Hur ansöker jag om ledighet?
Lagstadgad ledighet
Du ansöker genom att lägga in ledighetsperioden direkt i Flex HRM. Tjänstledighet, studieledighet och föräldraledighet ska läggas in minst 2 månader i förväg. När din chef godkänt ledigheten syns det genom att status ändras från "Ansökt" till "Beviljad".
Övrig tjänstledighet
Om ansökan gäller ledighet som är icke-lagstadgad och 3 månader eller längre måste en ledighetsansökan fyllas i och beviljas innan ledigheten läggs in i Flex HRM. Det beror på att den typen av tjänstledighet även behöver godkännas av avdelningschef och HR-chef, samt att villkoren för ledigheten och återgången behöver formaliseras i en särskild överenskommelse. Instruktioner finns i ledighetsansökan.
Ledig på deltid
Om du ska vara ledig på deltid behöver vi få information om hur du planerar att arbeta, din chef behöver lägga upp ett deltidsschema (instruktion finns i Flex HRM under "Dokument") eller kontakta Aspias support för att få hjälp med att lägga upp ett deltidsschema för dig.
Att tänka på vid längre ledighet
Vid längre tids frånvaro så påverkas ditt semesterintjänande. Det semestersaldo du ser på din lönespecifikation före ledigheten påbörjats är ännu inte omräknat.
Stäm av det, så du inte tar ut för många semesterdagar i förhållande till intjänande.
Kontakt: payroll.support.se@aspiagroup.com
Vad händer med dator, mobil och behörigheter?
Om du ska vara ledig under en längre tid måste detta rapporteras till IT, vilket görs av din chef, avdelningsadministratör, eller av dig själv i samråd med din chef, via Kompassen.
I Kompassen finns det tre olika alternativ;
1. Konton avslutas vid angivet datum och utrustning lämnas tillbaka till IT.
2. Konto för Office365 (e-post) kvarstår. Övriga konton såsom Adobe, AX och CRM avslutas vid angivet datum och utrustning lämnas tillbaka till IT.
3. Allt består som tidigare (tillämpas endast vid särskild överenskommelse med chef).
Vid föräldraledighet tillämpas alltid alternativ 2. Vid annan tjänstledighet kan alternativ 1-3 väljas i samråd med din chef.
Glöm inte att lägga in autosvar i Outlook!
Föräldraledighet
Är du, eller ska du bli, förälder har du rätt till ledighet, oberoende av vilken anställningsform (tillsvidare, visstid, vikariat) du har.
Som förälder har du rätt till:
- hel ledighet (med eller utan föräldrapenning) till dess att barnet har blivit 18 månader
- delledighet till 75 % fram tills yngsta barnet har fyllt 8 år eller har slutat sitt första skolår
- att vara ledig från jobbet med tillfällig föräldrapenning från Försäkringskassan när du vårdar sjukt barn. Ledighet för vård av barn kan tas ut med eller utan ersättning från Försäkringskassan, läs om vård av barn i separat avsnitt här.
Läs mer om föräldraledighet, VAB och föräldrapenning på Försäkringskassans hemsida.
10 dagars ledighet i samband med födelse eller adoption
Du har rätt till tillfällig föräldrapenning i tio dagar i samband med barns födelse eller adoption. Dessa första dagar ska ge dig möjlighet att dels vara med vid förlossningen och dels lära känna det nya barnet och ta hand om ev. andra barn i familjen.
Tre ledighetsperioder per kalenderår
Varje förälder får dela upp sin ledighet i 3 perioder per kalenderår (1 januari-31 december). Om en ledighetsperiod löper över ett årsskifte, hör perioden till det kalenderår då ledigheten påbörjades.
Som en period räknas den tid föräldern är helt ledig – även om det bara gäller 1 dag. Om ledighetens omfattning eller förläggning ändras börjar en ny period att gälla. Avbryts en redan påbörjad ledighet på grund av sjukdom eller semester innebär det inte att en ny period påbörjas. Samma sak gäller om arbetsgivaren begär att medarbetaren tillfälligt ska återgå i arbete.
Ledighet med tillfällig föräldrapenning (vid till exempel barns sjukdom) får dock delas upp i ett obegränsat antal perioder.
Tjänar jag in semester under föräldraledigheten?
