänka på vid rekrytering!
Viktigt att tänka på vid rekrytering!
Mångfald
Svenska Röda Korset ska spegla Sveriges befolkning och varje rekrytering bör eftersträva att leda till en ökad mångfald. I rekryteringsprocessen handlar det om att öka möjligheterna till att hitta rätt kompetens och att alla sökande ska ha samma möjligheter oavsett kön, ålder, etnisk eller kulturell bakgrund, funktionshinder eller sexuell läggning. Som en följd av detta ska alla sökande behandlas lika, utan någon form av diskriminering i rekryteringen.
När du som rekryterar gör en samlad bedömning i urvalet av kandidater ska det enbart ske utifrån sakliga skäl som har med kompetens och lämplighet för uppdraget. Mer om diskriminering finns att läsa under Arbetsmiljö - kretsen arbetsgivare
Rekrytera frivilliga
Alla som delar Svenska Röda Korsets värderingar kan vara frivilliga men inte i alla uppdrag. Genomtänkt och planerad rekrytering, utifrån kretsens behov, gör att de olika verksamheterna kan utföras av frivilliga med rätt kompetens och med förutsättningar för uppdraget.
HÄR finns tips på hur kretsen kan rekrytera fler frivilliga, hur du startar en rekryteringsgrupp, mallar för annonser och inloggning till rekryteringsdatabas samt många bra tips och idéer på vägen för att öka engagemanget och antalet frivilliga i kretsen. Där finns också förslag på olika rekryteringskanaler för att söka frivilliga, förtroendevalda eller ledare till olika uppdrag.
Rekrytera för att anställa
Verksamhetsplan, budget och mål för kretsens verksamheter styr behovet av att anställa. Den lokala kretsens verksamhet ska i första hand planeras på ett sådant sätt att frivilligheten utgör grunden för de personella resurserna.
Om kretsen beslutar att anställa utökas ansvaret för kretsstyrelsen som är ytterst ansvarig för att arbetsgivaransvaret uppfylls i alla delar. Kretsstyrelsen behöver då säkerställa sin kompetens i rollen som arbetsgivare och verka utifrån de lagar och regler som gäller när kretsen är arbetsgivare.
Företrädesrätt
Den som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist kan få företrädesrätt till ny anställning (25 § LAS). Läs mer under kapitel ”Uppsägning och avslut”.
Förhandlingsskyldighet
Enligt Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) ska arbetsgivaren på eget initiativ förhandla med den eller de arbetstagarorganisationer som man har kollektivavtal med innan man beslutar om viktigare förändring av verksamheten. Det betyder att kretsen som arbetsgivare är skyldig att påkalla förhandling med den eller de arbetstagarorganisationer som en har kollektivavtal med i följande fall vid rekrytering:
- Vid chefsrekrytering, oavsett om det är en nyinrättad befattning eller en ersättningsrekrytering för en chef som slutar, sägs upp eller går i pension.
- Om en följd av en rekrytering blir omfördelning av arbetsuppgifter.
- Om en rekrytering kommer att leda till större förändringar av organisationen eller andra befattningar alternativt innebär en utvidgning av driften.
På Fremias hemsida kan du läsa mer om MBL.
Rekryteringsprocessen
Behovsanalys
Börja med att först tänka igenom hur behovet ser ut, vad är det för mål kretsledningen vill uppnå med att rekrytera? Gör en behovsanalys, kartlägg dagsläget och framtida rekryteringsbehov. Ibland mynnar det ut i ett behov av att anställa, ibland kanske resultatet blir en omfördelning av arbetsuppgifter, arbetsrotation eller en omorganisering.
Kravprofil
När beslut är taget att en rekrytering av medarbetare är bästa lösningen, är det dags att ta fram en kravprofil. Kravprofilen blir en ”mall” över kraven i rollen och ett underlag att använda vid annonsering, intervjuer och utvärderingar.
