Kretsens högsta beslutande organ är kretsstämman, se stadgarna §12.
Kretsstämman ska hållas före februari månads utgång varje år. Kretsstämman utgörs av närvarande medlemmar i kretsen och leds av den eller de personer som stämman väljer. Vid kretsstämman förs protokoll som justeras av ordföranden vid stämman och två personer som stämman väljer.
Medlemmar och revisorer ska få en personlig kallelse senast tre veckor före kretsstämman.
Kretsstämmans uppgifter
Några av kretsstämmans uppgifter är att behandla (det vill säga gå igenom) verksamhetsberättelse med bokslut och revisionsberättelse, liksom att fastställa balans- och resultaträkning och besluta om ansvarsfrihet för kretsstyrelsen. På kretsstämman behandlas också inriktning av kretsens verksamhet för kommande år.
Kretsstämman väljer ordförande och övriga ledamöter till kretsstyrelsen, valberedning och revisorer. Kommunkretsar väljer dessutom riksstämmoombud vid kretsstämman, dock ej kommuner med flera kretsar, för mer information läs Valberedningen i kretsen.
Kretsstämma anpassat till coronasituationen
Enligt stadgarna är det kretsstyrelsen som beslutar om kretsstämman ska genomföras fysiskt, digitalt eller via telefon. Så länge Coronapandemin pågår ska kretsen följa Folkhälsomyndighetens rekommendationer. Läs mer på bolagsverkets hemsida, Tillfällig lag för att underlätta att hålla bolags- och föreningsstämmor.
Fysiska kretsstämmor
Fysiska kretsstämmor kan fortfarande hållas så länge kretsen följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer. Om kretsstyrelsen bestämmer sig för att genomföra en fysisk kretsstämma, se då framför allt till att hitta en rymlig lokal med möjlighet för deltagare att hålla avstånd.
Digitala kretsstämmor
Digital kretsstämma går att genomföra bland annat på den digitala plattformen Teams. Kretsar kan ansöka om ett Teamskonto för att själva hålla i en digital kretsstämma. Om kretsstyrelsen bestämmer sig för att genomföra en digital kretsstämma finns det möjlighet att få stöd i form av en checklista, instruktionsmanual för hur ni använder Teams och utbildning. Till kretsar som vill, men som inte har möjlighet att genomföra en digital kretsstämma på egen hand, finns det operativ hjälp att få från tjänstepersonsorganisationen, hör av dig då till Infoservice på telefon 0771- 19 95 00 eller via mejl: info@redcross.se.
Kretsstämma via telefonmöte
För kretsar som inte ser det möjligt att genomföra varken digital eller fysisk kretsstämma, finns det möjlighet att genomföra en kretsstämma på telefon. Det begränsar lite eftersom kretsstämmodeltagare inte kan se varandra, men det går bra att fatta beslut på alla punkter på dagordningen så länge stämman väljer att ha en öppen röstning. Om det finns särskilda punkter som stämman vill ha sluten omröstning av, så kan stämman kompletteras med poströstning. Oavsett så är det viktigt att medlemmar får handlingar inför stämman och kan följa dagordningen via telefon.
Hybrid kretsstämma
En hybrid kretsstämma, betyder att några deltagare finns med fysiskt i en lokal medan andra deltar digitalt. Om kretsstyrelsen bestämmer sig för att genomföra en sådan, titta på ovannämnda checklista för digital kretsstämma och tänk på detta:
- Stämman behöver planeras så att de fysiska och digitala deltagarna ska kunna följa och delta på stämman på jämlika villkor. Stämman kan därför behöva anpassas i första hand till digitala deltagare, för att säkerställa deras delaktighet
- Stämmans fysiska oh digitala deltagare behöver också kunna höra och diskutera med varandra
- Stämman kan kräva ett IT- och mötestekniskt skickligt presidium
Poströstning eller per capsulam (beslut som fattas utan att medlemmar är samlade)
Per capsulam är inte lämpligt för annat än ärenden där de som ska fatta beslutet är överens, och där frågan inte är alltför komplex. En förutsättning för per capsulam är att de som ska fatta beslutet är kända och kan ta del av beslutsdokumentet. Vid en kretsstämma skulle det kräva alla medlemmarnas påskrift. Detta gör att per capsulam i praktiken kan användas vid vissa styrelsebeslut, men ytterst sällan vid kretsstämmor.
Presentera året som gått på kretsstämman
Om ni vill ge en överblick på stämman om året som gått för Svenska Röda Korset, kan ni använda Powerpoint-presentation som tagits fram centralt.
Bjud in talare
Till kretsstämman kan er krets bjuda in en ledamot från Svenska Röda Korsets styrelse, en regionrådsledamot eller en tjänsteperson, för att få inspiration i ert vidare arbete med verksamheter eller sammangående. Hör av er till Infoservice med kretsens förfrågningar.
Stödmaterial och utbildning
Nedan finns mallar för kallelse, dagordning och protokoll för kretsstämma (word) samt Powepoint-presentationen. Det finns också en checklista för digital kretsstämma och manual för hur använda Teams.
Till dig som vill lära dig mer om hur genomföra en digital kretsstämma, finns det möjlighet att gå en utbildning, se kalendariet.
Uppdaterad .