Under de första 120 dagarna av en föräldraledighet tjänar du in semester som vanligt, vilket motsvarar ca 4 månader av föräldraledigheten (om du är ensam vårdnadshavare är det dock 180 dagar). Det innebär:
- Du har 25 semesterdagar = du tjänar in 9 betalda semesterdagar
- Du har 30 semesterdagar = du tjänar in 10 betalda semesterdagar
Avbruten ledighet
Du kan som medarbetare avbryta påbörjad ledighet och återuppta arbetet i samma omfattning som före ledigheten, du behöver då kontakta närmsta chef och HR för att anmäla det snarast möjligt. Om ledigheten var avsedd att pågå minst 1 månad, får arbetsgivaren skjuta på återgången högst 1 månad.
Att tänka på innan du går på föräldraledighet
- Inför föräldraledigheten rekommenderar vi att du har ett planeringssamtal med din chef. Under samtalet bör ni diskutera hur du vill bli kontaktad under ledigheten, vilken information du vill ha om vad som händer på arbetsplatsen och om du vill delta i några aktiviteter t ex avdelnings- eller enhetsmöten, planeringsdagar och utbildningar.
- Diskutera också hur återkomsten till arbetet ska se ut.
- Håll dig uppdaterad och håll kontakten med arbetsplatsen. Du har fortfarande tillgång till Rednet under din föräldraledighet där du kan läsa nyheter, lyssna på Röda Rummet eller ta del av jobbannonser.
- Enligt föräldraledighetslagen ska du ingå i den årliga lönerevisionen och ha lönesamtal även när du är föräldraledig. Din lön ska bedömas utifrån dina insatser före föräldraledigheten. Stäm av med din chef att du ingår i lönerevisionen. Kom överens med din chef om när ni genomför prestations- och lönesamtal innan du går på din föräldraledighet.
- Be din chef om ett målsamtal direkt efter föräldraledigheten.
- Vill du avbryta föräldraledigheten måste du meddela detta skriftligt senast 1 månad innan.
Helgdagar/röda dagar/arbetsfria dagar
De arbetsfria dagar som infaller på en lördag eller söndag är inte med i listan över arbetsfria dagar.
Dagen efter Kristi himmelsfärdsdag, nationaldagen, midsommarafton, julafton och nyårsafton är arbetsfria dagar.
Trettondagsafton, Skärtorsdagen, Valborgsmässoafton, dagen före Kristi himmelsfärdsdag och dagen före Alla Helgons dag är halvdag, den ordinarie arbetstiden 08.30-12.30, ingen lunchrast.
Det finns möjlighet för dig som firar andra högtider än de traditionellt svenska att byta ledig högtidsdag till annan p.g.a. tradition och/eller religion. De högtidsdagar, röda dagar och arbetsfria dagar som du enligt kollektivavtal byta till en annan dag är de som nämns ovan.
Om du vill byta en ordinarie högtidsdag mot annan
Fyll i en ledighetsblankett, ange vilken ordinarie högtidsdag du vill byta från och vilken dag du till byta till. Lämna ansökan till närmsta chef som tar beslut. Bytet av högtidsdag är kopplat till annan traditionsenligt/religiös högtid, och dag för dag. Det går bara att byta dagar inom samma kalenderår.
Nationaldagen
Under de år som nationaldagen (6 juni) infaller en lördag eller söndag har medarbetarna rätt till en dags permission. Rätten till ledighet gäller den som var anställd den 6 juni. Utläggning av permission sker någon gång under det aktuella kalenderåret efter lokal överenskommelse eller efter överenskommelse mellan närmsta chef och medarbetare. Permission registreras i Flex HRM.
Permission
Permission innebär att en medarbetare i vissa fall har rätt till en kortare ledighet med bibehållen lön.
Permission beviljas av närmaste chef och kan beviljas vid:
- hastigt påkommande allvarligt sjukdomsfall hos nära anhörig
- nära anhörigs bortgång
- nära anhörigs begravning
Som nära anhörig räknas förutom make/maka/sambo/partner och barn även barnbarn, syskon, föräldrar.
