Milersättning för egen bil i tjänsten
Tjänsteresa till och från arbetet
Kostreducering av traktamente och kostförmån
I detta avsnitt kan du läsa om begreppen som används vid tjänsteresa samt ersättningar med mera. Nedan finner du även en tydligare beskrivning samt några exempel på vad som anses som en tjänsteresa enligt Skatteverket. För att ta del av våra riktlinjer gällande resandet inom SRK vill vi hänvisa dig att läsa Riktlinjer för resor. Vill du se vår rutin för hur du går tillväga när du ska registrera en reseräkning och utlägg så hänvisar vi till sidan Rutin för reseräkningar och utlägg. Du kan också läsa mer om traktamente och bilersättning på Skatteverkets hemsida.
Ersättning för utgifter
Ersättning betalas för tjänsteutgifter som medarbetaren kan ha under en tjänsteresa och som ej är av privat natur. Med tjänsteutgifter menas till exempel utgifter för flygplatsavgifter, taxi, buss, telefon, telegram, tullavgifter, växelavgifter och vaccination inför tjänsteresa. Alla utlägg ska verifieras med originalkvitton. På kvittot ska det framgå vad som köpts och i vilken butik eller dylikt som köpet gjorts.
Ersättning utbetalas genom att medarbetaren redovisar sina utlägg i Flex HRM enligt särskild rutin. Det ska göras senast vid månadsskiftet efter att utlägget har gjorts.
Reseförskott bör i möjligaste mån undvikas.
Vid frekventa utlägg kan ett Eurocard erhållas efter avstämning med enhets-/avdelningschef. Dock finns det en särskild riktlinje som beskriver vem som kan få ett Eurocard.
Dricks
Utlägg för dricks ersätts inte av Svenska Röda Korset.
Taxi
Taxi ska användas sparsamt. Taxiresa ska vara möjlig när resan påbörjas eller avslutas på tidpunkter då allmänna kommunikationer inte är tillgängliga eller avsevärt förlänger restiden. Mellan 22.00 och 06.00 får taxi användas. OBS! Flygbuss ska användas där sådan finns.
Milersättning för egen bil i tjänsten
Ersättningsnivån för användande av egen bil i tjänsten 37,50 kr/mil, varav 25 kr/mil är ett skattefritt belopp. Ersättningsnivån gäller för anställda i tjänstepersonsorganisationen och för arvoderade utbildare.
Utgångspunkten är att resor i tjänsten görs med kollektiva färdmedel. Milersättning för egen bil i tjänsten utges endast när andra alternativ inte finns och resan med egen bil har godkänts av chef. Resor till och från jobbet omfattas inte av milersättningen.
Restidsersättning
Medarbetare som har reglerad arbetstid, har rätt till restidsersättning vid beordrad tjänsteresa inrikes. Med restid, som medför rätt till ersättning, avses den tid utöver ordinarie arbetstid, som används för resa till/från arbetsplatsen/bostaden till/från bestämmelseorten.
Om arbetsgivaren har bekostat sovplats på tåg eller båt medräknas ej tiden kl 22.00 - 08.00.
Restidsersättning kan utges såväl före som efter den dagliga ordinarie arbetstiden.
Exempel: Resan påbörjas tisdag kl 07.00 och avslutas kl 19.00.
Restidsersättning utges för tiden kl 07.00 - 08.30 och kl 17.00 - 19.00 = 3,5 timmar. Restidsersättning utges per timme enligt kollektivavtal.
För resor utanför Sverige utges ingen restidsersättning. Då gäller samma riktlinjer som för de som har målstyrd arbetstid, d.v.s att restiden balanseras för att säkerställa återhämtning.
Ersättning för restid utges inte till medarbetare med målstyrd arbetstid.
Tjänsteresa till och från arbetet
I normalfallet påbörjas tjänsteresan från tjänstestället. Om du kör direkt från bostaden till platsen där du har ett tjänsteärende är denna resa en tjänsteresa. Om du däremot "mellanlandar" på tjänstestället startar tjänsteresan där. På motsvarande sätt bryts tjänsteresan om du besöker kontoret på hemvägen. Alla resor mellan bostad och tjänsteställe är att betrakta som privata resor (till och från arbete). Ersättning för resor till och från arbetet jämställs med lön. Övriga resor till och från andra platser där tjänsteärende utförs är tjänsteresor.
Traktamente
För att den anställde ska få skattefritt traktamente ska tjänsteresan vara förenad med övernattning. Tjänsteresa utan övernattning ger inte rätt till avdrag för ökade levnadskostnader. Traktamente registreras i Flex HRM senast i månadsskiftet efter att övernattningen gjordes.
Tjänsteställe
Tjänstestället är den plats där arbetstagaren fullgör huvuddelen av sitt arbete. För anställda på kontor, butiker och liknande är byggnaden där arbetet utförs tjänstestället.
En anställd kan bara ha ett tjänsteställe hos samma arbetsgivare även om han/hon stadigvarande arbetar på två olika orter. Tjänstestället är den ort där den anställde arbetat flest dagar. Arbetsgivaren kan inte själv bestämma tjänstestället genom att avtala att den anställde ska ha viss "placeringsort". Det är det faktiska förhållandet som styr den skattemässiga bedömningen.
