Arkivera för vår organisations historiska minne
Vart ska du skicka materialet?
Då en krets upphör eller går samman med en annan krets
Tips från tjänstepersonsorganisationens arkivering
Röda Korsets lager för historiska föremål
Föreningens minne - dokument att bevara
Det är viktigt att säkerställa föreningens minne – i form av ex styrelse- och årsmötesprotokoll, medlemsregister, verksamhetsberättelser, fotografier mm. Alla dessa dokument ska Bevaras för alltid i arkivet. Utse en arkiv- och dokumentationsansvarig i kretsen.
Svenska Röda Korsets material är ett av de mest efterfrågade hos Riksarkivet och vårt material har figurerat i otaliga böcker, filmer och dokumentärer. En skatt!
Svenska Röda Korset lyder inte under offentlighetsprincipen och till skillnad från den offentliga sektorn saknas styrning av arkivering. Föreningar och organisationer är hänvisade till egna initiativ genom styrdokument.
Här kan du läsa och ta del av vår Arkivhandbok för Svensk Röda Korset
Svenska Röda Korsets Centralstyrelse har vårt arkiv i Riksarkivet öppet för forskning. Alla kretsars och centrala Röda Korsets arkiv går att söka i på databasen "NAD": https://sok.riksarkivet.se/nad .
Däremot har vi vissa delar av arkivet "tillståndsbelagt". Då frågar Riksarkivet oss vid varje förfrågan så att vi kan fatta beslut. Personuppgifter kan man be om att få tillståndsbelagt.
Riksarkivet får många förfrågningar på Svenska Röda Korsets arkivmaterial. Materialet används till forskning.
Lagar
Svenska Röda Korset lyder inte under offentlighetsprincipen och till skillnad från den offentliga sektorn saknas styrning av arkivering. Föreningar och organisationer är hänvisade till egna initiativ genom styrdokument.
Räkenskapsinformation ska sparas i 7 år enligt Bokföringslagen. Läs mer om lagar att förhålla sig till i länk till här.
GDPR och personuppgifter
Det finns ett undantag i GDPR rörande arkiverat material så det går bra att hantera och arkivera personuppgifter.
Dokumenthanteringsplan
En gång per år går arkiveringsansvarig igenom sitt område med hjälp av kretsens Dokumenthanteringsplan. För exempel på dokumenthanteringsplaner se här.
Så här arkiverar du
• I princip bör alla handlingar som inte längre behövs i det löpande arbetet föras över till närarkivet.
• Pärmar som ska till närarkiv töms och handlingarna läggs i arkivkartonger. På varje kartong antecknas innehåll (t ex korrespondens 1985-86). Se allmänna arkivschemat genom att följa denna länk.
• Du köper arkivkartonger hos Office Depot.
• Materialet i kartongen ska alltid vara packat så hela kartongen fylls. Man betalar per hyllmeter och dessutom bevaras trycket på papperet bättre så.
• I varje arkivkartong lägger du en ifylld arkivförteckning. Ett exempel på en ifylld arkivförteckning finner du här.
• Tänk på att ta bort gem, post-it-lappar, plastmappar, övertaliga kopior, arbetsmaterial osv. Volymer som ska gallras efter viss tid förses med märkning. Märkning sker endast med blyerts. Inga påklistrade lappar eller bläckpennor.
• Handlingar som förvaras i hängmappar och som är inaktuella tas ur mapparna och placeras i fastställd ordning i kartonger på vilka antecknas innehåll, år, avdelning.
• De volymer man på så vis tar hand om ställs upp i närarkiv i samma ordning som de upptas i arkivplanen (se länk till höger). Blanda inte detta material med sådant som inte tillhör arkivet.
• De handlingar som enligt planen ska rensas, förstörs. Känsligt material bränns.
• Leverans till slutarkiv sker lämpligen vart femte år.
• Den arkiveringsansvarige på kretsen samlar fortlöpande information om förändringar i rutiner i samråd med chef och annan personal.
Vart skickas arkivmaterialet, vilka arkiv tar emot?
Material kan arkiveras i de lokala folkrörelsearkiven. Följ nedanstående länkar eller kontakta folkrörelsearkivet på din ort/ditt län.
Gotlands län
Kalmar län
Kronobergs län
Norrbottens län
Södermanlands län
Västra Götalands län
Örebro län
Då en krets upphör och går samman med annan krets
När en krets upphör arkiverar kretsstyrelsen eller likvidatorerna de handlingar som ska bevaras och skickar dem till folkrörelsearkivet. Kostnaden för arkivering i folkrörelsearkiven betalas av Svenska Röda Korset nationellt. Det är viktigt att kretsen gör en gallring av handlingarna, eftersom Svenska
Röda Korset betalar per hyllmeter. Fakturan ska skickas direkt till Svenska Röda Korsets ekonomiavdelning via epost:
eller via post:
Svenska Röda Korset
Leverantörsreskontran
Box 17563
118 91 Stockholm
Vid frågor kontaktas Kontorsservice här.
Tjänsteperson-organisationens arkivering - här kan ni hämta mer information och få tips gällande arkivering
På denna sida kan du läsa mer om arkivering och hur tjänstepersonsorganisationen har lagt upp det.
Fråga gärna!
Röda Korsets lager för historiska föremål
Kretsar och andra kan lämna in gamla Rödakorsföremål till tjänstepersonsorganisationen efter kontakt med Infoservice. Alla föremål fotas och diarieförs. Allt kan inte tas emot utan ett urval görs.
Vill du låna historiskt material till ett jubileum eller en utställning så hör av dig till Infoservice.