Permission beviljas i regel för del av arbetsdag, men kan i särskilda fall beviljas för upp till två dagar. Som mest beviljar arbetsgivaren sex dagars permission totalt för ovanstående situationer. Ledighetens omfattning avgörs från fall till fall och styrs bland annat av behovet av resor. Vid långdistansresor kan permission ges även för restid utöver de sex dagarna.
Vid behov av ytterligare ledighet i samband med ovan situationer kan medarbetaren ta ut semester eller beviljas tjänstledighet utan lön. I samband med allvarlig sjukdom har medarbetaren i vissa fall rätt till ledighet och ersättning från försäkringskassan i form av närståendepenning.
Semester
Semester är en lagstiftad rätt till ledighet, rätten till semester regleras i semesterlagen, men även i kollektivavtal och i ditt enskilda anställningsavtal.
Svenska Röda Korset tillämpar sammanfallande semesterår och intjänandeår, som utgörs av kalenderåret (1 januari-31 december). Det innebär att du tjänar in semesterlön samma år som du anställs och kan ta ut betald semesterledighet under ditt första anställningsår. Enligt semesterlagen är grundregeln för förläggning av semestern att 4 veckor sammanhängande semester ska förläggas till perioden juni - augusti.
Nedan hittar du information om:
- Antal semesterdagar/semesterrätt
- Hur mycket semester har jag rätt till som nyanställd?
- Hur mycket semester har jag rätt till om jag arbetar deltid?
- Hur mycket semester har jag rätt till som vikarie/visstidsanställd?
- Uttag av obetald semester
- Kan jag ta ut semester del av dag?
- Semesterersättning
- Semesterlön och semestertillägg
- Sjuk under semestern
- Spara semester
Antal semesterdagar/semesterrätt
Semesterrätt avser både betalda och obetalda semesterdagar. Semesterrätten innebär att du har rätt till semesterledighet, men inte alltid rätt till lön under ledigheten. Semester som inte har tjänats in är obetald. Du har enligt semesterlagen rätt till 25 semesterdagar varje semesterår (dessa kan alltså vara både betalda och obetalda).
På Röda Korset är grunden 25 dagars semester. Medarbetare med målstyrd arbetstid har 5 extra semesterdagar. Från och med det år medarbetaren fyller 40 år tillkommer 2 dagars extra semester.
Exempel:
- Jag är 28 år, har målstyrd arbetstid (30 dagars semester), är anställd på heltid börjar den 15 augusti och ska jobba året ut:
- 30 semesterdagar x 138 anställningsdagar (15 aug - 31 dec) = 4 140
- 4140/365 = 11,34 dagar (avrundat har jag rätt till 12 betalda semesterdagar)
- Jag är 34 år, har reglerad arbetstid (25 dagars semester), är anställd på heltid, börjar den 15 augusti och ska jobba året ut:
- 25 semesterdagar x 138 anställningsdagar (15 aug - 31 dec) = 3 450
3450/365 = 9,45 dagar (avrundat har jag rätt till 10 betalda semesterdagar)
Du kan alltid se hur många dagars betald respektive obetald semester du har rätt till på din lönespecifikation.
Hur mycket semester har jag rätt till som nyanställd?
Det beror på när på året du börjar (se ovan).
Hur mycket semester har jag rätt till om jag arbetar deltid?
- Om du arbetar deltid fem dagar i veckan får du lika många semesterdagar som vid fullt intjänande, fast semesterdagarna är värda motsvarande din sysselsättningsgrad. Observera att semesterdagarna behåller sitt värde när de går över till att vara sparade dagar. Det innebär att om du jobbar heltid i år och har sparade dagar från tidigare år när du jobbade deltid, kan du få ett löneavdrag för de uttagna dagarna, eftersom de är värda mindre än din nuvarande heltid. Å andra sidan, om du arbetar deltid nu och tar ut sparade dagar som du tjänade in när du arbetade heltid får du mer pengar utbetalt.
- Om du arbetar deltid och mindre än fem dagar i genomsnitt per vecka, hanterar Flex HRM semesterberäkning enligt semesterkvot. Semesterkvot syns på lönespecifikationen om en arbetar deltid.
Vad är semesterkvot?
