Stockholmskontoret på Hornsgatan 54 kallas Mariahuset
På den här sidan hittar du nyttig information om vad som gäller i Mariahuset, informationen är användbar både för dig som arbetar i huset eller för dig som besöker det.
Återvinning - Ett hållbart Röda Korset för framtiden
Förtäring, fika, lunch, kökstjänster
Personalrabatter vid Mariahuset
Telefoni och information om dig
Brandskydd Mariahuset
Brandskyddet är till för att effektivt begränsa skador på personal, materiel och lokaler i händelse av eldsvåda.
Brandskyddspolicy
Röda Korset har en brandskyddspolicy (Brandskyddsdokumentation SBA 2021 FH08, sid 6) som syftar till att få en rimlig nivå på den brandsäkerhet och trygghet som besökare och anställda kan kräva.
Brandlarm
Utrymningslarm finns på samtliga våningsplan i Mariahuset. De aktiveras vid rökutveckling.
Brandsläckare
En röd skylt på väggen visar var det finns brandsläckningsutrustning:
· Det finns skumsläckare på samtliga våningsplan
· Det finns pulver- och kolsyresläckare på strategiska platser
Brandfiltar finns på plan 4: vid huvudentrén och i köket.
Släckutrustningen kontrolleras varje kvartal av utsedda brandskyddskontrollanter. En mer grundlig översyn görs en gång per år.
Larmcentral
Receptionen är Mariahusets larmcentral. Det är receptionen som lämnar
besked om vad som har hänt och vad personalen ska göra.
Utrymningsplan
En tavla, utrymningsplan, som visar hur olika delar av kontoret kan
utrymmas och var det finns brandsläckare finns uppsatt på varje
våningsplan.
Listor över vilka platser som ska kontrolleras vid utrymning ska finnas enligt Utrymningsplanen.
Utrymningsvägar
Belysta eller lysande grönvita skyltar visar vägen till utgångar och nödutgångar. Korridorer eller dörrar får aldrig blockeras av möbler, kartonger eller annat som kan försvåra en snabb utrymning.
Nödutgångarnas framkomlighet kontrolleras varje kvartal.
Återsamlingsplats
Vid utrymning ska alla medarbetare bege sig till fontänen på Mariatorget som är
återsamlingsplats.
Utrymningsplan
Det finns ett antal dedikerade utrymningsledare på kontoret. Utrymningsledaren har till uppgift att
· dirigera medarbetarna till en säker utrymningsväg
· kontrollera att ingen finns kvar på våningsplanet
· rapportera till räddningsledare vid brandkåren att inga personer finns kvar på det våningsplanet som utrymningsledaren hjälpt till att utrymma.
· meddela vilka medarbetare som saknas vid återsamlingsplatsen.
Information – ny på arbetsplatsen
Respektive chef säkerställer att varje ny medarbetare har fått kännedom om arbetsplatsens brandskyddsregler och brandskyddsrutiner.
Brandskyddsreglerna ska lämnas ut och kvitteras samtidigt med utlämnandet av passerkortet.
Brandskyddsutbildning
Alla anställda ska regelbundet genomgå brandskyddsutbildning, enligt plan vart tredje år.
Utrymningsledare kallas dessutom till särskild utbildning.
Utrymningsövning sker enligt plan vart tredje år.
Eget ansvar
Varje medarbetare ska
· respektera Röda Korsets brandskyddsregler
· själv informera sig om utrymningsplaner och utrymningsrutiner
· vara beredd att ingripa med brandsläckare mot begynnande eldsvåda
Adresser till Mariahuset
Leveransadress
Svenska Röda Korset
NAMN
Brännkyrkagatan 37
118 22 Stockholm
Postadress
Svenska Röda Korset
NAMN
Box 175 63
118 91 Stockholm
Besöksadress/brevbud
Hornsgatan 54
118 21 Stockholm
Faktureringsadress
Svenska Röda Korset
Leverantörsreskontran
Box 175 63
118 91 Stockholm
Men använd helst e-postadressen för fakturor: "faktura@redcross.se".
Vårt organisationsnummer är 802002-8711.
