Arkivrutiner för Svenska Röda Korset - tjänstepersonsorganisationen

Svenska Röda Korset lyder inte under offentlighetsprincipen och till skillnad från den offentliga sektorn saknas styrning av arkivering. Föreningar och organisationer är hänvisade till egna initiativ genom styrdokument. Här kan du läsa och ta del av vår Arkivhandbok för Svenska Röda Korset

Svenska Röda Korsets Centralstyrelse har vårt arkiv i Riksarkivet öppet för forskning. Alla kretsars och centrala Röda Korsets arkiv går att söka i på databasen "NAD": https://sok.riksarkivet.se/nad.
Däremot har vi vissa delar av arkivet "tillståndsbelagt". Då frågar Riksarkivet oss vid varje förfrågan så att vi kan fatta beslut. Personuppgifter kan man be om att få tillståndsbelagt.
Riksarkivet får många förfrågningar på Svenska Röda Korsets arkivmaterial. Materialet används till forskning.

Ansvar

Det övergripande ansvaret ligger hos Svenska Röda Korsets ledning.

Det är avdelningscheferna som utser en eller flera arkiveringsansvariga samt upprättar en dokumenthanteringsplan för avdelningen.

Arkiveringsansvariga på avdelningarna ansvarar för:

• att vara kontaktperson mellan avdelningen och den huvudansvariga arkivarien
• närarkiv och gallring
• att upprätta en arkivförteckning
• att leverera arkivmaterial med bifogad arkivförteckning till Riksarkivet
• att informera om avdelningen arkivrutiner

Den huvudansvariga arkivarien ansvarar för:

• vid behov uppdatera arkivhandboken
• att ta fram arkivrutiner
• bevaka utvecklingen inom arkivområdet
• medverka till att göra historiskt material tillgängligt
• tillgängliggöra information om arkivet på Svenska Röda Korsets intranät

Dokumenthanteringsplaner

Planer för arkivering ska upprättas för varje avdelning, så kallad Dokumenthanteringsplan. I denna plan finns:

• Handlingar som uppkommer i verksamheten
• Vad man ska göra med dessa handlingar 

I Dokumenthanteringsplanen ska det stå:

• Vilken del av organisationen som planen omfattar (t.ex. Avdelning Hälsa och vård)
• Inventering av alla typer av handlingar som förekommer i verksamheten
• Fastställande av handlingarnas inbördes samband och betydelse
• Hur länge de ska sparas, vad som ska rensas och så vidare
• Vilken funktion på avdelningen som ansvarar för bevarande, arkivering, gallring och rensning (t.ex. administratör).
• Hur de anställda får information om rutinerna

Observera att idag finns ingen långtidsförvaring för digitalt material. Det måste skrivas ut och arkiveras.

Dokumenthanteringsplanens funktion är:

• Ett hjälpmedel för organisationen
• Ett styrmedel för organisationen och arkivet
• Ett kontrollmedel för arkivet

Här finns alla sex dokumenthanterings-mallar.

Allmänna arkivschemat

Digitalt material

Än har Svenska Röda Korset inga rutiner för digital arkviering. Här finns tidigare digitala rutiner.

Tillämpning av arkiv-och dokumenthanteringsrutiner

Arkiveringsansvarig på respektive avdelning svarar för att Dokumenthanteringsplanen följs.
En gång per år bör arkiveringsansvarig gå igenom sitt område med hjälp av Dokumenthanteringsplanen.

• I princip bör alla handlingar som inte längre behövs i det löpande arbetet föras över till närarkivet.
• Volymer som ska bindas in, t.ex. protokoll, lämnas till bindning. Pärmar som ska till närarkiv töms och handlingarna läggs i arkivkartonger.
• På varje kartong antecknas enligt följande exempel: Svenska Röda Korset, Avdelning XXX, t.ex. Ingående korrespondens, t.ex. 2014-2018, E1(15 t.ex.). (Se här för exempel).
• I varje arkivkartong lägger du en ifylld Volymförteckning enligt denna mall.
• Tänk på att ta bort gem, post-it-lappar, plastmappar, övertaliga kopior, arbetsmaterial osv. Volymer som ska gallras efter viss tid förses med märkning. Märkning sker endast med blyerts. Inga påklistrade lappar eller bläckpennor.
• Handlingar som förvaras i hängmappar och som är inaktuella tas ur mapparna och placeras i fastställd ordning i kartonger på vilka antecknas innehåll, år, avdelning.
• De volymer man på så vis tar hand om ställs upp i närarkiv i samma ordning som de upptas i arkivplanen (se länk till höger). Det är viktigt att inte blanda dem med material som inte tillhör arkivet.
• De handlingar som enligt planen ska gallras, förstörs. Känsligt material bränns.
• Leverans till slutarkiv sker lämpligen vart femte år.
• Den arkiveringsansvarige på avdelningen samlar fortlöpande information om förändringar i rutiner i samråd med chef och annan personal.

 Här kan du köpa en arkivbox från Office Depot.

Nationell Arkivdatabas NAD

På denna webbdatabas för arkiv kan du söka på allt material som Svenska Röda Korset, centralt, regioner, kretsar har arkiverat genom tiderna.

 Arkivfrågor skickas till 

Externa förfrågningar om att ta del av vårt arkiv

Får Svenska Röda Korset en förfrågan om att ta del av arkivmaterial för till exempel forskning så finns ett avtal med Riksarkivet om tillstånd.

Förfrågan skickas till kontorsservice som i sin tur kontaktar den som ska ge tillstånd. Det beror på vilket delarkiv som efterfrågas vem som ger tillstånd.

Vi har en mall för tillståndsgivning som du får av arkivansvarig.

O.B.S. Alla förfrågningar arkiveras och den som ger tillstånd skickar kopia av den ifyllda ansökan till arkivansvarig.