För att minska de administrativa kostnaderna, förordar Svenska Röda Korset betalkort som betalningsmedel för de anställda som har återkommande utlägg i tjänsten.
Även mindre inköp ska ske med betalkort och inte mot faktura (gäller ej avtalsleverantörer). I dagsläget hanterar vi ett stort antal leverantörsfakturor av mindre belopp (under 1 000 kr) i vår ordinarie leverantörsrutin, vilket genererar onödiga administrativa kostnader.
Hanteringsrutin av betalkort via Eurocard
Svenska Röda Korset har avtal med Eurocard om företagsupphandlade kort. Den anställde som får ett företagsupphandlat kort ska hantera kortet enligt nedanstående regler:
-Företagskortet ska endast användas till utlägg i tjänsten
-Privata köp måste därför göras med ett annat kort
-Respektive anställd erhåller månadsfaktura från Eurocard och ska se till att betala den i tid. Om fakturan inte är betald vid förfallotidpunkten skickas en påminnelse till både kortinnehavaren och Svenska Röda Korset. Vid upprepade påminnelser kommer Svenska Röda Korset att annullera kortet.
Kortet får användas i Sverige och utomlands. Det kan även användas för kontantuttag i uttagsautomat. Kontantuttag är förenade med en uttagsavgift (3 procent på uttaget belopp, dock lägst 40 kr) som också betalas av Svenska Röda Korset efter redovisning om uttaget är motiverat för arbetets utförande.
Eurocard lägger på en faktureringsavgift på 30 kr på fakturan men den kan den anställde själv få bort genom att beställa en e-faktura via sin bank.
Utgifterna redovisas via reseräkning i Flex HRM senast den 1:a och attesteras av chefen senast den 3:e varje månad. Ersättningen betalas ut vid nästa lönetillfälle.
Observera att fysiska originalkvitton måste skickas in innan ersättning betalas ut.
Då Eurocardfakturan förfaller vid månadsskiftet hinner den anställde erhålla betalning för sina utlägg innan fakturan behöver betalas. Som anställd behöver du inte riskera att ligga ute med pengar då betalkortet har lång kredittid (i genomsnitt 45 dagar), förutsatt att du gör dina reseräkningar månadsvis och i tid.
Ansökningsförfarande
Den som regelmässigt har utlägg i tjänsten kan i samråd med sin närmaste chef ansöka om ett Eurocardkort. Mejla kassagruppen@redcross.se och be om en ansökningsblankett.
Eurocard utför normalt en kreditprövning av den anställde innan kort utfärdas.
Eurocard använder MasterCard SecureCode för säker e-handel.
Avslut av anställning
När en anställning avslutas ska Eurocardkortet sägas upp, detta gäller även längre tids tjänstledighet och långtidssjuka. Mejla kassagruppen@redcross.se och Ekonomienheten säger upp kortet hos Eurocard.
Företagskort går inte att överta till kommande anställning.
Eurocards kundtjänst 08-146737
Uppdaterad .