För information om att teckna avtal klicka här
Administration av Svenska Röda Korsets avtal i en särskild avtalsdatabas
Samtliga avtal som tecknas centralt av Svenska Röda Korset ska läggas in i en särskild avtalsdatabas. Detta gäller inte avtal som ingås av krets som istället bevarar avtal på bra sätt med bevakning av giltighet osv.
Se rutin för registrering av avtal i OPTO nedan.
- Originalavtalet skickas till Ekonomienheten så snart det föreligger.
Ett avtal som är undertecknat fysiskt, skickas i original per post.
Avtal som är digitalt signerade skickas digitalt. - Till originalavtalet ska bifogas en särskild kodningsblankett (avtal försättsblad) som ska vara ifylld. Alla avtal måste kodas på avdelning/enhet och avtalstyp m m för att man lätt ska kunna hitta i avtalsfloran. Tänk på att det är viktigt att registreringen blir riktig.
Skickas avtalet digitalt, ska försättsblad och avtal vara separerade dokument. - Fysiska original ska förvaras i särskilt kassaskåp i Mariahuset (Stockholm).
- Avtalstecknaren har ansvaret för att bevakningsdatumet hålls under observation.
Avtalsdatabasen finns i Opto-systemet och benämns där som leverantörsavtal. Systemet är hjälpmedel för Svenska Röda Korsets personal att hitta befintliga avtal, bevaka giltighetstider och bli bättre på att skriva avtal. Med alla avtal på ett ställe är det lättare att göra kostnadsjämförelser och förhandla fram bättre priser. Förekomsten av avtalsdatabas stärker också den interna kontrollen.
Behörigheten och tillgängligheten gällande vissa avtalstyper är av sekretesshänsyn begränsad.
Registrera avtal i OPTO
Samtliga avtal ska registreras i OPTO och fysiska original förvaras av Ekonomienheten. Om det har skett en upphandling eller motsvarande ska detta underlag bifogas avtalet.
Du ska ange om avtalet innebär en personuppgiftsbehandling av tredje part (leverantören etc.). Det är för att vi ska kunna se i vilka samarbeten vi kan komma att behöva upprätta eller uppdatera Personuppgiftsbiträdesavtal.
För registrering i OPTO Avtal, måste blanketten nedan vara ifylld med korrekta uppgifter. I annat fall kommer vi att återsända avtalet tillsammans med blanketten för kompletteringar/ändringar.
Se blankett för registrering av avtal i OPTO här
- Fyll i blanketten på skärmen
- Skriv ut om avtalet ska skickas in fysiskt, spar ner om avtalet ska skickas digitalt.
- För fysiska avtal; skicka blanketten, avtal i original och efterfrågat underlag till:
Svenska Röda Korset, Leverantörsreskontra, Box 17563, 118 91 Stockholm - För digitala avtal; maila blanketten i ett dokument och avtal med efterfrågat underlag i ett separat dokument till: levreskontra@redcross.se