Reception
Gör en förfrågan genom att lägga ett ärende till Receptionen
Receptionen i Mariahuset hjälper till med:
- Telefoni (teledesk) - frågor
- Beställning av fika, kaffe, förtäring till möten
- Anmäla besökare och utskrift av besöksbrickor
- Boka lokal
- Boka projektor
- Beställa eller felanmäla passerkort
- Beställa larmkoder
- Felanmäla kaffeautomat
- Beställa personalskåp
Kontorsservice
Gör en förfrågan genom att lägga ett ärende till Kontorsservice
Kontorsservice hjälper till med:
- Arkiv och arkivering
- Beställning av kontorsmaterial
- Diarieföring
- Frågor om fastighet och felanmälan fastighet
- Föreningsbutiken - ny produkt eller frågor
- Fotografering
- Kopiering
- Möblering inför möte
- Skicka paket och bud
- Skrivare
In- och utpassering och larm
Vid in- och utpassering efter kontorstid bör du vara vaksam på att inte släppa in någon obehörig. Vill någon in i huset ska du antingen följa personen dit den ska (ansvarig person för kurs/möte) eller be personen ringa den som ska ta emot. Det är inte tillåtet att släppa in någon utan att säkerställa att den kommer rätt.
Under kontorstid hänvisar du till Receptionen (plan 4, en trappa upp från ytterdörren) eller följer med personen upp till Receptionen.
Vistas du i lokalerna efter kontorstid medföljer ett ansvar för larmhantering.
Passerkort/ID-kort
All personal som vistas i Mariahuset ska bära id/personkort med foto synligt när man är på kontoret. Följande gäller för vilken sorts kort man ska ha beroende på vilken typ av anställning man har (gäller även för vikarie/projektanställd).
Vikarie/projektanställd:
• 0 – 3 månader "Tillfälligt kort"
• 3 mån och framåt "Person/passerkort" med foto och namn.
Tillsvidareanställd:
• Alla ska ha "Person/passerkort" med foto och namn.
• ID-kort utfärdas endast om man har behov av att legitimera sig i tjänsten. I sådant fall ska den anställdes chef skicka beställning på detta till receptionen.
Blankett för dig som ska ha ID-kort finns i Receptionen. Men innan du fyller i blanketten behöver vi en beställning från din chef.
Personal i Mariahuset kan kontakta Kontorsservice för att beställa fotografering. Klicka här för att komma i kontakt med kontorsservice
Det går också bra att mejla en digital bild till Receptionen om den uppfyller dessa krav enligt tillverkaren:
Bilden ska vara lik personen och ha en enhetlig bakgrund. Huvudbonad får ej bäras, tex. keps, hjälm. Ögonen ska synas tydligt, solglasögon är inte godkänt.
Besökare i Mariahuset
För att vi skall ha en trygg arbetsplats i Mariahuset är det krav på att besökare bär besöksbricka under kontorstid. Anställda som inte har passerkort ska också bära besöksbricka.
Besöksbrickan fås i receptionen vid ankomst och lämnas i samband med att besökaren lämnar Mariahuset. För att det skall gå smidigt är det bäst om besöket förbokas. För att göra detta använder du verktyget förboka besökare här
Om inte så får besökaren själv registrera sig vid ankomst på terminal i receptionen.
Du som har en grupp av besökare som skall komma – lämna deltagarlista på excelfil så ordnar receptionen med besöksbrickor.
Boka rum och möblering
Du bokar rum via Outlooks kalender. Har du inte tillgång till den så lägger du ett ärende till Receptionen här
Här finns också en rumslista där du t.ex. kan se vilken utrustning som finns i rummen
Här finns exempel på möbleringar
Kvarglömda saker i Mariahuset
Servicemedarbetare i Mariahuset ansvarar för hanteringen av kvarglömda saker. Det går bra att lämna ytterkläder och inneskor i garderoberna på våningsplanen så länge de används. Ligger något oanvänt en längre tid tar vi ner det till Kontorsservice.
Kvarglömt läggs i korgar som finns på våningsplanen.
Varje vecka görs en bedömning för vidare hantering av det som ligger i korgarna. Sakerna märks med datum.
Värdeföremål som t.ex. mobiler, smycken eller plånböcker lämnas till Receptionen.
IT-relaterat som t.ex. laddare lämnas till Kontorsservice.
Resten tas ner till Kontorsservice och förvaras där i en månad. Därefter görs en ny bedömning om sakerna ska ges bort eller slängas.
Återvinning - Ett hållbart Röda Korset för framtiden
Sortera rätt - är du osäker så släng i "Brännbart" hellre än att lägga i fel kärl
Torkpapper ska slängas i Hushållssopor/Brännbart.