Semesterkvot är ett sätt att beräkna antalet semesterdagar för anställda som inte arbetar alla vardagar i veckan. På så sätt säkerställer vi att samtliga anställda får lika lång semester. Om vi utgår ifrån semesterlagen så har alla anställda rätt till 25 dagars semester vilket motsvarar 5 veckor. Utan semesterkvot skulle en anställd som är schemalagd 1 dag / veckan i teorin kunna vara ledig i 25 veckor. Med hjälp utav semesterkvot ser vi till att den anställdes semester begränsas till 5 veckor.
Hur beräknas semesterkvot?
Semesterkvoten räknas fram med hjälp utav följande formel:
Antal vardagar per vecka / Antal arbetsdagar per vecka = Semesterkvot
Exempel:
Anna arbetar 1 dag/vecka och hennes semesterkvot blir: 5 vardagar per vecka/1 arbetsdag i veckan = 5
När Anna går på semester en vecka så kommer hon ha förbrukat 5 semesterdagar trots att hon endast har arbetat 1 dag under veckan. Vid planering av semester så bör man därför ta hänsyn till aktuell kvot. Om Anna planerar att gå på ledighet under 2 arbetsdagar kommer det t.ex. att gå åt:
2 arbetsdagar * semesterkvot 5 = 10 semesterdagar.
Hur mycket semester har jag rätt till som vikarie/visstidsanställd?
- Har du en tidsbegränsad anställning på 3 månader eller kortare har du normalt inte rätt till semesterledighet om det inte särskilt avtalats. Semesterersättning utgår i stället med lönen.
- Har du en visstidsanställning längre än 3 månader har du samma semesterrätt som en tillsvidareanställd medarbetare, du tjänar in rätten till betald semester på samma sätt som ovan räkneexempel.
Uttag av obetald semester
För varje uttagen obetald semesterdag görs avdrag från aktuell månadslön med 4,6 % av månadslönen.
Semesterlön och semestertillägg
- Utöver lön utgår semestertillägg med 0,8 % av månadslönen per uttagen betald semesterdag. Semestertillägget betalas ut vid ordinarie löneutbetalningen närmast efter rapport om semesteruttag inkommit.
- Då vi har innevarande år som intjänandeår regleras semesterlönen vid semesterårets slut för medarbetare som ändrat sin sysselsättningsgrad under intjänandeåret.
- Semesterlön för semester som inte kunnat läggas ut, betalas ut efter semesterårets utgång. Utbetalningen sker i februari då decembers tidrapport behöver väntas in.
- Semesterlönegrundande frånvaro räknas under max ett helt intjänandeår utan längre avbrott än 14 dagar i följd.
Semesterersättning
Om du avslutar din anställning ska semesterersättning betalas för varje betald semesterdag som inte tagits ut. Semesterersättningen är 4,6 % + 0,8 % av aktuell månadslön per innestående betald semesterdag, inklusive eventuellt sparade dagar.
Spara semester
Sparad semester ska läggas ut inom 5 år från utgången av det semesterår då dagarna sparades. De semesterdagar du får aktuellt år måste tas ut innan du kan ta ut dina sparade semesterdagar (detta sker automatiskt när du registrerar din semester i Flex HRM). Detta innebär att det år som sparad semester tas ut går det inte att spara ytterligare semesterdagar. Du kan inte spara obetalda semesterdagar.
Hur många dagar kan jag spara?
Du kan spara betalda semesterdagar som överstiger 20 dagar. Det innebär att om du har rätt till:
- 25 dagar: kan du spara max 5 dagar per år
- 27 dagar: kan du spara max 7 dagar per år
- 30 dagar: kan du spara max 10 dagar per år
- 32 dagar: kan du spara max 12 dagar per år
Du får spara en eller flera av de överskjutande dagarna i högst fem år. Du kan dock max ha 25 sparade dagar totalt, har du sparat 25 dagar kan du inte spara fler utan behöver ta ut dessa. Så för att undvika att dina semesterdagar betalas ut i pengar behöver du ta ut minst 20 semesterdagar varje år.
Sjuk under semestern
Skulle du bli sjuk under din semester har du rätt att avbryta din semester och sjukanmäla dig istället. Sjukanmälan ska göras första sjukdagen. Semestern avbryts och semesterdagarna sparas till senare.
Kan jag ta ut semester del av dag?
