Arkivera för vår organisations historiska minne
Vart ska du skicka materialet?
Då en krets upphör eller slås samman med en annan krets
Tips från tjänstemannaorganisationens arkivering
Föreningens minne
Det är viktigt att säkerställa föreningens minne – i form av ex styrelse- och årsmötesprotokoll, medlemsregister, verksamhetsberättelser, fotografier mm. Utse gärna en arkiv- och dokumentationsansvarig i kretsen.
Svenska Röda Korsets material är ett av de mest efterfrågade hos Riksarkivet och vårt material har figurerat i otaliga böcker, filmer och dokumentärer. En skatt!
Lagar
Svenska Röda Korset lyder inte under offentlighetsprincipen och till skillnad från den offentliga sektorn saknas styrning av arkivering. Föreningar och organisationer är hänvisade till egna initiativ genom styrdokument.
Räkenskapsinformation ska sparas i 7 år enligt Bokföringslagen. Läs mer om lagar att förhålla sig till i länk till här.
GDPR och personuppgifter
Det finns ett undantag i GDPR rörande arkiverat material så det går bra att hantera och arkivera personuppgifter.
Dokumenthanteringsplan
En gång per år går arkiveringsansvarig igenom sitt område med hjälp av kretsens Dokumenthanteringsplan. För exempel på dokumenthanteringsplaner se här.
Så här arkiverar du
• I princip bör alla handlingar som inte längre behövs i det löpande arbetet föras över till närarkivet.
• Pärmar som ska till närarkiv töms och handlingarna läggs i arkivkartonger. På varje kartong antecknas innehåll (t ex korrespondens 1985-86). Se allmänna arkivschemat genom att följa denna länk.
• I varje arkivkartong lägger du en ifylld arkivförteckning. Mallar för detta kommer dyka upp här.
• Tänk på att ta bort gem, post-it-lappar, plastmappar, övertaliga kopior, arbetsmaterial osv. Volymer som ska gallras efter viss tid förses med märkning. Märkning sker endast med blyerts. Inga påklistrade lappar eller bläckpennor.
• Handlingar som förvaras i hängmappar och som är inaktuella tas ur mapparna och placeras i fastställd ordning i kartonger på vilka antecknas innehåll, år, avdelning.
• De volymer man på så vis tar hand om ställs upp i närarkiv i samma ordning som de upptas i arkivplanen (se länk till höger). Det är viktigt att inte blanda dem med material som inte tillhör arkivet.
• De handlingar som enligt planen ska gallras, förstörs. Känsligt material bränns.
• Leverans till slutarkiv sker lämpligen vart femte år.
• Den arkiveringsansvarige på kretsen samlar fortlöpande information om förändringar i rutiner i samråd med chef och annan personal.
Vart skickas arkivmaterialet, vilka arkiv tar emot?
Material kan arkiveras i de lokala folkrörelsearkiven. Följ nedanstående länkar eller kontakta folkrörelsearkivet på din ort/ditt län.
Gotlands län
Kalmar län
Kronobergs län
Norrbottens län
Skåne län
Södermanlands län
Västra Götalands län
Örebro län
Då en krets upphör och slås samman med annan krets
När en krets upphör arkiverar kretsstyrelsen de handlingar som ska bevaras eller gallras. Slås kretsen samman och uppgår i en annan krets tas kostnaden för slutarkiveringen av övertagande krets.
Vid frågor kontaktas Kontorsservice här.
Tjänsteperson-organisationens arkivering - här kan ni hämta mer information och få tips gällande arkivering
På denna sida kan du läsa mer om arkivering och hur tjänsteperson-organisationen har lagt upp det.