Skölj ur förpackningar och platta till dem.
Vår återvinningsleverantör i Mariahuset är Smart Recycling. Vi behöver er hjälp att arbeta med hållbart.
Här finns en återvinningsguide för vad som ska sorteras vart.
Här kan ni läsa mer om vad som händer med soporna, miljöcertifikat etc.
På varje våningsplan finns pappers-, plast- och pantkärl. Vänligen sopsortera rätt och är du osäker eller stressad så släng övrigt avfall i brännbart istället för att sortera fel.
Grovsopor samt farligt avfall, såsom batterier, teknik etc, lämnas vid poststationerna på våningsplanen. Är det för stort för att få plats tar du ner det till kontorsservice på plan 3. Sopor ska inte läggas i korgarna för kvarglömt. Risken är då att skräp blandas med sådant som efterfrågas.
Mat och hushållssopor hämtas av Stockholm vatten och går till förbränning.
Tygåtervinning sköts av tyska företaget Soex Group, en ledande aktör i Europa inom textil återvinning och samarbetspartner till Tyska Röda Korset.
För synpunkter och frågor vänd er till Kontorsservice.
Larm
Arbetar du i Mariahuset efter kontorstid eller på helger ska du ha en larmkod eftersom det finns en risk att du själv utlöser larmet eller att du hör larmet som någon annan utlöst. För att få en larmkod kontaktar du receptionen. Före eller efter kontorstid samt helger: håll fönster och dörrar stängda och släpp inte in obehöriga utan att du säkerställer att de kommer till ansvarig för mötet genom att du följer besökaren till personen de ska träffa.
Ring alltid Securitas då det larmat
Du som har larmkod: Följ larminstruktionerna som du fått. Har du orsakat ett larm så gå ner till larmpanelen och ring Securitas för återkalla utryckning samt återställ larmet om du vet orsaken till varför larmet har gått, telefonnummer finns på larmpanelen.
När du står vid panelen:
- Logga in med ditt passerkort och din fyrsiffriga pin-kod till passerkortet.
- Kontrollera var någonstans larmet utlöst.
- Återställ alltid larmet efter du har gjort en bortkoppling av larmet (be Securitas hjälpa dig om du inte vet hur).
Om du inte vet varför larmet utlöst kan det vara ett inbrott. Du avgör själv om du vill gå och kontrollera sektionen som larmat. Är du osäker så låt Securitas göra en utryckning.
Den larmkod du fått från Receptionen gäller för det kontor den är beställd för. Är du osäker så hör av dig till Receptionen.
Förtäring: fika, lunch och andra kökstjänster
Frukt
Tisdag och Torsdag serveras frukt på plan 4 och plan 9. Vi har ekologisk frukt så långt vi har möjlighet.
Specialkost
Du som har specialkost behöver meddela det till receptionen. Receptionen har en lista så att när arbetsgivaren bjuder på förtäring så ska allas behov bli tillgodosedda.
Beställning av förtäring
Det går bra att beställa enklare förtäring när du har möte. OBS! Minimiantal för beställningar är tio personer. Frukt, bullar, kakor, vatten, kaffe och te är exempel på sådant som går att beställa hos oss. Vi vill ha din beställning i god tid, tre dagar före mötet brukar vara lagom. Med kortare framförhållning kontaktar du Receptionen och frågar om det går bra ändå. Vi plockar undan och diskar efter ditt möte.
Här finns beställningsformuläret som du fyller i och bifogar i ditt ärende till Receptionen i Zendesk.
OBS. Tänk på att när du äter så är det endast tillåtet på plan 4 och 9, det är många som är känsliga för matlukter. Lunchmöten i sammanträdesrum är tillåtet. Tänk på att göra rent efter er och matrester slängs på plan 9 eller plan 4.
Ta ansvar för din mugg. Den ska vara tömd när den ställs i diskstället. Stapla inte muggarna. Ta med dig glömska kollegors muggar när du ser dem runt om i huset.
Aktivitetsbaserat kontor
Aktivitetsbaserat arbetssätt i Mariahuset
I Mariahuset har vi gemensamma förhållningssätt för att stödja ett aktivitetsbaserat arbetssätt och skapa en god arbetsmiljö. Alla medarbetare har ett ansvar för att aktivt bidra till arbetsmiljön i Mariahuset genom att:
- Aktivt välja min arbetsplats dagligen och respekterar förhållningssättet på varje våningsplan samt mina kollegor.