Nej, det går bara att ta ut semester hela dagar. Om du tar semester när det är en halv arbetsdag (dag före röd dag, se Permission och enstaka lediga dagar) går det alltså åt en hel semesterdag.
Studieledighet
Du har rätt att vara ledig från ditt arbete för att studera.
Vad gäller för studieledighet:
- En förutsättning för ledighet för studier är att medarbetaren varit anställd de senaste sex månaderna eller sammanlagt tolv månader under de senaste två åren (detta krav gäller dock inte vid facklig utbildning).
- Medarbetaren avgör själv inriktning (behöver alltså inte ha samband med de aktuella arbetsuppgifterna) men det får inte vara frågan om självstudier, hobby eller opinionsbildande verksamhet.
- Utbildningen måste även vara upplagd enligt en plan eller schema.
- Arbetsgivaren kan skjuta på ledigheten om verksamheten kräver det.
Hur länge kan jag vara studieledig?
Det finns inte några begränsningar i lagen av hur lång studieledigheten kan vara.
Rätt att avbryta ledighet
Du kan avbryta din ledighet och återgå i arbete. Har ledigheten varat längre än en arbetsvecka men kortare tid än ett år måste du underrätta chefen två veckor i förväg. Om ledigheten varat minst ett år ska du underrätta minst en månad i förväg. Ska ledigheten vara högst en arbetsvecka är medarbetaren inte skyldig att underrätta arbetsgivaren i förväg om ledigheten avbryts.
Återgång i arbetet
Den som är tjänstledig för studier bibehåller sin anställning hos SRK. För tjänstledighet mindre än ett år så behåller man placering på den tjänst man har och en vikarie tillsätts. Om tjänstledigheten är på mer än ett år så matchas man inte mot någon tjänst under tiden man är borta, utan en lämplig placering identifieras vid tjänstledighetens slut. I de fall tjänstledigheten till en början är kortare än ett år och sedan förlängs så att den period man är frånvarande uppgår till mer än ett år, räknas det som om du varit borta i mer än ett år. Läs mer i studieledighetslagen.
Vård av barn
Här kan du läsa mer om vad som gäller för vård av barn. Mer detaljerad information kan du hitta på Försäkringskassans hemsida.
Föräldrar har rätt till hel ledighet för vård av barn.
Rätten till ledighet förutsätter att du har rätt till tillfällig föräldrapenning. En förälder har rätt till tillfällig föräldrapenning om föräldern behöver vara borta från jobbet i samband med:
- Sjukdom eller smitta hos barnet
- Sjukdom och smitta hos barnets ordinarie vårdare
- Besök vid förebyggande barnhälsovård (BVC)
- Vårdbehov som uppkommer till följd av att barnets förälder besöker läkare tillsammans med barnets syskon
- Rätten till ledighet gäller tills barnet har fyllt 12 år
- Ett undantagsfall där en förälder har rätt att vara ledig oavsett rätt till föräldrapenning är till dess barnet är 18 månader
OBS! Fr.o.m. den 8:e dagen måste medarbetaren lämna läkarintyg till Försäkringskassan för att styrka barnets sjukdom.
Svårt sjuka barn under 18 år
Föräldrar till ett svårt sjukt barn har rätt till tillfällig föräldrapenning i den utsträckning som de behöver avstå från förvärvsarbete för vård av barnet. Rätten till föräldrapenning gäller så länge barnet är under 18 år och för ett obegränsat antal dagar.
Ledighet för förälder till sjukt eller funktionshindrat barn
En förälder till ett sjukt eller funktionshindrat barn som inte fyllt 12 år har rätt till ledighet när föräldern behöver avstå från arbete för att:
- besöka en institution för medverkan i behandling av barnet
- delta i kurs som sjukvårdshuvudman anordnar för att lära sig medverka i behandling av barnet
- delta vid läkarbesök på grund av barnets allvarliga sjukdom
- delta i läkarbesök som är del av behandlingen av barnet
- delta vid behandling som ordinerats av läkare
Ledighet för förälder till barn med särskilt behov av tillsyn
Förälder till ett barn som fyllt 12 men inte 16 år och som på grund av sjukdom, psykisk utvecklingsstörning eller annat funktionshinder är i behov av särskild tillsyn eller vård kan i vissa fall ha rätt till ledighet med tillfällig föräldrapenning.