Verksamhetsorten
Tjänsteresan och övernattningen ska ha ägt rum utanför den ordinarie verksamhetsorten. Med den ordinarie verksamhetsorten menas ett område inom ett avstånd av 50 km, närmaste färdväg, från såväl den anställdes tjänsteställe som bostad. Inom detta område kan inte något traktamente betalas ut skatte- och avgiftsfritt.
Tjänsteresa kortare tid än tre månader
För att en resa ska betraktas som tjänsteresa och berättiga till traktamentsersättning, ska den vara beordrad av närmaste chef samt vara förenad med övernattning. Tjänsteresan och övernattningen ska ha ägt rum utanför den vanliga verksamhetsorten på ett avstånd av minst 50 km, närmaste färdväg, från såväl medarbetarens tjänsteställe som bostad.
Om tjänsteresan påbörjas före kl. 12.00, räknas avresedagen som hel dag. Hemkomstdagen räknas som hel dag om resan avslutas efter kl 19.00. Det skattefria maximibeloppet (traktamentet) för inrikes tjänsteresa regleras av Skatteverket och uppdateras årligen. Röda Korset har ett förrättningstillägg på 125 kr (heldag) respektive 63 kr (halvdag). Dessa belopp är skattepliktiga. Om tjänsteresan varar from dag 16 upp till tre månader utbetalas ett traktamente om 230 kr varav 200 kr är skattepliktigt.
För att avgöra om avrese- och hemkomstdagen ska ses som hel eller halv dag används samma tidsgränser både för inrikes och utrikes tjänsteresor.
Tjänsteresa längre tid än tre månader
När tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten varat längre tid än tre månader på en och samma ort utbetalas 70 procent av helt traktamente per hel dag.
Tjänsteresa längre tid än två år
När tjänsteresan utanför den vanliga verksamhetsorten pågått mer än två år kan arbetsgivaren, utan skattekonsekvenser för medarbetaren, fortsätta att betala ut högst 50 procent av helt traktamente per hel dag.
Nattraktamente
För logikostnader betalas ersättning motsvarande den verkliga kostnaden utan skattekonsekvenser för medarbetaren.
Om inte övernattningsmöjlighet tillhandahålls, d.v.s. hotell eller liknande, och medarbetaren ordnar med egen logi utbetalas ett nattraktamente som regleras av Skatteverket för varje övernattning, skatte- och avgiftsfritt. Nattraktamente får endast användas om du bekostar boendet själv – gäller även skattepliktiga både i Sverige och utomlands.
Röda Korset har beslutat att utbetala ett större nattraktamente om ytterligare 160 kronor (1-7 dygn) respektive 80 kronor (från och med 8-21 dygn). Eftersom detta är ett tillägg utöver Skatteverkets schablonbelopp är dessa belopp skattepliktiga. Om tjänsteresan omfattat tiden mellan klockan 24.00 - 06.00 anses en övernattning ha skett, även om medarbetaren arbetat.
Skattemyndigheten anser sammanfattningsvis att så länge medarbetaren stannar kvar och övernattar på tjänsteorten kan ersättning i form av traktamente betalas ut. Om övernattning inte har ägt rum på tjänsteorten är traktamentet i princip att se som en skatte- och avgiftspliktig lön.
Utrikes tjänsteresa - traktamente
Traktamente vid utrikes tjänsteresa utgår endast i samband med övernattning. Om den medarbetaren uppehåller sig i flera länder under samma dag utbetalas skattefritt traktamente med normalbeloppet (utlandstraktamente) för det land där den längsta tiden av dagen (06.00 - 24.00) har tillbringats. Om medarbetaren vistats största delen av tjänsterestiden i Sverige under avrese- eller hemkomst dagen, utbetalas traktamente för inrikes resa.
När tjänsteresan varat längre än tre månader på en och samma ort betalar Röda Korset 70 procent av helt normalbelopp (utlandstraktamente) per hel dag.
När tjänsteresan pågått i mer än två år betalar Röda Korset 50 procent av helt normalbelopp (utlandstraktamente) per hel dag.
Utrikes tjänsteresa - nattraktamente
För logikostnaden gäller samma regler som vid inrikes tjänsteresa, det vill säga faktisk logikostnad eller, om logikostnaden inte kan visas (det vill säga om den anställde ordnar med egen logi), 25 procent av normalbeloppet per natt för det land där natten tillbringas. Nattraktamente får endast användas om du bekostar boendet själv – gäller även skattepliktiga både i Sverige och utomlands.
Kostreducering av traktamente
Traktamente betalas ut till medarbetare för att ersätta den kostnadsökning som uppstår när en arbetar på annan ort. Om arbetsgivaren betalar medarbetarens måltider ska det skattefria traktamentet reduceras enligt Skatteverket.
Även om arbetsgivaren står för alla måltider kvarstår cirka 10-15 procent av det skattefria beloppet (traktamentet) vid såväl inrikes som utrikes tjänsteresa. Det är avsett att täcka diverse merkostnader.
Reducering (avdrag) ska däremot inte göras om fri kost obligatoriskt ingår i biljettpriset på allmänna transportmedel (till exempel smörgås på flyget).