- Felanmäla möbler och teknik som inte fungerar.
- Ta med mina saker om jag lämnar min arbetsplats i mer än 2 timmar.
- Lämna mina arbetsytor städade individuella såväl som gemensamma.
- Använder mig inte av parfymerade dofter av hänsyn till kollegor med allergier.
- Återkoppla direkt till kollega som jag upplever inte agerar i enlighet med förhållningsreglerna.
- Äter mat i lunchrummet och inte vid skrivbordet.
Våningsplanens egenskaper
Plan 3,5
Erbjuder en samarbetsyta med möjlighet att hålla workshops och möten. Här finns en flexibel miljö där det är det lätt att möblera om och där det enkelt går att sprida ut sig i små grupper.
Plan 4
Erbjuder en välkomnande reception och väntrum för besökare. Här finns alla medarbetares personliga skåp liksom en pausyta för fika och spontana möten. Här finns även enheternas postfack.
Plan 5
Erbjuder gruppbord som uppmuntrar till samarbete och spontana möten. Här finns en miljö där det diskuteras fritt vid och mellan arbetsplatserna och där det är lätt att stimuleras och inspireras av omgivningen.
Plan 6
Erbjuder ett traditionellt kontorslandskap, främst möblerat för individuellt arbete men med möjlighet att sitta tillsammans och samverka med kollegor. Här förs samtal mellan medarbetare, men med hänsyn till kollegor som behöver arbeta individuellt.
Plan 7
Erbjuder en blandning av ergonomiska skrivbordsplatser, läsplatser och tysta rum för ostört arbete. Östra flygeln är helt tyst och övrig yta kan lågmälda samtal föras. Telefonen är i tyst läge och för kontakt används mejl, sms eller Teams.
Plan 8
Erbjuder ljuddämpade och avskärmade arbetsplatser och bås som lämpar sig väl för telefonsamtal. Här finns också bibliotek för gemensamt referensmaterial samt olika typer av arbetsplatser.
Plan 9
Erbjuder plats för fika, lunch och umgänge.
Förvaring av material
Förvaring av enhetens material i Mariahuset
- Enhetsskåp
Det finns enhetsskåp på de olika våningsplanen. Se karta över enhetsskåpen här. Vissa ändringar behövs göras i kartan. Meddela Kontorsservice så vi kan uppdatera kartan.
Där förvaras sådant material som ska vara lätt att komma åt.
- Lagerhyllor
I lagret på Kontorsservice, plan 4, förvaras sådant som inte får plats i enhetsskåpet. Varje enhet har en del av en sektion. Reglerna är att allt ska märkas upp med:
Enhet
Ansvarig tjänsteman
Årtal
Innehåll
Det ska finnas en materialansvarig som har koll på materialet och rensar vid behov. - Källare
Varje enhet har en del av ett av våra källarförråd på plan 1. Där gäller samma regler som för rullhyllorna på Kontorsservice. Allt ska märkas upp med:
Enhet
Ansvarig tjänsteman
Årtal
Innehåll
Det ska finnas en materialansvarig som har koll på materialet och rensar vid behov. - Centralt lager hos A.L.I. i Askersund
Här förvaras material som ska kunna distribueras: till Kretsar/frivilliga, andra aktörer eller tjänstemän. Se länk till höger.
OBS. Märks inte materialet upp som reglerna föreskriver riskerar enheten att förlora material eftersom vi som arbetar på lagret då blir tvungna att rensa.
Tips på konferensanläggningar
Många personalmöten förläggs till Mariahuset men ibland finns skäl att anordna möten externt. Därför har vi gjort en sammanställning med tips på konferensanläggningar. Vi ser helst att Röda Korset väljer anläggningar där vi har ett avtal och dit vi kan ta oss till på ett miljövänligt sätt med kommunala färdmedel.
Här finns tips på konferensanläggningar i Stockholmsområdet
Vid frågor kontakta Susanne Vilhelmsson, Receptionen.
Mariahusets bibliotek
Rutiner för biblioteket plan 9, Mariahuset
Mariahusets bibliotek innehåller historiska böcker samt referenslitteratur för de olika enheterna. De är samlade ämnesvis. Här finns en lista över ämnen
Här finns en karta över biblioteket
Enhet Inköp och Internservice ansvarar för allmän ordning i biblioteket och för rutiner.
Ingen fullständig förteckning över bibliotekets böcker finns.
