Informationsträff
En informationsträff är ett bra tillfälle för att samla upp det intresse som finns från personer som vill engagera sig i kretsens verksamhet. Ett tips är att visa på flera uppdrag som kretsen rekryterar till. På en informationsträff är det ett ypperligt tillfälle att även marknadsföra och berätta mer om allt fantastiskt arbete kretsens arbetar med och inspirera potentiella frivilliga att vilja skriva upp sig för uppdrag. Under informationsträffen är det bra om både styrelse och frivilligledare finns på plats, så att alla typer av frågor kan besvaras.
Informationsträffen kan innehålla följande delar: Övergripande om Svenska Röda Korsets som organisation, hur en blir frivillig och vad som sker efter informationsträffen samt vilka verksamheter som behöver frivilliga just nu.
Inled med att berätta om Svenska Röda Korset som organisation. Vad gör organisationen viktig, unik och engagerande. Presentera organisation på det sätt som känns inspirerande och naturligt för just dig! Fortsätt med att berätta om hur en blir frivillig och vad som krävs för uppdraget, exempelvis Rödakorskunskap och Att vara frivillig.
Fortsätt med att berätta om vilka verksamheter söker fler frivilliga just nu. Ett bra tips är att låta en frivillig i verksamheten berätta om verksamheten och varför personen engagerade sig i just den verksamheten. Det går att göra på många sätt. Det är inte alla som är bekväma med att prata inför en grupp, men som ändå kanske är bra på att prata om verksamheten.
Ta gärna stöd av presentationsmallen: Välkommen till Svenska Röda Korset
Förslag på metoder för digital presentation:
- Använd en Powerpointpresentation så att åhörarna har något att vila ögonen på. Använd gärna presentationsmallen som går att ladda ner längre ner på sidan.
- Ta fram eget presentationsmaterial utifrån det som ni vill lyfta. Tänk på att alltid inkludera något kring vilken organisation vi är och vad vi står för (lyft särskilt grundprinciperna).
Att göra och att tänka inför en digital informationsträff:
- Förbered träffen noggrant och tänk på att en digital informationsträff bör hållas kortare än ett fysiskt möte.
- Viktigt att du som skall hålla i träffen är trygg med tekniken och med de eventuella mötesverktyg som ska användas. Förbered dig i god tid innan om du inte har använt verktygen innan. Här finns tips på digitala plattformar samt information om användning av Microsoft Teams.
- Sätt regler för informationsträffen. Hur begär deltagarna ordet? Ska de räcka upp handen? Ska de säga till på chatten i förväg? Eller går du som håller träffen laget runt?
- Be om hjälp med roller för tidshållare och någon som håller koll på chatten på informationsträffen.
- Var tydlig. Vill du som håller i mötet först informera och ta frågor efteråt eller går det bra att bryta in under tiden? Struktur gör att det blir mindre risk att det blir rörigt.
- Kolla tekniken. Var ute i god tid. Kolla att alla hörs bra och att chatten fungerar. Gå laget runt genom att exempelvis alla får säga sitt namn eller vad de har för väder.
- Välkomna alla. Det sociala är viktigt även i ett digitalt möte.
- Stäng av micken när du inte talar för att undvika störande ljud. Sätt sedan på den när du vill säga något. Be deltagarna göra detsamma.
- Placera skärmen så att den inte står mot ett fönster eller visar en orolig bakgrund. En neutral vägg är bäst.
Förslag på metoder för presentation på plats (fysisk presentation)
- Inför helgrupp med eller utan digital presentation. Se presentationsmall som förslag.
- På olika tydligt utmärkta stationer i rummet som de potentiella frivilliga får mingla runt på.
- Alla minglar med alla och de som representerar de olika verksamheterna är tydligt utmärkta.
Att göra inför en fysisk informationsträff:
- Bestäm ett datum som ligger lagom i tid efter rekrytering och innan ni vill att introduktionen av ny frivillig skall vara avklarad.
- Boka / låna lokal och sprid adressen. Om det inte är väldigt synligt utifrån var en ska gå in, sätt gärna upp skyltar och pilar till ingången för att ingen ska missa informationsträffen.
- Skapa ett Facebook-event för er infoträff. Om alla i exempelvis verksamhetsgruppen hjälps åt och bjuder in fem bekanta har ni plötsligt väldigt många som får upp evenemanget i sitt flöde. Länka till evenemanget på er lokala webbsida.
- Lägg in träffen i kalendarium på er lokala webbsida. Ni kan också koppla ert eventuella Facebook-event till er lokala webbsida.
- I rekryteringsverktyget ReachMee finns kalenderfunktion som ger stöd i att enkelt bjuda in intressenter till informationsträff.
- Förbered listor som intresserade kan skriva upp sig på under informationsträffen, så ni vet vilken frivilligledare eller styrelseledamot som ska kontakta dem i efterhand för intervju och utbildning/introduktion
- Fixa fika! Allt blir trevligare med fika.
Intervju
När ni fått in intresseanmälningar från personer som är intresserade av att bli frivilliga är det dags för intervjuer. Intervjuer är ett bra sätt att lära känna varandra och få ett tillfälle att lite närmare berätta om vad det innebär att vara frivillig. Som stöd finns mallar för intervju med potentiell frivillig och potentiell frivilligledare. Säkerställ att den intresserade har förstått uppdragsbeskrivningen och vad som förväntas av den. Det är också viktigt att ni känner att denna personen stämmer överens med den frivilligprofil som tagits fram. Säkerställ att personen som är intresserad är införstådd det åtagande som är kopplat till verksamheten (utbildning, dag, tid, minimiåtagande). Ni kan alltid ta referens om uppdraget kräver detta. Tala också om för den intresserade när den kan förväntas få återkoppling.
Efter intervju
När intervjuerna är avklarade är det dags att välja kandidater. Människor är olika och passar till olika uppgifter. Alla kan vara frivilliga men inte i alla uppdrag. Det kan vara frestande att säga ja till alla som sökt då vi oftast behöver fler personer. Det kan dock slå tillbaka om vi tar in personer som inte passar för uppdraget eller egentligen inte har tid. Då blir det snart dags att rekrytera igen.
När ni erbjuder en person uppdraget i verksamheten och denna även tackar ja så har ni fått en frivillig till ett uppdrag i er verksamhet. Personen har tackat ja till att gå de obligatoriska moment som finns för uppdraget - som utbildning/ introduktion samt det minimiåtagande som verksamheten kräver.
Säkerställ att personen är införstådd med att den som frivillig ska skriva under en överenskommelse som även innehåller en tystnadsförsäkran. Vidare ska alla rödakorsare ha kunskap om och arbeta i enlighet med våra grundprinciper och vår uppförandekod. Dessutom ska den frivillige genomgå introduktion och utbildning samt övriga moment som uppdraget kräver.
För mer information och fördjupning, Introduktion och utbildning samt Avslut och intyg.
Uppdaterad .