Att rekrytera frivilliga är ett gemensamt ansvar för frivilligledaren och styrelsen. Varje frivilligledare har ansvar för att undersöka behovet av nya frivilliga i sin verksamhet, styrelsen har ansvar för att stödja och samordna rekryteringsarbetet i kretsen.
Innan man sätter igång hela rekryteringsprocessen och påbörjar rekryteringstrappans olika delar får man aldrig glömma att de frivilliga rekryteras till något. I vårt fall till en verksamhet och ett uppdrag, vilket blir centralt när man påbörjar en process för att få in nya frivilliga till ny och/eller befintlig verksamhet.
Uppfyller våra befintliga frivilliga behovet för att kunna bedriva verksamheten? Det är en viktigt fråga att ställa sig i god tid.
Sedan är det viktigt att se över uppdragsbeskrivning och uppdragsprofiler. Är de fortfarande aktuella? Stämmer uppdragsbeskrivningen med uppdraget i praktiken?
I slutet av varje hösttermin och vårtermin ( eller en gång om året) är det bra att se över om de kommer finnas behov av ny rekrytering till verksamheten. Fördelen med att undersöka behovet och göra en tidsplan i slutet av varje termin inför nästkommande är att det blir lättare att komma igång direkt efter sommar- och julledigheterna. Nackdelen är däremot att mycket kan förändras under ledigheten och att det inte alltid går att planera så långt i framtiden.
Tidsplan – en omvänd rekryteringstrappa
När man gjort en kartläggning av behov i verksamheten är det dags att göra en tidsplan, använd gärna en omvänd rekryteringstrappa som stöd. Det vill säga att man börjar med att tänka när skall personerna som är nya vara redo för att påbörja sitt uppdrag i verksamheten. Räkna sedan bakåt vilka utbildningar måste den ny gå och när och hur skall de erbjudas? Finns de som e-kurser ?
Ett tips är att introduktion/utbildningarna utgör de första datumen i er tidsplan. Börja sedan bakifrån med rekryteringstrappans sista steg utifrån när den frivilliga ska introduceras och starta sitt frivilliguppdrag. Sätt sedan datum för rekryteringstrappans övriga steg utifrån slutdatum.
En tidsplan kan se olika ut termin till termin (från år till år).
Att fundera på:
- Hur länge behöver annonsen vara ute innan infoträffen ska äga rum? Ska ni ha en eller flera infoträffar i kretsen?
- Finns det viktiga datum som ni ska förhålla er till, exempelvis en mässa ni vill ha ett bokbord på?
- Planera runt stora händelser, till exempel högtider, Röda Korsets dag 8 maj, Internationella frivilligdagen 5 december.
- Var tydlig med ansvarsfördelning redan från början så att alla är med på vad som ska göras om ni är flera inblandade.
- Lägg in avstämningsmöten under rekryteringsinsatsen för att stämma av