För idéer och frågor gällande biblioteket vänder du dig till Kontorsservice via det här formuläret
Ny bok till biblioteket
Varje enhet beslutar om vilken eller vilka böcker de vill köpa in och bekostar inköpet.
Boken skickas till Kontorsservice som för in den i en excellista för inkomna böcker.
När det finns möjlighet så informeras om den nya boken på skärmarna i huset.
Boken ställs synlig i Biblioteket för utlåning.
Senare flyttas boken till lämplig hylla. Vilken hylla finns noterat i excellistan.
Utlåning av böcker
Fyll i ett Hemlånekvitto
Stoppa det i plastfickan
Sätt det där du tog boken
När du läst klart boken lämnar du tillbaka den och ta bort hemlånekvittot och plastfickan från hyllan
Om boken förkommer eller får skador meddelar du det till Kontorsservice
Personalrabatter vid Mariahuset
Frisörsalongen Salong 43
Hornsgatan 43 och 15% grannrabatt på samtliga tjänster.
Van der Nootska palatset
"Goda Grannar rabatt" Som granne till restaurangen van der Nootska erhåller vi 10 % på maten i vår lunchrestaurang mot uppvisande av Röda Korsets passerkort. På palatset serveras vällagade och prisvärda luncher, både dagens rätt och affärslunch. Restaurangen är belägen i de vackra Skänkrummen med paneler och annan inredning från 1600-talet. Restaurangen rymmer flera rum i fil med plats för 80 gäster. Den är öppen vardagar 11:00-14:00. Drop in eller bordsbeställning ring: 08-644 23 70 eller 08-644 99 60
Mae Thai Mariatorget
Här erhålls en rabatt på 10 kr för Rödakorsanställda.
Organico
10% rabatt
Kalf och Hansen
Klippkort kan fås och då får man 10:de måltiden gratis.
Ming Palace
Klippkort kan fås och då får man 10:de måltiden gratis.
Gatuköket
10% i rabatt på menyer
Stikki Nikki
30% rabatt vid uppvisande av ett Svenska Röda Korset passerkort.
Rabatten gäller enbart per säsong och bara på Mariatorget.
Jomni blommor
Ligger på Hornsgatan vid Mariatorget, tvärs över från oss. 10 % rabatt.
Taxi
Ska inte användas men om det behövs kontakta Kontorsservice.
Paket/Pall
När du beställer något som ska levereras med paket eller pall använder du vår leveransadress Brännkyrkagatan 37, 118 22 Stockholm. Vi har porttelefon.
När vi tar emot en leverans meddelar vi den som ska få leveransen att den kommit. Paket kvitteras ut på Kontorsservice.
När du själv vill skicka paket eller pall fyller du i ett formulär för detta och lämnar godset till Kontorsservice för paketering. Vi bokar hämtning före kl 14:00 hos Post Nord för hämtning samma dag. Vid jul behöver vi boka före kl 10:00 för hämtning samma dag.
Paket utomlands
Rutiner saknas. Beställaren får själv hitta en passande lösning i samråd med mottagaren.
Bud
Budfirma inrikes
Behöver du buda iväg något inrikes vänder du dig till budfirman Bara posten. Ring Bara Posten på telefonnummer: 08 - 505 255 00.
Om paketet är litet och ska levereras inom Stockholms tullar beställer du cykelbud med hämtningsadress Receptionen, Hornsgatan 54. Är paketet större är det lämpligt att beställa budbil med hämtningsadress Kontorsservice, Brännkyrkagatan 37. Kom ihåg att det är du som lämnar paketet där det ska hämtas. Bara posten kör hybridbilar.
Vid beställning anger du Röda Korsets kundnamn "RödaK", ditt namn, enhet/avdelning, konteringskod och till vem, adress, telefonnummer och eventuell portkod dit budet ska levereras.
Pris
Ha framförhållning vid beställning. Ju snabbare leverans desto dyrare. Bara Postens ordinarie arbetstider är 08.00-18.00 och skickas bud efter 18.00 så debiteras jourspris. Du kan välja mellan;
• Dagsbud - Hämtas och levereras inom 6 timmar. Beställs senast 11.00
• Normal-/Tvåtimmarsbud - Hämtas och lämnas inom 2 timmar. Beställs senast 16.00.
• Timmesbud - Hämtas inom en timme och körs direkt. Beställs senast 17.00.