Hitta kandidat - skriva annons - publicera
Börja med att göra en text som beskriver kretsen, tjänsten och arbetsuppgifter. Ta gärna inspiration av liknande annonser på Rödakorsets hemsida och anpassa efter behov och krav för det som ni söker. Var tydlig i annonsen vilka kompetenser som är krav och vad som är meriterande.
Glöm inte att det är fler än bara potentiella kandidater till tjänsten som kan se annonsen. Våra kunder, givare, medlemmar och andra intressenter kan också se den.
Förslag på kanaler att sprida annonsen: Arbetsförmedlingen och sociala medier som LinkedIn, Facebook och så vidare. Lokaltidningen kan också vara ett bra alternativ.
Workbuster-ett verktyg i arbetet
Vid chefsrekrytering eller rekrytering av nyckelpersoner kan annonsen publiceras på www.redcross.se. Kontakta HR för att få tillgång till att använda rekryteringssystemet Workbuster - det är ett webbaserat verktyg som underlättar för dig i krets som ska rekrytera. Genom Workbuster kan vi annonsera och ta emot ansökningar som sedan på ett enkelt sätt sorteras. Genom verktyget finns också ett stöd i referenstagningen i Referensa. Kontakta HR-service@redcross.se för att veta mer.
Urval
För att gå igenom och bedöma ansökningarna är det viktigt att utgå från den kravprofil som tagits fram för tjänsten. Skilj på vad som är minimikrav och vad som är önskvärt.
Tänk på att ansökan ska stämma väl överens med de krav, färdigheter och personliga egenskaper som formulerats i kravprofilen. Var observant på luckor i karriären, logik i årtal, datum som inte tycks stämma samt om angivna utbildningar är avslutade, avbrutna eller pågående.
Notera allmänna intrycket av ansökan samt om det finns oklarheter som ni behöver ta upp med kandidaten.
Kom ihåg att meddela alla sökande om att deras ansökningar kommit fram.
Intervju
När urvalet av vilka kandidater är klart för vilka som ska gå vidare i rekryteringsprocessen är det dags att kalla till intervju. Informera kandidaten om syftet med intervjun, vem/vilka som kommer att medverka, hur lång tid intervjun beräknas att ta etc. så att kandidaten vet vad den kan förvänta sig av mötet.
Intervjuguiden ger en bra vägledning genom hela processen, med tips och råd inför intervju, exempel på vanligt förekommande frågor och efterarbetet. Intervjuguide-blankett är ett bra underlag att använda under intervjun att anteckna i.
Om flera kandidater kvarstår kan det behövas ytterligare möten eller träffar med slutkandidater för att bilden ska klarna om vem som är mest lämplig.
Referenstagning
Syftet är att bekräfta eller revidera intrycket av kandidaten, kontrollera uppgifter som kandidaten lämnat samt få ett omdöme kring kandidatens personliga egenskaper från en person som känt kandidaten under en längre period.
För att göra en bra referenstagning avsätt tid och boka gärna telefonmöte till referenspersonen i förväg. Ha gärna kravprofilen eller befattningsbeskrivningen, cv och betyg i beredskap som underlag. Använd med fördel referenstagningsmall, och välj ut de frågor som passar just er.
Beslut och erbjudande om anställning
Gör en sista samlad bedömning utifrån kravprofilen för tjänsten, kandidatens kompetens, erfarenheter och övrigt material (cv, intervju-, referensunderlag). Trivsel, motivation och samarbetsförmåga är också viktiga faktorer som kan vara svåra att läsa sig till men som bör ha framkommit under intervjuprocessen.
När ni har beslutat er för en slutkandidat erbjuds kandidaten tjänsten. Ibland vill kandidaten ha några dagar på sig att ta ställning till erbjudandet, vilket är rimligt. Boka sedan in ett möte för avtalsskrivning. Under mötet bör ni komma överens om de villkor som ska gälla för anställningen samt vilket startdatum tjänsten har. Vid detta möte går ni igenom avtalet och är ni överens om allt så signeras det i två exemplar, ett till kandidaten och ett till arbetsgivaren. Avtalet bör arkiveras i ett låst skåp. Läs mer om anställningsavtal och -former i kollektivavtalet.
