Tillämpning av arkiv- och dokumenthanteringsrutiner
Externa förfrågningar om att ta del av vårt arkiv
Riksarkivets råd gällande gallring och bevarande
Leverans och beställningar från Riksarkivet - Stockholm
Arkiv, lagstiftning av betydelse för verksamheten
Generell info
Svenska Röda Korset lyder inte under offentlighetsprincipen och till skillnad från den offentliga sektorn saknas styrning av arkivering. Föreningar och organisationer är hänvisade till egna initiativ genom styrdokument.
Här kan du läsa och ta del av vår Arkivhandbok för Svenska Röda Korset
Dokumenthanteringsplaner
Planer för arkivering ska upprättas för varje avdelning, så kallad Dokumenthanteringsplan. I denna plan finns:
- Handlingar som uppkommer i verksamheten
- Vad man ska göra med dessa handlingar
I Dokumenthanteringsplanen ska det stå:
- Vilken del av organisationen som planen omfattar (t.ex. Avdelning Hälsa och vård)
- Inventering av alla typer av handlingar som förekommer i verksamheten
- Fastställande av handlingarnas inbördes samband och betydelse
- Hur länge de ska sparas, vad som ska rensas och så vidare
- Vilken funktion på avdelningen som ansvarar för bevarande, arkivering, gallring och rensning (t.ex. administratör).
- Hur de anställda får information om rutinerna
Observera att idag finns ingen långtidsförvaring för digitalt material. Det måste skrivas ut och arkiveras.
Dokumenthanteringsplanens funktion är:
- Ett hjälpmedel för organisationen
- Ett styrmedel för organisationen och arkivet
- Ett kontrollmedel för arkivet
Här finns alla sex dokumenthanterings-mallar.
Allmänna arkivschemat
Svenska Röda Korset förtecknar volymer efter allmänna arkivschemat, det kan du se här.
Digitalt material
Här kommer mer information längre fram. Här finns gamla digitala rutiner.
Tillämpning av arkiv-och dokumenthanteringsrutiner
Arkiveringsansvarig på respektive avdelning svarar för att Dokumenthanteringsplanen följs.
En gång per år bör arkiveringsansvarig gå igenom sitt område med hjälp av Dokumenthanteringsplanen.
- I princip bör alla handlingar som inte längre behövs i det löpande arbetet föras över till närarkivet.
- Volymer som ska bindas in, t.ex. protokoll, lämnas till bindning. Pärmar som ska till närarkiv töms och handlingarna läggs i arkivkartonger.
- På varje kartong antecknas enligt följande exempel: Svenska Röda Korset, Avdelning XXX, t.ex.Ingående korrespondens, t.ex. 2014-2018, E1(15 t.ex.). (Se här för exempel).
- I varje arkivkartong lägger du en ifylld arkivförteckning enligt denna mall.
- Tänk på att ta bort gem, post-itlappar, plastmappar, övertaliga kopior, arbetsmaterial osv. Volymer som ska gallras efter viss tid förses med märkning. Märkning sker endast med blyerts. Inga påklistrade lappar eller bläckpennor.
- Handlingar som förvaras i hängmappar och som är inaktuella tas ur mapparna och placeras i fastställd ordning i kartonger på vilka antecknas innehåll, år, avdelning.
- De volymer man på så vis tar hand om ställs upp i närarkiv i samma ordning som de upptas i arkivplanen (se länk till höger). Det är viktigt att inte blanda dem med material som inte tillhör arkivet.
- De handlingar som enligt planen ska gallras, förstörs. Känsligt material bränns.
- Leverans till slutarkiv sker lämpligen vart femte år.
- Den arkiveringsansvarige på avdelningen samlar fortlöpande information om förändringar i rutiner i samråd med chef och annan personal.
Här kan du köpa en arkivbox från Office Depot.
Nationell Arkivdatabas NAD
På denna webbdatabas för arkiv kan du söka på allt material som Svenska Röda Korset, centralt, regioner, kretsar har arkiverat genom tiderna.
Arkivfrågor skickas till
Externa förfrågningar om att ta del av vårt arkiv
Får Svenska Röda Korset en förfrågan om att ta del av arkivmaterial för till exempel forskning så finns ett avtal med Riksarkivet om tillstånd.
Förfrågan skickas till kontorsservice som i sin tur kontaktar den som ska ge tillstånd. Det beror på vilket delarkiv som efterfrågas vem som ger tillstånd.
Vi har en mall för tillståndsgivning som du får av arkivansvarig.
O.B.S. Alla förfrågningar arkiveras och den som ger tillstånd skickar kopia av den ifyllda ansökan till arkivansvarig.
Riksarkivets råd gällande gallring och bevarande
Gallring som kan göras av den enskilde medarbetaren:
Arbetspapper-utkast, kladdar och referensmaterial kan kastas när det inte längre behövs. Här är det viktigt att kunna skilja på organisationens papper och arbetspapper.
Akt/ärende rensning – innan en akt eller handlingar i ett ärende går till arkivering rensar man den, tar bort kopior, minnesanteckningar, etc.
Kopior och överexemplar kan kastas under förutsättning att ett original finns bevarat
För kännedom – material av typen reklam, erbjudande, protokoll och rapporter som arkiveras på annat håll
Vid bedömningen av vilka arkivhandlingar i original som skall sparas respektive gallras är det följande synpunkter som kan gälla:
- Ekonomiska juridiska skäl
- Praktiska skäl
- Forskningsmässiga skäl
- Externa bidrag
- Identitet – arkivet är organisationens minne
Målsättningen bör vara:
För framtiden bevara ett representativt material som speglar verksamheten på ett rimligt sätt
Leverans och beställningar från Riksarkivet - Stockholm
Kontaktperson på Riksarkivet är Maud Almström Blom. Kontakta Kontorsservice för mer information.