• Panikbud - hämtas inom 15 min och körs direkt. Beställs senast 17.30
När du ska ha något levererat till dig gäller leveransadresserna som ovan. D.v.s. cykelbud till Hornsgatan 54 och bilbud till Brännkyrkagatan 37.
Bud utomlands
Rutiner saknas. Beställaren får själv hitta en passande lösning i samråd med mottagaren.
Post och posthantering i Mariahuset
Du lägger utgående post i någon av utkorgarna som står vid kopieringsstationerna. Det finns även en vid postfacken på plan 4.
Vintertid hämtas posten ca kl.15:40 och sommartid hämtas den ca kl.14:40. Halvdagar får man posta själv (efter frankering hos oss) i brevlådan utanför Coop.
All post går som A-post från januari 2020. A-posten delas inte alltid ut dagen efter längre enligt Post Nord.
Postöppningsrutiner
Bakgrund
Efter bl.a. synpunkter från externrevisorerna säkerställer vi postöppningsrutinerna. Dessa uppfyller två syften, dels att öka säkerheten för Svenska Röda Korset, dels att öka säkerheten för den anställde.
Ledningens beslut innebär
- att posten distribueras senare på dagen till avdelningarna
- att kontorsservice tid för hantering av inkommande post ökar
- att nedan angivna rutiner införs fr.o.m. 1 september 2002 och utvärderas därefter.
Om inget anmärkningsvärt framkommer vid utvärderingen föreslås att inget nytt beslut tas utan anvisningarna fortsätter att gälla.
Postöppning
Två personer hos Kontorsservice öppnar posten tillsammans varje dag. Alla brev, även de som är adresserade till en specifik avdelning, region eller person, öppnas. Ingen vid Svenska Röda Korset förväntas ha sin privata post ställd till arbetsplatsen. All post som kommer till Svenska Röda Korset betraktas som ställd till Svenska Röda Korset. Svenska Röda Korset tillämpar omvänd fullmakt vilket innebär att om någon absolut inte vill ha sin personadresserade post öppnad så måste organisationen acceptera detta. Undantag, se under rubriken Undantages längre ner.
Ankomststämpling
Alla brev, fakturor, värdepost samt handlingar till medlemsregistret datumstämplas.
Värdepost
Brev som innehåller checkar, utbetalningsavier, kontanter, bankgarantier och dylikt datumstämplas, numreras och noteras i värdepostbok.
Distribution
Posten distribueras till respektive avdelning och/eller region.
Brev och/eller handlingar som inte är ställda till någon region, avdelning eller person distribueras till Registratorn för vidare hantering.
Värdepost som checkar, utbetalningsavier, kontanter, bankgarantier och dylikt, kvitteras av en person i Kassan hos Administrationsavdelningen i värdepostboken.
Värdepost som biljetter och pass distribueras direkt till mottagaren. Om personen inte är på plats lämnas värdeposten till assistenten på avdelningen för vidare distribution.
Undantages
- Brev som är märkta ”privat” eller ”konfidentiellt” datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnat till mottagaren.
- Brev från Arbetsmarknadsverket, Försäkringskassan, Kronofogden och
Skattemyndigheten datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnade till Administrationsavdelningen. - Brev som är adresserade till Personalavdelningen och/eller personal på avdelningen datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnade till Personalavdelningen
- Reklam, tidningar och tidskrifter datumstämplas inte och distribueras oöppnade till mottagaren.
Undantages – tillägg som tillkommit efter ledningsbeslut den 16 april 2004
- Brev till löneadministratörerna datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnade till mottagaren.
- Brev till fackliga representanter datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnade till mottagaren.
- Brev från Securitas och försäkringsbolag datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnade till mottagaren.
- Brev från Arbetsförmedlingen (Af) datumstämplas på kuverten och distribueras oöppnade till mottagaren.
- Fakturor som inte är ställda till någon region, person eller någon avdelning distribueras till Ekonomienheten.