Använd dig av Fremias mall anställningsavtal för upprättande av anställningsavtal.
Tacka nej
När ni är överens om anställning, lön, tillträdesdag och anställningsavtalet är signerat med slutkandidaten är det dags att meddela de övriga sökande att tjänsten har blivit tillsatt. Det är viktigt att detta sker snarast möjligt och att det görs på ett sådant sätt att de, trots att inte fått den sökta tjänsten, kan ha en fortsatt positiv bild av Röda Korset.
De kandidater man har träffat personligen kontaktas helst telefon. Då kan den sökande få tillfälle att ställa frågor om vad som var avgörande för beslutet. Ofta är det så att det helt enkelt var så många bra sökande att flera personer var intressanta men att bara en kunde väljas. De skäl som uppges måste dock vara sakliga och får inte vara diskriminerande.
De kandidater som inte varit på intervju bör också meddelas att rekryteringsprocessen är över och att ni valt att gå vidare med en annan person. Detta görs enklast genom att skicka ett e-mejl. Här finns ett förslag till SVAR PÅ ANSÖKAN – NEJ TACK.
Introduktion
Att på förhand ha tänkt igenom hur introduktionen för den nyanställde ska gå till är en del av en lyckad rekrytering och bör ses som ett naturligt steg i processen. För att den nyanställde snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna och arbetsgruppen, och komma organisationen till godo, är det viktigt att personen får en bra start genom en strukturerad och genomtänkt introduktion i kretsen. Använd med fördel mallen Checklista INTRODUKTION så att du kommer ihåg alla de olika delarna som ingår före under och efter en introduktion.
Här finn också en bra mall att utgå ifrån vid introduktion av verksamhetschef i kretsen.
Gör täta avstämningar med den nyanställde i början och ta på ett tidigt stadium upp om det är något som inte fungerar som det ska, så att den anställde får möjlighet att förändra sitt arbetssätt eller beteende. Bygg upp och vårda goda relationer och ömsesidigt förtroende redan vid rekryteringen och introduktionen. Det är viktigt för att detta synsätt ska prägla även det fortsatta förhållandet mellan organisationen och medarbetaren.
Ha uppföljningssamtalet med den nyanställde och ge feedback på hur du tycker att den första perioden på arbetsplatsen har fungerat. Se till att även den nyanställde får chansen att utvärdera introduktionen och ge återkoppling på den första tiden på arbetsplatsen.
- Utvärdera den nyanställde och fundera igenom uppfyller han/hon förväntningarna?
- Behöver den nyanställde någon mer utbildning/upplärning/träning/stöd för att uppnå full kapacitet i sin nya tjänst?
- Behöver introduktionsprogrammet förändras eller utvecklas och förbättras för att bättre stödja chef och nyanställda vid framtida rekryteringar?
Att anställa med stöd
Anställda med anställningsstöd från arbetsförmedlingen ska inte konkurrera med frivilligheten som främsta personella resurs i verksamheten. Innan ett beslut tas om att anställa en person som omfattas av någon arbetsmarknadspolitisk insats ska en utredning föreligga som visar att kretsen har handledare, samt möjlighet att anpassa arbete på ett sådant sätt som arbetsmarknadsinsatsen syftar till. Kretsledningen ska också göra en riskbedömning utifrån arbetsmiljön och den lokala budgetens förutsättningar.
Om kretsledningen anställer en person som står långt ifrån arbetsmarknaden kan den få ekonomiskt stöd av Arbetsförmedlingen. Ersättningen kompenserar för delar av lönekostnaden. Observera att stöden är tidsbegränsade och beslut omprövas kontinuerligt av Arbetsförmedlingen.
På arbetsförmedlingens hemsida får du en överblick på de olika anställningsstöd som finns att ansöka om och hur kretsen som arbetsgivare kan få hjälp att hitta kandidater. Prenumerera på arbetsförmedlingens nyhetsbrev för att hålla dig uppdaterad.
Uppdaterad .