Telefoniverktyget Telia Touchpoint
Felanmälan, beställning och frågor kring telefoni
Hänvisa din telefon - vidarekoppla och hänvisa
Surfmängd - beställa mer surf till din mobil
Information om dig
Du lämnar uppdaterad information om dig till Servicedesk via mail: servicedesk@redcross.se.
Det vi önskar är att du kontrollerar att det stämmer det som står om dig i Touchpoint.
Vi behöver veta din Titel samt sökord för din tjänst. Vilka samtal som är närmast till hands att telefonisterna kopplar till dig.
Telefoniverktyget Telia Touchpoint
Vårt telefoniverktyg heter Touchpoint och vår leverantör är Telia.
För att vi ska få en fungerande och tillmötesgående telefonkultur är det viktigt att du använder hänvisningar, har en aktuell och väl fungerande telefonsvarare och att dina sökord är uppdaterade.
Kom igång med Touchpoint:
Logga in via denna länk: https://touchpoint.telia.se/login
Ditt användarnamn är ditt mobilnummer.
Felsökning:
-Stäng softphone programmet.
-Öppna Microsoft Edge och gå in på https://touchpoint.telia.se/
-Logga in
-Testa sedan igen att logga in i softphone
Här finns ett antal filer som kan hjälpa dig att komma igång:
Information och fler manualer finns på IT kompassen här.
Felanmälan, beställningar och frågor kring Telefoni
Felanmälningar, beställningar och andra frågor om telefoni kan skickas till Servicedesk via mail: servicedesk@redcross.se.
Automatisk telefonist
Vi har tjänsten Automatisk Telefonist på anknytning 4680 (08-4524680). Där blir du kopplad till kollegors nummer genom att säga för- och efternamn.
Våra telefonrutiner
Vi vill vara en välkomnande och medmänsklig organisation. Alla människor ska få stöd och kunna bidra med sitt engagemang. Telefonservice är ansiktet utåt. I kontakten med allmänhet och medlemmar ska vi vara tillgängliga, ha ett professionellt och serviceinriktat bemötande.
Dessa rutiner gäller alla anställda på Röda Korset och avser användning av fasta och mobila telefoner. Rutinerna syftar också till att ha god kontroll över telefonikostnaderna. Varje avdelnings- eller enhetschef ansvarar för att rutinerna följs.
Alla som ringer till oss ska känna sig väl bemötta och få svar inom fyra signaler av sökt person, annan person inom samma funktion, röstbrevlåda, hänvisning eller telefonist. Inga inkommande samtal får förbli obesvarade, väntande i telefonkö eller kopplas mellan flera personer.
Vårt gemensamma ansvar
Alla medarbetare, oavsett befattning, ansvarar för att vi har en väl fungerande telefonservice samt har kunskap om och använder sig av arbetsverktygen som finns för telefonin.
- Enhetschefen avgör vilken slags telefon som passar för den anställdes tjänst
- Röstbrevlåda ska installeras
- Felanmälan och beställning av nya telefonabonnemang ska alltid ske via Tele Desk
- Med gott omdöme får telefonen användas för privata samtal
Växelns ansvar:
- Öppna alla samtal med ”Välkommen till Röda Korset”
- Förmedla samtal
Var och ens ansvar:
- Öppna alla samtal med hela namnet
- Ta hela ansvaret för sin anknytning, säkerställa passning och besked vid frånvaro
- Se till att informationen i Telia Touchpoint är uppdaterad och fullständig
- Informera växeln/receptionen om frånvaroorsak genom att hänvisa telefonen
- Utgående meddelanden i röstbrevlådan är klara och tydliga. Namn och anknytning, återkomst, hänvisning till telefonnummer eller annan person och telefonnummer ska anges
- Besvara telefonmeddelanden snarast möjligt
- Ange direktnummer på utgående brev och e-post
- Svara på annans telefon som ”står och ringer”
Alla chefers ansvar:
- Informera växel/reception om enhetens/avdelningens aktiviteter och förändringar
- Tillsammans med medarbetarna se till att enheten/avdelningen har en väl fungerande telefonpassning
- Servicen uppnås och vidmakthålls
Hänvisa din telefon
God telefonetikett är att vara tillgänglig. Men vem kan alltid vara det?
Din egen insats krävs för en god telefonservice och innebär att du ger besked om när du beräknas var nåbar på din anknytning igen.
Du anger din närvarostatus i Telia Touchpoint.
Framtida hänvisningar samt schemalagda hänvisningar
Det finns två sätt att sätta hänvisning:
- Dator: du går in under fliken Verktyg i appen Telia Touchpoint > välj alternativet Framtida hänvisning.
- Smartphone: du går in i appen Telia Touchpoint > svep åt höger och välj Framtida närvaro.
Vidarekoppla din telefon
Du kan behöva vidarekoppla din telefon tillfälligt. Du gör det genom att logga in på Touchpoint och gå in på fliken "Verktyg" och sedan välja "Samtalsstyrning".
Detta kan vara aktuellt om du glömt telefonen eller så.
Telefonsvarare/Röstbrevlåda
Som anställd på Röda Korset förväntas du ha ett intalat meddelande som gör det tydligt för den som ringt att personen kommit till Röda Korset och vilken tjänsteman.
Förslag: "Hej! Du har kommit till Röda Korset och NAMN. Lämna ett meddelande så ringer jag upp så snart jag kan. Hej då".
Röstbrevlåda 989
Aktivera ditt röstbrevlåda i mobilen och tala in ett eget meddelande – Tryck 989 och följ instruktionen. Här kan du också lyssna av dina meddelanden.
Headset
Ha ett personligt headset. För att få headset vänder du dig till din chef.
Ta många pauser för att vila örat och hjärnan. Stress kan påverka hörseln negativt och göra en del personer känsligare för hörselskador.
Telefonmöte
Vi använder inte telefonmöten inom organisationen. Istället använder vi Teams. Läs mer om Teams här
Beställa mobiltelefon
Här finns information i Kompassen om hur du beställer en telefon.
Surfmängd - beställa mer surf till din mobil
Varje abonnemang får surfmängden 1 GB då vi beställer ett simkort. Om du behöver mer än så för din tjänst behövs ett godkännande av din chef. Ärendet för högre surfmängd per månad läggs till Servicedesk via mail: servicedesk@redcross.se
Uppdaterad .