- Anbud – Datumstämplas och distribueras oöppnade till registratorn
Diarieföring
Brev /Fax som diarieförs:
Inbjudningar -beroende på status, avgörs av registratorn - Ska diarieföras
Flyktingärenden - Ska diarieföras
Klagobrev - Ska diarieföras
Från ICRC/IFRC och från andra nationella föreningar - Ska diarieföras
Från kretsar - Ska diarieföras
Från allmänheten som ska besvaras - avgörs av registratorn - Ska diarieföras
Finanspost (som inte är ren information) - Ska diarieföras
Privatpersoner som söker ekonomisk hjälp - Ska diarieföras
Andra organisationer/företag som söker stöd - Ska diarieföras
Brev från tingsrätt/länsrätt/polis - Ska diarieföras
Remisser - Ska diarieföras
Ansökningar EU-medel - Ska diarieföras
SIDA, ex beviljade medel - Ska diarieföras
Anbud-Offerter - Ska diarieföras men ej öppnas
Brev/fax som inte diarieförs av registrator
Brev till personalavdelningen Öppnas ej - Hanteras av ansvarig avdelning
Brev som är märkt konfidentiellt eller privat Öppnas ej - Hanteras av ansvarig avdelning
Brev från Arbetsmarknadsverket, Försäkringskassan, Kronofogden och Skattemyndigheten Öppnas ej - Hanteras av ansvarig avdelning
Brev till löneadministratörer Öppnas ej - Hanteras av ansvarig avdelning
Brev till fackliga representanter Öppnas ej - Hanteras av respektive fackklubb
Brev från Securitas och försäkringsbolag Öppnas ej - Hanteras av ansvarig avdelning
Brev från arbetsförmedlingen Öppnas ej- Hanteras av ansvarig avdelning
Röda Korset Ungdomsförbund - Hanteras av Röda Korset Ungdomsförbund
Reseräkningar - Hanteras av ansvarig avdelning
Enkäter utskickade av oss - Hanteras av ansvarig avdelning
Efterforskning - Hanteras av ansvarig avdelning - registreras i Reunit
Avtal - Hanteras av ansvarig avdelning, registreras i avtalsdatabasen
Arv och donationer - Hanteras av ansvarig avdelning, handläggaren har ett system
Platsansökningar - Hanteras av ansvarig avdelning, handläggaren har ett system
Frågor från skolelever - Hanteras av Inofservice
Informationsmaterial - Ej diarieföras
Reklam - Ej diarieföras
Tidningar - Ej diarieföras
Fakturor - Hanteras av ansvarig avdelning - leverantörsreskontran i Ex Flow
Post till kassan - Hanteras av ansvarig avdelning
Medlemsfrågor/avslut av medlemskap/gåvor mm som ej ska besvaras - Hanteras av ansvarig avdelning
Brev och mejl av hotkaraktär
Brev av "hot" karaktär öppnas och datumstämplas hos kontorsservice. Därefter läggs brevet omgående i en plastficka/plastpåse. Så få som möjligt ska röra försändelsen för att skydda eventuella spår av avsändare på brevet.
Kontorsservice informerar, utan dröjsmål, chef för Inköp och Internservice.
Försändelsen lämnas till registrator som diarieför och skickar originalet till chef för Inköp och Internservice som i sin tur informerar personalchef.
Chef för Inköp och Internservice beslutar, eventuellt efter samtal med personalchef, hur brevet ska hanteras. En information går alltid från chefen för Inköp och Internservice till personalchef om att hotfullt brev inkommit.
E-post
E-post av ”hot” karaktär som kommer till Svenska Röda Korsets officiella e-postadress skickas vidare till chef för Inköp och Internservice.
Chef för Inköp och Internservice beslutar, eventuellt efter samtal med personalchef, hur e-posten ska hanteras. En information går alltid från chefen för Inköp och Internservice till personalchef om att hotfull e-post inkommit.
E-post till enskild person hos Svenska Röda Korset skickas till registrator som diarieför och vidarebefordrar till chef för Inköp och Internservice, med kopia till personalchef, för beslut om vidare hantering.
Annan försändelse (paket eller liknande)
Brev eller paket med misstänkt farligt innehåll läggs i plastpåse och mottagaren meddelar, utan dröjsmål, chef för Inköp och Internservice. Så få som möjligt ska röra försändelsen för att skydda eventuella spår av avsändare.
Polisanmälan görs av chef för Inköp och Internservice, eventuellt efter samråd med personalchef. Vid särskilt misstänkt försändelse tas omedelbar telefonkontakt med Polisen.
Personalbilder
Vi uppskattar att du som anställd har din bild i Teams, e-post osv. Du kan boka tid för fotografering hos Kim Eldinadotter. I Vaktmästeriet finns en liten fotostudio. Personalfotografierna finns här.
Telefoni och information om dig
Växeln behöver ha korrekt information om dig med sökord. Läs mer här.
Uppdaterad .