Inom Svenska Röda Korset råder det idag hög trafik mellan medarbetares inkorgar. En stark efterfrågan finns efter hjälpmedel som kan förenkla och strukturera upp hur vi kommunicerar via mejl. Genom att använda ämnesradskoder kan vi snabbt få en överblick över aktuella ärenden/mejl i vår mejlinkorg. Vi kan även med hjälp av ämnesradskoderna förtydliga syftet med vårt mejl och vår förväntan på mejlmottagaren.
Riktlinjer för intern mejlkommunikation
Nedan hittar du frågor och svar om riktlinjerna samt övrig information gällande intern mejlkommunikation.
Hur effektiviserar ämnesradskoder vårt arbete?
Genom att förtydliga förväntan på mejlmottagare kommer svarsfrekvensen öka.
Ämnesradskoderna kommer att ge avsändaren möjlighet till extra reflektion gällande vilka medarbetare som är relevanta som mejlmottagare och om alternativa kommunikationsvägar (så som Teams, samtal, mötesbokningar) är mer passande, vilket kommer minska antal överflödiga mejl och längre mejltrådar.
Ämnesradskoderna ger en tydlig överblick i en medarbetarnas mejlinkorg vilket effektiviserar arbetsflödet.
TIPS! Skriv ut ämnesradskoderna och fäst på din laptop.
Vad kan vi göra för att förbättra vår mejlkultur utöver att använda ämnesradskoder?
- Genom att alltid ge mötesförslag via Outlook kallelser
- CC:a enbart när det behövs
- Tänk på när du behöver svara respektive svara alla
- Ett ämne per mejl
- Starta inte nya konversationer i gamla mejltrådar
- Vidarebefordra inte irrelevanta eller icke-arbetsrelaterade konversationer
Har vi en gemensam mejlsignatur?
Svar ja! Vi har en gemensam mejlsignatur som ska användas av samtliga tjänstemän inom Svenska Röda Korset. Mejlsignaturen hittar du här