Leverans till Riksarkivet
Leverans bör ske ungefär vart femte år till Riksarkivet (RA tar helst inte emot leveranser oftare).
Kontakta kontaktpersonen på Riksarkivet om leveransen och när den kommer att ske.
Bifoga arkivförteckningen
Kartongerna med volymerna skickas till Riksarkivet i Arninge:
Riksarkivet
Mätslingan 17
187 66 Täby
Tel: 010-4767200
Beställningar från Riksarkivet
Ombesörjes av arkivansvarig
Riksarkivet måste få beställningarna med ett par dagars varsel
Kontakta kontaktpersonen på Riksarkivet
Uppge beställare, avdelning samt adressen hit
Om Riksarkivet skickar till oss gäller det en volym eller enstaka kopior står RA för kostnaden. Är det flera volymer så står respektive område för leveranskostnaden.
Återsändning till Riksarkivet
Kopior på enstaka handlingar slängs/förstörs. Volymer skickas tillbaka till:
Riksarkivet
Mätslingan 17
187 66 Täby
(Respektive enhet står för denna leveranskostnad)
Kretsar och Regionråd
kontakta närmaste arkiv, gärna ett folkrörelsearkiv
Arkiv, lagstiftning av betydelse för verksamheten
Bokföringslagen (SFS 1976:125) gäller i princip alla näringsidkare, aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar men bör tillämpas också av övriga. Lagen säger att räkenskapsmaterial skall bevaras i ordnat skick på säkert sätt och i läsbar form i minst 7 år från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Kravet på bevarande gäller också handlingar som kan ha indirekt betydelse för redovisningen. (t ex avtal, tillståndsbevis, protokoll, korrespondens) se även vissa tillägg i den nya bokföringslagen från 1/1 2000.
Du får till exempel scanna in ett dokument och spara det elektroniskt, men originalunderlaget i papper får du slänga först efter 4 år. Det här kan vara bra att göra med kvitton som annars skulle blekna.
Läs mer på Skatteverkets hemsida.
Preskriptionslagen (SFS 1981:130) föreskriver att en fordran kan bevakas inom tio år efter tillkomsten eller inom tio år efter senaste krav. Handlingarna som kan styrka eller avvisa fordran bör därför sparas i minst tio år.
Taxeringslagen (SFS 1990:324) och lagen om självdeklarationer och kontrolluppgifter (SFS 1990:325) anger att man är skyldig att bevara underlag för deklarationer, kopior av kontrolluppgifter för anställda o dyl under sex år. Med hänsyn till preskriptionstiden för allvarligare skattebrott bör de bevaras i tio år.
Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160) Arbetsmiljöförordningen (SFS 1977:1166) och Arbetstidslagen (SFS 1982:673) avsätter material som arbetsgivaren är skyldiga att arkivera under en viss tid.
Lagen om medbestämmande (SFS 1976:580) stadgar bl a om rätt för arbetstagarorganisationer att ta del av handlingar
Lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Användning av fotografier stadgas i den Upphovsrättsliga lagstiftningen (SFS 1960:730 uppdaterad SFS 1996:846). För fotografier gäller en skyddstid av 50 år efter bildens framställande . För konstnärliga eller vetenskapliga bilder gäller att 70 år har gått efter fotografens död för att bilden ska få användas fritt.
EU:s Dataskyddsförordning GDPR med tillägg i SFS (2018:218) Det finns ett undantag i GDPR rörande arkiverat material så det är går bra att hantera och arkivera personuppgifter.
Personuppgifter får lagras under längre tid för arkivändamål om åtgärder finns för att skydda registrerades rättigheter (artikel 5 i EU's dataskyddsförordning). Skyddsåtgärderna ska vara lämpliga och kan t.ex. omfatta sekretess och att endast visas behöriga har tillgång till uppgifterna.
Du får behandla personuppgifter vid:
- Samtycke
- Arbetsrättsliga skyldigheter/rättigheter
- Medlemsförhållande
- Rättsliga anspråk
- Hälso- och sjukvård
- Arkiv, statistik och forskning
Registrerades rättigheter:
- Information och registerutdrag
- Rättelse och radering
- Begränsning av behandling
- Dataportabilitet
- Invändning mot behandling
- Motsätta sig automatiserad behandling
Personuppgiftsansvarig
Samlar man in personuppgifter ska det utses en personuppgiftsansvarig som har vissa skyldigheter, bl.a. att ta till vara den registrerades rättigheter enligt GDPR.
Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person som bestämmer för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Många föreningar är juridiska personer, till exempel ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar och en del ideella föreningar. Om föreningen inte är en juridisk person är det vanligtvis styrelsen som är personuppgiftsansvarig. Då ansvarar alltså styrelsen för att föreningen behandlar personuppgifterna på ett sätt som stämmer överens med dataskyddsförordningen.
Personuppgiftsincident
Om ni råkar ut för en "personuppgiftsincident" måste ni rapportera det till Datainspektionen inom 72 timmar. En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av de personuppgifter som ni behandlar. Den kan innebära risker för medlemmarnas friheter och rättigheter.
För fördjupning läs nedan:
